как правильно нумеровать журналы по листам или страницам образец по госту
Инструкция: нумеруем страницы в журналах правильно
Как правильно нумеровать страницы в журнале: простым карандашом, в правом верхнем углу каждого листа, не задевая текст, в валовом порядке арабскими цифрами.
Где найти правила по нумерации и прошиванию документов
Законодатель обязал нумеровать и прошивать собранные в дело бумаги, но не сообщил, как правильно нумеровать страницы документов и как нужно производить шнуровку. Что это для нас? Свобода действий и снижение ответственности. Как хотим, так и нумеруем. Как умеем, так и прошиваем.
Однако на практике стоит придерживаться определенных правил. На что ориентироваться? Еще недавно это делали с оглядкой на рекомендации Росархива по разработке инструкции по делопроизводству, утвержденные Приказом № 76 от 23.12.2009, на ГОСТ Р 51141-98 и на отраслевые своды правил делопроизводства (Приказ Минкультуры № 536 от 08.11.2005, Приказ МНС № БГ-3-09/198 от 18.04.2003). Теперь они утратили силу.
Сегодня для работы используют «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления», утвержденные Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199, и Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, утверждающий организацию работы с архивными документами. Изложенные там правила удобны, понятны и практичны.
Как нумеровать журналы
Чтобы понять, с какой страницы начинается нумерация журнала или дела, как и чем пронумеровывать, смотрим Приложение № 20 к указанным выше методическим рекомендациям, которое так и называется: «Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение».
Итак, если нам требуется что-то пронумеровать, например произвести нумерацию страниц в журнале по охране труда, делаем следующее:
Шаг. 1. Открываем первую страницу.
Шаг 2. В правом верхнем углу первого (верхнего) листа ставим цифру 1.
Шаг 3. Переворачиваем страницу и на следующей таким же образом ставим цифру 2. Таким образом нумеруем все листы до самого нижнего в возрастающем порядке номеров.
Нумерацию делаем по следующим правилам:
Пронумеровав все, составляем лист-заверитель, где указываем количество листов документа, их физическое состояние, особенности, которые хотим отметить. Все подписывается составителем с указанием должности и даты составления. Можете воспользоваться установленной формой (Приложение № 23 к вышеуказанным Методическим рекомендациям Росархива). Подойдет обычный формат А4, который либо подшивается в журнал самым последним, либо приклеивается на внутреннюю сторону обложки журнала. Вот образец бланка:
С вопросом о том, как нумеровать страницы в журнале инструктажа или любого другого журнала правильно, как нужно пронумеровать сформированные дела, разобрались. Теперь требуется все прошнуровать.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить журнал регистрации уведомлений о начале ежегодных отпусков. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как и какими нитками шнуровать
Чтобы ничего не выпало и не потерялось, документ прошнуровывается. Для объемных журналов или стопок бумаг используем прочный материал — прошивные нитки ЛШ-210, банковский шпагат или любую прочную нить, например капроновую или лавсановую. При небольшой толщине допускается использование простой швейной нити. Сложите ее в несколько раз и прошивайте. Вот как это делается правильно:
Шаг 1. Просматриваем страницы журнала или дела, чтобы оценить величину левого поля. Когда его размер слишком узкий — приклеиваем полоску бумаги, которую будем использовать для прошивки.
Шаг 2. Выравниваем все.
Шаг 3. На левом поле, отступив 2 см от края текста, делаем отверстия. Используем шуруповерт, дырокол, шило, иглу.
Шаг 4. Берем нить и прошиваем все страницы.
Шаг 5. Оба конца используемой нити пропускаем через среднее отверстие на наружную сторону обложки.
Шаг 6. Завязываем обе нити узлом.
Шаг 7. Лишнюю длину нитей отрезаем так, чтобы остались кончики около 5–6 см.
Шаг 8. На завязанный узелок крепим специальную наклейку или приклеиваем кусок бумаги размером 6 на 4 см. Вот образец:
Всего прошито, пронумеровано
и скреплено печатью
__________ (_______________________________________) листов
Подпись _____________________ /___________________________/
«______» _____________________20 ____ г. М.П.
Шаг 9. После высыхания (если пользовались клеем) заносим информацию о том, сколько листов в документе пронумеровано и прошнуровано, кем и когда это сделано, подпись ответственного лица.
Шаг 10. Заверяем запись печатью организации (если есть).
Прошивка Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей имеет важную особенность: их следует скрепить сургучной печатью или опломбировать (пункт 41 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»).
Есть ли наказание за неправильную нумерацию или шнурование
При работе с журналами административная ответственность отсутствует. Ответственное лицо, допустившее ошибку в работе с такими документами, в том числе при их нумерации, можете привлечь к дисциплинарной ответственности на основании ст. 192 ТК РФ. Но необходимо соблюдать условие: обязанность, которую работник не сделал или сделал плохо, допустив ошибку, возложена на него трудовым договором или должностной инструкцией.
Ошибки в нумерации и несоблюдении правил шнурования Книги учета движения трудовых книжек и Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей чреваты наказанием на основании ст. 5.27 КоАП РФ.
В 2005 г. закончила СПб Институт управления и права, направление «Менеджмент организации», в 2008 г. специализация «Трудовое право и кадровое делопроизводство». С 2008 года работаю на предприятии прецизионной механообработки.
Новый гост для оформления документов
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.
Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.
Мы прочитали его весь — вот главное.
Как составлять документы по госту
Вот несколько советов из стандарта:
Зачем гост для документов
У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.
Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.
Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.
Когда документ на нескольких страницах
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.
Шрифты — бесплатные
Шрифты рекомендуют такие:
Или похожие по начертанию и размеру.
В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.
Отступы и интервалы
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
Минимальные поля для всех документов:
Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.
Выравнивание — по ширине
Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.
Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.
Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.
От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса
Реквизиты документа
Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:
Как правильно нумеровать журналы по листам или страницам образец по госту
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
ЖУРНАЛЫ, СБОРНИКИ, ИНФОРМАЦИОННЫЕ ИЗДАНИЯ.
ИЗДАТЕЛЬСКОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПУБЛИКУЕМЫХ МАТЕРИАЛОВ
System of standards on information, librarianship and publishing.
Journals, collections, information editions. Presentation of publications
Дата введения 1999-07-01
1. РАЗРАБОТАН Российской книжной палатой Государственного комитета Российской Федерации по печати и Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
ВНЕСЕН Госстандартом России
2 ПРИНЯТ Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол № 13-98 от 28 мая 1998 г.)
За принятие проголосовали:
Наименование национального органа по стандартизации
Госстандарт Республики Казахстан
3 Требования межгосударственного стандарта соответствуют требованиям международного стандарта ИСО 18-81 «Документация. Оглавление периодических изданий»
4 Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 9 октября 1998 г. № 365 межгосударственный стандарт ГОСТ 7.5-98 введен в действие непосредственно в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 июля 1999 года
1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
Настоящий стандарт распространяется на материалы, публикуемые в текстовых научных и производственно-практических журналах, сборниках и информационных изданиях, и устанавливает требования к элементам издательского оформления, форме, последовательности и месту их расположения.
Стандарт не распространяется на материалы, помещаемые в газетах.
Стандарт обязателен для издателей и полиграфических предприятий, независимо от их организационно-правовой структуры, ведомственной принадлежности и формы собственности.
2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ 7.0-84 Библиографическая деятельность. Основные термины и определения
ГОСТ 7.1-84 Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления
ГОСТ 7.4-95 Издания. Выходные сведения
ГОСТ 7.9-95 Реферат и аннотация. Общие требования
ГОСТ 7.12-93 Библиографическая запись. Сокращение слов на русском языке. Общие требования и правила
ГОСТ 7.23-96 Издания информационные. Структура и оформление
ГОСТ 7.59-90 Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации
ГОСТ 7.74-96 Информационно-поисковые языки. Термины и определения
3 ОПРЕДЕЛЕНИЯ
3.1 В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями:
3.1.1 статья: Произведение, обстоятельно освещающее какую-либо тему, идею, вопрос, содержащее элементы их анализа и предназначенное для периодического, продолжающегося издания или непериодического сборника как составная часть его основного текста;
3.1.2 обзорная статья: Публикация, содержащая сводную характеристику, анализ и оценку состояния науки, техники, литературы и искусства за определенный период;
3.1.3 передовая статья: Ведущая статья в периодическом издании, посвященная наиболее важным принципиальным вопросам, выражающая точку зрения редакции или учреждения (организации), органом которого это издание является, и публикуемая в самом начале издания;
3.1.4 доклад: Сообщение на научную тему в ученом собрании или на съезде, конференции, совещании и т.д., содержащее отчет о деятельности или план ближайших мероприятий;
3.1.5 сообщение: Материалы на научную тему в ученом собрании, на съезде, конференции, совещании и т.д.;
3.1.6 рецензия: Произведение, содержащее анализ и аргументированную оценку авторского оригинала или вышедшего в свет издания;
3.1.7 тезисы: Сжато сформулированные положения и мысли, опубликованные до начала конференции, симпозиума и съезда;
3.1.8 письмо в редакцию: Форма выступления, в которой автор доводит до сведения широкой общественности какой-либо факт или ставит на общественное обсуждение какой-нибудь вопрос;
3.1.9 информационная публикация: По ГОСТ 7.23;
3.1.10 внутрижурнальные (внутрикнижные) библиографические указатели (списки, обзоры): По ГОСТ 7.0;
3.1.11 ключевое заглавие: По ГОСТ 7.74.
4 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
4.1 Стандарт регламентирует издательское оформление следующих материалов:
— статей, в том числе передовых статей, обзорных статей;
— докладов и сообщений, тезисов докладов и сообщений, резолюций, рекомендаций и других материалов конференций, совещаний, съездов и т.п.;
— внутрижурнальных (внутрикнижных) библиографических указателей (списков, обзоров), кроме текущих и ретроспективных «Указателей содержаний» к журналам;
— кратких научных сообщений (писем в редакцию);
— информационных публикаций (библиографических, реферативных, обзорных).
4.2 Набор элементов издательского оформления и место их расположения зависят от типа публикуемого материала.
Форма приведения, последовательность и место расположения элементов издательского оформления должны быть единообразными во всех номерах (выпусках) издания.
Элементы издательского оформления приводят на языке публикуемого материала.
4.3 Допускается использовать дополнительные элементы издательского оформления.
5 ИЗДАТЕЛЬСКОЕ ОФОРМЛЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ В ЖУРНАЛАХ И СБОРНИКАХ
5.1 Элементы издательского оформления материалов включают:
— сведения об авторах, составителях и других лицах, участвовавших в работе над материалом;
— заглавие публикуемого материала;
— пристатейные библиографические списки;
— сведения о языке текста, с которого переведен публикуемый материал;
— дату поступления рукописи в редакцию (редколлегию);
— сведения о продолжении или окончании публикуемого материала;
— название раздела, подраздела, цикла, подборки;
1 Указанные элементы издательского оформления (кроме резюме, ключевых слов и колонтитула) обязательны для научных изданий.
2 Курсивом выделены обязательные элементы издательского оформления для производственно-практических изданий.
Сведения о продолжении или окончании публикуемого материала обязательны при публикации материала с разрывом в одном издании (номере, выпуске) или частями в периодических и продолжающихся изданиях.
Элементы издательского оформления, располагаемые после текста публикуемого материала, при наличии пристатейного библиографического списка помещают после него.
Информацию о рукописях статей, направленных редакцией (редколлегией) на депонирование, оформляют в соответствии с требованиями 5.2, 5.5-5.7, 5.10, 5.12, 5.15.
5.2 Сведения об авторах
5.2.1 Сведения об авторах включают следующие элементы:
— имя автора (инициалы и фамилия; имя; имя, отчество и фамилия; псевдоним);
— ученое звание, ученую степень;
— должность или профессию;
— место работы (наименование учреждения или организации, населенного пункта);
— наименование страны (для иностранных авторов).
Имя автора приводят в именительном падеже.
В случаях, когда употребление отчества не принято, приводят один инициал или имя.
Как правильно нумеровать документы, страницы, листы, при подшивке, в делопроизводстве, для архива
Нумерование листов, последующая сшивка документов, довольно важное и ответственное дело. К нумеровке прибегают бухгалтера, юристы, нотариусы. Она важна для ИП, государственных учреждений, предприятий. Однако сегодня, в силу новых технологий и компьютеризации всех отраслей, документирование становится больше электронным. Но стоит отметить, что и бумажные носители все еще актуальны, востребованы при обращении во многие государственные инстанции.
Как правильно нумеровать страницы документа
Прежде чем говорить о нумерации страниц, давайте разберемся, какие документы необходимо нумеровать для сшивания.
Ознакомлению предоставлен не полный список документов, которые подлежат нумерованию. Начиная с 2013 года нет четко оговоренных правил по нумерованию документации для не государственных предприятий и частных предпринимателей/ИП. Поэтому, нумероваться и подшиваться может значительно больше количество документации.
Правила нумерации страниц документов:
Как правильно нумеровать документы при подшивке
Прошивка документов требует внимательности и терпения. Ведь листы нужно складывать так, чтобы при прошивке они не торчали в разные стороны.
Нумеровка листов начинается сразу после титульного описания.
Лист документа может иметь две страницы, лицо обязательно четное, а тыльная часть не четная. Если же расположения текста с одной стороны, тогда нумеруют только одну сторону.
Во время подшивку в общую пачку могут вкладываться разные документы: листы разных форматов, конверты и т.д.
В одну пачку допустимо вложить до 250 листов, не более. Титул/опись можно приклеить к твердой обложке.
Как правильно нумеровать сшитые документы
Подготовленная и прошнурованная ранее папка с документацией нумеруется так же, как и та, которая только готовится к прошивке.
Все, что будет выявлено и невозможно исправить, обязательно прописывается в конце на фиксаторе. Все изменения могут не вместиться. В таком случае допускается описание на всей последней странице.
Как правильно нумеровать страницы документа по ГОСТу
На сегодняшний день нет закона или положения, которые регламентируют правила комплектования документации для подшивки. Существуют положения ведомственных структур, которые устанавливают правила подачи документов в определенных отраслях.
Все три положения говорят о едином порядке нумеровки и сшивания/шнуровки документов. Внимательно следуя этим инструкциям, вы сможете избежать многих ошибок.
Как правильно нумеровать документы для архива
На архивирование идет документация юридических и государственных предприятий, ИП, через год. Могут быть отклонения от правил, если делопроизводство не завершилось. По завершению определенного срока, сшитая документация сдается в архивы. Архивы могут быть государственными, региональными, муниципальными.
Если не предусмотрено иное, документация хранится в архиве:
Правила подачи сшитых документов в архив:
При сдаче документации папка должна иметь твердую обложку. Обложка из простого картона не принимается, это должен быть особенный, безкислотный. На ней нужно указать аббревиатуру предприятия, подразделений, обозначить дело, прописать дату начала и завершения, сколько листов, длительность сохранности документации.
Если сшитая документация хранится меньше 25 лет, обложку можно не цеплять. В таком случае достаточно одной описи.
Правила нумерования документов для сдачи в архив:
Важно! Оттиск должен быть размещен таким образом, чтобы он разместился и на прямоугольной наклейке и на листе рядом. Это же касается и подписи лица оформлявшего данную документацию.
Как правильно нумеровать и шнуровать документы
Нумеровать документацию нужно только по ГОСТу. Данные правила действуют для всех субъектов предпринимательской деятельности, предприятий, государственных учреждений.
Правильного сшивания бумаг есть несколько способов. Единственное что следует исключить в работе, так это степлер. Он категорически запрещен.
Технология шитья/шнуровки:
Где правильно нумеровать страницы в документе
Для нумеровки выделяют только верхнюю часть листа, угол.с правой стороны. Номера пишутся только простым карандашом.
Полное описания правил нумерации документов для подшивки с последующей сдачей в архив. Даже если документация не подлежит сдаче в будущем, вы готовите ее для визита в государственное учреждение, правила по оформлению остаются неизменны.
Подводим итоги:
Нумеровка документов вопрос довольно щепетильный, требует определенной последовательности и внимания, Справиться с такой работой под силу каждому. Следуя несложным правилам, вы с легкостью проведете подготовку необходимых документов.
Об Авторе
Смотрите также
Как понять нужна ли ты мужчине Водолей, женщина какого знака подходит ему: любовь в жизни мужчина Водолей, совместимость. Какие женщины нравятся мужчине Водолей: как влюбить его женщине, как добиться понравившегося мужчину
Призы стихи лотерея, лотерея в стихах с призами, шуточные призы в стихах, 150 стихов: прикольная шуточная лотерея, веселая, новогодняя, лотерея на юбилей, беспроигрышная для детей, для взрослых. Шаблоны для лотереи, 150 шаблонов
Все пустые шаблоны для заполнения, пустые шаблоны распечатать, 60 шаблонов. Шаблоны пустые скачать бесплатно: для заполнения
2 комментария
С листами и страницами напутали….»одна страница может иметь два листа»-это круто