как провести цветы в бухгалтерском учете

Расходы на цветы сотрудницам к 8 Марта: как учитывать

Если организация не хочет спорить с контролирующими органами, то расходы на цветы к 8 Марта учитывать не нужно.

Организация может учесть расходы по налогу на прибыль, если они являются экономически обоснованными и документально подтвержденными (ст. 252 НК РФ). Поскольку выплаты к профессиональным праздникам (в том числе, в натуральной форме в виде цветов) не связаны с производственными результатами работников, эти расходы требованиям ст. 252 НК РФ не соответствуют.

Такое мнение неоднократно высказывал Минфин России (см. письма от 21.02.2011 № 03-03-06/4/12, от 09.07.2014 № 03-03-06/1/33167).

Отметим, что пункт 25 статьи 255 НК РФ позволяет учесть в расходах на оплату труда любые затраты, предусмотренные трудовым или (и) коллективным договором. Некоторые суды, руководствуясь этим положением, признавали правомерным признание в расходах выплат к праздничным датам, поименованным в коллективном договоре.

Так, АС Московского округа в постановлении от 05.12.2014 № Ф05-13874/2014 по делу № А40-12724/2014 указал, что ключевым требованием для учета расходов на оплату труда в целях уменьшения доходов является закрепление такой выплаты в трудовом или (и) коллективном договоре (прямо или косвенно – со ссылкой на положение об оплате труда, положение о премировании или на др. подобный документ).

В таком же ключе высказались судьи АС Уральского округа в постановлении от 17.12.2014 № Ф09-8372/14 по делу № А50-2698/2014. В рассматриваемом случае выплаты производились в соответствии с локальным нормативным актом к профессиональному празднику. Это позволило суду сделать вывод о том, что данные выплаты связаны с производственной деятельностью работников.

Казалось бы, это позволяет организации, которая закрепила в коллективном договоре выплату в виде подарков (включая букеты цветов) к праздничным датам, учитывать эти расходы в целях исчисления налога на прибыль.

Однако есть в судебной практике и мнение, согласно которому ключевым при признании расходов на различные траты к праздникам является их связь с производственными достижениями сотрудников (см. постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 19.02.2014 по делу № А45-25321/2012, от 07.09.2009 по делу № А56-20637/2008).

Кроме того, Минфин России в письме от 15.03.2013 № 03-03-10/7999 отметил, что в соответствии со ст. 255 НК РФ расходами на оплату труда являются выплаты, которые предусмотрены законодательством, трудовым или (и) коллективным договором, а также производятся за исполнение работником своих должностных обязанностей.

Таким образом, финансовое ведомство отдельно подчеркнуло, что любая выплата (в том числе подарки) должна производиться только в рамках трудовой деятельности. В этом случае такие расходы могут уменьшать доходы по налогу на прибыль.

Источник

Отражение подарков сотрудникам, партнерам и клиентам в бухгалтерском учете

Валентина Александрова, внутренний аудитор компании Acsour

Многие работодатели выбирают подарки в качестве одной из мер мотивации сотрудников и повышения их лояльности. А подарки деловым партнерам к праздничным датам уже стали нормой вежливости. Неудивительно, что на практике у большинства организаций возникают вопросы, как именно необходимо учитывать подарки сотрудникам и партнерам для минимизации налоговых рисков. Зачастую ситуации могут быть нетривиальными и требовать тщательного анализа законодательства и судебной практики.

I. Учет подарков сотрудникам

А) Подарки, не связанные с трудовой деятельностью (к юбилейным и праздничным датам)

Согласно Гражданскому кодексу РФ подарком признается вещь (в том числе денежные средства, подарочные сертификаты), которую одна сторона (даритель) передает другой стороне (одаряемому) на безвозмездной основе (п. 1 ст. 572 ГК РФ).

С точки зрения НДФЛ

Стоимость подарков, переданных за год одному лицу, в том числе сотруднику, не облагается НДФЛ в части, не превышающей 4 000 рублей (включая НДС) (Письма ФНС от 02.07.2015 N БС-4-11/11559@, Минфина от 18.11.2016 N 03-04-06/67922, от 08.05.2013 N 03-04-06/16327). Применяя данное ограничение, нужно учитывать общую сумму подарков, выданных конкретному лицу в денежной и натуральной форме в течение календарного года. Со стоимости подарков, превышающей 4 000 рублей, необходимо исчислить НДФЛ.

Как исчислить НДФЛ со стоимости подарка (Письмо ФНС от 22.08.2014 N СА-4-7/16692):

если подарены деньги, то потребуется удержать налог при выдаче подарка и перечислить в бюджет не позднее чем на следующий день;

если подарена вещь, то необходимо удержать НДФЛ в день ближайшей выплаты денег одаряемому и перечислить в бюджет не позднее, чем на следующий день. Если до конца года, в котором передан подарок, организация не будет ничего платить одаряемому, надо сообщить ИФНС о невозможности удержания налога.

С точки зрения страховых взносов

Страховые взносы не начисляются на стоимость подарка, переданного (п. п. 1, 4 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ, Письма Минфина от 20.01.2017 N 03-15-06/2437, от 16.11.2016 N 03-04-12/67082, Минтруда от 27.10.2014 N 17-3/В-507):

работнику организации, если с ним заключен письменный договор дарения;

физлицу, не являющемуся работником организации (в том числе бывшему работнику, детям работников, клиентам), независимо от наличия письменного договора дарения.

В договоре дарения с сотрудником не должно содержаться никаких ссылок на трудовые и коллективные договоры, а также другие локальные акты организации. Кроме того, в договоре дарения не стоит производить расчет стоимости подарка в зависимости от должности сотрудника, его оклада, трудовых показателей, или каким-либо другим образом устанавливать взаимосвязь между трудовой деятельностью сотрудника и вручением ему подарка. В противном случае у налоговых органов будут все основания считать подарки поощрением за труд и начислить страховые взносы.

Страховые взносы начисляются в том случае, если подарки выдаются сотрудникам на основании трудовых и коллективных договоров без составления договоров дарения (то есть если подарок является поощрением за труд).

Если подарок не связан с трудовой деятельностью, однако письменный договор дарения с сотрудником не был составлен, то существует риск претензий со стороны контролирующих органов. В этом случае наиболее консервативной позицией будет начисление страховых взносов на стоимость подарка.

С точки зрения НДС

если подарок куплен, то на его покупную стоимость (без НДС);

Счет-фактура на подарок выписывается в одном экземпляре и регистрируется в книге продаж, но одаряемому не передается. Если в одном квартале организация дарила подарки нескольким лицам, то на все подарки можно составить один счет-фактуру (Письмо Минфина от 08.02.2016 N 03-07-09/6171).

НДС со стоимости купленного подарка можно принять к вычету при наличии счета-фактуры поставщика.

При дарении товаров, не облагаемых НДС по ст. 149 НК РФ, счет-фактуру можно не составлять (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ, Письмо Минфина от 07.11.2016 N 03-07-14/64908).

Не начисляется НДС на стоимость подарков:

Выданных сотрудникам в денежной форме;

Если компания-даритель применяет УСН.

С точки зрения налога на прибыль

Согласно официальной позиции Минфина России, как при ОСН, так и при УСН стоимость подарка, не связанного с выполнением трудовых функций, в налоговых расходах учесть нельзя (п. 16 ст. 270, п. 2 ст. 346.16 НК РФ, Письмо Минфина от 17.11.2016 N 03-03-06/3/67725).

Б) Подарки как поощрение за труд

Трудовой кодекс РФ предусматривает право работодателя награждать своих работников ценными подарками в качестве поощрения за труд (ст. 191 ТК РФ).

В этом случае стоимость подарка выступает как часть оплаты труда, а передача подарка происходит не на основе договора дарения, а на основе трудового договора с сотрудником.

Подарки, выдаваемые работникам как поощрение за труд, по сути представляют собой производственные премии.

С точки зрения НДФЛ

Ситуация аналогична подаркам к праздничным датам: стоимость подарков, переданных за год одному лицу, не облагается НДФЛ в части, не превышающей 4 000 рублей (включая НДС).

С точки зрения страховых взносов

При вручении подарков сотрудникам в качестве поощрения за добросовестное исполнение трудовых обязанностей, нужно начислить взносы на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование, а также на страхование от несчастных случаев (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).

С точки зрения НДС

Стоимость подарка, переданного работнику в качестве поощрения за труд и учтенного для целей налогообложения прибыли, не облагается НДС. Такой позиции придерживаются судебные органы (Постановление ФАС Московского округа от 17.07.2013 по делу N А40-112932/12-91-575, Постановления ФАС Центрального округа от 02.06.2009 N А62-5424/2008, ФАС Уральского округа от 19.01.2010 N Ф09-10766/09-С2).

С точки зрения налога на прибыль

Если вознаграждения в виде подарков предусмотрены трудовыми (коллективными) договорами, и они имеют стимулирующий характер, то затраты на них можно учесть при расчете налога на прибыль (статья 191 ТК РФ, и п. 2 статьи 255 НК РФ, Письмо Минфина России от 02.06.2014 N 03-03-06/2/26291).

При этом важно учитывать, что для целей налогообложения необходимо соблюдать требования п. 1 ст. 252 НК РФ. Поэтому помимо самих видов стимулирующих выплат организации следует установить четкие условия (основания) назначения каждого конкретного вида поощрения. Кроме того, необходимо располагать документами, подтверждающими, что такие условия фактически выполнены премируемыми сотрудниками.

Если в организации разработано положение о премировании (иной локальный акт, регулирующий порядок назначения поощрений), то трудовой (коллективный) договор должен содержать ссылку на такое положение, чтобы учесть данные выплаты для целей налога на прибыль. На это обращают внимание контролирующие органы (Письма Минфина России от 26.02.2010 N 03-03-06/1/92, от 05.02.2008 N 03-03-06/1/81, УФНС России по г. Москве от 14.02.2007 N 20-12/013749б).

В) Применимый документооборот

Во избежание претензий со стороны налоговых органов необходимо правильно оформлять документы при вручении подарков сотрудникам.

Письменный договор дарения

Передача подарка осуществляется на основе договора дарения.

Договор дарения должен в обязательном порядке заключаться в письменной форме, если стоимость подарка превышает 3 000 руб., а дарителем выступает юридическое лицо (п. 2 ст. 574 ГК РФ).

Однако во избежание возможных претензий со стороны налоговых органов (в части доначисления страховых взносов) рекомендуется заключать письменный договор дарения с сотрудником в любом случае независимо от стоимости подарка.

Если вручение подарков происходит массово, то нет необходимости заключать отдельные договоры с каждым сотрудником. В этом случае целесообразно составить многосторонний договор дарения, в котором каждый из получателей подарков поставит свою подпись (ст. 154 ГК РФ).

Приказ о выдаче подарков

О закупке и выдаче подарков сотрудникам должен распорядиться руководитель компании. Необходимо оформить соответствующий приказ. Для оформления приказа можно использовать унифицированные формы (№ Т-11 или Т-11а). В этом случае необходимо будет составить отдельное распоряжение о закупке подарков.

Однако можно подписать единый приказ в произвольной форме как о выдаче, так и о закупке подарков. К приказу должен быть приложен список тех работников, которым будут выдавать подарки.

Ведомость выдачи подарков

Все выданные подарки сотрудникам и их стоимость необходимо зафиксировать в специальной ведомости, где должны быть отражены Ф.И.О. сотрудника, его подпись, дата выдачи подарка и наименование подарка. Ведомость может быть составлена в произвольной форме. В ведомости должны присутствовать все обязательные реквизиты первичных документов.

II. Учет подарков партнерам, поставщикам, клиентам

А) Подарки к праздничным датам

С точки зрения НДФЛ

Если подарок вручается конкретному физическому лицу, например, сотруднику клиента, и его стоимость превышает 4 000 рублей, то при его передаче организация становится налоговым агентом по НДФЛ.

Получатель подарка не является сотрудником компании-дарителя, значит, удержать налог самостоятельно компания не может. В такой ситуации нужно в течение одного месяца с момента вручения подарка письменно сообщить в налоговую инспекцию по месту своего учета о выплаченном доходе и невозможности удержать с него НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Если подарок вручается не конкретному физическому лицу, а организации в целом, то НДФЛ не исчисляется. При этом следует помнить, что дарение подарков, стоимость которых превышает 3000 рублей, запрещено в отношениях между коммерческими организациями (ст. 575 ГК РФ).

С точки зрения страховых взносов

Если физические лица, которым организация дарит подарки, не связаны с ней трудовыми отношениями, стоимость этих подарков не облагается страховыми взносами.

С точки зрения НДС

Для целей НДС передача права собственности на товары на безвозмездной основе признаются реализацией товаров (ст. 146 НК РФ).

На основании данной нормы Минфин делает вывод, что передача предприятием своим клиентам подарков является объектом налогообложения по НДС (Письма от 04.06.2013 N 03-03-06/2/20320, от 19.10.2010 N 03-03-06/1/653). При этом вычеты по НДС при осуществлении указанных операций применяются в общеустановленном порядке.

С точки зрения налога на прибыль

В соответствии с п. 16 ст. 270 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходы, связанные с такой передачей, если иное не предусмотрено гл. 25 НК РФ.

Если предприятие выдает подарки определенному кругу лиц, затраты на приобретение данных подарков не включаются в расчет налога на прибыль (Письма Минфина России от 08.10.2012 N 03-03-06/1/523, от 19.10.2010 N 03-03-06/1/653).

Б) Подарки с логотипом организации (как часть рекламы)

Сувениры – это вещи, на которых изображены средства индивидуализации самой организации или реализуемых ею товаров, работ или услуг (логотип, товарный знак, фирменное наименование и т.д.) (ст. 3 Закона N 38-ФЗ от 13.03.2006, Письмо ФНС от 25.04.2007 N ШТ-6-03/348). Это могут быть открытки, календари, ручки, пакеты, ежедневники и пр.

С точки зрения НДФЛ

Ситуация аналогична подаркам на праздники: если стоимость сувенира больше 4 000 рублей, то при его передаче физическому лицу организация становится налоговым агентом по НДФЛ.

С точки зрения страховых взносов

Аналогично подаркам к праздникам – страховые взносы не начисляются при вручении подарков физическим лицам, не являющимся сотрудниками.

С точки зрения НДС

Ситуация аналогична подаркам к праздникам: если организация-даритель является плательщиком НДС, то при раздаче сувениров она начисляет НДС так же, как при любой другой передаче права собственности на товары на безвозмездной основе (ст. 146 НК РФ).

С точки зрения налога на прибыль

Учет подарков зависит от того, каким образом происходит вручение данных сувениров.

Если сувениры вручаются не в рамках официального приема

И при ОСН, и при УСН такая передача сувениров третьим лицам (в том числе не являющимся клиентами организации) учитывается в составе нормируемых рекламных расходов (Письмо УФНС по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.2).

Для документального подтверждения факта осуществления рекламных расходов, необходимо оформить расходные документы, например, накладную на передачу сувениров работнику, ответственному за их распространение, и отчет этого сотрудника о проделанной работе.

В первичных документах на выбытие вручаемых подарков достаточно указывать только их стоимость и количество без указания адресата. Этот факт подтвердит, что информация о товарах направлена неопределенному кругу лиц, и поэтому такие расходы можно считать расходами на рекламу. Если организация сможет создать такие условия, то можно рассматривать распространение сувенирной продукции в качестве рекламных нормируемых расходов.

Если сувениры вручаются деловым партнерам в рамках официального приема

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

Относятся ли к таким расходам затраты на приобретение сувениров (подарков) для деловых партнеров, Налоговый кодекс РФ не разъясняет.

По данному вопросу есть две точки зрения. Официальная позиция Минфина России (Письмо от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136) заключается в том, что расходы на приобретение сувениров для передачи в рамках официального приема не учитываются при налогообложении прибыли, поскольку не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ.

Официальная позиция налоговых органов (Письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.2) позволяет налогоплательщикам учитывать расходы на приобретение сувениров с символикой организации для передачи их на официальном приеме контрагентам. Аналогичное мнение нашло отражение в судебных решениях.

Однако представительские расходы учитываются при определении налоговой базы, только если они экономически обоснованы и документально подтверждены.

Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, являются:

1) приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия (с указанием цели проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать);

2) смета представительских расходов (там должна фигурировать цена сувенирной продукции);

3) договор на изготовление сувенирной продукции, первичные документы на ее передачу и списание;

4) акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных расходов;

5) отчет по произведенным представительским расходам. В нем должны найти отражение:

цель и результаты проведения представительского мероприятия;

дата и место проведения;

программа мероприятия (в ней должно фигурировать вручение сувениров);

состав приглашенной делегации;

участники принимающей стороны;

величина расходов на представительские цели.

Таким образом, для учета расходов на сувениры в качестве представительских для целей налога на прибыль необходимо документально оформить их должным образом.

Источник

Украшение офиса к новому году в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0

Помните песню из рекламы «Праздник к нам приходит, праздник к нам приходит…»? Да-да, там еще едет целый кортеж красных грузовиков с нарисованным по бокам Санта Клаусом. Каждый год эта песня, доносимая из всех телевизоров, свидетельствует о приближении Нового года. Вокруг всё превращается в сказку: витрины магазинов сверкают гирляндами, красочные елки, украшенные игрушками, пестрят на каждом углу, поднимая настроение. Хочется любоваться этим волшебством не только шагая по улице, но и сидя на работе. Поэтому многие организации приобретают новогоднюю атрибутику – гирлянды, мишуру, игрушки и, конечно же, елку.

В этой публикации разберёмся, можно ли принимать такие расходы и как это сделать в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0.

Можно ли учесть данные расходы при налогообложении прибыли? Ответим – нет! Если это просто украшение офиса, кабинетов и т.п.

Для признания расходов в целях налогового учета они должны быть не только документально подтверждены, но и экономически обоснованы и направлены на получение дохода организацией, согласно п. 1 ст. 252 НК РФ. Конечно же расходы на елочные и прочие новогодние украшения нельзя отнести к таковым.

Но можно считать экономически оправданными расходы, если они привлекают покупателей и тем самым повышают продажи. Это может быть украшение торгового зала или офиса, фасада магазина, установка новогодних фотозон, украшение переговорной и т.п. Такие затраты можно попытаться принять в качестве рекламных расходов. Но и в этом случае надо быть готовыми к объяснению целесообразности таких расходов контролирующим органам.

В ситуации с УСН всё сложнее. В закрытом перечне расходов затрат на украшение офиса нет. Поэтому здесь, даже если принимать такие расходы в качестве рекламных, то с большой вероятностью налоговики при проверке снимут эти расходы и доначислят налог.

Рассмотрим на примерах как учесть расходы на украшение офиса в программе 1С: Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0.

Учет расходов на украшение офиса организации, применяющей УСН

Допустим, организация приобрела у поставщика «Ёлкин дом» новогодние товары на сумму 85 286 руб.:

Отразим операции пошагово.

Шаг 1. Оформите документ «Поступление товаров: Накладная, УПД» согласно документа поставщика из раздела «Покупки».

Шаг 2. Проведите документ по кнопке «Провести» и нажмите , чтобы посмотреть сформированные проводки и записи регистров.

По каждому оприходованному наименованию произведена запись: Дт 10.06 – Кт 60.01.

На закладке «Расходы при УСН» отражены движения регистров, которые фиксируют запись, что к налоговому учету данные расходы не принимаются.

Отразим списание новогодних украшений. Операция отражается документом «Требование-накладная». Сформировать его можно несколькими способами:

• «Создать на основании» из документа «Поступление товаров: Накладная, УПД».

Шаг 3. Нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Требование-накладная».

Табличная часть документа заполнится наименованиями документа-основания. В графе «Расходы (НУ)» установите «Не принимаются».

Для того, чтобы счет затрат отразился в табличной части, на закладке «Материалы», установите галочку «Счета затрат в списке Материалы». Это даст возможность установить разные настройки отражения затрат для указанных элементов номенклатуры в одном документе.

Шаг 4. Перейдите на закладку «Счет затрат» укажите:

• Статью прочих доходов и расходов.

Учет расходов на украшение офиса организации, применяющей ОСН

Схема документов для организаций, применяющих ОСНО и отражающих учет новогодних украшений, аналогична рассмотренному выше варианту при УСН. Но есть некоторые особенности.

Шаг 1. Для оформления поступления новогодних игрушек и украшений заполните документ «Поступление товаров: Накладная, УПД». В отличие от документа поступления при УСН, в нем не указывается учитываются или нет расходы в НУ.

Входной НДС учитываются в стоимости приобретенных товаров. Для его настройки перейдите по гиперссылке «НДС в сумме» и установите галочку «НДС включать в стоимость».

На счете 10.06 отражена сумма приобретенных новогодних украшений: Дт 10.06 Кт 60.01.

Отразим списание приобретенных новогодних украшений для офиса и елку документом «Требование-накладная».

Шаг 3. Заполните склад, с которого производится списание, цель расхода. Проверьте список списываемых элементов, лишние при создании документа на основании можно удалить.

Шаг 4. Перейдите на закладку «Счет затрат», укажите 91.02 «Прочие расходы».

Для заполнения поля «Прочие доходы и расходы» создайте новый элемент в справочнике – «Прочие внереализационные доходы и расходы (не принимаемые к НУ)».

При создании элемента справочника снимите галочку «Принимается к налоговому учету».

Шаг 5. Проведите документ. В результате сформированы проводки: Дт 91.02 Кт 10.06.

Дополнительно отражена проводка по дебету счета НЕ.03 – «Внереализационные расходы, не учитываемые в целях налогообложения». Данные проводки носят справочный характер.

Шаг 6. Для формирования данных в печатной форме заполните данные о комиссии – перейдите по одноименной гиперссылке и добавьте членов комиссии («Добавить» или «Подбор»).

Нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму документа.

В документе «Требование-накладная» доступны формы:

Сохраните документ. Расходы на украшение офиса к празднику отражены в учете.

Источник