как правильно сделать запись о благодарности в трудовой книжке образец
Инструкция: благодарность с занесением в трудовую книжку
Запись в трудовой книжке о благодарности — это официальное подтверждение достижений и наград работника. Ее делают только после официального представления и приказа по организации.
Какие виды поощрений фиксируются в книжке
В раздел «Сведения о награждении» вносят следующие данные (п. 24 правил № 225 от 16.04.2003):
Книжки работников, особенно бюджетной сферы и госслужбы, часто содержат записи о поощрениях. Благодарность правовых последствий для работников не несет. Вот что дает благодарность в трудовой книжке:
Часть поощрений работников вводятся локальными нормативными актами и перечислены в Трудовом кодексе (ч. 1 ст. 191):
Запись о поощрении вносят в личную карточку работника и трудовую в случае ее ведения работодателем (ч. 2 ст. 2 ФЗ № 439 от 16.12.2019).
Основания для занесения
Основание и правило отражения любых поощрений в трудкнижке:
Пункты 24 и 25 правил ведения и хранения книжек (утверждены постановлением № 225 от 16.04.2003) уточняют, все ли благодарности вносятся в трудовую книжку: не все, только о поощрениях за успехи в работе (ч. 4 ст. 66 ТК). Например, благодарность главы города, если работник не является сотрудником городской администрации, вносить не следует. Ее нельзя рассматривать как оценку трудовых вложений в конкретной организации.
Порядок действий
Шаг 1. Составляется представление руководителя о поощрении работника. Оно готовится в произвольной форме, если иное не предусмотрено локальным актом организации (ч. 2 ст. 22 ТК).
Часто работников поощряют за общественную деятельность, например адрес, грамота, «спасибо» от исполнительных органов власти. На возникающий в этом случае практический вопрос кадровика о том, вносятся ли благодарственные письма в трудовую книжку, рекомендация однозначная — нет. Такие достижения и письма не считаются представлением для отражения в ТК. Они не связаны с исполнением основных профессиональных функций.
Шаг 2. Заполните приказ на основании представления руководителя отдела (иного структурного подразделения), в котором работает работник. Форма приказа утверждена постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004, но с 2013 года используется в рекомендательном формате.
Шаг 3. После подписания у руководителя (или другого уполномоченного им лица) ознакомьте работника с приказом под подпись.
Шаг 4. В течение недели на основании приказа отразите запись о благодарности в трудовую книжку (в случае ее ведения) (ч. 4 ст. 66 ТК РФ; ч. 2 ст. 2 ФЗ 439 от 16.12.2019, п. 4, 10 постановления правительства РФ № 225 от 16.04.2003)..
Как правильно оформить запись
Данные вносятся в специальный раздел «Сведения о награждении». Вот инструкция, как внести благодарность в трудовую книжку (разд. 4 инструкции по заполнению ТК):
Перечислим, какие благодарности заносятся в трудовую книжку и какие используют формулировки:
Заполнение раздела «Сведения о награждении»
Покажем, как выгладит образец благодарности с занесением в трудовую книжку к памятной дате и за реализацию молодежного проекта
Запись в трудовую о награждении благодарственным письмом — вариация благодарности или дополнение к ней. Такое письмо вышестоящей организации, как вид поощрения, работодатель вправе внести в трудовую книжку, если это предусмотрено во внутренних локальных актах — приказах министерств и ведомств, коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, уставе и положении о дисциплине и др. В качестве примера — приказ Министерства труда и социальной защиты № 104н от 19.02.2018. В разделе поощрений это выглядит так:
Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).
Как правильно сделать запись о благодарности в трудовой книжке образец
Сотрудник хорошо поработал и заслужил благодарственное письмо, запись в трудовую книжку. Образец такой поощрительной отметки в трудовой не имеет жёсткого шаблона. Подобная запись – не всегда пустая формальность, а может быть реальным отражением заслуг и искренним выражением заработанной благодарности. Выясним, как правильно делать записи о вынесенных сотрудникам благодарностях и каких ошибок следует избегать при этом.
Какие благодарности заносятся в трудовую книжку
При оформлении записи важно понимать:
Обычно выделяют следующие поводы для признательности за труд:
Правильное оформление
В первую очередь, сотруднику отдела кадров следует обратить внимание на то, что благодарность в трудовой книжке должна быть оформлена с соблюдением норм и правил, принятых в делопроизводстве. Касающихся как собственно порядка внесения записей, так и специфики канцелярского лексикона. Трудовая книжка – это официальный документ сотрудника. Соответственно, при внесении в неё отметок и записей необходимо учитывать существующие нормативы.
Каким должен быть формат занесения благодарности в трудовую книжку? Образец может быть следующим. Как правило, запись в трудовой сопровождают названием и датой соответствующего приказа. Также приводят причину награждения и его форму. Например:
| Приказом № _____ от (дата приказа) сотрудник (Ф.И.О.) за (в общем виде называют достижения и успехи) награждён (форма награды и/или поощрения).» |
Отметим, что при оформлении записи следует учитывать конкретные достижения сотрудника.
Кроме того, благодарность заносится в трудовую книжку и тогда, когда сотрудник за свои достижения параллельно был повышен в должности. Запись выглядит следующим образом:
| «Сотрудник (название организации, Ф.И.О.) принят на должность (ее название) в связи с (перечисляют в общем виде заслуги, побудившие руководство повысить работника).» |
Разумеется, сотрудник отдела кадров при составлении благодарственной формулировки ограничен рамками официального языка. Но при желании он может подобрать слова, которые и в официальном документе будут выглядеть искренне и тепло. Напомним, что при внесении благодарности в трудовую книжку образец подобной записи не имеет жестких ограничений со стороны закона.
Правила заполнения трудовых книжек приняты постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Последнее изменение заключается в том, что с 27 ноября 2016 года окончательно отменена обязанность проставлять на бланке книжки печать (если ее вообще нет).
Не исключено, что работнику отдела кадров стоит обсудить текст благодарственной записи с начальником, подписавшим приказ о поощрении сотрудника. Так нужно, чтобы отмеченный руководством работник получил запись, способную воодушевить его на дальнейшие достижения. Это может сыграть значительную роль в деле мотивации сотрудников.
Отдельный раздел
Если необходимо объявить благодарность с занесением в трудовую книжку, то учтите, что с 2003 года в этом бланке появился отдельный раздел. Кром того, при внесении сведений о поощрении обязательно пишут его причину. Указывают также и данные о награждениях, присвоении почётных званий.
В пункте «Сведения о поощрениях (награждениях)» указывают:
Далее показан наиболее лаконичный и допустимый образец занесения благодарности в трудовую книжку.
Тонкости терминологии
Заметим, что объявление благодарности с занесением в трудовую книжку – не единственный вариант поощрения, связанного с благодарностью. Следует учитывать и то, что существует практика объявления благодарности без внесения сведений о ней в трудовую книжку.
Сотрудник имеет право требовать от работодателя внесения сведений о своих достижениях в этот официальный документ, поэтому спорные вопросы лучше обсуждать заранее. Поэтому работник, отмеченный руководством за свои заслуги, всегда может поинтересоваться, заносится ли благодарность в трудовую книжку.
Следует отметить разницу между понятиями «награждение» и «поощрение» (см. таблицу).
| Поощрение | Награждение |
| Поощрением может быть вынесение благодарности, повышение по службе, выплата премии. | В отличие от поощрения награждение связано с вручением какого-либо отличительного знака. |
| Сотрудник, получивший благодарность с занесением в трудовую книжку, считается получившим именно поощрение. Награждением это не является. | Награждением является вручение диплома, грамоты, медали или другого знака отличия. |
Понимание различий между этими терминами позволяет кадровику помочь сотрудникам сориентироваться во всех тонкостях. И что важно для сохранения здорового психологического климата в коллективе – избежать возможных разочарований, связанных с неверным пониманием этой специфической терминологии.
Что даёт благодарность в трудовой книжке
Отметка о том, что сотрудник был отмечен руководством за свои достижения, в итоге может повлиять на карьерный рост, размер пенсии. А при смене места работы подобные записи порой играют решающую роль, если руководство выбирает будущего работника из числа нескольких кандидатур.
Кроме того, заслуживает внимания и психологический фактор. Мотивация сотрудников – одна из важнейших задач, стоящих перед руководителями. Работник, отмеченный благодарностью начальства, стремится и далее повышать производительность труда и улучшать результаты своей работы. Дух конкуренции побуждает его коллег работать лучше, чтобы так же получить заслуженное поощрение и быть отмеченными за свои успехи.
Нужно ли вносить сведения о благодарности в трудовую книжку?
К нам обратился сотрудник, которому во время работы у нас была вручена благодарность Главы города. Просит внести в трудовую книжку.
1) Вносится ли эта запись?
2) Как ее внести? Что будет основанием – приказ или сама благодарность?
Если работнику вручена благодарность Главы города, ваша организация не обязана вносить в трудовую книжку сведения о данном награждении и издавать приказ по учреждению.
В соответствии с ч. 4 ст. 66 ТК РФ в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях за успехи в работе.
Пункты 24 и 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, конкретизируют это правило.
Так, в трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
— о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
— о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
— о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.
Благодарность Главы города не соответствует ни одному из перечисленных критериев. Благодарность Главы города не является государственной наградой и не связана с осуществлением трудовой деятельности.
В Решении Пермского краевого суда от 17.09.2010 по делу N 3-166-2010 (Определением Верховного Суда РФ от 01.12.2010 N 44-Г10-49 Решение оставлено без изменения) косвенно указано, что Почетная грамота губернатора субъекта РФ и Благодарственное письмо губернатора субъекта РФ не относятся к государственным наградам, в том числе к почетным званиям, сведения о награждении которыми вносятся в трудовую книжку и личное дело поощренных лиц.
Таким образом, учитывая изложенное, считаем, что, если вашему работнику объявлена благодарность Главы города, организация не обязана вносить в трудовую книжку сведения о данном награждении и издавать приказ по учреждению.
