как правильно пересчитать ндфл
Калькулятор НДФЛ
Как пользоваться калькулятором
О калькуляторе НДФЛ
С помощью этого калькулятора вы легко можете:
Калькулятор НДФЛ относится к той разновидности полезных приспособлений, которая может пригодиться каждому россиянину, являющемуся плательщиком подоходного налога, независимо от того, трудоустроен он или нет. Дело в том, что НДФЛ взыскивается со всех видов доходов, независимо от источника их происхождения.
Варианты ставок НДФЛ
В калькуляторе предусмотрена опция выбора нужной ставки НДФЛ – 9, 13, 15, 30 или 35%.
Особенности применения той или иной ставки будут рассмотрены ниже. Что же касается непосредственных расчетов, то вам потребуется лишь выбрать нужную именно вам ставку и внести в поле калькулятора сумму, от которой требуется провести расчет на предмет налога на доход.
Удобство калькулятора в том, что сумму не нужно округлять до ближайшего целого числа. Можно ввести в поле сумму в рублях и копейках, разделив их запятой.
В зависимости от того, какой именно расчет вам необходим, вы можете кликнуть по опциям-кнопкам «Выделить НДФЛ» или «Начислить НДФЛ». Соответственно калькулятор выдаст вам результат в виде НДФЛ от суммы или суммe с приплюсованным к ней НДФЛ.
Стандартная ставка
Стандартной считается ставка в 13%. Она применяется для исчисления налога на доход в отношении граждан – резидентов Российской Федерации, для которых в соответствии со ст. 224 НК не предусмотрена иная ставка.
По ставке в 13% производится налогообложение:
Для нерезидентов РФ 13-процентная ставка применяется в случаях:
Ставка в 30%
30-процентная ставка применяется для налогообложения доходов, получаемых от ценных бумаг, за исключением дивидендов по акциям российского выпуска, которые налогооблагаются по 13-процентной ставке.
Применяется ставка в 30 процентов для:
Вычеты по данной ставке налогообложения не применяются.
Ставка в 35%
Исчисление НДФЛ, исходя из ставки в 35%, применяется в силу ст. 224 НК РФ.
Плательщиками являются физические лица, как резиденты, так и иностранцы, получающие доходы в Российской Федерации. При этом налоговые резиденты облагаются по ставке в 30% в случаях получения доходных средств от источников, находящихся как в России, так и за рубежом. Иностранные граждане становятся налогоплательщиками по 30-процентной ставке только по доходам, получаемым из российских источников.
Применяется 30-процентный налог по доходам, происходящим из:
Вычеты по подобным видам доходов не применяются.
Ставка 15%
Применяется как ставка налогообложения для нерезидентов РФ, получающих доходы по результатам владения долями капитала компаний и организаций РФ.
В налоговую базу входят все виды дохода, а именно:
При наличии разных видов дохода начисление НДФЛ производится отдельно по каждому из вышеперечисленных видов.
Обратите внимание: с 1 января 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 372-ФЗ от 23.11.2020 г., который устанавливает повышенную ставку на доходы физлиц свыше 5 миллионов рублей. Считаются все доходы: зарплата, доходы от ценных бумаг, дивиденды, купоны. Чтобы посчитать налог при применении повышенной ставки разделите общий доход на 2 части: 5 миллионов рублей (их считаем по ставке 13%), и всё, что сверх 5 миллионов рублей (их считаем по ставке 15%).
Ставка 9%
Ст.224 НК РФ определяет 9-процентную ставку для расчета налога по:
Правила расчета
Независимо от ставки, по которой будет производиться налогообложение, правила расчета НДФЛ будут неизменными и могут быть выражены в следующих формулах:
Вычеты
Стандартными вычетами по НДФЛ с 13-процентной ставкой налогообложения будут:
Список граждан, имеющих право на 3000-рублевый вычет, является рестрикционным, то есть ограниченным. К категориям лиц, обладающих правом на получение подобного вычета, относятся:
Полный список приведен в ст. 218 НК РФ.
Список категорий лиц, обладающих правом на получение пятисотрублевого вычета, дан в пп.1,2 ст. 218 НК РФ. В частности, к ним относятся:
Вычеты на детей полагаются гражданам, имеющим на иждивении несовершеннолетних детей либо детей инвалидов, по следующей шкале:
Как пересчитать НДФЛ, если стал нерезидентом?
Человек при переезде в другую страну стал нерезидентом РФ, но при этом продолжал на протяжении трех лет работать по своему обычному трудовому договору удаленно. Работодатель платил все необходимые взносы и НДФЛ по ставке 13%.
Было ли в этом какое-то нарушение законодательства? Нужно ли было платить 30%?
В данной ситуации работодатель нарушил налоговое законодательство. Он должен был отслеживать статус налогового резидентства работника на дату каждой выплаты зарплаты.
Порядок налогообложения зависит от того, какое место работы указано в трудовом договоре.
Место работы в России
Место работы обязательно указывается в трудовом договоре. Достаточно указать населенный пункт, в котором трудится сотрудник.
Если в трудовом договоре указано место работы в России, то зарплата считается доходом от источника в РФ. Ставка НДФЛ на такой доход для резидента — 13%, для нерезидента — 30%.
Письмо Минфина от 14.06.2018 № 03-04-06/40744 PDF, 435 КБ
Когда сотрудник временно уезжает в командировку за границу, основное место его работы не меняется. Трудовой договор тоже. Все выплаты от работодателя считаются доходом от источника в России.
Из-за командировок человек может провести в России менее 183 дней в году и стать нерезидентом. Тогда вся зарплата, полученная в календарном году, должна облагаться НДФЛ по ставке 30%.
Работодатель самостоятельно пересчитывает и удерживает НДФЛ с зарплаты. НДФЛ, который был удержан ранее по ставке 13%, должны пересчитать по ставке 30% с начала года. Недостающие 17% удержат с последующих выплат.
Например, зарплата работника — 100 000 Р в месяц. Он стал нерезидентом в сентябре, и восемь месяцев работодатель удерживал НДФЛ по ставке 13%:
(100 000 Р × 8 месяцев) × 13% = 104 000 Р
С сентября работодатель будет удерживать НДФЛ по ставке 30%:
(100 000 Р × 4 месяца) × 30% = 120 000 Р
НДФЛ за январь — август пересчитывается по ставке 30%:
(100 000 Р × 8) × 30% = 240 000 Р
Так как 104 000 Р уже уплачено в бюджет, долг за январь — сентябрь:
240 000 Р − 104 000 Р = 136 000 Р
Письмо Минфина от 21.04.2014 № 03-04-06/18215 PDF, 432 КБ
При этом работодатель не может удержать весь долг по НДФЛ за один раз: сумма удержания в месяц не может превышать 20% от размера зарплаты.
Если до конца календарного года всю сумму НДФЛ удержать не удалось, то работодатель уведомляет об этом ИФНС и сотрудника. ИФНС направит сотруднику уведомление — это основание для уплаты НДФЛ. Налог надо заплатить до 1 декабря.
Аналогичное правило работает наоборот. Если нерезидент в течение года становится резидентом, итоговая ставка НДФЛ за календарный год составляет 13%. Работодатель пересчитывает НДФЛ и возвращает сотруднику излишне уплаченный налог. Если до конца календарного года полностью вернуть НДФЛ не удалось, то сотрудник подает налоговую декларацию и возвращает переплату налога через ИФНС.
Место работы за границей
Если работник уехал работать за границу не временно, а постоянно, то это нужно отразить в трудовом договоре.
В договоре должно быть указано место работы в другой стране. Тогда доход, полученный по этому договору, будет считаться доходом от источников за пределами России. Доход нерезидента из зарубежных источников не облагается НДФЛ в России. Работодатель ничего не будет удерживать из зарплаты.
Если работник постоянно живет в другой стране, скорее всего, он стал там налоговым резидентом. Налог в этой стране он должен будет заплатить самостоятельно.
В любом случае лучше привести документы в соответствие с реальностью. Если сотрудник работает удаленно в другой стране, надо обсудить с работодателем варианты: можно заключить гражданско-правовой договор или внести изменения в старый трудовой договор.
Что делать с НДФЛ за предыдущие три года
По закону работник, как нерезидент, должен был платить НДФЛ по ставке 30%. Так как работодатель не удержал налог полностью, работник сам должен был подать налоговую декларацию и заплатить налог.
Фактически ИФНС не отслеживает передвижение граждан. ИФНС считает человека с российским гражданством резидентом, пока тот не сообщит обратное.
ИФНС может заподозрить, что человек стал нерезидентом, по косвенным признакам. Например, если вы открыли банковский счет за границей, пока считались резидентом в России, и направили уведомление об открытии такого счета, то налоговая может запросить подтверждение статуса после получения этого уведомления.
Если ИФНС узнает, что человек был нерезидентом, то начислит пени и штрафы. Разумеется, налог тоже нужно будет доплатить.
Риск, что ИФНС узнает о налоговом статусе, есть всегда, поэтому лучше самостоятельно заплатить налоги.
Что делать? Читатели спрашивают — эксперты Т—Ж отвечают
Перерасчет зарплаты и других выплат работникам: когда нужно скорректировать отчетность по НДФЛ и по взносам?
В прошлой статье мы говорили о последствиях перерасчета сумм, выплаченных работни-кам, которые заболели во время отпуска или были отозваны из него (см. «Работник заболел или отозван из отпуска: как быть с НДФЛ, взносами и отчетностью?»). Но существуют и другие ситуации, когда возникает необходимость пересчитать зарплату, отпускные, командировочные и другие выплаты. Сегодня мы на конкретных примерах разберем, как подобные перерасчеты скажутся на отчетности организации по налогу на доходы физлиц и по страховым взносам.
Перерасчет среднего заработка при повышении оклада или выплате премии
Нередко бухгалтерам приходится пересчитывать средний заработок, который сохраняется за работниками на время отпуска или командировки. Причина — в организации были повышены оклады или выплачены премии. Рассмотрим, как такой перерасчет среднего заработка «задним числом» отразится на отчетности по НДФЛ и по взносам.
Как пересчитать средний заработок
Но для начала напомним, что особенности порядка исчисления средней заработной платы определяются Положением, которое утверждено постановлением Правительства РФ от 24.12.07 № 922. В пункте 16 этого Положения говорится о пересчете выплат, учитываемых при расчете среднего заработка, в том случае, когда в организации (филиале, структурном подразделении) в расчетном периоде произошло повышение тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения. В такой ситуации выплаты, начисленные за период до изменения окладов, повышаются на коэффициенты. Чтобы рассчитать коэффициенты, надо разделить оклад, установленный в месяце последнего повышения окладов, на оклады, установленные в каждом из месяцев расчетного периода.
Соответственно, если в организации в течение года были повышены оклады, то средний заработок, сохраняемый на период отпуска или командировки, которые состоялись в этом же году, но до повышения окладов, нужно пересчитать с учетом указанного коэффициента. А это приведет к необходимости доплатить средний заработок.
Аналогичные последствия возникнут и в случае выплаты премии за тот промежуток времени, который вошел в расчет среднего заработка (п. 15 Положения). Сумму такой премии также нужно учесть «задним числом» при определении размера среднего заработка. В результате перерасчета величина среднего заработка станет больше, а значит, придется перечислить доплату работнику, который был в отпуске или в командировке (письма Роструда от 03.05.07 № 1253-6-1 и Минздравсоцразвития России от 05.03.08 № 535-17).
При осуществлении таких доплат нужно помнить, что по своей правовой природе они также являются средним заработком, сохраняемым на соответствующий период (отпуск или командировку). Этот момент имеет ключевое значение при отражении таких доплат в отчетности.
6-НДФЛ: порядок заполнения зависит от вида доплаты
Как известно, расчет по форме 6-НДФЛ заполняется на отчетную дату, то есть на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря налогового периода. При этом в разделе 2 расчета за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого периода, а строка 100 «Дата фактического получения дохода» заполняется с учетом положений статьи 223 НК РФ (письма ФНС России от 18.03.16 № БС-4-11/4538@ и от 16.01.17 № БС-4-11/499). При заполнении раздела 1 расчета также необходимо учитывать положения статьи 223 НК РФ (ответы на вопросы 11 и 12, приведенные в приложении к письму ФНС России от 01.08.16 № БС-4-11/13984@).
Напомним, что по правилам статьи 223 НК РФ датой фактического получения дохода в виде среднего заработка, сохраняемого на период отпуска, является день выплаты (перечисления) денежных средств. Дата фактического получения дохода в виде среднего заработка, сохраняемого на время командировки, определяется иначе: данный доход приравнивается к зарплате и считается фактически полученным в последний день месяца, за который налогоплательщику, с которым сохраняются трудовые отношения, был начислен доход (письма ФНС России от 17.04.18 № БС-4-11/7320@ и от 08.06.18 № БС-4-11/11115@).
В связи с этим порядок отражения в расчете 6-НДФЛ доплат, необходимость которых вызвана перерасчетом среднего заработка, будет иметь значительные отличия. Так, если перерасчет приводит к доплате отпускных, то все связанные с этим операции показываются только в периоде выплаты (перечисления) доплачиваемых сумм. Никаких уточненных расчетов за период первоначальной выплаты отпускных подавать не надо. Доход в виде доплачиваемых отпускных считается полученным именно в периоде выплаты (перечисления), поэтому и учитывать эту сумму нужно в расчете 6-НДФЛ за текущий период.
А вот если пересчитан средний заработок, сохраняемый за время командировки, то придется вносить уточнения в расчет 6-НДФЛ за период, когда была выплачена первоначальная сумма командировочных. Ведь, как было сказано выше, датой фактического получения доплаты будет считаться последний день того месяца, за который за работником сохранялся средний заработок. А значит, по строке 020 «Сумма начисленного дохода» расчета 6-НДФЛ за указанный период должна быть отражена сумма с учетом доплаты. Это, в свою очередь, приведет к увеличению показателя по строке 040 «Сумма исчисленного налога». Именно такие корректировки нужно будет сделать при составлении уточненного расчета (п. 6 ст. 81 НК РФ).
Обратите внимание, что показатели по строкам 070 «Сумма удержанного налога», 130 «Сумма фактически полученного дохода» и 140 «Сумма удержанного налога» в таком уточненном расчете останутся без изменений. Этот вывод следует из разъяснений, которые приведены в письме ФНС России от 15.12.16 № БС-4-11/24063@. В нем сказано, что если налоговый агент производит операцию в одном периоде представления, а завершает ее в другом периоде, то данная операция отражается в разделе 2 расчета 6-НДФЛ в том периоде представления, в котором завершена. При этом операция считается завершенной в том периоде представления, в котором наступает срок перечисления налога в соответствии с пунктом 6 статьи 226 НК РФ.
В нашем случае операция будет завершена только в том периоде, когда организация реально выплатит (перечислит) доплату. А значит, данные о сумме доплаты и об удержанном с нее налоге попадут в текущую отчетность. Чтобы при этом не было расхождений с показателями раздела 1 исходного расчета, в разделе 2 расчета за текущий период по строке 100 «Дата фактического получения дохода» надо указать последний день того месяца, за который проведен перерасчет. Остальные строки раздела 2 расчета 6-НДФЛ заполняются как обычно: по строке 110 «Дата удержания налога» указывается день фактической выплаты (перечисления) доплачиваемых сумм; по строке 120 «Срок перечисления налога» — следующий за ним рабочий день; по строкам 130 и 140 — соответствующие суммовые показатели.
РСВ: доплата отражается в периоде начисления
Теперь перейдем к отчетности по страховым взносам. Здесь ситуация гораздо проще, так как для целей уплаты страховых взносов датой осуществления выплат признается день их начисления в пользу работника плательщиком — организацией или ИП (п. 1 ст. 424 НК РФ). Поскольку сумма среднего заработка, который должен быть доплачен в связи с выплатой премии или изменением оклада, будет начислена сотруднику только в периоде перерасчета, то именно в этом периоде она должна быть включена в базу для исчисления страховых взносов (п. 1 ст. 421 НК РФ).
Таким образом, корректировать отчетность по взносам за период, в котором был выплачен средний заработок, определенный без учета премии или повышенного оклада, не надо. Операцию по перерасчету и доплате необходимо отразить в форме РСВ в том периоде, когда будут фактически начислены соответствующие суммы. И этот порядок не зависит от того, какой именно средний заработок (за период отпуска или за период командировки) доплачивается работнику.
Доплата заработной платы и других сумм уволенному сотруднику
По правилам статьи 140 Трудового кодекса все расчеты с увольняемым работником про-водятся в день его увольнения. При этом оговорено, что если имеется спор о размере выплаты, то в день увольнения нужно выдать сотруднику неоспариваемую сумму. Остальное придется выплатить в том случае, если государственная инспекция труда, прокуратура или суд примут соответствующее решение. Рассмотрим, как доплата, перечисленная уволенному сотруднику, повлияет на отчетность по НДФЛ и по страховым взносам.
6-НДФЛ и 2-НДФЛ: общий принцип отражения выплат
При заполнении 6-НДФЛ нужно учесть озвученный выше принцип: и в раздел 1, и раздел 2 расчета выплаты попадают с учетом даты фактического получения дохода, определенной по правилам статьи 223 НК РФ. Также надо иметь в виду, что если дата фактического получения дохода в виде зарплаты приходится на один отчетный период, а деньги были перечислены сотруднику в следующем периоде, то данная выплата показывается в расчете 6-НДФЛ за разные отчетные периоды.
Аналогичный подход применяется при формировании справки 2-НДФЛ. Как следует из положений пунктов 4.1, 4.3, 4.11, 6.1, 6.2 и 6.8 Порядка заполнения 2-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 02.10.18 № ММВ-7-11/566@), доход в справке 2-НДФЛ отражается в том месяце, когда он считается фактически полученным по правилам статьи 223 НК РФ. Данный вывод подтверждается письмами ФНС России от 03.02.12 № ЕД-4-3/1692@, от 02.03.15 № БС-4-11/3283 и от 01.08.16 № БС-4-11/13984@ (ответ на вопрос № 12).
Если перечисляются выплаты, не являющиеся зарплатой
Согласно статье 223 НК РФ, для любых доходов в денежной форме, кроме зарплаты, днем фактического получения признается день выплаты (перечисления) денежных средств. А значит, если уволенному сотруднику доплачивается компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие или другие суммы, не являющиеся зарплатой, то соответствующую операцию нужно отразить в НДФЛ-отчетности за тот период, когда были реально перечислены деньги. При этом не придется вносить никаких корректировок в расчет 6-НДФЛ и в справку 2-НДФЛ.
Если необходимо доплатить зарплату
Иначе обстоят дела, если уволенному сотруднику доплачивается заработная плата. Ведь для дохода в виде заработной платы, выплачиваемой в связи с увольнением работника, в качестве даты фактического получения установлен последний день работы, за который был начислен доход. А для прочих сумм заработной платы дата фактического получения дохода приходится на последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ).
Как видим, в любом из этих случаев дата фактического получения доплачиваемого заработка для целей НДФЛ будет определяться «задним числом». Это приведет к увеличению показателей по строкам 020 и 040 раздела 1 расчета 6-НДФЛ по тому периоду, за который была доначислена зарплата. Это может быть период, в котором работник был уволен. Либо период, включающий тот месяц, за который доначислена зарплата (если она доначислена за месяцы, предшествующие месяцу увольнения).
А значит, если доплата осуществляется уже после того, как была сдана форма 6-НДФЛ за соответствующий период, придется подготовить уточненный расчет (п. 6 ст. 81 НК РФ). В нем по строкам 020 и 040 нужно будет отразить показатели с учетом доплаты. При этом показатели по строкам 070, 130 и 140 останутся без изменений, так как фактически соответствующие суммы доплачены (и операция завершена) в ином периоде представления.
Соответственно, сама операция по доплате (перечислению) заработной платы за предыдущие месяцы будет отражена в разделе 1 (строка 070) и разделе 2 расчета 6-НДФЛ за тот период представления, в котором фактически выплачиваются (перечисляются) денежные средства. А чтобы отчетность «сошлась», в разделе 2 по строке 100 надо будет указать последний день работы сотрудника (или последний день месяца, за который доначислена зарплата, если она доначислена за месяцы, предшествующие месяцу увольнения). Остальные строки раздела 2 расчета 6-НДФЛ заполняются как обычно: по строке 110 указывается дата фактической выплаты (перечисления) денежных средств; по строке 120 — следующий за ней рабочий день; по строкам 130 и 140 — показатели, соответствующие сумме доплаты и удержанному при ее выплате НДФЛ (письмо ФНС России от 05.12.16 № БС-4-11/23138@).
Аналогичным образом нужно поступить и со справкой 2-НДФЛ по уволенному работни-ку, которая была сдана до даты перерасчета (доплаты). В этом случае необходимо представить уточненную справку о доходах (п. 1.18 Порядка заполнения 2-НДФЛ). В ней нужно будет скорректировать как сумму дохода в виде заработной платы соответствующего месяца, так и суммы исчисленного и удержанного НДФЛ. Поэтому сдавать «уточненку» по справке 2-НДФЛ целесообразно уже после того, как будет произведена доплата, а не сразу после перерасчета (иначе придется представлять уточненные справки дважды).
Как отразить доплату в форме РСВ
Как уже упоминалось, для целей расчета страховых взносов датой осуществления выплат признается день их начисления в пользу работника (п. 1 ст. 424 НК РФ). В рассматриваемом случае сумма, подлежащая доплате по решению госоргана, вне зависимости от того, чем она является — зарплатой или иными выплатами — будет начислена в пользу уво-ленного сотрудника только в периоде перерасчета. А значит, именно в этом периоде ее следует включить в базу для исчисления страховых взносов (п. 1 ст. 421 НК РФ).
Следовательно, никаких оснований для корректировки отчетности по страховым взносам за период увольнения работника (предшествующие этому периоду месяцы) не возникает. Операцию по перерасчету и доплате соответствующих сумм нужно отразить в форме РСВ в том периоде, когда эти суммы будут фактически начислены в пользу уволенного работника.
Арифметические ошибки при расчете выплаты
Наконец, рассмотрим еще одну ситуацию, когда может потребоваться перерасчет. Речь идет об ошибках бухгалтера, которые привели к занижению или завышению той или иной выплаты (зарплаты, отпускных, больничных и др.). Как исправление этих ошибок отразится на отчетности по НДФЛ и по страховым взносам?
Если выплата занижена
Здесь, как и в предыдущих случаях, все зависит от вида доплаты. Так, если пересчитана заработная плата или средний заработок, сохраняемый на время командировки, то придется подавать корректировочный расчет 6-НДФЛ. Это нужно для того, чтобы показать увеличение размера выплаты и исчисленного НДФЛ. Ведь, по правилам пункта 2 статьи 223 НК РФ, эти виды доходов признаются полученными в месяце первоначального начисления.
Остальные доплаты (отпускные, больничные, компенсации и т.п.) считаются полученными в периоде фактической выплаты (перечисления). Таково правило подпункта 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ. А значит, корректировать сумму дохода за тот месяц, когда была первоначально перечислена такая выплата, не надо. Это автоматически освобождает организацию от необходимости представить уточненный расчет 6-НДФЛ.
Что касается страховых взносов, то, вне зависимости от вида выплаты, все доначисления, связанные с исправлением ошибок бухгалтера, проводятся в текущем периоде. Следовательно, представлять уточненный расчет по взносам не надо.
Если выплата завышена
Если же ошибка бухгалтера привела к излишней выплате в пользу работника, то необходимо помнить, что по правилам статьи 137 ТК РФ удержать переплату в одностороннем порядке (т.е. без заявления сотрудника) можно только в том случае, если она вызвана счетной ошибкой. При этом счетной ошибкой является ошибка арифметическая (письмо Роструда от 01.10.12 № 1286-6-1, определение Верховного суда РФ от 20.01.12 № 59-В11-17). Другими словами, речь идет не о любых неточностях в расчетах, а о неверном сложении, вычитании, умножении, делении, округлении и т.п. В остальных случаях о возврате переплаты или об удержании излишней выплаты придется договариваться с работником.
Принятие решения (написание заявления) об удержании лишней суммы из зарплаты сотрудника приведет к тому, что изменится полученная им ранее сумма дохода. А, следовательно, изменится и сумма НДФЛ, часть которой станет излишне удержанной.
Таким образом, на дату принятия решения (написания заявления) об удержании сумма выплаченного ранее дохода должна быть скорректирована. А значит, если такая сумма была отражена в форме 6-НДФЛ, которая уже сдана в инспекцию, то придется представить корректировочный расчет. В нем нужно отразить меньшие величины дохода и исчисленного НДФЛ (строки 020 и 040).
Зарплату, из которой будет проводиться удержание, нужно отразить в текущем расчете 6-НДФЛ в полном размере, без учета удержания (п. 1 ст. 210 НК РФ). Но при этом сумма НДФЛ, подлежащая удержанию (строка 140), определяется с зачетом ранее излишне удержанной суммы (п. 3 ст. 226 НК РФ).
Отметим, что указанный подход применяется в отношении операций, приходящихся на один год. Если же лишняя выплата произведена в одном году, а решение или заявление об удержании датировано следующим годом, ситуация изменится. В корректирующем расчете 6-НДФЛ по-прежнему надо будет отразить меньшую сумму дохода и исчисленного с нее налога, а также фактически удержанную бо́льшую сумму НДФЛ.
Но при этом при удержании переплаты образовавшаяся в результате корректировки излишне удержанная сумма НДФЛ не зачитывается и показатель по строке 140 текущего расчета 6-НДФЛ на нее не уменьшается. Выравнивание налоговых обязательств в данном случае происходит за счет возврата сотруднику прошлогоднего «лишнего» налога в порядке, предусмотренном статьей 231 НК РФ (по его заявлению в безналичном порядке). Возвращенный налог отражается по строке 090 раздела 1 расчета 6-НДФЛ в периоде фактического возврата (п. 3.3. Порядка заполнения 6-НДФЛ, утв. приказом ФНС России от 14.10.15 № ММВ-7-11/450@, письмо ФНС России от 14.11.16 № БС-4-11/21536@).
Заметим, что указанный порядок заполнения расчета 6-НДФЛ не зависит от типа выплаты, которая была ошибочно завышена (зарплата, отпускные, командировочные, больничный и т.п.). Также этот порядок применим в ситуации, когда сотрудник возвращает «лишние» деньги в кассу или на счет компании. В любом из этих случаев нужно будет скорректировать величину ранее полученного дохода, отраженную в отчетности, а также вернуть (или зачесть) соответствующий НДФЛ.
Что касается расчета по страховым взносам, то здесь вновь применимы положения пункта 1 статьи 424 НК РФ, позволяющие не вносить изменения в отчетность прошлых периодов, а учесть корректировку путем отражения в РСВ сумм с учетом удержания. Однако если корректировка выплат производится не путем удержания, а путем возврата соответствующих сумм в кассу или на счет организации, то подобный способ уже не работает.
В этом случае придется представить уточненный расчет по взносам за период, когда была проведена ошибочная выплата. В нем нужно будет скорректировать сумму соответствующего дохода. Но тут нужно учитывать, что излишне уплаченные взносы в ПФР будут возвращены организации только в том случае, если они еще не учтены на индивидуальном лицевом счете работника (п. 6.1 ст. 78 НК РФ). А значит, для организации вариант с удержанием излишней выплаты все же предпочтительнее.