как правильно заполнять табель учета посещаемости детей
Пример заполнения Табеля учета посещаемости детей (Форма по ОКУД 0504608) (подготовлено экспертами компании «Гарант», октябрь 2020 г.)
Пример заполнения Табеля учета посещаемости детей
(подготовлено экспертами компании «Гарант»)
Нормативным актом уполномоченного органа могут быть предусмотрены оплачиваемые и не оплачиваемые пропуски детьми дошкольного образовательного учреждения (ДОУ). Например, родительская плата за содержание детей в ДОУ может не взиматься в случаях:
— пропуска по болезни ребенка (согласно предоставленной медицинской справки);
— пропуска по причине карантина;
— при отсутствии ребенка в дошкольном учреждении от 5 и более календарных дней в период отпуска родителей (законных представителей), но не более 1 (одного) месяца в год;
— при отсутствии ребенка в дошкольном учреждении в период регистрации родителей в центрах занятости населения в качестве безработных или в случае временной приостановки работы (простоя) не по вине работника на предприятии родителей;
— за период закрытия дошкольного учреждения на ремонтные и (или) аварийные работы.
Дни пропусков ребенка в ДОУ не по причинам, указанным в нормативном акте уполномоченного органа, включаются в родительскую плату за содержание ребенка.
В связи с этим учетной политикой учреждения для заполнения Табеля учета посещаемости детей (ф. 0504608) могут быть утверждены следующие буквенные обозначения:
Кроме того, для заполнения графы «Причины непосещения (основание)» учетной политикой приняты сокращенные буквенные обозначения, например:
Также в случае, если ребенок принят в ДОУ не с первого числа месяца или выбыл в течении месяца, в Табеле учета посещаемости детей (ф. 0504608) следует отметить дни месяца до приема ребенка (после его выбытия до конца месяца), например, прочерками.
Утв. приказом Минфина России
от 30 марта 2015 г. N 52н
Начисление родительской платы
Рассмотрим, какие документы позволяют выполнить начисление родительской платы с учетом посещаемости занятий в программе.
Примечание: для использования данного функционала требуется приобретение дополнительной лицензии. Подробности приобретения модуля можно уточнить в отделе продаж по контактным данным.
Табель учета посещаемости детей
Документ предназначен для формирования и печати «Табеля учета посещаемости детей» (форма по ОКУД 0504608). Документ доступен в разделе «Учет родительской платы».
В шапке документа определяется группа, период начисления, при этом значения полей «Количество дней в месяце» и «Количество рабочих дней» приведены для информации и не доступны для редактирования.
Переключатель «Вид табеля» позволяет выбрать значение:
Вид табеля «По дням» выглядит следующим образом:
По кнопке «Заполнить табель» в табличной части появится список детей, отобранных в соответствии с выбранными реквизитами «Организация» и «Группа».
В колонке «Причины непосещения» можно ввести краткую текстовую информации для описания причин пропуска посещений:
Для проверки правильности и полноты заполнения документа можно сформировать печатную форму «Табель учета посещаемости детей (ф. 0504608)», которая доступна по кнопке «Печать»:
При проведении документа по кнопке «Провести» или «Провести и закрыть» формируются данные о непосещениях ребенком дошкольного учреждения, которые необходимы для автоматизации последующих расчетов.
Начисление платы за услуги дошкольного учреждения
Документ «Начисление платы за услуги дошкольного учреждения» предназначен для начисления сумм родительской платы за основные и дополнительные платные услуги, которые детское учреждение оказало детям, а также для отражения начисленных сумм в бухгалтерском учете. Документ доступен в разделе «Учет родительской платы».
Документ оформляется в последний день месяца и отражает фактически оказанные услуги. Документ может быть создан для начисления за один период или несколько.
Примечание: по каждой услуге, оказанной детям, следует ввести отдельный документ Начисление родительской платы.
Для заполнения табличной части вручную можно использовать кнопку «Добавить».
Для автоматического заполнения табличной части следует использовать кнопку «Заполнить и рассчитать». В результате в табличной части появится список детей, отобранных в соответствии с заданными значениями реквизитов в шапке документа.
При этом для каждого ребенка будут указаны договор, ставка оплаты, льгота, дни посещения и рассчитана сумма начисленной платы за услугу дошкольного учреждения с учетом льготы и дней посещения.
В графе «Дни посещения (к оплате)» указывается количество дней посещения, которые должны быть оплачены.
Если был создан документ «Табель учета посещаемости детей», тогда в графе «Дни посещения (к оплате)» будут заполнены данные автоматически на основании данных табеля:
Сумма рассчитывается автоматически по формуле:
Сумма = (Фиксированная ставка за месяц * Количество месяцев + Переменная ставка за месяц * Количество месяцев * Дней посещения / Количество дней по графику + Ставка за день * Дней посещения) * (100 – Процент льготы) / 100)
Для просмотра формулы расчета любой суммы можно поместить курсор в интересующую строку и нажать на кнопку «Показать формулу расчета»:
Рассчитанную сумму можно скорректировать вручную.
После проведения будут сформированы проводки:
По кнопке «Печать» можно сформировать «Акт об оказании услуг» и «Ведомость по расчетам с родителями»:
На основании документа по кнопке «Создать на основании» можно ввести документ «Квитанция на оплату».
Табель учета посещаемости детей: где использовать и как заполнить
При автоматическом расчете документов Выписка квитанций, Начисление родительской платы и Расчет компенсации родительской платы количество дней посещения ребенком учреждения, включаемое в расчет, определяется программой исключительно по данным заполненных и проведенных документов Табель учета посещаемости детей.
Данные Табеля учета посещаемости детей используются также при формировании отчетов подсистемы Родительская плата.
Порядок заполнения Табеля (ф. 0504608) в программе
На каждую группу по услуге, предоставляемой в учреждении детям, следует вводить отдельный документ Табель учета посещаемости детей. В зависимости от технологии, принятой в учреждении, и распределения должностных обязанностей данные в документ могут вводиться ежедневно или в конце месяца по сведениям, предоставленным воспитателями, преподавателями.
Создать новый документ Табель учета посещаемости детей можно, нажав кнопку Создать в форме Табели учета посещаемости детей.
Реквизиты документа Табель учета посещаемости детей необходимо заполнять в следующем порядке:
При указании периода начисления Количество дней в месяце и Количество рабочих дней проставляются автоматически согласно графику работы выбранной группы по услугам или, если для группы не задан график работы, согласно данным производственного календаря.
После заполнения указанных реквизитов следует нажать на кнопку Заполнить табель (рис. 1). В результате будет заполнена табличная часть документа:
Дальнейшая работа по заполнению пользователем «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» табличной части документа Табель учета посещаемости детей заключается в указании в соответствующих ячейках фактов непосещения ребенком дошкольного учреждения.
Для указания непосещения следует активировать двойным щелчком мыши соответствующую ячейку, нажать кнопку и выбрать вид непосещения (рис. 2).
Заполнение непосещений с использованием горячих клавиш
Для заполнения табеля данным методом каждому из видов непосещений соответствует сочетание клавиш на клавиатуре компьютера:
Чтобы указать дни непосещения, следует установить курсор на ячейке табличной части, соответствующей первому дню непосещения, и нажимать сочетание клавиш согласно виду непосещения (рис. 3). Курсор при этом автоматически будет перемещаться по строке табличной части, минуя дни, отмеченные как выходные (В).
Табель посещаемости в детском саду
Учет посещаемости в детском саду является обязательным для каждого дошкольного учреждения. Табель посещаемости в детском саду заполняется по стандартизированной форме, утвержденной Министерством финансов РФ (Приказ №52н от 30.03.2015 г.). Форма 0504608 по ОКУД не только позволяет отразить посещаемость в дошкольном учреждении, но и является основным документом для расчета сумм, которые должны быть уплачены родителями или из бюджета (для частных и муниципальных детских садов, соответственно). Минфином РФ также разработаны подробные методические указания, определяющие заполнение и отправку данной формы.
Табель посещаемости детей в детском саду заполняется отдельно по каждой группе. Пропущенные и выходные дни отмечаются особо, заполненная форма заверяется руководителем детского сада. Вносит данные в форму, как правило, воспитатель, однако в некоторых случаях это может делать бухгалтер учреждения.
Табель учета посещаемости в детском саду может заполняться как на бумажном носителе, так и в электронном варианте. В последнем случае заполнение можно автоматизировать. В некоторых детских садах сведения в электронные табели вносятся ежедневно, в других учреждениях информация переводится в электронную форму для отправки в конце месяца.
Бланки посещаемости в детском саду могут быть любого формата. Можно скачать готовый бланк в Интернете или купить журнал с бумажными бланками. Некоторые детские сады пользуются электронными системами учета посещаемости (как платными, так и бесплатными). Пример такой системы – СКДОУ. Это удобно, если нужно заполнять табели регулярно и иметь возможность просматривать их онлайн в любое время с любого компьютера. Многие ДОУ ведут подсчет в обычных таблицах MS Excel или MS Word.
Заполненные табели передаются в бухгалтерию.
Как заполнять табель посещаемости в детском саду?
Заполнение данного документа можно условно разделить на два вида: упрощенное и подробное. Упрощенные табели включают в себя всего три графы: фамилию ребенка, наименование или номер группы и дни месяца. Как правило, эти табели заполняются воспитателями ежедневно. Руководитель группы должен указывать причины отсутствия ребенка в саду и общее количество отсутствующих воспитанников по итогам каждого дня.
Полный табель посещаемости в ДОУ – это форма ОКУД, в которой прописываются следующие сведения:
Полная форма заверяется подписями воспитателя соответствующей группы и заведующего ДОУ.
Анализ посещаемости в детском саду – причины неявки
Все возможные причины отсутствия детей в ДОУ можно разбить на две группы: уважительные и неуважительные. Если ребенок отсутствовал по уважительной причине, и тому есть подтверждение, то оплата родителями за дни отсутствия не производится. К уважительным причинам относятся следующие:
В зависимости от устава конкретного дошкольного учреждения, некоторые причины могут рассматриваться в качестве уважительных или неуважительных. К ним относятся различные семейные обстоятельства, такие как отпуск родителей, болезнь одного или обоих из них, празднование дня рождения ребенка и т.д. Во избежание разногласий, руководству ДОУ необходимо четко оговорить все возможные причины отсутствия, относимые уставом к уважительным, и ознакомить с ними родителей заблаговременно.
Если ребенок отсутствовал по неуважительной причине, то пропущенные дни подлежат оплате. Учет посещаемости детей в детском саду в обязательном порядке должен отражать причины отсутствия каждого ребенка по дням.
Кто должен заполнять табель посещаемости детей в ДОУ?
По этому поводу нередко возникают споры. Простой бланк табеля посещаемости в детском саду обычно заполняется воспитателем. Однако форма по ОКУД, согласно статье 9 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете», является первичным документом бухучета. Следовательно, такой документ должен заполняться ответственным лицом, имеющим соответствующие навыки, а именно – бухгалтером.
На практике, данные в простой табель учета посещаемости детей в ДОУ обычно вносятся воспитателями, а форма ОКУД уже подготавливается бухгалтером учреждения на основании бланков, заполненных ранее. Это позволяет избежать возможных ошибок и точно отследить посещаемость.
Как автоматизировать учет посещаемости в ДОУ?
Для этого удобно использовать программный модуль «Приказы по детям, табеля» системы контроля деятельности образовательного учреждения (СКДОУ). Он помогает воспитателям быстро отметить детей как через компьютер, так и через мобильное приложение.
В свою очередь, работа через мобильное приложение позволяет сэкономить деньги на покупку лицензий и персональных компьютеров для работы с табелем посещаемости. При этом руководство получает оперативную информацию о деятельности детского сада в любой момент.
Подробнее о программе читайте здесь.
Видео-отзывы о программе:
Табель посещаемости детей в ДОУ по ОКУД: как правильно заполнять документ воспитателю?
Табель посещаемости заполняется строго по форме ОКУД, общероссийскому классификатору и разработан Министерством финансов РФ. Табель заполняется воспитателем или другим ответственным лицом по каждой группе детского сада отдельно и является главным документом для расчета сумм, причитающихся к уплате родителями и из бюджета.
В связи с этим документ этот заполнять нужно крайне аккуратно и корректно, форма 0504608 всегда подлежит проверке в ДОУ и со стороны администрации, и внешними проверяющими.
Шапка формы заполняется в начале месяца: вносятся данные о саде, годе, месяце, список воспитанников.
Далее форма заполняется ежедневно на основе фактической посещаемости детей. Воспитатель должен учитывать причины отсутствия детей и количество отсутствующих.
Официальные причины отсутствия детей в саду:
При этом родители оплачивают день, в который ребенок фактически отсутствовал в саду, если причина неявки неуважительная. В нашем списке все остальные причины являются уважительными, но должны быть подтверждены документально. Что касается «семейных обстоятельств», которые так любят указывать родители в своих записках, то число таких пропусков и реальные причины, за ними стоящие, должны быть строго оговорены в Уставе учреждения.
Как заполнять форму ОКУД табель посещаемости?
Например, есть шаблон-анализатор учета посещаемости детей в Excel, который каждый воспитатель сохраняет на своем ПК или смартфоне и заполняет каждый день. Данные о пропусках вносятся ежедневно на одном листе (сохраняется история причин отсутствия детей за каждый день месяца), а на отдельном листе выводится общее число отсутствующих детей и причины отсутствия. Все подсчеты происходят автоматически.
Купить готовый бланк с автоматическим отчетом
Нажмите на фото для просмотра в большом размере