как правильно ставить номера договоров
Как ставить номера документов, чтобы не запутаться
Если работать без бухгалтера, рано или поздно можно запутаться в номерах документов. Можно завести тетрадочку и вычеркивать использованные номера, а можно прочитать эту статью и сделать по-другому.
Номера счетов можно ставить как угодно
За номера счетов можно не переживать, ведь по сути счет — это не документ, а только намерение одной компании передать деньги другой компании. Номера счетов могут быть любыми: сегодня №1, а завтра №114.
Если так получится, что номер счета повторится, ничего не произойдет: Росномернадзора у нас нет, максимум партнер подумает, что компания не очень аккуратна с документами, а то и вовсе не заметит.
За номерами остальных документов нужно следить
А вот за номерами актов, договоров, накладных, счетов-фактур нужно смотреть. Эти и другие важные документы требуют сквозной нумерации — так называют нумерацию, которая начинается каждый год сначала и идет по порядку.
Если этого не делать, налоговая проверка заметит и скажет, что вы нарушили правила ведения бухгалтерского учета, а это административное и налоговое правонарушение. Я не знаю ни одного случая, когда за это наказывали, но всё же лучше не рисковать. Да и работать легче, когда в документах порядок.
Как нумеровать документы
Самый простой способ — автоматическая нумерация. Такая есть, например, в 1С, с которой работают бухгалтеры. Если у вас небольшая компания и 1C нет, можно использовать программу «Бизнес-пак». Это бесплатная программа, которая автоматически следит за нумерацией, подтягивает ваши реквизиты и реквизиты других компаний и делает еще много чего полезного.
Если программа вам не нужна, есть старый добрый эксель. Можно завести таблицу и в нее записывать, какой документ, с каким номером, от какой даты и по какому контрагенту. Это поможет упорядочить работу с документами.
А вот если и с экселем возиться не хочется, можно завести ту самую тетрадочку, там помечать, какой последний номер использовали, и брать следующий.
А если совсем всё надоело, можно просто ставить дату вместо номера. Например, счет от 23 января 2020 года. Если таких счетов в день несколько, ставьте еще и время. Вот так: 23.01.2020-17.14. Тогда точно не запутаетесь.
О нумерации трудовых договоров и допсоглашений
Ведомство указало: работодатель сам может определять порядок нумерации трудовых договоров и соглашений к ним в своих локальных актах.
Номер трудового договора можно сложить из собственного номера и цифр, обозначающих год его заключения. Например, первый договор в январе 2020 года будет с номером 1-20/01.
Допсоглашение к каждому трудовому договору можно нумеровать, начиная с N 1.
Вопрос: Обязательно ли организация должна нумеровать трудовые договоры? Нужно ли отдельно нумеровать дополнительные соглашения к ним? Существуют ли обязательные требования к такой системе нумерации, или организация вправе разработать ее самостоятельно? Из каких цифр (букв) должны состоять номера трудового договора и допсоглашения к нему?
Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 28 апреля 2020 г. N 14-2/В-519
Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации рассмотрел письмо от 23 марта 2020 г. по вопросам применения норм трудового законодательства и сообщает.
В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в письме от 23 марта 2020 г., не является разъяснением и нормативным правовым актом.
Статьей 57 регламентировано содержание трудового договора.
Номер трудового договора не относится к обязательным сведениям, предусмотренным статьей 57 Кодекса. Вместе с тем унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1, предусматривали нумерацию трудовых договоров.
Действующими нормативными правовыми актами не регламентирована процедура нумерации трудовых договоров, основным смыслом которой являются упорядочение договоров с точки зрения надлежащего делопроизводства и идентификация договоров.
Как правило, на практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, обозначающих год его заключения. Например, трудовому договору, заключенному в январе 2020 г., может быть присвоен номер 1-20/01.
Дополнительное соглашение к трудовому договору, как правило, имеет нумерацию, начинающуюся с N 1, к каждому трудовому договору.
Конкретный порядок нумерации трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам может быть установлен локальным нормативным актом работодателя.
Нужно ли и как нумеровать трудовые договоры?
Нумерация трудовых договоров целесообразна.
Вообще, номер трудового договора, согласно ст. 57 ТК РФ, не относится к его обязательным реквизитам. Другими НПА процедура нумерации тоже не регламентирована. Поэтому трудовые договоры «б/н» — это не нарушение. Вместе с тем нумерация имеет смысл, поскольку позволяет упорядочить документы, облегчает их идентификацию, а значит, и ведение делопроизводства в целом.
Что касается формата номера, он может быть любым и включать любые знаки и символы. Например, состоять из порядкового номера договора с указанием месяца и года его заключения: № 2/05-2020. Можно также вводить буквенные индексы, что удобно, когда, к примеру, требуется разграничить нумерацию по подразделениям. Здесь, как говорится, полная свобода творчества.
Рекомендуется нумеровать и дополнительные соглашения к трудовым договорам. Они, как правило, имеют нумерацию, начинающуюся с № 1, к каждому трудовому договору.
Конкретный порядок нумерации трудовых договоров и допсоглашений к ним может быть установлен локальным нормативным актом работодателя.
Это отмечает Минтруд в письмах от 28.04.2020 № 14-2/В-519, от 21.03.2018 № 14-2/В-191.
Больше полезной информации об оформлении трудовых договоров вы найдете в нашей специальной рубрике.
Также рекомендуем подборку форм по трудовым договорам от КонсультантПлюс. В ней вы найдете образцы трудовых договоров от экспертов К+ на разные случаи жизни. Получите бесплатный демо-доступ к системе и переходите к подборке и другим материалам от экспертов К+.
Новый гост для оформления документов
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.
Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.
Мы прочитали его весь — вот главное.
Как составлять документы по госту
Вот несколько советов из стандарта:
Зачем гост для документов
У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.
Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.
Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.
Когда документ на нескольких страницах
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.
Шрифты — бесплатные
Шрифты рекомендуют такие:
Или похожие по начертанию и размеру.
В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.
Отступы и интервалы
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
Минимальные поля для всех документов:
Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.
Выравнивание — по ширине
Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.
Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.
Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.
От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса
Реквизиты документа
Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:
Минтруд России: нумерация трудовых договоров необязательна
 |
| depositedhar / Depositphotos.com |
Номер трудового договора не относится к обязательным сведениям, предусмотренным ст. 57 Трудового кодекса. Действующими нормативными правовыми актами процедура нумерации трудовых договоров не регламентирована. Так специалисты Минтруда России ответили на вопрос об обязательности нумерации трудовых договоров и требованиях к ней (письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 28 апреля 2020 г. № 14-2/В-519).
Тем не менее, некоторые советы чиновники все же дали. В письме отмечается, что, как правило, на практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственно номера договора и цифр, обозначающих год его заключения. Например, трудовому договору, заключенному в январе 2020 г., может быть присвоен номер 1-20/01. Дополнительные соглашения к трудовому договору, как правило, имеют нумерацию, начинающуюся с № 1, к каждому трудовому договору.
Конкретный порядок нумерации трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам может быть установлен локальным нормативным актом работодателя.
Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться