как принять канцтовары к учету в 1с 8
Как в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 учесть НДС, уплаченный при приобретении материалов, в том числе продуктов, для нужд офиса (+ видео)?
Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версия 3.0.44.155.
Если организация предоставляет сотрудникам и посетителям чай, кофе, сахар и другие продукты в общедоступных помещениях офиса, то такая передача продуктов питания НДС не облагается. При этом НДС, уплаченный при приобретении этих товаров, к вычету не принимается (см. разъяснения Минфина России в письме от 25.08.2016 № 03-07-11/49599).
Организация может закупать продукты для офиса вместе с другими материалами (например, канцелярскими товарами) у одного поставщика и в рамках одной поставки. В этом случае на основании выставленного поставщиком счета-фактуры НДС можно принять к вычету частично (только в отношении канцелярских товаров).
Чтобы исключить автоматическое заявление к вычету всей суммы предъявленного входного НДС, в форме документа Счет-фактура полученный необходимо снять флаг Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения.
Для списания НДС, предъявленного поставщиком, предназначен документ Списание НДС (раздел Операции – Регламентные операции НДС). Документ можно ввести на основании документа поступления. Сумму НДС, которую требуется списать в части чая и кофе, нужно указать в поле НДС. Счет списания НДС и соответствующая аналитика устанавливаются по умолчанию (91.02 и Списание выделенного НДС на прочие расходы, в форме элемента справочника Прочие доходы и расходы флаг Принимается к налоговому учету снят).
Заявление к вычету части входного НДС, предъявленного по приобретенным канцелярским товарам, выполняется с помощью документа Формирование записей книги покупок (раздел Операции – Регламентные операции НДС). По команде Заполнить в документ будут автоматически включены все поступления текущего налогового периода, по которым получены счета-фактуры и по которым входной НДС к вычету ранее не предъявлялся или был предъявлен к вычету частично.
Учет малоценных объектов в «1С:Бухгалтерии 8»
* Бухгалтерский методологический центр (Фонд «НРБУ «БМЦ») является субъектом негосударственного регулирования бухгалтерского учета в пределах компетенций, установленных статьей 24 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Приказом Минфина России от 15.11.2019 № 180н утвержден Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 5/2019 «Запасы». ФСБУ 5/2019 применяется начиная с отчетности за 2021 год. В приказе № 180н мы сталкиваемся с двумя интересными моментами.
Во-первых, с отменой Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды (утв. приказом Минфина России от 26.12.2002 № 135н).
Во-вторых, с новой формулировкой в определении запасов: «Для целей бухгалтерского учета запасами считаются активы, потребляемые или продаваемые в рамках обычного операционного цикла организации, либо используемые в течение периода не более 12 месяцев» (п. 3 ФСБУ 5/2019).
Таким образом, в 2021 году понятия спецодежды и спецоснастки в бухгалтерском учете больше нет. Теперь это или материалы, или основные средства (ОС). В этой статье рассмотрим особенности учета основных средств в 2021 году.
О поддержке ФСБУ 5/2019 в «1С:Бухгалтерии 8 КОРП» редакции 3.0 читайте:
Как учитывать основные средства в 2021 году
В 2021 году действуют сразу два нормативно-правовых акта по учету основных средств:
Оба документа предусматривают упрощенный учет малоценных основных средств. Но общий подход к упрощению учета за прошедшие годы серьезно изменился.
Так, в пункте 5 ПБУ 6/01 говорится, что активы, отвечающие всем признакам основных средств, стоимостью в пределах лимита, установленного в учетной политике организации, но не более 40 тыс. руб. за единицу, могут отражаться в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в составе материально-производственных запасов (МПЗ).
А согласно пункту 5 ФСБУ 6/2020, организация может принять решение не применять указанный стандарт в отношении активов, отвечающих всем признакам основных средств, но имеющих стоимость ниже лимита, установленного организацией с учетом существенности информации о таких активах. При этом затраты на приобретение, создание таких активов признаются расходами периода, в котором они понесены.
Первое, на что обращаем внимание, — разный порядок учета малоценных основных средств. Прежний стандарт (ПБУ 6/01) предлагает нам учитывать такие объекты в составе МПЗ. Новый ФСБУ 6/2020 — сразу отражать в расходах.
Следующий важный момент — способ определения, какие основные средства достойны инвентарного номера, а какие — нет.
Применяя ПБУ 6/01, бухгалтер устанавливает границу стоимости ОС, и все, что оказывается меньше этой границы, учитывается как МПЗ. В ПБУ 6/01 также определен максимальный размер этой границы — 40 тыс. руб. Получается, что, например, ноутбук за 39 тыс. руб. — это не основное средство, а почти точно такой же ноутбук за 41 тыс. руб. — уже основное средство.
В новом ФСБУ 6/2020 максимальная величина стоимостного лимита в виде конкретной суммы отсутствует. Помимо этого, отсутствуют указания, что лимит устанавливается за единицу актива и что лимит измеряется в денежных единицах. В то же время введено требование, что лимит устанавливается с учетом существенности.
Напомним, что понятие существенности в бухгалтерском учете не новое. Оно приведено в Положении по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008 (утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н). Причем понятие существенности неразрывно связано с требованием рациональности:
Как применять ПБУ 6/01 для малоценных ОС в 2021 году
Но что делать организациям, которые в 2021 году еще не перешли на применение ФСБУ 6/2020? Как применять ПБУ 6/01 и при этом учитывать малоценные основные средства?
Полагаем, для ответа на вопрос об учете в 2021 году малоценных ОС можно воспользоваться рекомендацией Бухгалтерского методологического центра (БМЦ) № Р-100/2019-КпР «Реализация требования рациональности» (утв. Фондом «НРБУ «БМЦ» 29.05.2019).
В иллюстративном Примере 1 Рекомендации № Р-100/2019-КпР предлагается следующий порядок учета основных средств:
Так, например, руководство завода может решить, что все затраты на приобретение офисной техники и компьютеров для бухгалтерии в пределах определенной суммы в год не являются существенными для бухгалтерской отчетности и могут быть списаны на расходы (даже если отдельный копировальный аппарат стоит 150 тыс. руб.).
А согласно рекомендации БМЦ № Р-122/2020-КпР «Специальные средства производства» (утв. Фондом «НРБУ «БМЦ» 11.12.2020), понятие существенности, приведенное в пункте 7.4 ПБУ 1/2008, может быть применено ко всем малоценным объектам, независимо от срока их использования. Исходя из требования рациональности организация может принять решение с 01.01.2021 относить на расходы по обычной деятельности в момент, когда были осуществлены затраты на приобретение, создание, улучшение специальных средств производства, стоимость которых по отдельности и в совокупности однородной группы является несущественной, независимо от их срока использования.
В то же время активы, удовлетворяющие критериям ОС, со сроком использования более 12 месяцев и стоимостью в пределах лимита, установленного организацией (но не более 40 000 рублей), могут отражаться в бухгалтерском учете в составе МПЗ, как и ранее, т. е. до вступления в действие ФСБУ 5/2019. Такой вывод сделал Минфин России в письме от 02.03.2021 № 07-01-09/14384.
Как классифицировать объекты с учетом понятия существенности
Получается, что с учетом понятия существенности и требования рациональности классификация материальных объектов в бухгалтерском учете может выглядеть следующим образом (п. 7.4 ПБУ 1/08, п. 3 ФСБУ 5/2019, п. 5 ФСБУ 6/2020):
И тут настало время ввести понятие «Малоценное оборудование и запасы» — так мы будем называть объекты, признанные несущественными в бухгалтерском учете.
Что может попадать в эту категорию? Большинство из того, что ранее было спецодеждой и спецоснасткой, а также мебель, оргтехника, компьютеры, электроинструмент, огнетушители и пр.
Как правило, такие объекты требуют дополнительного контроля, то есть оперативного учета — кому, когда и сколько выдали (п. 8 ФСБУ 5/2019, п. 5 ПБУ 6/01, п. 5 ФСБУ 6/2020).
Как учитывать малоценное оборудование и запасы в «1С:Бухгалтерии 8»
Рассмотрим особенности учета малоценного оборудования и запасов.
До сих пор мы анализировали только требования бухгалтерского учета, где такой объект списывается на расходы при приобретении.
Но есть еще и налоговый учет по налогу на прибыль, где для признания расходов следует дождаться момента выдачи конкретного инструмента конкретному сотруднику (пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ). И неважно, что в бухгалтерском учете этот инструмент уже списали в расходы.
Есть еще складской учет, согласно которому инструмент до выдачи сотруднику лежит на складе вместе с другими материалами.
Так что упростить учет малоценных объектов не так-то просто. Пользователи программ 1С уже сталкивались с разным отражением операций в бухгалтерском и налоговом учете, но в данном случае речь идет не об абстрактных расходах, а о конкретном предмете, который по-прежнему лежит на складе. А складской учет по своей сути всегда единый — сумма может отличаться в бухгалтерском или налоговом учете, но количество должно быть общее.
Для обособленного учета малоценного оборудования и запасов (объектов, признанных несущественными в бухгалтерском учете) в План счетов «1С:Бухгалтерии 8» было решено добавить отдельный счет 10.21 «Малоценное оборудование и запасы» и открыть к нему субсчета:
При поступлении малоценного оборудования и запасов, учтенных на счете 10.21.1, в бухгалтерском учете их стоимость сразу же списывается на расходы, но в корреспонденции с регулирующим счетом 10.21.2. Таким образом, на основном счете 10.21.1 мы видим бухгалтерскую, налоговую стоимость и количество объектов на складе, а на счете 10.21 — обобщенную информацию по этим объектам, которая используется при составлении бухгалтерской отчетности.
При передаче малоценного оборудования и запасов в эксплуатацию или при ином выбытии субсчета 10.21.1 и 10.21.2 автоматически закрываются между собой, а остаток списывается.
Вместе с новыми счетами в программе добавлен новый вид номенклатуры Малоценное оборудование и запасы. Если в документе поступления или в авансовом отчете указать номенклатурную позицию с видом Малоценное оборудование и запасы, то вместо счета учета для такого объекта будет выбираться счет и аналитика затрат, которые будут использованы для отражения расходов в бухгалтерском учете.
Предположим, наряду с другими товарами и материалами организация приобретает три «болгарки» стоимостью 60 тыс. руб. Эта стоимость признается несущественной для целей бухгалтерского учета и отчетности, поэтому «болгарки» учитываются в качестве малоценного оборудования и запасов (рис. 1). Остальные товары и материалы учитываются, как прежде, — приходуются на счета учета материальных ценностей.
Рис. 1. Поступление малоценных объектов
При проведении документа по малоценным объектам формируются бухгалтерские проводки:
Дебет 10.21.1 Кредит 60.01
— на сумму и количество поступивших малоценных объектов без учета НДС (3 шт. стоимостью 60 тыс. руб.);
Дебет 26 (20, 23, 25) Кредит 10.21.2
— на сумму малоценных объектов, учтенных в расходах для целей бухгалтерского учета (60 тыс. руб.).
Для целей налогового учета заполняются специальные поля регистра бухгалтерии:
Сумма Дт НУ: 10.21.1 и Сумма Кт НУ: 60.01
— на налоговую стоимость поступивших малоценных объектов (60 тыс. руб.).
После приобретения малоценных объектов с ними можно работать как с обычными материалами — перемещать, комплектовать, передавать в производство. При необходимости программа сформирует все необходимые движения по регулирующему счету автоматически.
Предположим, организация передает одну «болгарку» работнику организации — Г.С. Абрамову. При проведении документа Передача материалов в эксплуатацию формируются бухгалтерские проводки:
Дебет 10.21.2 Кредит 10.21.1
— на сумму и количество переданных в эксплуатацию малоценных объектов (1 шт. стоимостью 20 тыс. руб.);
— на сумму и количество переданного сотруднику инструмента, учтенного за балансом (1 шт. стоимостью 20 тыс. руб.).
Напомним, что забалансовый счет МЦ «Материальные ценности, переданные в эксплуатацию» предназначен для обобщения информации о материальных ценностях, переданных в эксплуатацию. Учет материальных ценностей на данном счете позволяет улучшить контроль сохранности таких объектов. К счету МЦ открыты субсчета:
Для целей налогового учета при передаче материалов в эксплуатацию заполняются специальные поля регистра бухгалтерии:
Сумма Дт НУ: 26 (20, 23, 25) и Сумма Кт НУ: 10.21.1
— на налоговую стоимость малоценных объектов, которая включается в расходы для целей налогообложения прибыли (20 тыс. руб.).
Как и раньше, для анализа наличия и движения материальных ценностей можно использовать стандартные отчеты программы, например Оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ) по счетам 10.21 и МЦ.04 (рис. 2 и 3).
Рис. 2. ОСВ по счету 10.12
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10.21 показывает, что в феврале 2021 года куплено три «болгарки» за 60 тыс. руб., причем в бухгалтерском учете эта сумма списана на расходы. На конец февраля две «болгарки» стоимостью 40 тыс. руб. еще лежат на складе. ОСВ по счету МЦ.04 показывает, что одна «болгарка» стоимостью 20 тыс. руб. выдана работнику организации — Г.С. Абрамову.
Рис. 3. ОСВ по счету МЦ.04
Поскольку порядок учета малоценных объектов в бухгалтерском и налоговом учете различается, это может привести к возникновению временных разниц и признанию отложенного налога согласно ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» (утв. приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н). О вариантах применения ПБУ 18/02 в «1С:Бухгалтерии 8» см. статью «Варианты применения ПБУ 18/02 в «1С:Бухгалтерии 8» с 2020 года».
Автоматизированный учет объектов, признанных несущественными в бухгалтерском учете, поддерживается в «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.91.
Обратите внимание, что законодательство по бухгалтерскому учету не обязывает организацию применять критерий существенности по отношению к спецодежде и другим специальным средствам производства сроком службы менее 12 месяцев. Их можно учитывать, как и ранее, на счете 10 до выдачи сотруднику. Также не обязательно применять критерий существенности к малоценным основным средствам до перехода на ФСБУ 6/2020. Отмена Методических указаний по учету специальных средств производства и внедрение в бухгалтерском учете понятия существенности позволяют бухгалтеру выстроить свой учет и классификацию объектов так, как это действительно удобно и экономически целесообразно.
От редакции. В 1С:Лектории 04.03.2021 состоялась онлайн-лекция «Учет малоценных объектов в 1С:Бухгалтерии 8» с участием экспертов 1С. Видеозапись см. на сайте 1С:ИТС на странице 1С:Лектория .
Как в программе «1С:Бухгалтерия 8» отразить операции по учету канцтоваров?
Для учета канцтоваров, предназначенных для управленческих нужд, если организация в отношении них применяет п. 2 ФСБУ 5/2019, используются документы:
«Поступление (акты, накладные, УПД)» – для отражения поступления в БУ и НУ и списания стоимости канцтоваров для управленческих нужд в момент покупки в БУ;
«Поступление доп. расходов» – для включения в стоимость дополнительных расходов на приобретение;
«Расход материалов» – для отражения передачи в использование и списания стоимости канцтоваров в БУ для управленческих нужд или в БУ и НУ для производственных нужд.
1. Учет поступления канцтоваров
1.1 Приняты к учету канцтовары для для производственных нужд
1.2 Приняты к учету канцтовары для управленческих нужд
1.3 Учтена в расходах в БУ стоимость канцтоваров для управленческих нужд
1.4 Учтен входной НДС
Документ «Поступление (акт, накладная, УПД)»
Раздел: Покупки – Поступление (акты, накладные, УПД).
Кнопка Поступление, вид операции документа – «Товары (накладная, УПД)». В поле Склад выберите склад, где будут храниться канцтовары до передачи их в использование.
По ссылке в поле Расчеты проверьте счета учета расчетов, сроки расчетов с контрагентом, способ зачета аванса.
По кнопке Добавить заполните табличную часть документа. В колонке Номенклатура выберите из справочника «Номенклатура» приобретенные канцтовары для управленческих нужд – с видом номенклатуры «Малоценное оборудование и запасы» и для производственных нужд – с видом номенклатуры «Материалы». В колонке Счет учета для канцтоваров для производственных нужд укажите счет учета и для канцтоваров для управленческих нужд по ссылке откройте форму «Счета учета» и укажите счет затрат, на который списывается стоимость канцтоваров в бухгалтерском учете, и аналитику к нему. Заполните остальные колонки – укажите количество, цену, ставку НДС.
Кнопка Провести. Посмотрите результат проведения документа.
1.4 Входной НДС принят к вычету
Документ «Счет-фактура полученный»
Заполните поля Счет-фактура № и от в документе поступления, нажмите кнопку Зарегистрировать или проведите документ поступления. По ссылке откройте документ Счет-фактура полученный. Проверьте заполнение полей документа и установленный флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения. Если флажок снять, то вычет отражается регламентным документом Формирование записей книги покупок.
Кнопка Записать и закрыть. Посмотрите результат проведения документа.
2. Учет доставки канцтоваров
2.1 Учтены дополнительные расходы на приобретение канцтоваров.
2.2 Учтены дополнительные расходы на приобретение канцтоваров.
2.3 Учтен входной НДС
2.4. Учтена в расходах в БУ стоимость доставки канцтоваров для управленческих нужд
Документ «Поступление доп. расходов»
Раздел: Покупки – Поступление (акты, накладные, УПД).
Выделите в списке документ-основание (Поступление (акт, накладная, УПД)). Кнопка Создать на основании, выберите Поступление доп. расходов. По ссылке в поле Расчеты проверьте счета учета расчетов, сроки расчетов с контрагентом, способ зачета аванса.
На закладке Главное укажите в поле Сумма – стоимость доставки, ставку НДС. В поле Способ распределения – способ, в соответствии с которым будет распределяться сумма дополнительных расходов – пропорционально сумме или количеству.
На закладке Товары табличная часть заполняется автоматически на основании данных документа поступления по кнопке Заполнить – Заполнить по поступлению. При проведении документа сумма доставки включается в фактическую стоимость канцтоваров в соответствии со способом распределения, указанным на закладке «Главное». Если на закладке «Товары» вручную указать суммы в колонках Доп. расходы и НДС, то проводки будут сформированы с учетом этих сумм.
Кнопка Провести и закрыть. Посмотрите результат проведения документа.
2.4 Входной НДС принят к вычету
Документ «Счет-фактура полученный»
Заполните поля Счет-фактура № и от в документе поступления услуг, нажмите кнопку Зарегистрировать или проведите документ поступления. По ссылке откройте документ Счет-фактура полученный. Проверьте заполнение полей документа и установленный флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения. Если флажок снять, то вычет отражается регламентным документом Формирование записей книги покупок.
Кнопка Записать и закрыть. Посмотрите результат проведения документа.
3. Передача канцтоваров в использование
3.1 Учтена в расходах в БУ и в НУ стоимость канцтоваров для производственных нужд, переданных в использование
3.2 Отражена передача в использование канцтоваров для управленческих нужд
3.3 Учтена в расходах в НУ стоимость канцтоваров для управленческих нужд, переданных в использование
Документ «Расход материалов»
Раздел: Склад – Расход материалов
Кнопка Создать. В поле Вид операции выберите «Использование материалов». Заполните поле Склад и укажите Цель расхода материалов для заполнения печатной формы.
По ссылке в поле Счет затрат откройте форму «Счета затрат» и установите переключатель Указывается: в положение «В списке», по кнопке ОК сохраните изменения. После этого в табличной части на закладке Материалы появится колонка Счет затрат.
На закладке Материалы табличную часть заполните по кнопке Добавить. Выберите списываемые канцтовары, проверьте счет учета и списываемое количество. В колонке Счет затрат по ссылке откройте одноименную форму и укажите счет затрат, на который списываются канцтовары и аналитику к нему – подразделение и статью затрат с видом расхода «Прочие расходы».
Кнопка Провести. Посмотрите результат проведения документа.
Стоимость канцтоваров для производственных нужд отнесена на расходы в бухгалтерском и налоговом учете. Стоимость канцтоваров для управленческих нужд отнесена на расходы только в налоговом учете, поскольку в бухгалтерском учете стоимость была включена в расходы в момент приобретения.
Поскольку в бухгалтерском и налоговом учете стоимость канцтоваров для управленческих нужд списывается в расходы в разные моменты времени в соответствии с ПБУ 18/02 в оценке этих канцтоваров в момент списания стоимости в бухгалтерском учете возникнет временная разница и соответствующий ей отложенный налоговый актив (ОНА), который будет погашен в момент списания стоимости в налоговом учете. Если списание стоимости канцтоваров в бухгалтерском и налоговом учете произошло в пределах одного месяца, признание и погашение ОНА в учете не отразится.
Учет и оприходование канцтоваров, на каком счете необходимо учитывать канцелярские товары
Каждому бухгалтеру необходимо знать, на каком счете(субсчете) все же учитывать канцтовары, чтобы правильно вести учет и вовремя снимать закончившиеся материалы с остатков. Только на первый взгляд может показаться, что это мелочи, с которыми не придется возиться. Но на самом деле даже опытные специалисты допускают массу ошибок, когда пытаются отразить все перемещения канцелярии. Причем разные профессионалы говорят о различном, и каждый из них обосновывает свое решение законами и требованиями налоговой. Давайте вспомним об общих правилах, которыми стоит пользоваться, чтобы избежать нареканий и штрафов со стороны проверяющих органов и разберемся, как же лучше отражать подобные операции.
Оприходование канцтоваров: что к ним относится
В соответствии с Инструкцией №157 и пунктом 118 к канцелярии можно отнести:
Это основные предметы, которые всегда можно отнести к канцелярским товарам, но в реальности их намного больше. Иногда их определяют как изделия, которые применяются для переписки или оформления документов, но это не полная формулировка.
В соответствии с ней к канцелярии относят:
Кроме всего этого, работа предприятия почти всегда связана с печатями и подготовкой материалов к хранению. Поэтому сюда причисляют также:
Отдельно стоит отметить еще несколько предметов инвентаря, которые тоже относят к категории КТ:
Учет канцтоваров в бухгалтерии
Стоит отметить, что если нефинансовый актив отнести к канцелярии, то это еще не значит, что его следует автоматически причислять к категории матзапасов. Главным критерием того, засчитывать его на основные средства или все же на запасы, относится срок использования. Важно понять, предмет будет использоваться постоянно, многократно или лишь однажды.
Как правильно вести
Обычно их принимают в формате МПЗ (материально-производственные запасы), зачисляют по реальной стоимости закупки, другими словами – по сумме потраченных на покупку денег:
Прием оформляют по ПКО (приходно-кассовый ордер), который имеет форму №М-4. Движение будет отражаться в карточках учета по ф. №М-17. Все делится по видам, товарным группам и другим признакам. Заполняет эти документы кладовщик по приходно-расходной документации, которую ему предоставляют в тот день, когда совершается хозоперация. В конце месяца подсчитывают остатки, их подписывает бухгалтер после сверки данных аналитики с фактически имеющимися.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Как это закреплено законодательно
Есть методические рекомендации, которые указывают, как учитывать эти ценности. Это все вписано в 49 пункт указаний:
Всю документацию придется вести МОЛ (материально ответственное лицо) на основании бумаг прихода и расхода с проставленной датой, когда именно произошла хозяйственная операция, чтобы можно было учесть КТ по этой стоимости.
Поступление проходит по дебету 10, который именуется «Материалы». Затем по Инструкции организация может самостоятельно определить субсчета каждому виду из МПЗ. Поэтому в одном бухучете значится 10.01, отвечающий за КТ, а в другом это 10.09, необходимый для прочих товаров.
Таблица, на каком субсчете допускается учитывать и как правильно оприходовать разнообразные канцтовары
Выплачено поставляющей компании
ТН, заполняется по ф. М-4
Учитывается входящий НДС
К предыдущему добавляется СФ
Еще одна счет-фактура
Работникам, которые отправляются в командировку, выдаются деньги
Принятие канцелярии от командировочного лица
Выписывается товарный чек, подкрепляется к делу
Возвращаются денежные средства, которые подотчетные лица не потратили
На какой из счетов отнести канцтовары и как принять их к учету
Основной – 10, под названием «Материалы». Их появление должно быть зафиксировано по дебету на субсчете 10.09, но есть и другие варианты.
Каким бы типом ни прошла оплата, проводки следует вписать в подобном виде:
В соответствии с чем
Прикрепляется документация от банка
Все переносится в складские помещения
ПКО ф. М-4 либо накладная от поставщика с подписью МОЛ
НДС на приобретение канцелярии
СФ от поставляющей организации
Учет входящего НДС
Бумаги, которые подтверждают приход
Чек, в котором выведен НДС отдельно
На какой субсчет отнести канцтовары и каким образом потом их оприходовать
В работе организации применяют два разных способа:
Стоит помнить, что 1 способ более достоверный, к нему нет вопросов у налоговых органов. Его просто использовать, если приобретается много канцелярии, но в расход сотрудникам она отправляется постепенно, небольшими порциями. Еще один плюс метода – можно рассчитывать потребность для обеспечения нормального рабочего процесса.
Основные проводки будут связаны со счетами Дт 10 и Кт 60 и 71. Нет большой разницы в том, на какой субсчет все зачислять, главное – отразить свое желание вести дела определенным способом в УП.
Засчитываем весь приход как одну штуку
Если был выбран этот вариант, то все зачисляется как 1 единица и списывать будут так же. Чтобы пользоваться подобным путем, нужно издать приказ, на его основании канцелярия будет приниматься и сразу же уходить на нужды.
В этом случае ПКО скрепляется с копией товарной накладной от поставщика, это позволит при необходимости отследить поступление.
Чтобы снять с учета, крепят заявки работников к накладной или другому подобному документу.
Среди плюсов – удобство применения. Но этот метод способен спровоцировать массу вопросов у налоговой инспекции.
Приемка по количеству
Это еще один вариант, который используют не так часто. Здесь считать будут только купленный объем, без названий и формы. Выглядеть это будет как «Канцелярка, 15 шт.». Это удобно, но может создать вопросы из-за большой разницы в стоимости. Например, списание одного кресла обойдется во много раз дороже, чем шариковой ручки.
Как вести учет без счета 10
В практике иногда бухучет ведется без «Материалов». Обычно данный способ избирается, когда планируется тут же использовать КТ на нужды компании. И эти расходы допускается записывать в виде услуг на затраты. Все это расписывается бухгалтерскими проводками, где Дт 25-26 и 44, а Кт считается как 60 и 71.
Если в этом алгоритме будут использоваться только незначительные суммы, то у налоговых служб не появляется вопросов. Но если на это регулярно тратится много денег и статья часто повторяется, то подобная ошибка спровоцирует интерес проверяющих.
Трудности могут появляться и в случае, если необходимо вычесть сумму входного НДС, ведь покупку не приняли к учету по правилам.
Еще одна сложность заключается в попытке отследить, что именно и в какой цех или отдел было потрачено. При проверке будет очень сложно понять, какие работники заказывают слишком много, приобретение для какого подразделения обходится дорого и неоправданно.
Как это будет выглядеть в бухгалтерии — основные проводки
Какой бы способ не был выбран, его предстоит вписать в УП фирмы. В любом случае бухучет проводится, как указано выше. Обязательно потребуется бухгалтерская проводка Дт распространенных 25, 26 и в отдельных случаях 44 счетов, а Кт 60 и иногда 71.
Как документально оформить покупку и использование канцелярии
Есть два варианта приобретать и приходовать:
Заранее определенный способ следует отметить в учетной политике компании и всегда его придерживаться.
Когда КТ передаются ответственному по материалам лицу, приходится делать определенное действие:
Во втором случае ответственный работник должен поставить подпись в этом документе. Себестоимость использованных товаров будет расходами по ПБУ 10/99, то есть считается, что это обычные виды деятельности организации.
Когда они выдаются сотрудникам, то списываются в соответствии с составленным требованием-накладной по ф. М-11.
Для упрощения работы и повышения эффективности стоит иметь соответствующие программы, которые облегчат оформление документации. Чтобы было проще выбрать среди многообразия ПО, советуем обратиться в «Клеверенс». Наши специалисты помогут найти подходящее программное обеспечение для вашего бизнеса, автоматизирующее рабочие процессы за счет обьединения работы учетных систем и оборудования, например, терминалов сбора данных. Так, для тех, кто использует 1С:Бухгалтерию есть программный продукт «Инвентаризация ОС».
Списание канцтоваров
Осталось разобраться, на какой счет учета отнести израсходованные канцелярские товары. Тут стоит помнить, что эта группа материальных ценностей напрямую участвует в основной деятельности. Поэтому списать можно на сч. 26, который отвечает за общехозяйственные расходы, и на 44, в котором отражают затраты на продажу.
Когда их дают работникам, то берут со склада. Для этого необходима накладная-требование, которая заполняется по ф. М-11. Еще один вариант – воспользоваться типовой формой, которую разработали в компании специально для этой задачи, но в этом случае документ должен быть вписан в учетную политику и применяться всегда. Следует обязательно указать стоимость КТ на дату, в которую осуществлялась выдача.
На каком счете в бухгалтерии отразить канцтовары, подлежащие списанию
Бухгалтерская запись будет выглядеть следующим образом:
У «упрощенки» алгоритм немного другой. Им можно по закону списывать все затраты в стандартную и основную деятельность сразу же после приобретения. По этой причине они не оформляют передачу сотрудникам. Все суммы будут признаны после оплаты.
Как будут выглядеть проводки по списанию канцелярии – образцы актов
Если «канцелярка» была учтена как производственные запасы, то предприятие имеет право полностью снимать их с баланса, когда их выдадут сотруднику. Дальше контроль уже не ведется. Оформляется это как Дт 91-94 и Кт 209.
Как мы уже говорили, если предмет выдается со склада, то заполняется форма М-11, которая станет основанием, чтобы составить акт списания. Его можно писать в произвольном виде, главное, чтобы его подписали МОЛ. Также в нем важно указать все наименования и стоимость принадлежностей.
Порядок, в котором будет списываться КТ
После того как мы разобрались, на какой счет относить канцелярские товары, стоит выяснить, как происходит их снятие с учета. Когда письменные принадлежности переходят со склада ответственным сотрудникам, необходимо оформить бумаги:
Иногда бухгалтерия относит сюда же заправку картриджей, но это неверный подход. Об этом говорит пп. 2 из п. 1 в статье 254 НК РФ. Эти затраты следует переводить на материальные.
Осталось понять, на какой счет учета относить канцелярию, которая отслужила свое. Сначала составляется соответствующий акт. В нем обязательно вписывается: