как считать абзацы в пункте договора
Новый гост для оформления документов
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.
Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.
Мы прочитали его весь — вот главное.
Как составлять документы по госту
Вот несколько советов из стандарта:
Зачем гост для документов
У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.
Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.
Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.
Когда документ на нескольких страницах
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.
Шрифты — бесплатные
Шрифты рекомендуют такие:
Или похожие по начертанию и размеру.
В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.
Отступы и интервалы
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
Минимальные поля для всех документов:
Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.
Выравнивание — по ширине
Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.
Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.
Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.
От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса
Реквизиты документа
Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:
Структура понятного договора (часть 2)
Продолжаем обсуждать структуру договора.
В прошлый раз мы выяснили несколько особенностей нашего мозга, которые влияют на восприятие информации:
1. Мы любим порядок.
2. Мы пишем и читаем по-разному.
3. Мы лучше воспринимаем информацию, которая расположена в определенной последовательности.
Поэтому информацию в тексте нужно делить на блоки и внутри них выстраивать связный рассказ.
Из раздела «Права и обязанности» мы выделили информацию о вывесках.
Но возникла проблема: новый блок оказался слишком большим для «Прав и обязанностей», но слишком маленьким для самостоятельного раздела.
Существует ли оптимальный размер раздела договора? Чтобы определить его, нужно узнать еще один факт о нашем мозге.
Факт 4. У нас слабая оперативная память.
Человеку сложно в один присест внимательно и вдумчиво прочитать большой текст. В примере ниже только обязанности субарендатора занимают 17 пунктов — его права, скорее всего, займут еще столько же. Эту информацию будет сложно воспринимать, если не ограничить число пунктов в разделе.
В среднем мы можем удерживать в памяти от 5 до 9 идей. Поэтому в раздел оптимально включать от 5 до 9 пунктов.
Если в разделе меньше 5 пунктов или он выглядит неполно (я такие называю “сиротинушка”), желательно объединить его с другим близким по смыслу разделом.
Вернемся к вывескам. В новоявленном разделе всего 4 пункта, и выглядит он сиротливо. Но в этом договоре есть информация не только про вывески, но и про оформление витрин — можно собрать раздел под названием «Оформление помещения».
Объединять стоит только близкие по смыслу разделы. Не стоит объединять разделы про форс-мажор и порядок оплаты, но можно — про стоимость и порядок расчетов.
Если в разделе больше 9 пунктов или пунктов нужное количество, но его все равно сложно читать:
· разбейте на несколько разделов.
Подсказки можно использовать, чтобы сделать договор понятнее для читателя и показать, где заканчивается один блок информации и о чем будет следующий. Для читателя такое разделение удобно, при этом какого-то юридического значения подсказки не несут.
В примере я преобразовал раздел «Права и обязанности» в раздел «Порядок исполнения договора». Получился достаточно большой раздел из 10 пунктов, но пункты сгруппированы исключительно по смыслу, а подсказки позволяют делать перерыв при чтении — мы заранее знаем, где можем остановиться.
Чтобы подсказки были полезными, не рекомендую:
· нумеровать подсказки — это излишне;
· выделять подсказки жирным шрифтом — это запутывает и отвлекает;
· давать только одну подсказку посреди раздела — их должно быть хотя бы две- три.
Этот прием также дает читателю отдохнуть.
Например, в договоре был один раздел «Стоимость услуг и порядок расчетов». В него входило 10 пунктов, что почти соответствует нашему критерию. Но пункт 3.5 оказался слишком тяжеловесным, а заказчик настаивал на том, чтобы его сохранить. Поэтому было принято решение выделить два раздела: «Стоимость услуг» и «Порядок расчетов». Второй раздел получился небольшим, но в целом информацию проще усвоить, и у читателя появилась возможность перевести дух.
Итак, что мы узнали о структуре договора?
· Разбиваем договор на блоки (с помощью разделов, подразделов, подсказок).
· Связываем условия внутри блоков:
-по схожей тематике;
-хронологически, от общего к частному, от важного к неважному или в сравнительном порядке.
· Включаем в блок от 5 до 9 пунктов.
Как располагать разделы?
Можно ли применить принципы объединения пунктов внутри разделов к структуре договора? Например, располагать разделы в порядке от важного к неважному? Скорее всего, нет. Трудно определить, что для читателя важнее всего. Для предпринимателя важен вопрос прибыли, для менеджера — исполнения договора, а для бухгалтера — оплаты и НДС.
Универсального рецепта порядка разделов я не нашел. Единственный критерий — информация должна быть организована так, чтобы получился внятный рассказ.
При этом есть гипотеза, которая Вам может помочь. При создании договора можно придерживаться следующей структуры:
1. Общие разделы: термины и определения, предмет договора, общие положения;
2. Конкретика: порядок исполнения, оплата, сдача-приемка;
3. Все остальное: ответственность, форс-мажор, сроки договора, порядок досрочного расторжения, т. д.
Сначала вводим читателя в курс дела, потом снабжаем его ключевой информации о взаимодействии сторон, затем уже рассказываем какие-то отдельные аспекты.
Надеюсь, такая последовательность поможет вам создать из договора рассказ.
На сегодня все. В следующий раз поговорим о том, как избежать слишком объемных пунктов в договоре. До новых встреч.
Напоминаю, что эта заметка выходит в рамках курса «Понятный договор», который я выкладываю на ютуб-канале.
А еще у меня есть телеграм-канал, где мы обсуждаем договоры, их согласования, автоматизацию и немножко шутим. Заходите на огонек)
Предыдущие заметки в текстовом виде доступны здесь: