как правильно вести учет в магазине приход расход
Особенности ведения учета в продуктовом магазине
Грамотный бухгалтерский учет в продуктовом магазине нужен не только для добросовестного исполнения обязательств компании как налогоплательщика и отсутствия затрат на погашение пеней, штрафов. От него во многом зависит экономическая политика торгового учреждения.
Недостоверные данные учета искажают финансовую картину. В таких условиях возрастает риск принятия неэффективных и нерациональных управленческих решений.
Бухгалтерия продуктового магазина имеет немало особенностей. Рассмотрим некоторые из них детально.
Сочетание методов учета
Бухгалтерия торговых предприятий, как правило, требует сочетания методов учета. Если говорить о продовольственном магазине, на первый план выходит практика комбинирования аналитического и синтетического учетов. Последний предусматривает обобщение данных по результатам торговых операций. Аналитический учет служит для отражения детальной информации о товарах и операциях на бухгалтерских счетах.
По сути, сведения с аналитических счетов служат основой для последующего обобщения данных в рамках синтетического учета и с применением его принципов. Итоговые сведения указываются в бухгалтерской отчетности, отражают показатели деятельности торгового предприятия.
Бухучет в рознице
Продуктовый магазин реализует продукцию непосредственно потребителю. Такой вид деятельности классифицируется как розничная торговля. Функционирует магазин как стационарная торговая точка. Расчетно-кассовые операции в нем предусматривают оформление соответствующих документов (чеков).
Данные из первички, согласно требованиям действующего законодательства, отражаются в учете бухгалтерскими проводками. Они служат для учета ежедневного объема продаж, полученной выручки.
В продовольственном магазине синтетический учет ведется на счете 90. По его кредиту проходит цена реализации товаров с учетом НДС. По дебету – акцизы, размер НДС, расходы по организации торговой деятельности, расходы на закупку продукции. Ежемесячно бухгалтерия продовольственного магазина списывает расходы, высчитывает валовый доход от розничной торговли. Размеры списания, валового дохода определяются с учетом применяемых методов оценки товарных запасов. Оценка может выполняться по продажной цене или по цене закупочной.
Учет продаж и закупочные расценки
Специфика выполнения расчетов для бухгалтерской отчетности зависит от того, что принимается за учетную цену. Если закупочные расценки, то осуществляется сложение, вычитание товарной массы на начало, конец отчетного периода.
При этом следует отметить, что при продаже продуктов питания потребителям накладные с указанием закупочных расценок не оформляются. Закупочная стоимость не отражается и в кассовом чеке. Соответственно, бухгалтеру продовольственного магазина придется составлять соответствующую формулу для осуществления адекватных расчетов.
Для определения общей стоимости реализованных продуктов питания суммируется товарный остаток на начало месяца, поступившая в течение отчетного периода продукция. За расчетную единицу принимается учетная цена. Из полученного результата вычитается учетная цена остатка товарной массы на конец отчетного периода.
Определяются учетные цены поступающих товаров по входящей первичной документации. На ее основе осуществляется прием продуктов питания в магазин. Для определения товарных остатков на конец отчетного периода проводится инвентаризация. Важный момент: товарный остаток на конец текущего периода должен соответствовать товарному остатку на начало следующего. Пренебрежение проведением ежемесячной инвентаризации является грубым нарушением правил ведения учета на предприятии розничной торговли. Ошибки в инвентаризации ведут к искажению данных в учете и бухгалтерской отчетности. Чем чревато последнее, говорить излишне.
Учет продаж и розничные расценки
Учет продаж по розничным расценкам проще описанного выше. В большинстве магазинов он компьютеризирован. Современные учетные системы заметно облегчают работу бухгалтеру продовольственного магазина. А применение штрихкодирования продукции и считывающих устройств позволяет максимально автоматизировать основные операции учета.
Данные о каждом товаре при приеме на склад магазина вносятся в электронную базу. При продаже на кассе информация о продукции снова считывается специальным устройством, в базу вносятся соответствующие изменения. Данные по общей дневной выручке бухгалтер получает из итогового чека.
Учет по розничным расценкам ведется на счете 90. Бухгалтерия продовольственного магазина ежедневно делает ряд проводок. Касса организации отражается на специальном субсчете к счету 50. На счете 90 на соответствующих субсчетах отражаются себестоимость продаж и выручка. Также для учета операций используется счет 41 «Товары». Особое внимание бухгалтеру продовольственного магазина с автоматизированным учетом рекомендуется обращать на то, совпадают суммы соответствующих проводок или нет. Ошибки чреваты искажением финансовых результатов деятельности торговой точки за отчетный период.
Если все проводки выполнены грамотно, все данные отмечены в электронной базе, можно рассчитывать на объективное отражение продаж за месяц, а также проводить списание товарных остатков. Последнее осуществляется материально ответственными лицами.
Важный момент: бухгалтер должен закрыть текущий отчетный период, прежде чем оформлять новые документы. Для этого сначала составляется предварительный баланс. Закрытие проводок при этом не осуществляется. По балансу сопоставляется дебетовый, кредитовый оборот по счету 90. Если конечные суммы совпадают, можно приступать к расчету себестоимости товарной массы, согласно правилам бухгалтерского учета, а также к списанию товаров на реализацию, списанию торговой наценки на проданные товары.
Автоматизация учета
Эффективную розничную торговлю продовольственными товарами сложно представить без автоматизированного учета. Он позволяет оптимизировать решение текущих бухгалтерских задач. Так, например, в магазинах, где установлены системы автоматизации, при сдаче выручки инкассаторам, в конце рабочего дня делается автоматическая запись учета. То же самое происходит при использовании функции «красное сторно» при ежемесячном списании товаров, торговой наценки в продуктовом магазине.
Автоматизация в розничной торговле позволяет эффективнее контролировать реализацию продукции, сокращать торговые издержки. Применение лицензионных систем и технологий минимизирует риск появления учетных ошибок. Кроме того, автоматизированный учет снижает влияние человеческого фактора на отражение финансовых результатов деятельности торговой точки в конкретном отчетном периоде. Для специалиста бухгалтерии автоматизация удобна тем, что она существенно упрощает составление проводок.
Учет в продовольственном магазине специфичен и непрост. Но профессиональный подход и применение современных технологий позволяют вести его корректно.
Бухучет в торговле: проводки, особенности учета, ФСБУ 5/2019
Учет в сфере торговли имеет свою специфику. Разберем, как вести учет опту и рознице в рамках нового ФСБУ, и покажем типовые проводки.
Учет в оптовой торговле
Опт — продажа товара большими партиями для последующей его реализации поштучно. Оптовик — это посредник между производителем и конечным потребителем товаров. Оптовые продажи ведутся при заключении договора поставки, а покупателями выступают организации или ИП.
Учет в оптовой торговле отражает следующие этапы:
Разберем каждый этап на типовых проводках.
Поступление товара
В бухучете поступление товаров отражают проводкой:
Д 41 К 60 — поступили товары.
Организации на общей системе налогообложения дополнительно фиксируют сумму входящего НДС:
Д 19 К 60 — отражен входящий НДС.
Д 60 К 51 — оплатили товары поставщику.
Поступление товаров подтверждается следующими документами: товарной накладной и счетом-фактурой.
В себестоимость товаров нужно включить все прямые расходы, которые понесло предприятие при закупке.
В соответствии с п. 11 ФСБУ 5/2019 в состав таких расходов входят:
Обратите внимание: согласно п. 2 ФСБУ 5/2019 микропредприятия, которые имеют право вести учет в упрощенной форме, могут не включать эти расходы в стоимость ТМЦ, а признать расходами периода, в котором они были понесены.
Перемещение товара
Часто закупленный товар не хранится в одном месте до момента продажи, а перемещается между складами предприятия или его подразделениями.
В таких случаях предприятие несет дополнительные издержки. Например: перевозка, упаковка, хранение.
Операции, связанные с перемещением товаров, могут выполняться как собственными силами предприятия, так и с привлечением третьих лиц. Например: транспортных компаний, логистических центров и т. д.
Эти издержки включают в расходы по обычным видам деятельности и отражают в учете следующими проводками:
Д 44 К 60 — отражены расходы на услуги третьих лиц.
Торговые предприятия на общем режиме также фиксируют входящий НДС:
Когда операции выполняются собственными силами предприятия, то расходы фиксируют в учете так:
Д 44 К 70 (69, 02, 76, 10) — отразили расходы на оплату труда, уплату страховых взносов, амортизацию ОС, аренду склада, списали упаковочные материалы и т. д.
Продажа товара
Операции по реализации товара фиксируются следующими проводками:
Д 62 К 90.1 — реализованы товары;
Д 90.3 К 68 — выделен НДС (для предприятий на ОСНО);
Д 90.2 К 41 — списаны товары по фактической себестоимости;
Д 90.2 К 44 — списаны расходы на продажу;
Д 51 К 62 — получена оплата от покупателя.
Облачный сервис для торговли МойСклад поможет организовать товарный учет. Все, что нужно для учета и торговли, ведется в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики. Документы можно заполнять онлайн, печатать или прямо из сервиса отправлять контрагентам. Есть интеграция с 1С: Бухгалтерией и бесплатный тариф для одного пользователя.
Когда нужен счет 45
Операции, которые мы показали выше, предполагают, что выручка признается в момент отгрузки товаров.
Но бывают ситуации, когда право собственности на товар переходит к покупателю, допустим, в момент оплаты. И тогда выручка в момент отгрузки не признается, так как не выполняется одно из условий ее признания — переход к покупателю права собственности.
Но поскольку товары по факту со склада уходят и списывается с учета, то в момент отгрузки используется счет 45 «Товары отгруженные».
Д 45 К 41 — отгружены товары покупателю с иным порядком перехода права собственности (например: по оплате).
В частности, по такому алгоритму отражают продажу товаров через маркетплейсы. Ведь передача товаров маркетплейсу не является реализацией. И до перехода права собственности на товар конечному покупателю их фактическая себестоимость будет отражаться на счете 45.
Учет в розничной торговле
Розница — это продажа товара мелкими партиями или штучно конечному потребителю, который будет использовать приобретенный товар в личных целях.
Поступление товара
Бухучет в рознице немного сложнее учета в оптовой торговле. Дело в том, что учет товаров можно вести двумя способами (п. 20 ФСБУ 5/2019):
Такой вариант удобен для торговых компаний, которые используют в работе товароучетные программы (ведут количественно-суммовой учет по каждому виду товара).
Подходит для мелких торговых точек, где никакой автоматизации нет. Такой вид учет проще и не требует серьезных трудозатрат.
В первом случае учет поступления товаров полностью аналогичен учету в оптовой торговле. А вот при учете товаров по отпускным ценам нужно выделять сумму наценки на отдельном счете: 42 «Торговая наценка».
Важно: выбранный вариант учета организация должна закрепить в учетной политике.
Типовые проводки при учете по отпускным ценам будут такие:
Д 41 К 60 — поступили товары.
Организации на общей системе налогообложения дополнительно фиксируют сумму входящего НДС:
Д 19 К 60 — отражен входящий НДС.
Д 41 К 42 — учтена торговая наценка.
Продажа товара
Сегодня розничная торговля использует различные способы приема оплаты от покупателей:
Поэтому выручка может собираться на нескольких счетах бухучета (50, 51, 57).
Типовые проводки при продажах по закупочным ценам будут следующими:
Д 50 (57, 51) К 90.1 — поступила выручка от продажи ТМЦ;
Организации, применяющие ОСНО, должны будут начислить НДС:
Д 90.3 К 68 — начислен НДС;
Д 90.2 К 41 — списана себестоимость проданных ТМЦ.
Компании, которые применяют метод учета по отпускным ценам, также должны списать реализованную наценку.
Д 90.2 К 42 (сторно) — списана реализованная наценка.
Реализованное наложение обычно рассчитывают по итогам месяца. Существует целых 4 способа расчета, которые используют в разных ситуациях. Об этом мы обязательно расскажем в одной из следующий статей. Подписывайтесь на наш блог и читайте полезные материалы.
Бухгалтерский учет в розничной торговле: шпаргалка для начинающего предпринимателя
Бухгалтерский учет в розничной торговле имеет свои особенности за счет характера работы. Торговые точки, в том числе и крупные сети, ориентированы на запросы конечных потребителей. Расчеты в этой сфере производятся как наличными, так и с использованием банковских карт. Реализация товаров в розничной сети сопровождается выдачей ряда документов, среди которых кассовые и товарные чеки. А вот оформлять счета-фактуры, накладные, прочие товарно-транспортные документы при работе с населением не требуется. В этой статье мы рассказали обо всем, что нужно учесть, открывая магазин: как приходовать товар, работать с ККТ и вести бухгалтерский учет.
Некогда читать?
Посмотрите краткий обзор статьи
Правила розничной торговли
Контроль за торговой деятельностью, в том числе — через розничные магазины, осуществляет несколько организаций, среди которых Роспотребнадзор, налоговая инспекция, Государственный пожарный надзор. При обнаружении нарушения правил на владельцев торговых фирм накладывается административный штраф. Особое внимание уделяется соблюдению санитарных норм. Налоговая инспекция контролирует правила торговли в части соблюдения налогового законодательства и правил ведения бухгалтерского учета, формирования розничных цен, определения финансового результата.
Правила розничной торговли предусматривают выдачу товарно-сопроводительной документации по требованию покупателей. Это относится к сертификатам и прочей технической документации, подтверждающей соответствие товара заявленному качеству. Если часть ТМЦ подлежит обязательному лицензированию, то продавец должен быть готов предъявить и эти документы. В некоторых случаях покупатель вправе потребовать демонстрацию работы товара.
Бухгалтерский учет товаров в розничной торговле: как их правильно приходовать
Розничные магазины обычно имеют дело с большим объемом разнородного товара, поэтому важно изначально наладить учет во избежание дальнейших недоразумений. Автоматизация действий способствует выполнению таких задач, как контроль за сохранностью ТМЦ, своевременное получение информации об объеме складских запасов, вычисление рентабельности каждой партии.
Автоматизированный учет имеет ряд преимуществ:
Также к задачам учета относятся:
Организация самостоятельно формирует учетную политику, затрагивающую торговые операции. Нарушение принципов учета товара может повлечь за собой снижение прибыли и образование недостач.
Закупка товаров для розничной торговли производится через посредников или напрямую у производителей. Кроме того, владелец магазина имеет право предлагать и собственные изделия.
Поступающие со стороны ценности в обязательном порядке должны иметь сопроводительные документы. Они содержат основные данные о товаре, поставщике, перевозчике. Если речь идет об импортном товаре, нужно заключение Госсанэпиднадзора о надлежащем качестве, в первую очередь это касается продуктов питания.
Процесс поступления товаров контролируется материально-ответственными лицами. Продукция оприходуется на склад по продажным ценам, затем производится наценка, определяющая итоговую стоимость для дальнейшей розничной реализации.
Построение учета в розничной торговле несколько отличается от оптовой реализации. Собственники вправе самостоятельно решить, по каким правилам формировать записи. Допускается учет товаров по продажным ценам с учетом выделения наценки, или формирование аналитики по закупочным. Выбранный способ нужно закрепить в учетной политике.
При автоматизированной работе лучшим решением станет формирование количественно-суммового учета. То есть, берется во внимание каждый вид ТМЦ, списание же себестоимости отражается по закупочным ценам.
Мы подготовили подробное руководство по организации автоматизированного складского учета для начинающих владельцев розничных магазинов.
Бухгалтерский учет магазина розничной торговли и кассовые аппараты
Кассовые аппараты нового образца должны иметь возможность подключения к интернету, благодаря чему в налоговые органы оперативно поступает вся фискальная информация. В результате уменьшается количество проверок, а у владельцев магазинов шансов скрыть выручку практически не остается.
Покупатели с введением в действие новых положений о ККТ получают некоторые преимущества: теперь чеки можно получить не только в бумажном, но и в электронном виде.
За неиспользование ККТ штрафуют: должностных лиц — минимум на 10 000 рублей, компании — на сумму от 30 000 рублей. Если «мимо кассы» прошло более миллиона рублей, предпринимательскую деятельность могут приостановить на 90 дней.
Как вести бухгалтерский учет магазина розничной торговли
Бухгалтерский учет на предприятиях розничной торговли ведется по общим правилам, но с некоторыми нюансами. Формирование записей о полученных и реализованных товарах зависит от специфики точки.
В магазинах, применяющих специальное программное обеспечение, ведется автоматический учет по себестоимости каждой единицы товара, т.е. применяется количественно-суммовой метод.
В точках, которые не автоматизированы, допустимо ведение учета суммовым методом: по розничным ценам с выделенной наценкой. Финансовый результат компании в этом случае определяется расчетным путем.
Вариант учета обязательно должен быть отображен в учетной политике компании.
Наладим и возьмем на себя бухгалтерский учет в розничной торговле при УСН и других режимах налогообложения.
Приемка товара
Вы открыли свой бизнес, и теперь нужно понять, что такое приемка товара, и как принимать товар в магазине или на складе. Это достаточно непросто, ведь существует масса нюансов.
Главное — знать, какие документы нужны, чтобы оформить приход товара на склад. Их несколько, и они обязательны для корректного ведения учета и защиты ваших прав. Верно заполненные документы — гарантия, что вы не потеряете деньги и в случае чего защитите свои интересы в суде. Если вы не позаботились о правильном оформлении приемки товаров, вы не вправе что-то требовать от поставщиков и транспортных компаний и можете понести убытки.
Все документы, которые вам понадобятся, можно скачать в МоемСкладе: у нас есть пустые бланки, заполненные образцы, чтобы проверить себя, и инструкции по оформлению.
Но намного удобнее делать все онлайн. В МоемСкладе вы можете вести учет товаров, оформлять приемки и отгрузки. Не понадобится снова и снова заполнять бумаги от руки, риск ошибки — минимальный. С нашим сервисом легко начать работать: он очень простой, есть удобные видеоинструкции. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно!
Документальное оформление поступления товара
Для того чтобы сотрудник организации имел право получать товар, его надо наделить статусом материально-ответственного лица и закрепить это доверенностью. Тогда он сможет ставить печать в приходной накладной и расписываться в ней. В противном случае документальное оформление поступления товара ляжет полностью на плечи руководителю компании.
Товар можно получить и без печати. Для этого сотруднику, получающему товар, потребуется предъявить поставщику доверенность по форме М-2, выписанную на его имя, и документ, удостоверяющий личность.
Приемка товарно-материальных ценностей в первую очередь регулируется договором поставки. В нем содержатся все данные о товаре и его передаче в собственность. Корректное документальное оформление приемки товаров предполагает использование унифицированных форм первичных документов: начиная с ТОРГ-1 и заканчивая ТОРГ-14. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132.
Не так давно у предпринимателей появилась альтернатива при ведении первички. В октябре 2013 года ФНС России разработала и представила универсальный передаточный документ (УПД). Его форма содержит обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. По сути УПД — это комбинация товарной накладной и счета-фактуры и их заменяет. Организации могут применять его либо для расчетов по НДС и в качестве первичного документа, либо только как первичку, например, для подтверждения расходов. Если вы принимаете товар в магазин или на склад с использованием УПД, то почти все, что написано ниже про комплект документов для приемки, вас не касается. За исключением транспортной накладной. Тем не менее, советуем полностью ознакомиться с текстом статьи, чтобы понять логику процесса приемки товара.
Итак, если вы не ведете приемку при помощи УПД, то главным документом здесь будет являться товарная накладная ТОРГ-12. Если товар везут со склада поставщика на ваш склад, то оформляется товарно-транспортная накладная (ТТН), которая отличается от товарной тем, что в ней есть транспортный раздел. Эти документы могут быть одновременно приходным документом для получателя товара и расходным — для поставщика. Именно поэтому накладные оформляют в двух экземплярах. Обратите внимание, что в новой форме ТТН отсутствует описание товара — этот блок находится в УПД или в ТОРГ-12. Поэтому, как говорилось выше, с УПД вам понадобится только транспортная накладная, то есть всего два документа.
Вам привезли товар, с ним все хорошо и на него есть накладная. Теперь нужно проверить, корректно ли она заполнена: проверьте количество, артикулы, название компаний и другую важную информацию. Если с этим все в порядке, то можно ставить печать организации и подпись.
Вторым документом, которым, как правило, сопровождается товар, является счет-фактура. Если вы — плательщик НДС, то вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти документы аккуратно собирались для каждого прихода товара на склад. Без счета-фактуры от поставщика вы не сможете зачесть НДС, а значит, будете переплачивать государству. Этот документ обязаны делать фирмы, платящие НДС. Не делают это те, кто работает по упрощенной системе налогообложения. Печать в таком документе не ставится — достаточно подписи бухгалтера и генерального директора. При возврате вы должны будете запросить у поставщика корректировку счета-фактуры — ведь НДС будет облагаться только поставленная вам часть товара.
Достаточно часто с товаром и этими документами привозят счет, в котором должна стоять печать организации и подпись руководителя. По закону это является основанием для оплаты вами поставленного товара. На практике же время оплаты обычно регулируется условиями договора, и очень часто именно после оплаты товара поставщику осуществляется поставка.
Недостача товара при приемке. Некачественный товар
Если товар вам привезли, но что-то забыли, то в накладной вычеркиваются те строки, товаров по которым нет. Каждое такое действие подтверждается подписью того, кто принимает товар на складе или в магазине. И не забудьте про корректировку счета-фактуры.
Если товар по качеству отличается от того, что указано в договоре или сопроводительных документах, нужно отказаться от него и составить акт о расхождении по количеству и качеству по форме ТОРГ-2 для отечественных товаров, или по форме ТОРГ-3 — для импортных. Бланк заполняется материально-ответственным лицом в присутствии представителя компании-поставщика, при этом с его согласия можно составить акт и при его отсутствии.
Если вам по каким-то причинам нужно вернуть товар надлежащего качества, требуется оформить бланк накладной ТОРГ-12. Целесообразно письменно зафиксировать согласие поставщика на это. Например, в виде заключения дополнительного соглашения к договору купли-продажи или отдельного соглашения о возврате товара. В них указывается количество и стоимость возвращаемых товаров, а также причина возврата.
Как вести приход и расход товара в магазине
Традиционно эти процессы относят к операциям складского учета. МойСклад, облачный сервис для управления торговлей, позволяет не только точно вести приход и расход товара в магазине, но и в целом эффективно управлять компанией.
В считанные минуты вы сможете оформить приход товара на склад, напечатать все необходимые документы прямо из сервиса. После введения номенклатуры в МойСклад остатки товара будут считаться автоматически. Вы также сможете быстро составлять заказы поставщикам, хранить товар на нескольких виртуальных складах, печатать штрих-коды и многое другое.