как правильно представиться в деловом письме образец
Лучшие образцы электронных писем для ознакомления | Как представиться в электронном письме
С этой целью я собираюсь выделить немного времени, чтобы показать вам, как лучше всего вы можете сделать свой путь в следующий раз, когда вы собираетесь писать приложение.
См. Образцы вводных писем. Я собрал их, чтобы помочь вам.
Но прежде чем вы их увидите, просмотрите содержание ниже.
Что такое вводное электронное письмо?
В электронном письме часто содержится запрос, например запрос информации о работе, совете или попытке продать продукт или услугу.
Вводное электронное письмо должно привлечь внимание получателя и вызвать у него любопытство, чтобы вызвать ответ.
Как представиться в электронном письме
Итак, во вступительном слове я обещал показать вам шаги, чтобы представиться по почте. А теперь займемся этим.
1. Технически используйте простой шрифт для написания
Используйте простой шрифт (например, Calibri, Times New Roman или Arial) и размер шрифта, который легко читается. Размер шрифта 11 или 12 пунктов можно прочитать, не прищурившись.
2. Установите контакт с кем-то, кого вы оба знаете.
Прежде чем отправлять электронное письмо, представляющее себя, посмотрите, есть ли у вас и получателя общие знакомые. Если у вас есть общий контакт, который работает в одной фирме или учился с ними в колледже, посмотрите, могут ли они вас познакомить или разрешат упомянуть их имя в своем электронном письме.
3. Используйте информативную тему.
Вы можете использовать тему, такую как «Запрос позиции маркетолога», если вы спрашиваете о доступной должности. Включите свою цель независимо от того, ищете ли вы работу или информацию, например «Бизнес-разработчик».
4. Сделайте свое приветствие уникальным.
Начните свое электронное письмо с персонального приветствия для получателя. Используйте «Dear Ms.» и фамилию человека, если вы пишете кому-то в традиционно формальной сфере, например, в финансах или юриспруденции.
Если вы встречаетесь с кем-то из менее формальной отрасли, например, из сферы технологий или средств массовой информации, вы можете сказать «Привет» и использовать его имя. Прежде чем писать электронное письмо, поищите в Интернете этого человека и компанию, чтобы увидеть, какое приветствие может быть уместным.
5. Расскажите им, что вам нравится в них и их работе.
Если вы начнете с комплимента, вы с большей вероятностью вызовете у них интерес. Вы можете сказать что-то особенное об их работе, которая вам нравится, или о том, насколько вы восхищаетесь их компанией.
6. Расскажите им, почему вы с ними связываетесь.
Не тратьте время на то, чтобы в нескольких предложениях объяснить, почему вы обращаетесь к этому человеку. Включите, как вы получили их адрес электронной почты и как вы их узнали. Например, вы можете сказать, что общий контакт дал вам свой адрес электронной почты, и вы хотели узнать о вакансии в их фирме.
7. Включите в свое сообщение призыв к действию.
Запрос или призыв к действию для получателя должен быть включен в заключительную часть электронного письма. Сделайте свой запрос конкретным и кратким, например, запросите встречу для обсуждения определенной темы, заявление о приеме на работу или информацию об открытой вакансии.
Убедитесь, что ваш призыв к действию сформулирован как вежливая просьба, а не требование. Что-то вроде «Я отправил свое резюме в надежде, что вы сочтете меня кандидатом на эту должность».
8, Показать благодарность
Прежде чем закрыть письмо, поблагодарите получателя за потраченное время. Признайте, что у них напряженный график, и что вы цените их время. Используйте официальное закрытие, например «С уважением», и обязательно добавьте свою контактную информацию под своей подписью. Вы также можете разместить в Интернете ссылки на свой профессиональный профиль или портфолио.
9. Добавьте свою подпись
Обязательно подпишите документ. Просто сделайте так, чтобы человеку, с которым вы связываетесь, было проще снова связаться с вами. Включите в подпись свое полное имя, адрес электронной почты и номер телефона. Если вы ищете работу или отправляете профессиональные письма, вы также можете указать свой URL-адрес LinkedIn.
10. Старайтесь корректировать
Если вы не отметите грамматические ошибки в письме, менеджер по найму может посчитать вас несерьезным. Поэтому перед отправкой проверьте электронную почту на наличие орфографических или грамматических проблем.
Электронное письмо, не содержащее ошибок, с большей вероятностью произведет положительное впечатление.
Перед корректурой сделайте небольшой перерыв или попросите друга, которому вы доверяете, просмотреть его, так как новый читатель может увидеть любые ошибки. Вы также можете сначала отправить электронное письмо себе, чтобы посмотреть, как оно выглядит, когда его открывает получатель.
Примеры введения по электронной почте
Вот три примера электронных писем для самостоятельного введения, которые могут вдохновить вас на написание собственных писем:
Электронная почта заявления о приеме на работу
Предмет: Приложение SEO Expert
Уважаемый г-н Марк,
Меня зовут Лидия Рената, и я очень восхищаюсь работой Bright Technology над новыми программными приложениями. Я обращаюсь к вам сегодня, потому что я видел ваш адрес электронной почты, указанный в качестве контактного лица для открытой позиции эксперта по SEO, размещенной в Интернете. Я приложил свое резюме и сопроводительное письмо к этому электронному письму, и я надеюсь, что вы рассмотрите меня на эту роль.
Спасибо за внимание и время.
С уважением,
Дайан Рената
lrenata@email.com
(452) 893-2314
Dianerenata@professionalprofile.com
Запрос открытой позиции
Предмет: Запрос на должность учителя истории
Уважаемая г-жа Перес,
Я видел недавнюю статью в Herald о вашей работе со студентами из малообеспеченных семей и хочу поздравить вас с успехом в качестве директора средней школы Mount Crystal. Меня зовут Марк Сантини, и меня интересует открытая вакансия учителя истории, указанная на вашем сайте.
Я обращаюсь за дополнительной информацией об этой должности. Это полный или неполный рабочий день, и какие курсы являются частью учебной программы? Буду признателен, если вы ответите на это письмо или позвоните мне по указанному ниже номеру.
Спасибо за ваше время.
С уважением,
Марк Сантини
santini.mark@email.com
(452) 893-2314
запрос информации
Предмет: Интервью для исследования рынка
Уважаемая г-жа Фурнье,
Я прочитал недавнюю анкету о ваших успехах в качестве риэлтора, поздравляю!
Меня зовут Энни Аркатто, я аспирантка и провожу исследование тенденций на рынке недвижимости. Я обращаюсь к вам, потому что надеюсь взять у вас интервью для моего проекта, чтобы получить больше информации о вашей работе и ее отношении к исследованиям рынка. Рад встретиться в удобное для вас время и место.
Спасибо за ваше время, и я надеюсь скоро получить известие от вас.
Заключение
Хорошее знакомство может означать разницу между хорошими отношениями и теми, которых не существует.
Чтобы представиться в Интернете, используйте эти вводные образцы электронной почты. Не забывайте петь больше об их славе, чем о себе. В качестве дальнейшего шага добавьте призыв к действию и убедительную тему.
Если вы будете осторожны, следуя этим шагам и советам, приведенным здесь, то можете быть уверены, что получите работу своей мечты.
26 советов: как вести
деловую переписку
Деловая переписка: как составлять письма коллегам и клиентам
«Доброго времени суток, коллеги! Прошу принять во внимание следующую информацию. Заранее спасибо!» — такое письмо испортит настроение получателя. Оно слишком формальное и пропитанное корпоративными штампами. Согласитесь, можно написать в более располагающем тоне: «Андрей, Марина, Руслан, у меня для вас новости…»
Авторы бестселлера «Пиши, сокращай», Максим Ильяхов и Людмила Сарычева, выпустили еще одну книгу — «Новые правила деловой переписки».
Они предлагают менять культуру делового письма и в центр каждого текста ставить человека и его интересы.
Мы выбрали 26 полезных советов из книги.
1. Укажите тему
Без темы письмо затеряется и может быть непрочитанным. В хорошем письме из названия понятно, чего вы хотите от получателя. Дать задание: «до вторника проанализировать базу данных», прислать документы — «отчет по зарплатам за ноябрь», задать вопрос — «когда организуем общее собрание?», проинформировать — «встреча с клиентом завтра в 14:00».
2. В одном письме — одна тема
Не задавайте вопросы сразу по нескольким проектам: вам это удобно, а читателю придется переключаться между разными темами. Если накопилось много вопросов, пишите отдельными письмами.
3. Делите текст на абзацы
Так текст будет легче восприниматься. В первом абзаце изложите суть вопроса, а в остальных — детали, предысторию и тонкости. Напишите письмо так, чтобы получатель просмотрел его по диагонали и понял, о чем речь.
4. Долой небрежность
Людей раздражают тексты без заглавных букв, знаков препинания, с опечатками и сокращениями «спс» и «пжлст». От таких писем несет неуважением. Поэтому не пишите в спешке и обязательно перечитывайте текст перед отправкой. Это этикет деловой переписки.
5. Сразу давайте вспомогательные материалы
6. В длинном письме акцентируйте внимание на главном
Поделите текст на разделы с подзаголовками, проиллюстрируйте сказанное ссылками и примерами, пронумеруйте темы и вопросы. Сделайте письмо упорядоченным, чтобы адресат не потерялся в бесконечном полотне текста.
7. Правильно ставьте ссылки
К каждому линку давайте подводку — объясняйте получателю, что там и в какой ситуации это нужно открывать. Длинные ссылки ставьте в отдельный абзац или сокращайте через специальные сервисы. Если ставите линк на текст, то обязательно на словосочетания, а не на отдельные слова «здесь», «тут», «по ссылке».
8. Соблюдайте структуру
Когда человек получает письмо, он ожидает увидеть в нем имя отправителя, тему, приветствие, суть разговора, вопрос или призыв, подпись и контакты. Все это — структура письма. Если их ставить в произвольном порядке, получателю будет сложно найти нужную информацию. Таковы правила деловой переписки по электронной почте.
9. Представляйтесь коротко и по сути
В письме незнакомому человеку напишите о себе в начале текста — как вас зовут, чем вы занимаетесь и как ваш запрос связан с работой получателя. Так с первых строк будут понятны точки пересечения.
10. Внимательно с именем
Ошибки в имени — самые неприятные для читателя. Не путайте Ксению с Оксаной, а Марину с Марией. Называйте человека так, как он представился: Маргарет — это не Рита и не Марго, а именно Маргарет, Александра Александровича не стоит звать Сан Санычем.
11. Не называйте коллег уменьшительно-ласкательными именами
Особенно, если хотите сгладить впечатление от плохой новости. «Лешенька, текст хороший, но вот тебе список того, что нужно переделать», — такие обращения жутко раздражают собеседника.
12. Знакомьте новых людей в переписке
Если вам пишет клиент с просьбой решить его задачу, а это не в вашей компетенции, не стоит отвечать ему так: «Здравствуйте, это вопрос к руководителю отдела продаж. Она в копии». Это создает неудобную ситуацию для обеих сторон: клиент не знает, как обращаться к РОПу, руководитель не понимает, в чем дело. Представьте людей друг другу и коротко изложите проблему клиента в письме.
13. Не используйте слово «коллеги»
В корпоративной среде оно стало штампом, который означает пренебрежение и снятие ответственности. Если пишете письмо нескольким людям, лучше обратиться к ним по именам: «Миша, Света, Алина, отправляю вам отчет». Если адресатов больше трех, достаточно написать «Здравствуйте» или «Привет».
14. Не проводите планерки по почте
Особенно если собрание без конкретной темы, а с посылом «надо подумать». В переписке начнется хаос: люди будут отвечать, когда им удобно, затеряется важная информация. Если хотите что-то обсудить, лучше создать гугл-форму, где каждый напишет свое мнение.
15. Не пишите раздражающих штампов
В деловой переписке есть фразы, которые одним кажутся нормальными, а других бесят. «Доброго времени суток», «нижайше прошу», «я вас услышал», «просьба принять к сведению», «спасибо за внимание», «будьте так добры», «прошу рассмотреть возможность» — эти слова используют, чтобы замаскировать раздражение. Избегайте их в своих письмах.
16. Не выходите за рамки делового общения
Обычное пожелание хороших выходных и вопросы об отпуске в переписке — это вторжение на личную территорию собеседника. Не пишите коллегам о еде и алкоголе, если вы не планируете корпоратив.
17. Не делайте выводы за получателя
Не стоит угадывать, о чем человек думает, что чувствует, чего хочет и чего боится. Когда ставите задание подчиненному, вместо «Это не составит труда» напишите: «Если это трудно, дайте знать». Забудьте фразы в стиле «у вас это займет не больше часа».
18. Оценивайте работу, а не человека
Не пишите: «Ваш журналист — дилетант». Объясните, что именно в его работе вам не понравилось.
19. Не манипулируйте
Хотите, чтобы подчиненный вышел на работу в свой выходной день, — прямо попросите его об этом, объяснив ситуацию. Не используйте в письме избитых фраз в стиле «мы же как семья, а семью не бросают».
20. Не пишите «заранее спасибо»
Эта фраза раздражает получателя. Кажется, что это слова вежливости, но на самом деле они говорят: «Я тебя уже поблагодарил, значит, ты обязан все сделать».
21. Критикуйте прямо
Высказывайте свои претензии коллегам без фраз типа «сразу видно, что вы писали это ночью».
22. Не «пинайте» собеседника
Если человек должен выполнить какое-то задание, не стоит ему постоянно об этом напоминать. Волнуетесь, что он не успеет к дедлайну? Так и напишите: «Привет, волнуюсь по поводу презентации на среду. Дай знать, если могу чем-то помочь».
23. Признавайте проблемы
В случае нелепой ситуации с коллегами или клиентами не делайте вид, что все нормально. Напишите как есть: «Ребята, дурацкая ситуация произошла. Прошу прощения». И предложите план выхода из нее.
24. Не пишите на эмоциях
Под влиянием сильным чувств вы думаете, что сможете доходчиво объяснить причину своего гнева собеседнику. На самом деле, вы только усугубите ситуацию.
Когда эмоций слишком много, нужно взять паузу, собраться с мыслями и написать письмо позже.
25. Холодные письма — в спокойном тоне
Пишите, как незнакомому человеку. Не переходите на «ты» и не заигрывайте с адресатом, отбрасывайте любой креатив. Просто представьтесь и изложите свое предложение максимально коротко.
26. На вакансию откликайтесь по пунктам
В тексте вакансии обычно указывают требования к кандидату. Отвечайте в той же очередности. Не обманывайте, если чего-то не умеете, а делайте акцент на том, что быстро учитесь новому.
Хватит писать «Доброго времени суток»! Чем заменить вредные штампы
5 ошибок деловой переписки: как написать деловое письмо вежливо
Максим Ильяхов главред
Людмила Сарычева редактор, журналист
Как безнадежно испортить деловое письмо? На какой электронный адрес, указанный в деловой переписке, вам вряд ли ответят? Как представляться, если вы пишете адресату впервые? Для тех, кто хочет улучшить свой стиль, а заодно и отношения с коллегами — советы из книги «Новые правила деловой переписки».
Внимание к имени
В деловой переписке не так много смертельных ошибок, почти всё можно исправить заботливыми переговорами. Но ошибка с именем. Она показывает невнимательность к собеседнику. Вот частые проблемы с именами.
Фамилия похожа на имя, легко перепутать — Сергей Борисов, Иван Ильин, Ольга Надеева, Максим Ильяхов.
Похожие друг на друга имена — Люда и Люба, Мария и Марина, Коля и Толя, Олеся и Алеся, Алексей и Александр.
Разные варианты имени — Ксения и Оксана; Вячеслав и Святослав; Ася и Настя. Наталиям не нравится, когда их называют Натальями.
Людей с такими именами постоянно называют неправильно. Каждый день кто-нибудь назовет Максима Ильей, а Люду — Любой. Один раз это может быть нестрашно, но этих людей так называют каждый день.
Поэтому, если представились Оксаной, — называть Оксаной, а не Ксенией. Если Александром — писать полное имя, не переходить на Сашу. Если общаемся впервые — писать имя из визитки или сайта. Если имя непонятно, — лучше спросить, чем краснеть: «Здравствуйте! Я нашла вас в фейсбуке, но не уверена, как правильно к вам обращаться. Подскажите, пожалуйста».
Бывают люди с необычными именами: например, Маргарет. Неважно, почему у нее такое имя. Важно, что Маргарет — это не Марго, не Рита, не Маргарита. Если она захочет, чтобы мы ее так называли, она нам скажет. До тех пор — она Маргарет.
Спасибо отдельным письмом
Благодарить коллег — хорошо. Но если написать в письме одно слово «спасибо», то мы нагрузим коллегу лишней работой: придется увидеть письмо в ящике, открыть, закрыть, удалить. Вместо благодарности получается лишняя работа.
Если очень хочется поблагодарить коллегу, лучше сделать это лично, с улыбкой. Если лично не получается, а поблагодарить очень хочется, есть смысл добавить в письмо дополнительные материалы или подарок.
В примере сверху лучший вариант — просто не писать последнее письмо со «спасибо». Но возьмем другую ситуацию: вы — управляющий ресторана, и знакомый бесплатно проконсультировал вас по рабочему вопросу. Хорошая благодарность может быть такой:
«Женя, спасибо! Ты очень выручил. Прими в знак благодарности нашего курьера с подарком. Я попросил его оставить коробку с подарком у вас в приемной на твое имя».
«Женя, спасибо! Ты очень выручил. Если потребуется любая помощь по организации мероприятия или банкета, я буду рад сделать хорошую скидку».
Конечно, это необязательно: когда нам готовы помочь бескорыстно, никто не ждет взамен подарков. Но, если это сделать, человеку будет приятно.
Единственное, на что стоит обратить внимание, — чтобы читателю было удобно воспользоваться подарком. Если придется ловить курьера в неудобное время — это так себе. Или промокод на скидку 500 при покупке от 10 тысяч — тоже слабый подарочек. Хуже только промокод на прыжок с парашютом, ради которого нужно в пять утра в воскресенье ехать на электричке, еще и доплачивать за парашют.
Как представляться
Ваше имя уже указано в заголовке письма, поэтому чисто технически представляться в самом тексте избыточно. Но мы привыкли, что при знакомстве человек называет свое имя. Поэтому в письме незнакомому человеку не грех представиться прямо в тексте.
В этом примере Михаил сделал хорошую вещь: объяснил, чем он занимается и как его запрос связан с работой получателя Виктора. С первых строк понятны их точки пересечения.
Что еще можно делать в приветствии-знакомстве:
В двух словах рассказать, чем занимается компания, если она малоизвестная. Но не уходить в рекламу, потому что тогда от письма будет ощущение спама.
Расшифровать термины и сокращения, которые могут быть неясны читателю. Например, если компания занимается CPA-маркетингом, можно объяснить, что это реклама с оплатой за фактические покупки (наверное, так).
Если мы откликаемся на вакансию, можно обозначить свой возраст — ведь ищут не только функцию, ищут еще и человека. Но, например, семейное положение в деловом письме обозначать будет, скорее всего, неуместно.
Иногда бывает, что люди указывают в имени отправителя что-то. странное. То ли творческий псевдоним, то ли дружескую кличку, то ли. мы не знаем:
KoKeTochka555
Barbara Brightside
Король Танцпола
Alex M.
Нет ничего плохого в том, чтобы придумать себе звучное имя и его продвигать. Но тогда нужно быть последовательным и помочь получателю правильно к вам обращаться. Если во входящих вы Барбара, то в самом письме должно быть так же.
| Запутали | Понятно |
| От кого: Barbara Brightside Здравствуйте! Меня зовут Варвара, я представляю компанию «Кураж». Barbara Brightside +7 964 957-23-11 | От кого: Barbara Peters Здравствуйте! Меня зовут Барбара Питерс, я из компании. Барбара Питерс, менеджер +7 964 957-23-11 |
В примере слева непонятно, как получателю обращаться к отправителю в ответе: Barbara, Барбара или Варвара? Он оказывается в неловкой ситуации. А если он позвонит в компанию?
— Здравствуйте! А можно Варвару пригласить?
— Какую Варвару? У нас их две.
— Ну, которая Брайтсайд. Брайсиде? Я не знаю.
Лучшее решение — писать так, чтобы получателю было удобно ответить, позвонить или рассказать о вас другим.
Отсюда правило: имя лучше писать на языке получателя. Если переписываетесь с русскоговорящими — пишите на русском. А если вы из международной корпорации и отправляете письма англоязычным коллегам — на английском.
Неплохая идея — адаптировать сложнопроизносимые российские имена для англоязычного читателя.
Один из признаков слишком официального общения — представляться фамилией вперед: Наумова Инна, Скрябов Родислав. В обычной жизни мы говорим просто «Меня зовут Инна» или «Я Родислав». Никому не придет в голову представляться по фамилии: «Меня зовут Наумова». Полное имя в формате «Сарычева Людмила Андреевна» подходит для договора на ипотечный кредит, а в простом человеческом общении лучше снижать градус официоза.
Представляться нужно так, как вам было бы приятно, чтобы вас называли. Иногда это не соответствует общепринятой форме имени. Например, если бы Артему было приятно, чтобы его называли Артемием (ну, мало ли. ), он бы просто должен был так везде представляться:
От: Артемий Соколов
Здравствуйте, Игорь! Меня зовут Артемий, пишу вам по поводу.
.
Артемий.
Адрес почты
Это кажется ерундой, а на деле адрес тоже может быть удобным или неудобным. В идеале адрес должен содержать имя и фамилию:
Необычный адрес может создать неверное впечатление о человеке:
Нотариус konfetka1957@mail.ru — разбитная женщина в возрасте
Дизайнер wintermood@gmail.com — меланхоличная особа
Соискатель crazysexymotherfucker@mail.ru — закомплексованный юноша, плохо владеющий сетевым этикетом
Программист 1337sk1llz4lulz@gmail.com — хакер?
Словечки и нейтральный тон
В деловой переписке встречаются фразы, которые одним кажутся нормальными, а других раздражают:
Доброго времени суток!
Коллеги!
Народ!
Девочки!
Я вас услышал
Заранее спасибо
Нижайше прошу
Просьба принять к сведению
Успехов в делах!
Искренне ваш
Плизики
Пасипки
Спасибо за внимание
Прошу рассмотреть возможность
Будьте добры
В самих фразах нет ничего плохого, когда они сказаны с уважением к получателю. Но часто не так. Часто люди используют их, чтобы замаскировать раздражение.
И вот каждый день читатели получают с десяток, мягко говоря, недружелюбных писем, щедро пересыпанных «коллегами», «примите к сведению» и «я вас услышал». Как они будут реагировать на эти слова в обычной жизни?
Лучше избегать слов, на которые налипли такие ассоциации. Если мы знаем, что наших коллег колотит от обращения «коллеги», лучше не испытывать судьбу — даже если нам кажется, что слово совершенно нормальное.
Чтобы не нарваться на потенциально взрывоопасные словечки, мы советуем сохранять нейтральную тональность.
| Взрывоопасно | Нейтрально |
| Доброго времени суток! | Здравствуйте! |
| С уважением, Дмитрий | Дмитрий |
| Прошу принять во внимание | Обратите внимание. |
| Заранее спасибо | Не надо благодарить заранее |
| Удалось посмотреть договор? | Какой план с договором? |
| Коллеги! Народ! | Анна, Сергей, Дмитрий! |
| Уважаемый Артем! | Артем! |
| Нижайше прошу прощения | Простите меня |
| Приглашаю Вас выступить | Приглашаю вас выступить |
Уважение проявляется в подаче и подходе, а не в словах. Когда собеседник нас уважает, он не давит, не держит нас за идиотов, не передразнивает, не включает пассивную агрессию. Он относится к нам как к равному и учитывает наши интересы.
Конечно же, важны не слова, а намерение. Вот пример письма, в котором есть все эти словечки.
Доброго времени суток, уважаемые коллеги!
В пятницу в офисе будет генеральная уборка. Нам придется на этот день переместиться в переговорки и соседние отделы.
Это неудобно, но большая просьба отнестись с пониманием.
Чтобы расселение прошло максимально безболезненно, я забронировала пять переговорок на 2–6 человек и составила списки, кого куда рассадить. Исходила из того, кто с кем работает, чтобы не получилось, что вы работаете вместе, а сидите на разных этажах. Для тех, кто работает в одиночку, я нашла места в соседних отделах и договорилась, что вам освободят столы.
Прикрепляю списки, кто где работает в пятницу. Убедительная просьба ознакомиться и сообщить мне, если нужны перестановки.
Я обо всем позабочусь. Заранее благодарю за понимание!
Ваша офисная фея Оля.
Письмо Оли заботливое: видно, что она качественно делает свою работу, чтобы коллегам было удобно. Оля может добавить еще десять раздражающих слов в такое письмо, но оно останется хорошим, потому что ее намерение важнее слов.
В то же время никто не мешает улучшить письмо на уровне слов с помощью нейтрального тона.
В пятницу в офисе будет генеральная уборка. Нам придется на этот день переместиться в переговорки и соседние отделы.
Это неудобно, но это надо пережить.
Чтобы расселение прошло легко, я забронировала пять переговорок на 2–6 человек и составила списки, кого куда рассадить. Исходила из того, кто с кем работает, чтобы не получилось, что вы работаете вместе, а сидите на разных этажах. Для тех, кто работает в одиночку, я нашла места в соседних отделах и договорилась, что вам освободят столы.
Списки, кто где работает в пятницу, прикрепляю. Посмотрите и скажите, если нужны перестановки, я всё организую.
По смыслу письмо не изменилось, но по тональности выиграло: стало более человечным. А Оля из романтичной особы превратилась в профессионала.
Ошибиться с нейтральным тоном невозможно. В нем нет ничего, что могло бы раздражать читателя. Это подходит большинству, меньшинству, конкретному получателю и группе. Нейтральный тон подходит неформалам и формалистам, подросткам и профессорам, боссам и подчиненным, шовинистам и феминистам, коллегам и клиентам. Если у нас добрые намерения, нейтральный тон не даст ошибиться в словах.