как прописать в договоре передачу образцов
Как оформить передачу клиентам образцов товара для ознакомления?
Е.М. Тараненко,
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам
ВОПРОС
Менеджеры юридического лица (торговая компания) для расширения клиентской базы планируют бесплатно передавать потенциальным клиентам (другим юридическим лицам) образцы товара для ознакомления.
Необходим наиболее оптимальный вариант документального оформления такой передачи. Как оформить эту передачу: подарок, образец, безвозмездная передача?
Может ли юридическое лицо дарить товар другому юридическому лицу? Есть ли ограничения по виду и стоимости товара, который передается в качестве образца потенциальным клиентам для ознакомления?
ОТВЕТ
Дарение между коммерческими организациями запрещено, за исключением обычных подарков стоимостью до трех тысяч рублей. Соответственно, любая безвозмездная передача товара (в том числе образцов продукции) стоимостью более трех тысяч рублей может быть истолкована в качестве дарения. При этом понятие «обычные подарки» законом не определено, поэтому раздача потенциальным клиентам бесплатных образцов продукции в качестве подарков носит рисковый характер.
Однако, если такая раздача будет адресной – только среди заранее определенного круга лиц, то есть риск признания такой передачи дарением, а не рекламой. В связи с тем, что реклама должна быть направлена на неопределенный круг лиц.
ОБОСНОВАНИЕ
Собственнику принадлежат права владения, пользования и распоряжения своим имуществом (п. 1 ст. 209 ГК РФ). Собственник вправе по своему усмотрению совершать в отношении принадлежащего ему имущества любые действия, не противоречащие закону и иным правовым актам и не нарушающие права и охраняемые законом интересы других лиц, в том числе отчуждать свое имущество в собственность другим лицам, передавать им, оставаясь собственником, права владения, пользования и распоряжения имуществом, отдавать имущество в залог и обременять его другими способами, распоряжаться им иным образом (п. 2 ст. 209 ГК РФ).
Согласно пункту 4 статьи 21 Закона о рекламе проведение рекламных акций, сопровождающихся раздачей образцов алкогольной продукции, допускается с соблюдением требований, установленных законодательством Российской Федерации о рекламе, только в стационарных торговых объектах, в том числе в дегустационных залах таких торговых объектов. При этом запрещается привлекать к участию в раздаче образцов алкогольной продукции несовершеннолетних и предлагать им данные образцы.
Согласно пп. 28 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на рекламу производимых (приобретенных) и (или) реализуемых товаров (работ, услуг), деятельности налогоплательщика, товарного знака и знака обслуживания, включая участие в выставках и ярмарках, с учетом положений пункта 4 настоящей статьи.
Е.М. Тараненко,
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам
Оформление и учет передачи образцов продукции
Организация занимается производством и реализацией такой продукции, как упаковочная пленка, гибкая упаковка и т.п. Предполагается начало производства нового вида продукции. В связи с этим собственным покупателям планируется предоставление на безвозвратной основе образцов новой продукции. С этой операции платится НДС. Стоимость передаваемой продукции может быть больше 3000 рублей. Получается, что в силу закона организация не может безвозмездно передавать образцы юридическим лицам (ст. 575 ГК РФ) и в случае нарушения этой нормы закона возможно доначисление налоговой инспекцией налога на прибыль. Как оформить безвозмездную передачу образцов новой продукции стоимостью свыше 3 тыс. рублей?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
По нашему мнению, в рассматриваемой ситуации возможно заключение соглашения с потенциальным покупателем на предмет исследования возможности использования им продукции организации в собственном производстве.
При передаче образцов продукции не возникает объекта обложения налогом на прибыль организаций. При этом обращаем Ваше внимание, что вопрос о возможности учета стоимости переданной продукции в составе расходов для целей налогообложения на данный момент однозначного решения не имеет в том числе ввиду наличия противоположной арбитражной практики.
Обоснование вывода:
Оформление передачи образцов продукции
Как Вы справедливо отметили, дарение между юридическими лицами, за исключением обычных подарков, стоимость которых не превышает трех тысяч рублей, запрещено в силу пп. 4 п. 1 ст. 575 ГК РФ.
Таким образом, заключение договора дарения означало бы совершение сделки недопустимой в силу закона.
В рассматриваемой ситуации, по нашему мнению, было бы целесообразно заключить между сторонами соглашение, согласно которому потенциальный покупатель, получивший образец товара, проводит своего рода испытание на возможность его применения в собственном производстве. Результатом такого испытания могло бы быть какое-либо заключение, представляемое потенциальным покупателем организации, о возможности использования продукции организации в собственном производстве, либо описание ее характеристик и параметров, в результате которых использование невозможно.
Напомним, согласно п. 1 ст. 421 ГК РФ граждане и юридические лица свободны в заключении договора.
Стороны могут заключить договор, как предусмотренный, так и не предусмотренный законом или иными правовыми актами (п. 2 ст. 421 ГК РФ).
Отпуск образцов продукции потенциальным покупателям в рассматриваемой ситуации рекомендуем оформить Накладной на отпуск материалов на сторону (форма N М-15, утвержденная постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а).
Согласно указаниям по заполнению формы N М-15 она применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям на основании договоров и других документов.
Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договора (контракта, соглашения) и других соответствующих документов и предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.
При отгрузке собственной продукции в адрес потенциальных покупателей следует также оформить товарно-транспортную накладную (форма N 1-Т, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78).
Напомним, в соответствии с указаниями по заполнению товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.
Налог на прибыль
При передаче пробников готовой продукции следует учитывать, что в целях налогообложения безвозмездная передача продукции юридическим лицам в определенных случаях, предусмотренных НК РФ, признается реализацией товаров (п. 1 ст. 39 НК РФ).
Причем при безвозмездной передаче продукции покупателям доход у передающей стороны не возникает в силу п. 2 ст. 249 НК РФ.
Таким образом, безвозмездная передача пробников готовой продукции потенциальным покупателям не влечет возникновения объекта налогообложения налогом на прибыль организаций.
Однако и расходы организации в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходов, связанных с такой передачей, не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль в соответствии с п. 16 ст. 270 НК РФ (смотрите также письма Минфина России от 22.09.2006 N 03-04-11/178, УМНС России по г. Москве от 06.02.2004 N 23-10/4/07499).
Напомним, что согласно п. 16 ст. 270 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций не учитываются расходы в виде безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходов, связанных с такой передачей (смотрите письмо).
Отметим также, что стоимость переданных образцов продукции, по мнению Минфина России, не признается также и рекламными расходами для целей главы 25 НК РФ (письмо Минфина России от 08.10.2008 N 03-03-06/1/567).
Эта же позиция подтверждается определением ВАС РФ от 25.04.2008 N 4946/08.
Однако следует признать, что есть и противоположная арбитражная практика.
Приведем, например, постановление ФАС Уральского округа от 15.01.2008 N Ф09-6270/07-С2. В рассматриваемом деле на основании приказов руководителя предприятия утверждалось количество продукции, передаваемой для представления в рекламных целях в деловых кругах, т.е. определенному кругу лиц. Такая передача была признана судом рекламными расходами, в связи с чем сделан вывод о правомерности отнесения предприятием произведенных затрат в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
ВАС РФ определением от 10.04.2008 N 4596/08 отказал в пересмотре данного дела.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гильмутдинов Дамир
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Родюшкин Сергей
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Самый простой договор
Иногда договоры доставляют больше хлопот, чем сама работа: каждый надо составить, согласовать, исправить, отправить курьером, слепить скан с печатью, обменяться оригиналами. Поэтому сегодня мы представляем договор-счет-акт — простой договор на одну страницу.
Договор-счет-акт делает всё сразу: описывает условия сотрудничества, подтверждает прием заказа и говорит, сколько денег платить. Если вы индивидуальный предприниматель или компания и хотите упростить бумажную работу, эта статья для вас.
На примере
Договор-счет-акт занимает страницу. Если вы дизайнер, вот так может выглядеть ваш договор:
Кому подходит
Использовать договор-счет-акт может любой предприниматель или компания. В законе ограничений нет.
Договор-счет-акт помогает быстрее получить деньги. Не надо ждать, пока юрист клиента подготовит договор, а потом тратить время на то, чтобы в нем разобраться. Составить договор занимает полчаса, выставлять счет не надо, подписывать акт у клиента тоже.
Договор подходит для простых сделок, которые не надо подробно описывать. Используйте договор-счет-акт, если:
Договор не подойдет, если есть риск, что клиент по-своему интерпретирует условия сделки. Представьте, вы фотограф, и клиент заказал фотосессию сотрудников и их детей. Чтобы вы сделали свою работу, клиент должен сделать свою — собрать участников в студии. Возможно, клиент решит, что сбором занимаетесь вы, а не он, и никого не соберет. Если такой риск есть, составляйте подробный договор, где пропишете, кто что и когда делает. Так надежней.
Договор-счет-акт не тестировался на специализированных сделках, например, на поставку энергии, бурение недр, продажу лекарств или финансовых услуг. Скорее всего, договор для таких сделок не подойдет.
Обязательные условия
По закону вы вправе заключить договор письменно и устно, но есть ограничения. Письменный договор обязателен, если клиент — компания или он вам платит больше десяти тысяч рублей. Если меньше, подойдет устный договор.
Как вы оформите договор, закону не важно. Составляйте его на одном листе или на десяти, называйте разделы договора своими словами или вообще составляйте без разделов. Требований к оформлению договора-счета-акта тоже нет.
Зато есть требования к тому, что писать в документе.
Существенные условия. Главное в договоре — существенные условия. Без них он недействителен.
Единого списка существенных условий для всех договоров нет. Список зависит от сути договора, или, на языке юристов, предмета договора. Если продаете товар, существенные условия смотрите в требованиях к договору купли-продажи, если сдаете помещения — к аренде. Требования к условиям описывает вторая часть Гражданского кодекса.
Чаще всего существенные условия — это кто что покупает, сколько платит, когда получает результат и в каком виде.
Дата на договоре. Дату писать обязательно, потому что дата помогает избегать неопределенности. Например, по договору срок оплаты — десять дней со дня подписания договора. Если даты на договоре нет, клиент вправе задержать оплату под предлогом, что он не знал, когда надо было подписать договор.
Стоимость. Правило такое: показать клиенту, из чего складывается цена заказа и сколько надо платить в итоге. Если готовите три макета, пишите цену за один макет и за три. Продаете уроки английского, указывайте стоимость одного часа и всего курса.
Еще понадобится НДС. Клиент должен увидеть, вы продаете услугу с НДС или без. Если с НДС, то сколько платить — 10% или 18%, и какая цена с учетом налога. Если продаете без НДС, так об этом и напишите:
В стоимость услуг не входит налог на добавленную стоимость, так как исполнитель применяет упрощенную систему налогообложения.
Способ оплаты. Достаточно написать, что вы принимаете безналичную оплату. Реквизиты для платежа и так есть в конце документа.
Срок оплаты. Без срока платежа клиент не поймет, когда отправить деньги, поэтому о сроке надо писать. Если работаете по предоплате, зафиксируйте условие в договоре. Оплату можно привязать к конкретной дате или к факту подписания договора:
Клиент оплачивает половину стоимости в день подписания договора, а остальное — в последний день оказания услуг.
Клиент оплачивает 100% стоимости не позже, чем через пять дней после подписания договора.
Если берете деньги после готовности заказа, напишите об этом:
Клиент оплачивает услуги до 30 мая 2017 года.
Клиент оплачивает услуги в последний день их оказания.
Клиент оплачивает услуги не позже, чем через пять дней после их оказания.
Сдача-приемка. Обычно клиент подписывает акт, есть акт — нет претензий. Но акт — это дополнительная морока: подписать самим, добиться от клиента подписи, отправить сканы, обменяться оригиналами.
Чтобы не возиться с актом, напишите в договоре, в какой момент клиент принимает услугу. Если работаете по постоплате, подойдет фраза: «Оплата подтверждает качество услуг».
Если берете предоплату, придется подумать над формулировкой. Принцип такой: написать, что клиент платит до начала работы, но у него есть время прислать замечания.
К примеру, дизайнер готовит макет буклета с 15 апреля, планирует сдать через месяц. Он дает клиенту пять дней на замечания:
Клиент оплачивает 100% стоимости в день подписания договора. Если клиент не прислал письменные возражения по качеству буклета до 20 мая 2017 года, услуги считаются оказанными качественно и своевременно.
С такой фразой дизайнер и клиент под защитой. Клиент заплатил вперед, но вправе потребовать деньги назад, если дизайнер уедет на дачу, там загуляет и забудет о заказе. А дизайнеру не надо выбивать у клиента оплату и бегать за подписью на акте.
Полные реквизиты. Сведения в договоре нужны, чтобы точно определить клиента и исполнителя, поэтому включайте в договор информацию о себе и клиенте. Для индивидуального предпринимателя — ОГРН и ИНН, для компании — название, ИНН, КПП. Для всех — адрес, электронную почту и реквизиты счета.
Подпись. Договор подписывайте сами и передавайте на подпись клиенту. Если не подписать, сделка недействительна.
Если нет времени на подпись и у вас простая услуга, вам подойдет оферта. Оферту вживую подписывать не надо, клиенту достаточно оплатить покупку и поставить галочку на сайте «Согласен с офертой».
Возможно, клиент не будет сам подписывать договор, а попросит подчиненного: коммерческого директора, главного маркетолога или юриста. В этом случае попросите показать доверенность. Ваша задача — убедиться, что подчиненный вправе подписать договор с вами, и договор с такой подписью законен.
В доверенности есть условия: какие договоры можно подписывать по доверенности. Чаще всего в качестве условий — тип договора, например, закупка товара, реклама, сдача в помещения в аренду, или сумма договора — договор до десяти тысяч рублей, ста или миллиона. Убедитесь, что условия доверенности совпадают с вашим договором.
Что еще добавить в договор
Есть еще условия для договора. По закону писать их необязательно, но они помогут избежать проблем.
Согласование по электронной почте. Оставьте себе возможность передоговориться об условиях сделки. Для этого есть два варианта. Первый — это составить дополнительное соглашение. По сути, вы готовите еще один документ, подписываете его сами и передаете клиенту.
Второй — узаконить согласование по электронной почте. Это быстрее и проще. Для этого напишите:
Переписка по электронной почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями сторон.
Если клиент заказывал буклет на шестнадцать разворотов, подписал договор, а потом устно попросил попросил сделать на восемь за те же деньги, попросите написать об этом по электронной почте. Тогда условия сделки меняются, и это законно. Клиент не сократит оплату вдвое под предлогом, что вы сделали меньше, чем надо по договору.
Возможность говорить о заказе. Договоритесь с клиентом, что положите заказ в портфолио. Если вы дизайнер, подойдет формулировка: «Исполнитель вправе опубликовать информацию о клиенте и макет буклета на сайте www. diz-zavod.ru для рекламы своих услуг».
Как решать конфликты. Пропишите в договоре, что клиенту делать, если он недоволен работой. Подойдет фраза: «Досудебный порядок урегулирования спора обязателен в течение 10 дней». Количество дней выбирайте любое: это срок, когда клиент обязан попробовать решить вопрос миром.
Где пройдет суд. Город зависит от клиента. Если работаете с физлицами, город для суда выбирает клиент. Если с индивидуальными предпринимателями или компаниями, суд будет там, где договоритесь с клиентом.
Есть два варианта: прописать, что суд пройдет по месту нахождения истца или ответчика, или выбрать конкретный город. По закону вы вправе выбрать любой город, но дешевле судиться там, где работаете. Если работаете в Москве, напишите: «Подсудность неразрешенных споров — Арбитражный суд г. Москвы».
Размер ущерба. Решите, сколько готовы платить, если клиент подаст в суд и выиграет дело. Если сумму не указать, клиент вправе потребовать выплатить материальный ущерб, упущенную выгоду и моральный ущерб.
Вот история о случайной ошибке. Программист подключил форму для оплаты на сайте, но в форму закралась ошибка, и из-за нее полностью слетела страница заказов. Программист починил страницу за полчаса, но клиент разозлился и выставил штраф на полмиллиона. Чтобы вам так не рисковать, фиксируйте сумму ущерба.
По закону вы вправе указать любую сумму, но лучше ограничиться стоимостью заказа. Так клиент не потребует возместить упущенную выгоду или моральный ущерб, и это хорошо, потому что такой ущерб больше стоимости заказа. Если программист из нашего примера взял за заказ десять тысяч рублей, его штраф за ошибку — 10 000 рублей, а не полмиллиона, как хочет клиент.
Чтобы клиент согласился на ваши условия, пропишите для него такое же возмещение — не больше оплаты за заказ. Для договора подойдет фраза: «Ответственность заказчика и исполнителя ограничена стоимостью договора».
Номер договора. Требований к номеру договора нет. Если договоров меньше двенадцати за год, ставьте номер месяца, когда подписали договора, и год. Так проще вести бухучет. Например: договор за март — «Договор № 03-17».
Город рядом с датой. Город писать не обязательно, но это требования делового обычая. Пишите город, где вы работаете.
QR Pay бесплатно в Модульбанке
Комиссия 0% до конца года, зачисление на счет за 15 секунд
Особенности бухгалтерского учета образцов товара
Некоторые фирмы используют часть товаров в качестве образцов. Образцы представляют собой демонстрационные модели, которые бесплатно предлагаются потребителю или контрагенту для оценки потребительских качеств продукции. Подлежат учету.
Учет образцов, переданных поставщиками
Образцы, как правило, направляются торговым фирмам поставщиками. Они бесплатны, а потому в накладной прописывается нулевая стоимость. Однако в бухучете изделия фиксируются по рыночной цене.
ВАЖНО! В налоговом учете при поступлении образцов образуется внереализационный доход в объеме рыночной цены. Формирование внереализационного дохода обусловлено статьей 250 НК РФ.
Учет поступления образцов
При поступлении образцов используется эта бухгалтерская проводка: ДТ41 КТ98. На данном счете фиксируется рыночная стоимость образца.
Если в накладной прописана цена больше нуля, проводки будут такими же, что и при передаче в фирму любой другой продукции:
В большинстве случаев используется первая приведенная проводка. Учет также будет зависеть от дальнейших действий с образцом: его реализация или ее отсутствие.
Образцы не будут продаваться
Поставщик может прописать в договоре условие о том, что образцы нельзя реализовывать. В этом случае они необходимы для демонстрации (к примеру, на выставках) или для передачи потребителям на безвозмездной основе. В данной ситуации активы нужно учитывать в качестве материалов. Используются эти проводки:
Каждая проводка должна подтверждаться данными из первичных документов. Примером такого документа является накладная, в которой указывается стоимость образца.
Налоговый учет
В рамках учета по налогам стоимость рассматриваемых активов может быть отнесена к ненормируемым тратам на рекламу на основании п. 4 статьи 264 НК РФ. Если фирма использует «упрощенку», стоимость активов также списывается в траты на рекламу. Однако подобное списание может быть выполнено только тогда, когда в накладной указана стоимость образца больше нуля. Если стоимость нулевая, списывать стоимость в расходы нельзя. Если образцы передаются потребителям на безвозмездной основе, стоимость активов не будет сокращать прибыль, облагаемую налогами.
Допустимым является списание стоимости образцов на рекламные издержки. Однако этот вариант считается рискованным, так как передача демонстрационных моделей ограниченному числу лиц рекламой не считается. Следовательно, подобные траты на рекламу могут признаваться необоснованными, о чем говорится в письме Минфина от 15 декабря 2010 года. Если будет выполняться проверка, подобные рекламные расходы аннулируются. Фирма может быть оштрафована. То есть существует два варианта списания: безопасный и рискованный. Рассмотрим проводки, используемые в рамках безопасного метода:
Подобный способ учета не вызовет вопросы со стороны контролирующих органов.
Учет образцов, подлежащих продаже
Часто поставщик не ставит запрет на реализацию переданных объектов. В этом случае, как правило, изделия сначала демонстрируются, а потом продаются по сниженной стоимости. Продаваемые образцы учитываются в качестве или продукции, или основных средств. Некоторые изделия нужно подготавливать к реализации. В частности, осуществляется монтаж, сборка. Если подготовки не требуется, образцы фиксируются на счете 41. Перед реализацией объекты переводятся на субсчет «Продукция для продажи».
Если подготовка нужна, изделия рекомендуется учитывать по ДТ счета 01. Связано это с тем, что данный метод учета упрощает учет затрат на монтажные и сборочные работы. Эти расходы входят в первоначальную стоимость. Кроме того, образцы, требующие сборки, обычно сложные и громоздкие. Поэтому изделия могут, кроме демонстрации, решать другие задачи. Поэтому учет в составе основных средств является наиболее разумным.
Учет изделий, подлежащих возврату поставщику
Иногда поставщик обязывает фирму вернуть предоставленные образцы. Такая временная эксплуатация может классифицироваться как ответственное хранение. То есть фирма не может принять изделия на баланс. Поэтому они фиксируются на забалансовом счете 002.
ВАЖНО! При получении или возврате изделий налоги не начисляются.
Учет выставочных образцов
Образцы, как правило, используются при проведении выставок. Рассмотрим все проводки, которые применяются при выставлении изделий на выставках:
Продажа образцов – наиболее разумное решение, так как это позволяет сократить расходы фирмы.
Что будет при порче образца?
Образцы в процессе демонстрации могут быть повреждены. То есть возникают ненормированные товарные потери. Их фактическое наличие нужно подтвердить. Подтверждаются потери этими первичными документами:
Необходимость наличия документов обусловлена Постановлением Госкомстата №132. Для формирования актов нужно созвать комиссию.
Налог на прибыль
Если образцы передаются фирме бесплатно и не предполагается их возвращение, они считаются переданными безвозмездно на основании пункта 2 статьи 248 НК РФ. Изделия признаются имуществом фирмы на основании статьи 38 НК РФ, статьи 128 ГК РФ. Компании нужно признать внереализационный доход. Признание необходимо для налогообложения.
Оценка доходов выполняется на основании рыночных цен. Стоимость не может быть меньше трат на производство или покупку образцов. Данные о стоимости образца подтверждается с помощью этих документов:
Датой получения дохода считается дата, в которую в акте поставлена подпись обоих участников.
Безвозмездная передача образцов признается объектом обложения НДС на основании пункта 1 статьи 146 НК РФ. То есть фирма должна начислять НДС, создавать счет-фактуру. НДС фиксируется в книге продаж. Налоговый вычет применять нельзя, так как образцы передаются на безвозмездной основе.