как правильно подписывать счет фактуру

Кто подписывает счет-фактуру (нюансы)?

Кем подписывается счет-фактура

Вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры, продавец должен решать своевременно. Если эта функция в компании ни за кем не закреплена, может пострадать покупатель: неподписанный счет-фактура оставляет его без налогового вычета. Тот же результат ждет покупателя, если в полученном от продавца счете-фактуре будут стоять подписи неуполномоченных лиц.

Налоговый кодекс жестко не устанавливает, кто подписывает счета-фактуры, и не содержит запрета на то, чтобы счета-фактуры подписывали иные лица компании (менеджеры, финансовые специалисты и др.). Но фамилии и должности уполномоченных на подписание счетов-фактур сотрудников нужно отразить в приказе — тогда вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры в данной компании, будет решен.

Счет-фактура может подписываться не только доверенными лицами организации или ИП, но и бухгалтером-специалистом или сотрудниками другой компании. Как правило, это происходит, когда ведение бухгалтерского учета, включая подписание счетов-фактур, передано этим лицам на основании договора на оказание бухгалтерских услуг. Для того чтобы бухгалтер-специалист или сотрудники бухгалтерской компании, работающие по договору, могли подписывать счета-фактуры, необходимо также либо оформить доверенность на них, либо составить отдельное приложение к договору с указанием лиц, которых стороны уполномачивают на подписание счетов-фактур.

Кем и как выставляется и подписывается электронный счет-фактура, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный демо-доступ к системе К+. Это бесплатно.

С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в т.ч. корректировочного, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.

Скачать новый бланк счета-фактуры можно кликнув по картинке ниже:

Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель. Это бесплатно.

Остановимся подробнее на том, как правильно оформить доверенность на подписание счетов-фактур.

Как составить доверенность на подписание счетов-фактур: образец

Расписываться на счетах-фактурах любой сотрудник компании не может, т. к. в п. 6 ст. 169 НК РФ говорится, что в этом документе должны присутствовать подписи руководителя и главбуха либо иных уполномоченных лиц. Что касается ИП, то он должен поставить подпись в счете-фактуре сам или поручить эту работу доверенному лицу.

В крупных компаниях со сложной структурой управления руководитель может делегировать часть полномочий своим заместителям, штатным работникам или даже сторонним лицам.

В компаниях с незначительным документооборотом счет-фактура подписывается, как правило, директором и главбухом; индивидуальному же предпринимателю эту обязанность часто приходится исполнять единолично. Но если он решит избавить себя от этого труда, ему необходимо будет предоставить право подписи счетов-фактур путем оформления полномочий документально через доверенность, удостоверенную нотариусом (письмо Минфина России от 25.04.2017 № 03-02-08/24718). В этом случае в счете-фактуре будут указаны реквизиты сразу двух документов — выданной доверенности и свидетельства о гос. регистрации ИП.

Бланки доверенности не относятся к строго нормативным документам, поэтому и не определены законодательно. Но образец доверенности можно составить и самим, ориентируясь на стандартные формы и тем самым определяя, кто подписывает счета-фактуры в отсутствие руководства.

Доверенность на подписание счетов фактур, ее образец вы можете посмотреть на нашем сайте.

На фирменном бланке

гор. ____________________ «___»____________ ___ г.

в лице _________________________________, действующего на основании ____________,

(Ф. И. О. руководителя, его должность)

настоящим уполномочивает ____________________________________________________

(Ф. И. О. и занимаемая должность)

паспорт: серия и № ________ выдан ___ ___ ______ кем _________________________,

зарегистрирован по адресу: ______________________

подписывать за директора (главного бухгалтера) счета-фактуры.

Доверенность выдана сроком на ______________ без права передоверия.

Подпись _________________________ ________________________ удостоверяю.

(Ф. И. О. доверенного лица) (подпись доверенного лица)

_______________________________ _________________ _______________

(должность руководителя) (подпись) (Ф. И. О.)

А по ссылке ниже вы можете скачать готовый образец:

Передача полномочия иным лицам, образец приказа на право подписи счетов-фактур

Рассмотрим пример. Директор ООО «Зеленый мир» Патрикеев Р. А. часто по служебной необходимости выезжает в загранкомандировки. За главбухом компании закреплена обязанность по контролю за ведением бухучета в региональных подразделениях, поэтому она тоже часто бывает в отъезде. В результате возник вопрос: кто подписывает счета-фактуры в их отсутствие?

Для решения вопроса в компании издали приказ «О предоставлении права подписи счетов-фактур» от 21.09.2017 № 167, после оформления которого вопрос «Кто подписывает счета-фактуры?» больше не поднимался. Таким образом, компания выполнила требования закона и избавила себя и своих покупателей от потенциальных претензий со стороны контролеров.

ВАЖНО! Перед написанием приказа о том, кто имеет право подписывать счета-фактуры, лучше открыть ГОСТ Р 6.30-2003 и ознакомиться с требованиями к оформлению организационно-распорядительной документации.

Образец приказа вы можете посмотреть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

Надо ли подписывать счет-фактуру с двух сторон

При большом количестве информации, которую следует отразить в этом документе, может так случиться, что одной страницы будет недостаточно. НК РФ не содержит запрета на оформление счета-фактуры на нескольких листах.

Чтобы у получателя не возникло опасения насчет достоверности данных, рекомендуем переносить часть табличной формы на другой лист, чтобы это выглядело как продолжение предыдущего. Кроме того, составителю документа можно вменить в обязанность визирование каждой страницы счета-фактуры.

Для наглядности вся информация отражается на отдельных листах, скрепленных и пронумерованных. Можно отразить данные и на обороте, но это неудобно бухгалтерам, обрабатывающим прошитые в архив документы. Реквизиты, определяющие, кто подписывает счета-фактуры в организации («Руководитель организации» и «Главный бухгалтер»), указываются на последнем листе. Такое расположение подписей не является нарушением, если не разорвана сквозная нумерация.

Итоги

Вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры, должен решаться своевременно. Если это делает руководитель (ИП) или главбух, дополнительных действий не нужно, если же подписи ставят иные лица, то необходимо закрепить их полномочия изданием соответствующего локального акта (приказа, распоряжения) или оформления доверенности.

Эти документы официально определят, кто подписывает счета-фактуры, и вашему контрагенту не придется спорить с проверяющими и отстаивать вычет в случае подписания счета-фактуры неуполномоченными лицами.

Источник

Нужны ли печать и подпись на счете-фактуре? Важные нюансы

Нужна ли печать на счете-фактуре — сомнение, которое может возникнуть у начинающего бухгалтера. Отсутствие каких атрибутов счета-фактуры сделает его недействительным документом? Относится ли печать к таким атрибутам? Кто вправе заверять счета-фактуры? Нюансы о печати и подписантах счета-фактуры изложены в нашей статье.

Значение счета-фактуры при ОСНО

Вычет по НДС можно получить только на основании правильно заполненного счета-фактуры.

Сложно переоценить значение сч-ф, поэтому любой специалист досконально изучает этот документ, прежде чем принимать его к учету.

Обязательные атрибуты счета-фактуры

Вынесем на схему те параметры сч-ф при реализации, которые должны быть в нем обязательно:

В п. 6 ст. 169 НК РФ сказано, кто должен быть подписантом сч-ф. Подробнее об этом мы расскажем ниже в статье.

Как видим, указания на печать, как на обязательный реквизит в ст. 169 НК РФ отсутствует.

Таким образом, задача — ставится печать на счете-фактуре или нет — решается однозначно:

Печать на счет-фактуру не ставят.

А если печать все-таки есть на документе?

Специально для таких случаев поясняем, что решить проблему — ставится ли печать на счете-фактуре или нет— можно не столь однозначно. Печать не является обязательным атрибутом сч-ф. Но если кто-то все-таки поставит на него печать, это не будет являться нарушением.

Кто вправе заверить счет-фактуру подписью

Следует отметить также возможность подписания сч-ф электронной подписью. Для обмена сч-ф между собой по ТКС у контрагентов должно быть достигнуто об этом соглашение. Соглашение лучше оформлять в письменном виде и делать частью договора.

Подводим итоги

Подписывать счета-фактуры имеют право лишь определенные лица. При наличии соглашения между сторонами, передавать контрагенту счет-фактуру, подписанный электронной подписью, можно по ТКС или просто в электронном виде.

Источник

Чтобы клиенты и налоговики были довольны, оформляем правильно «первичку»

Продавая товар, оказывая услуги, выполняя работы нашим клиентам, мы должны стремиться сделать это профессионально, со знанием своего дела. Т.к. от этого зависит наша репутация как поставщика товара (услуги, работы), и данные факторы влияют на формирование мнения о нашей деятельности, а значит, и на решение клиента – работать с нами дальше или нет. Поэтому в условиях конкуренции, важно, чтобы наша компания отгружала не только качественный товар, но и сопровождала каждую отгрузку документально верно. Т.к. для клиентов это расходы, которые в случае их неправильного оформления и несоответствия требованиям законодательства могут быть не приняты налоговыми органами.

В данной статье речь пойдет о первичных документах, которые мы оформляем клиентам.

Реализация товаров и ее документальное оформление

Товарная накладная используется при оформлении сделок купли-продажи товарно-материальных ценностей. Это документ первичный и его заполнение обязательно, ведь товарная накладная подтверждает факт перехода права собственности на ТМЦ от продавца покупателю. Документ имеет унифицированную форму ТОРГ-12.

Образец заполнения товарной накладной ТОРГ-12:

Составляется документ, как минимум, в двух экземплярах: один для продавца, другой для покупателя. Этот документ у обеих сторон будет являться первичным, на основании его будет вестись бухгалтерский учет на предприятии и совершаться соответствующие проводки.

Строка «грузоотправитель» заполняется данными организации, которая осуществляет отгрузку товара, это может быть сам продавец либо сторонняя организация, действующая по соответствующему договору.

*Если товар отгружается со склада обособленного подразделения (далее – ОП), то в данной строке указывается адрес такого ОП (по месту его регистрации).

Реквизиты должны включать: наименование, ИНН/КПП, платежные реквизиты, адрес, контактный телефон.

Строка «грузополучатель» заполняется реквизитами организации, получающей груз, причем должен быть указан адрес, где получатель фактически находится.

*Если товар отгружается на склад ОП клиента, то указывается адрес этого склада.

В строке «поставщик» указываем реквизиты продавца товара, адрес должен быть юридический.

В строке «плательщик» — соответственно, реквизиты покупателя.

*Если товар отгружается на склад ОП клиента, то в реквизитах указывается КПП данного ОП клиента.

Зачастую поставщик является и грузоотправителем, а плательщик — грузополучателем. В этом случае данные этих строк будут совпадать.

В строке «основание» пишем документ, послуживший основанием для совершения сделки, это может быть, например, договор (указывается номер и дата договора), либо счет.

Для организации, осуществляющий транспортировку груза, должна быть транспортная накладная, номер и дата которой также указываются справа под строкой «основание».

Далее идут номер и дата документа, причем дата на товарной накладной должна совпадать с датой отгрузки.

Затем в бланке ТОРГ-12 заполняется таблица, содержащая сведения о товаре: его наименование, в чем измеряется, количество, цена, выделенная сумма НДС и итоговая сумма, подлежащая уплате.

В момент отгрузки со стороны продавца документ заверяется ответственными лицами: руководитель организации, главный бухгалтер и лицо, ответственное за отпуск товара. Ставится дата отгрузки и печать организации. Если отгрузку совершает уполномоченное лицо организации, действующее на основании доверенности или по приказу, то указываются №, дата доверенности/приказа, кому выдана и прикладывается копия данного документа (доверенности или приказа).

В момент получения груза грузополучатель внизу бланка ТОРГ-12 также ставит свою подпись. Если груз получает руководитель организации, то он подписывает товарную накладную и ставит круглую печать организации. Если груз получает другое ответственное лицо по доверенности, то печать ставить не нужно, указывается данные доверенности на получение товара: номер, дата, кому выдана (прикладывается доверенность).

Наряду с заполненной товарной накладной форма ТОРГ-12 поставщик также передает покупателю оформленную счет-фактуру (если является плательщиком НДС), данные счета-фактуры должны совпадать с данными товарной накладной, также передается заполненный счет на оплату, по которому покупатель произведет оплату товара.

Образец заполнения счета-фактуры:

Действующее законодательство предъявляет довольно строгие требования к порядку оформления счетов-фактур в связи с тем, что в соответствии с п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм налога к вычету.

Дата составления счета-фактуры. Налогоплательщики должны составлять счета-фактуры не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) или со дня передачи имущественных прав (п. 3 ст. 168 НК).

Допускается оформление на бумажном носителе (от руки; при помощи компьютера; частично от руки, частично при помощи компьютера)

Счет-фактура является документом унифицированной формы и составляется согласно требованиям Постановления Правительства РФ № 1137 от 26.12.11.

При составлении счетов-фактур обособленными подразделениями к порядковому номеру через «/» добавляется код обособленного подразделения.

Дата составления счета-фактуры должна быть не ранее даты составления первичного документа.

Строка 1а «Номер и дата исправления»

Строка заполняется только в случае составления исправленного счета-фактуры: в строке указывается порядковый номер и дата исправления.

Полное или сокращенное наименование продавца, согласно учредительным документам (напр., ООО «БИТ Автоматизация Бизнеса» или Общество с ограниченной ответственностью «БИТ Автоматизация Бизнеса»).

Адрес местонахождения продавца. Указывается юридический адрес.

Строка 2б «ИНН/КПП продавца»

Если товар отгружается от имени ОП, то проставляется КПП такого ОП.

Строка 3 «Грузоотправитель»

Если Продавец и Грузоотправитель являются одним и тем же лицом, вносится запись «он же». Если товар отгружается со склада ОП фирмы, то в данной строке указывается адрес соответствующего ОП.

*Если счет-фактура составляется на выполнение работы (оказание услуги), в этой строке ставится прочерк.

Строка 4 «Грузополучатель»

Полное или сокращенное наименование, адрес, в соответствии с учредительными документами. Если товар отгружается в адрес ОП клиента, то в данной строке проставляется адрес этого ОП.

*Если счет-фактура составляется на выполнение работы (оказание услуги), в этой строке ставится прочерк.

Строка 5 «К платежно-расчетному документу».

В данной строке проставляется либо номер и дата платежного поручения либо № и дата кассового чека в случае, когда оплата от клиента прошла раньше, чем отгрузка. Организации-покупателю будет отказано в праве применения вычета по входящему НДС в том случае, если в счете-фактуре не будет заполнена

строка 5 «К платежно-расчетному документу».

Цифровой код по ОК валют (Постановление Госстандарта России от 25.12.2000 N 405-ст).

Как правило, это валюта – российский рубль, код – 643.

Если оплата по договору предусмотрена в рублях в сумме, эквивалентной определенной сумме в иностранной валюте или у.е., то в качестве наименования валюты указывается рубль и его код.

Важно! В у.е. счет-фактуру составлять нельзя.

Если наименование валюты отсутствует или код указан неверно, то, по мнению чиновников, покупатель теряет право на вычет.

Наименование товаров (работ, услуг, имущественных прав):

· Наименование товаров (работ, услуг, имущественных прав) должно быть написано на русском языке и содержать значимые слова, однозначно характеризующие суть.

· Допускается указывать после наименования на русском языке наименование на других языках, аббревиатуры, сокращения, марки, модели, артикулы, номер договора и любые иные сведения, необходимые для идентификации товара.

Источник

Счет-фактура с непредсказуемым прошлым и непонятным будущим

Применение вычета НДС позволяет компаниям существенно снизить свою налоговую нагрузку. Но для этого, помимо прочих условий, необходимо наличие правильно заполненного счета-фактуры, который компании получают от своих поставщиков и исполнителей. И если в одном из таких документов показатели будут внесены с ошибкой или какой-то реквизит не будет заполнен вовсе, то это грозит «снятием» вычета по результатам камеральной или выездной проверки.

Однако важно не только, как заполнен документ, но и как он подписан.

Подписывать счет-фактуру должен руководитель и главный бухгалтер предприятия либо иные лица, уполномоченные на то приказом по организации или доверенностью от имени организации. Об этом четко сказано в пункте 6 статьи 169 НК РФ.

Казалось бы, все достаточно четко и понятно. Но на деле все оказывается не так-то просто и налоговики нередко обращают внимание на «не такие» подписи. Если не развеять их подозрения, то отказ в вычете НДС гарантирован.

Итак, какие подписи таят в себе опасность?

Счет-фактура подписан факсимиле

В некоторых компаниях подписи на выставленных счетах-фактурах директор и главбух проставляют не лично, а путем факсимиле. Данный факт легко заметить путем обычного визуального осмотра, поэтому будьте уверены, что и налоговики такую подпись обнаружат без труда. И не замедлят «снять» вычет НДС по счетам-фактурам, подписанным подобным образом.

Здесь они будут руководствоваться позицией вышестоящего руководства, поскольку все письма ведомств (как налогового, так и финансового) разъясняют, что счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия «входного» НДС к вычету.

Эта позиция содержится в письмах Минфина России от 17.08.2015 № 03-07-09/49478, от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.06.2009 № 03-07-09/31, ФНС России от 19.10.2005 № ММ-6-03/886, УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968.

Кстати, если спор дойдет до суда, то не факт, что суд примет сторону налогоплательщика. Дело в том, что позицию налоговиков поддерживают и суды, в том числе Президиум ВАС РФ, о чем свидетельствует Постановление от 27.09.2011 № 4134/11. Конечно, встречаются и решения, вынесенные в пользу компаний, но таких примеров немного.

Поэтому если вы обнаружили у себя «входящие» счета-фактуры, подписанные факсимиле, то советуем договориться с поставщиком, чтобы все счета-фактуры в ваш адрес руководство подписывало собственноручно.

Не та расшифровка подписи

Руководитель и главный бухгалтер могут передать право подписи счетов-фактур другим лицам, например, заместителю руководителя (за руководителя), рядовому бухгалтеру (за главбуха). Либо одному лицу, которое может расписываться и за директора, и за главного бухгалтера. Кстати, последнее вполне законно и чиновники это подтверждают, что видно, например, из письма Минфина России от 21.10.2014 № 03-07-09/53005.

Свои подписи уполномоченные лица ставят в реквизитах «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо (подпись)» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (подпись)». И часто в качестве расшифровки подписи в счетах-фактурах оставляют фамилию и инициалы руководителя и главного бухгалтера. Казалось бы, мелочь, но даже это может привести к отказу налоговой инспекции в вычете налога по таким счетам-фактурам.

Поэтому если из полученного счета-фактуры прослеживается, что расшифровка подписи явно не соответствует самой подписи, то это должно стать поводом для беспокойства. А если поставщик не соглашается привести свой документооборот в соответствие, то можно предложить ему проставлять необходимую расшифровку рядом с расшифровкой подписи гендира и главбуха. По крайней мере, чиновники не видят в этом никакого нарушения (письмо Минфина России от 14.10.2015 № 03-07-09/58937).

Кстати, если в расшифровке подписи фамилия подписавшего лица будет искажена незначительно (например, вместо «Германцева И.А.» указана «Германуева И.А.»), это не должно стать поводом для отказа в вычете (постановление ФАС Северо-Западного округа по делу № А52-1812/2012 от 12 ноября 2012 г.). А если и станет, то у компании есть все шансы оспорить действия налоговиков в суде.

Главбух отсутствует

Фирма может работать и без главного бухгалтера. В этом случае место, где расписывается главбух, остается пустым, либо за главбуха расписывается сам руководитель. Вызовет ли такой счет-фактура проблемы с вычетом НДС во время налоговой проверки?

Может вызвать. В письме Минфина РФ от 27.08.2014 г. № 03-07-09/42854 сказано, что подпись главного бухгалтера на счетах-фактурах, составленных на бумажном носителе, является обязательной. Причем в письме не поясняется, касается ли данное разъяснение абсолютно всех случаев или только тех, когда в штате фирмы есть должность главного бухгалтера. Поэтому налоговики на местах часто просто «снимают» вычет, обнаружив счета-фактуры, не подписанные главбухом, не разбираясь в причине отсутствия подписи.

Такой подход нельзя назвать бесспорным. Законодательство не содержит требования иметь в компании главбуха. Более того, в пункте 3 статьи 7 Закона о бухучете предусмотрено в некоторых случаях возложение руководителем на себя обязанности главного бухгалтера. Поэтому если в компании отсутствует главбух, то и отсутствие его подписи в счете-фактуре не будет нарушением.

Поэтому если ваши поставщики выдают вам счета-фактуры без подписи главбуха или счета-фактуры, в которых гендир расписывается и за себя, и за главного бухгалтера, то лучше поинтересоваться, чем это вызвано. Если главного бухгалтера в компании нет, а его функции выполняет руководитель, то запросите у контрагента соответствующие документы (например, приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на руководителя организации).

Подписание разными лицами

Очевидно, что экземпляры одного документа должны быть идентичны, на то они и экземпляры. Соответственно, и подписывать их должно одно и то же лицо (лица).

И если налоговая инспекция во время проверки (в т.ч. с запросом документов у контрагента проверяемого лица) обнаружит несоответствие подписей, то организации может грозить отказ в вычете НДС по таким счетам-фактурам.

По крайней мере, подобные споры можно встретить в судебной практике.

Отметим, что суд может встать и на сторону компании в подобном споре.

Например, в постановлении ФАС Московского округа от 19.09.2011 по делу № А40-119463/10-4-685 судьи отметили, что подписание экземпляров счетов-фактур разными лицами от имени продавца не является основанием для признания какого-либо экземпляра счета- фактуры недействительным и данное обстоятельство не свидетельствует о нарушении налогового законодательства. Так что в случае споров у компаний есть шансы отстоять свое право на вычет.

А если подписание экземпляров счета-фактуры вызвано технологическими особенностями организации-поставщика, то сами чиновники не видят в этом ничего предосудительного (письмо Минфина России от 27.06.2017 № 03-07-05/40316).

«Липовая» подпись

Если же все уже случилась и налоговая инспекция признала вычет незаконным, то при рассмотрении дела в суде сложно предвидеть исход спора, поскольку арбитражная практика противоречива. В любом случае покупателю следует запастись доказательствами, что при выборе контрагента он проявил должную осмотрительность. Напомним, что сервис «1СПАРК Риски» дает пользователям программ 1С возможность управлять налоговыми рисками и комплексно оценивать благонадежность контрагентов.

А не так давно само налоговое ведомство дало указания налоговым инспекциям на местах исключить формальные подходы при выявлении необоснованной налоговой выгоды (письма ФНС России от 12.05.2017 № АС-4-2/8872, от 23.03.2017 № ЕД-5-9/547). Например, не делать вывод о получении необоснованной налоговой выгоды только лишь на основании того, что документы, полученные от контрагента, были подписаны лицом, отрицающим их подписание и наличие у него полномочий руководителя.

Примечательно, что с 19 августа 2017 года данный подход закреплен и на законодательном уровне. Федеральный закон от 18.07.2017 № 163-ФЗ ввел в Налоговый кодекс РФ новую статью 54.1, которая устанавливает пределы законного получения налоговой выгоды. Если вкратце, то из нее следует, что если сделка реальна и ее целью не является создание налоговых схем, направленных на незаконное уменьшение налоговых обязательств, то на основании одного лишь подписания документов неустановленным или неуполномоченным лицом нельзя признать неправомерным уменьшение суммы налога.

И в заключение хотим сказать лишь одно – будьте бдительны и проверяйте счета-фактуры в момент их приема.

Источник