как правильно вести базу клиентов в excel образец

CRM в Excel и Гугл таблицах: оно того стоит?

Микробизнесы комфортно ведут дела в Excel, а со временем переходят на полноценную CRM. Однако некоторые компании остаются верны таблицам и мирятся с их ограничениями. Разберемся, почему Excel так популярен и когда он перестает справляться со своими задачами.

Когда продвигают CRM, работу в Гугл таблицах и Excel представляют как антипример. При этом они полезны частным специалистам или начинающим бизнесменам. Разберемся, когда работа в таблицах помогает, а когда тормозит развитие бизнеса.

Почему Excel используют для замены CRM

CRM сохраняет информацию о клиентах, чтобы бизнес автоматизировал продажи, маркетинг и лучше взаимодействовал с клиентами. На первый взгляд, Гугл таблицы отлично справляются с этой задачей. Они бесплатные, гибкие в настройке, поддерживают автоматизацию и даже позволяют настроить отчетность.

CRM в Excel может выглядеть так:

Изображение burgerdata.com

Однако компания может инвестировать в настройку таблиц чуть больше времени и получится так:

Вариант CRM в Excel и Гугл таблицах. Сделали сами за 15 минут

Сам Google предоставляет шаблоны со статистикой. Осталось связать их с другими таблицами.

Стандартный шаблон Google sheets для отображения статистики продаж

При сноровке, в таблицах настраивается сквозная аналитика, e-mail-рассылка и другие функции. Большинство функций не нужно прописывать самостоятельно — они опубликованы в маркете расширений.

Бесплатные расширения для Google таблиц

Функциональность CRM на базе таблиц ограничивается навыками специалистов, которые ее настраивают. Однако Excel — популярный и задокументированный продукт. На любой запрос наверняка найдется готовый ответ на тематическом форуме.

Вероятно, у вас сложилось мнение, что CRM в Excel и Гугл таблицах — отличное решение для малого и среднего бизнеса. Действительно, на раннем этапе таблицы могут закрыть потребности компании в автоматизации. При этом на каждое достоинство Excel найдется существенное «но».

Эксель привлекает простотой и гибкостью, чем негласно заслужил звание «народного» заменителя CRM. Словно «заменитель» здесь не просто так. Все функции CRM таблицы выполняют либо хуже, либо с ограничениями.

Хотите увеличить прибыль компании? Начните пользоваться Контур.CRM

Настраиваем Контур.CRM под процессы компании и помогаем внедрить систему в бизнес.

Плюсы и минусы работы в таблицах

Google sheets не разрабатывались как CRM-система, поэтому они проигрывают в сравнении со специализированными программами.

Закрепим преимущества Гугл таблиц: это бесплатно, работает на любом компьютере и настраивается под запросы компании. А какие есть недостатки?

 Ошибки. По информации Google, 88% используемых таблиц содержат ошибки: как явные, так и скрытые. Это касается формул и скриптов, автоматизирующих рутину. Возможно, сейчас таблица работает без нареканий, но стоит добавить ячейку и все подсчеты «сломаются».

 Требовательность к исполнителю. CRM в Excel и Гугл таблицах крайне чувствительны к человеческому фактору. Данные из ячейки удаляются по невнимательности или содержание скрывается из-за некорректного фильтра — это самые безобидные проблемы, которые могут произойти. Помимо этого копятся дубли, сбивается форматирование, менеджеры тратят время на вечное исправление красных ячеек. Последний пункт войдет в рутину.

 Низкая прозрачность процессов. Руководитель увидит только то, что заполнили менеджеры. Технически, он может отследить время ввода данных, но это требует времени. Стоит учесть: каждое изменение сохраняется отдельно. Чтобы найти дату ввода конкретной ячейки, придется пересмотреть сотни строчек с историей. В итоге руководителю приходится заниматься микроменеджментом, а не работой над развитием бизнеса.

 Обманчивое удобство. CRM в Excel и Гугл таблицах кажется удобным решением, пока клиентская база не разрослась до 30 наименований. И это не вопрос настройки визуализации. Допустим, менеджеру звонит клиент и спрашивает, когда ему ждать доставку. Чтобы проверить статус, менеджеру придется найти клиента в табличке, просмотреть все связанные ячейки и найти трек-код.

 Безопасность. В таблицах не предусмотрели возможности по продвинутому ограничению прав доступа. Если пользователю разрешено редактировать таблицу, значит, он волен делать что угодно. В худшем случае базы могут скопировать.

Помимо перечисленных недостатков, есть функции, которые недоступны CRM в Excel и Гугл таблицах. Это автозаполнение задач, интеграции с телефонией и другими сервисами, менеджер задач, контроль исполнения поручений, продвинутой сегментации клиентов.

Google sheets — оптимальный вариант для старта, но со временем бизнес из него вырастает, ошибки становятся все критичнее, а ручное заполнение требует больше времени.

Таблицы против CRM

Разберем функции, которые предоставляют таблицы и CRM.

При всем уважении к Google doc и Эксель, они создавались не для автоматизации продаж. CRM на их базе — не более, чем оцифровка записной книжки.

Что выбрать?

Начинающим бизнесам и частным экспертам хватит функционала Гугл таблиц. Конечно, для начала их придется грамотно настроить.

Допустим, в торговом центре магазин островного типа. Ему будет достаточно таблиц, чтобы фиксировать продажи, ожидания покупателей и их решения. Компании с отделом продаж уже нужна CRM — так менеджеры будут заняты работой, а не обновлением ячеек.

Если вы представляете средний бизнес, присмотритесь к Контур.CRM. Это технологичная система, которая работает бесперебойно и быстро, экономя время менеджеров продаж для общения с клиентами. Внедрением занимаются разработчики Контура. Это гарантирует качество работы и позволяет сделать доработки под заказчика после анализа его бизнес-процессов.

Настроим Контур.CRM под задачи вашего бизнеса. Оставьте заявку — расскажем, как увеличить прибыль.

Источник

Как создать и вести базу клиентов в программе Excel?

За 2-3 года работы у Вас может накопиться несколько десятков постоянных клиентов и заказчиков, кому нужны Ваши услуги время от времени. Кроме них, накопится огромное количество заказчиков, которые обращались за услугами 1-2 раза, и в идеале с ними необходимо поддерживать контакт и постараться перевести в категорию постоянных клиентов.

Решить эти задачи можно при помощи ведения базы клиентов. Для этого существуют различные CRM, но как правило, они платные. Бесплатный вариант – создать и вести базу клиентов в Excel. Давайте посмотрим, как может формироваться база клиентов в данной программе.

База клиентов в Excel (простой вариант)

Специально для фрилансеров мы сделали бесплатную программу для ведения базы клиентов в Excel. В принципе, она универсальна и при небольшой адаптации может использоваться в торговых или сервисных компаниях с небольшим числом клиентов. Ниже будут комментарии, как с ней работать.

Лист «Мои услуги» – представляет список, в который можно включить до 10 услуг. Услуги из этого списка Вы сможете выбрать при добавлении информации о клиенте в базу данных.

Лист «Клиенты» – база клиентов, с которыми Вы работаете или работали. База включает следующую информацию:

По каждому полю список клиентов можно сортировать. Например, сделать сортировку по типам заказываемых услуг, чтобы понять, кто из клиентов покупает «копирайтинг» и сделать им специальное предложение на написание текстов (если Вы решили сделать таковое).

При желании количество полей в базе клиентов в Excel можно дополнять, но на мой взгляд, слишком перегружать таблицу не стоит.

Как работать с простой базой клиентов в Excel?

База клиентов в Excel (расширенный вариант)

В расширенном варианте базы у каждого клиента можно указать дополнительные сведения:

В расширенной базе имеется функция отслеживания клиентов, которым нужно напомнить о своих услугах. Если у активного клиента с момента последнего заказа прошло более 6 месяцев, в столбике «Пора звонить» ячейка станет красной. В примере выше Вы можете увидеть такую ячейку у клиента №1. В этом случае рекомендую написать клиенту и напомнить о себе.

Если Вы получили новый заказ от такого клиента, укажите дату нового заказ в столбике «Дата последнего заказа». Если клиент ничего не ответит, переводите его в не активный статус. По не активным клиентам система не делает напоминаний.

Резюме

Программа Excel позволяет создать еще более сложные и интересные базы клиентов. В наших примерах достаточно простые варианты, но именно из-за простоты они позволяют не тратить много времени на ведение базы клиентов, а с другой – помогают поддерживать отношения с клиентами и получать больше заказов.

Если у Вас есть предложения по доработке шаблонов, представленных в статье, пишите в комментариях.

Дополнительные материалы

Что такое CRM-система?
Обзор бесплатных и платных CRM, помогающих вести проекты и отслеживать важные задачи.

Как планировать рабочее время и вести учет дел в Excel?
Бесплатная программа в Excel, которая поможет вам привести дела в порядок.

Источник

Как создать базу клиентов в программе Excel

Доброго здоровья, уважаемый читатель журнала «Web4job.ru”! В этой статье мы поговорим о том, как создать базу клиентов в программе Excel, рассмотрим способы ведения базы данных и как работать с таблицами.

Как создать базу данных клиентов в программе Excel

Отработав во фрилансе определенный период времени, накапливается большое количество заказчиков, тех, с кем вы работали ранее или продолжаете работать до сих пор.
В числе клиентов имеются те, кто обращался к вам за оказанием услуг по одному или по два раза. Хочется, чтобы они остались в числе постоянных.

Для анализа своей работы можно вести базу данных клиентов посредством разных программ, но, чтобы за них не платить, можно разработать ее самостоятельно
в программе Excel.

Вести можно простым способом и сложным, т.е. с большим количеством граф, строк и функций.

Простой способ ведения базы данных

Можно разработать таблицу в форме, которая будет удобна вам.

В лист «Услуги» включать все услуги, предоставляемые вами клиенту, объединять их примерно по 10 видов и переносить в таблицу.

В лист «Мои клиенты» включить всех клиентов, с которыми вы работали. Он включает данные, указанные в таблице.

По количеству первой графы No п/п вы будете видеть, сколько у вас было клиентов.

Во вторую графу можно включать ФИО клиента или наименование организации.

В графе «вид услуги» указывается основной вид заказа, в случае, если их несколько, оставшиеся расписать в графе «Примечание».
В этой графе описываются пожелания или предложения клиента.

Графа «Дата первого заказа» показывает, с какого времени вы с ним сотрудничаете.

Графа «Дата последнего заказа» дает возможность проследить, когда был последний заказ.

Перечень можно отсортировать по любому значению. Например, отсортировав по виду услуги, можно определить, какие виды более востребованы.
И заказчикам, покупающим уникальные статьи по копирайтингу, сделать предложение о написании таких статей.

В таблицу можно дополнять и другие графы, если это потребуется.

Как работать с простой базой

Расширенный способ ведения базы данных

При этом способе ведения базы данных для каждого заказчика имеется возможность выделить дополнительные сведения.

В случае, если клиент не проявлял себя более полугода, ему нужно позвонить.
Получив от него новый заказ, надо указать новую дату, если заказов нет, перевести его в статус «не активный».

Посмотрим видео Как создать базу клиентов в программе Excel

Как сделать и вести базу клиентов в Excel

Создание и работа с клиентской базой

Создание таблицы базы данных

Заключение

В этой статье мы рассмотрели тему Как создать базу клиентов в программе Excel, способы ее ведения и как работать с таблицами.

Надеюсь, статья оказалась полезной. Если возникли вопросы, можете задать их через форму комментариев под этой статьей.

Также буду признательна, если поделитесь статьей со своими друзьями в социальных сетях.

Источник

Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами

Многие пользователи активно применяют Excel для генерирования отчетов, их последующей редакции. Для удобного просмотра информации и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программой.

Внешний вид рабочей области программы – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строки и столбцы. Несмотря на то что стандартный пакет MS Office имеет отдельное приложение для создания и ведения баз данных – Microsoft Access, пользователи активно используют Microsoft Excel для этих же целей. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; систематизировать и структурировать информацию.

Структура базы данных – таблица Excel

База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?

Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.

Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.

Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.

Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.

Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.

Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задача – сформировать клиентскую БД. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.

Как создать базу данных клиентов в Excel:

Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.

Как вести базу клиентов в Excel

Чтобы упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».

Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.

Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.

БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:

Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.

В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:

Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.

Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам нужно оставить в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.

Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.

Готовые образцы шаблонов для ведения клиентской базы по сегментам.

Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.

Источник

Создание базы данных в Excel

Создание простой базы данных на рабочем листе Excel. Использование раскрывающихся списков для ввода данных. Файл с примером для скачивания.

Создание базы данных в Excel

Колонки в базах данных называются полями, а строки — записями. В первую строку чистого листа рабочей книги записываем наименования полей. Если в вашем наборе данных в первое поле записывается дата, то лучше сразу этому полю задать соответствующий формат. Выделите первый столбец, выберите в контекстном меню «Формат ячеек …» и задайте ему необходимый формат даты. Кроме того, очень неплохо будет организовать автоматическую запись текущей даты в первом поле каждой новой записи. В графах создаваемой базы данных с денежными суммами устанавливаем числовой формат с двумя знаками после запятой. В остальных полях можно оставить общий формат.

В справке по Excel рекомендуется выделять наименования полей жирным шрифтом и курсивом, чтобы программа могла самостоятельно их распознавать и отличать от записей. Для наименования полей используем только отдельные, не объединенные, ячейки, чтобы можно было удобно использовать автофильтр для отбора записей и, при желании, автоформу. Я автоформу никогда не использую, так как меня в таблице Excel больше всего привлекает наглядность, когда можно видеть сразу некоторый диапазон записей, а не только одну строку, как в автоформе. Для внесения новой записи в базу данных Excel автоформу тоже не всегда удобно использовать, так как заполнение новой строки непосредственно в таблице можно организовать с помощью раскрывающихся списков, а похожие строки можно добавлять с помощью копирования и вставки, перезаписывая затем изменяемые показатели.

Как видно, для примера, я уже добавил в базу данных начальное сальдо. Еще, обязательно, нужно закрепить на экране первую строку (в Excel 2010 это: Вид — Закрепить области — Закрепить верхнюю строку). Затем выбираем первые три строки нашей таблицы и добавляем границы ячеек. Лист назовем «Касса».

Создание раскрывающихся списков

Списки для выбора значений мы создаем для полей «Торговая точка», «Вид прихода», «Вид расхода», «Получатель/плательщик». В моей базе данных «Получатель/плательщик» называется короче — «Субъект», и между полями «Дата» и «Торговая точка» есть поле «Фирма», где до 2 квартала 2012 года выбирал ИП или ООО.

Для создания раскрывающихся списков наименования нужных полей копируем на чистый лист этой же рабочей книги, который назовем «Списки». Под наименованиями полей записываем в виде списка нужные значения.

Чтобы эти диапазоны значений можно было добавить в формулу для выбора в раскрывающемся списке, им необходимо присвоить имена. Причем, создавать мы будем динамические именованные диапазоны, чтобы не приходилось каждый раз изменять диапазон в формуле выбора данных при добавлении нового значения. Для этого переходим на лист «Списки» и открываем окно создания имени (в Excel 2010 это: Формулы — Присвоить имя; свои файлы создавал в Excel 2000, но сейчас его структуру меню не помню). Записываем:
Имя: Торговая_точка_выбор,
Диапазон: =СМЕЩ(Списки!$A$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$A:$A)-1;1)

Нажимаем «ОК» и первый динамический диапазон создан. То же самое проделываем и для других диапазонов:

Имя: Вид_прихода_выбор
Диапазон: =СМЕЩ(Списки!$B$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$B:$B)-1;1)

Имя: Вид_расхода_выбор
Диапазон: =СМЕЩ(Списки!$C$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$C:$C)-1;1)

Имя: Получатель_плательщик_выбор
Диапазон: =СМЕЩ(Списки!$D$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$D:$D)-1;1)

Когда всем диапазонам со списками значений для выбора присвоены имена, переходим на лист «Касса» и создаем в ячейках соответствующих колонок раскрывающиеся списки. Для этого выбираем ячейку «B3» и открываем окно «Проверка вводимых значений» (в Excel 2010 это: Данные — Проверка данных — Проверка данных). На вкладке «Параметры» выбираем Тип данных: Список, а в Источник записываем: =Торговая_точка_выбор.

Для остальных полей базы данных, где будут у нас раскрывающиеся списки, тоже выбираем в Тип данных: Список, в Источник добавляем соответствующее колонке имя диапазона:

для «D3»: =Вид_прихода_выбор,
для «F3»: =Вид_расхода_выбор,
для «G3»: =Получатель_плательщик_выбор.

На этом в третьей строке нашей базы данных ячейки с раскрывающимися списками созданы. Далее, выделяем третью запись нашей таблицы и копируем ее протягиванием на нужное количество строк.

Внешний вид базы данных в Excel

Для внешнего оформления базы данных используйте цвета, которые вам нравятся. Я выделяю цветом строку с наименованиями полей, фон вне таблицы и те ячейки, в которые значения вставляются из раскрывающихся списков.

Когда наберется достаточно большое количество записей примените к таблице автофильтр, он поможет делать самые различные выборки из вашей базы данных без использования VBA.

Ну и раз уж это база данных для ведения кассы, в любую ячейку закрепленной строки, правее наименований полей, вставьте формулу: =СУММ(C:C)-СУММ(E:E), чтобы всегда видеть текущий остаток денег в кассе.

Скачать пример базы данных в Excel

В архиве для скачивания представлен мой файл базы данных в Excel с макросом для автоматической записи текущей даты. При выборе ячейки во втором столбце, если ячейка в первом столбце пустая, то в нее автоматически записывается текущая дата. Код для автоматической записи текущей даты был доработан, и, если вы хотите его использовать, скопируйте из статьи VBA Excel. Автоматическая запись текущей даты и времени, параграф «Окончательный вариант».

Источник