как составить управленческий учет

Постановка управленческого учета с нуля

Автор: Юрий Мартынов Руководитель проектов 1С-WiseAdvice

Постановка управленческого учета с нуля

Автор: Юрий Мартынов
Руководитель проектов 1С-WiseAdvice

В условиях жесткой конкуренции и быстрых изменений внешней среды практически в каждой отрасли рынок заставляет взвешенно подходить к принятию управленческих решений. Задача по управлению компанией включает в себя управление персоналом, маркетингом, продажами, поставками и развитием компании.

По мере роста бизнеса собственникам/топ-менеджерам для выработки оптимального решения необходимо анализировать бόльшее количество информации. Для подготовки информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений, может использоваться управленческий учет, так как финансы являются связующим звеном всех областей управления и все принятые решения находят свое отражения в финансовом результате деятельности компании.

Управленческий учет подразумевает под собой систему правил сбора информации и методик ее интерпретации, используемых для обеспечения руководства компании (или других пользователей управленческих отчетов) максимально полными данными, необходимых для оптимального управления компанией.

Управленческий учет может состоять из различных модулей:

Организация управленческого учета на предприятии

При формировании методологии управленческого учета с нуля необходимо исходить из того, какой объем информации достаточен руководителям компании для выработки управленческих решений. Структура отчетов и состав показателей, характеризующих состояние компании, определяется конкретными задачами, стоящими перед пользователями отчетности.

На первом этапе, компания для ведения управленческого учета может использовать только «3 основных отчета»:

Методы составления управленческих отчетов на предприятии

Существует несколько методов составления управленческих отчетов на предприятии:

Организация управленческого учета на предприятии осуществляется в несколько этапов независимо от выбранного метода ведения учета.

Этапы внедрения управленческого учета на предприятии

Управленческий учет представляет собой инструмент, с помощью которого можно эффективно управлять финансовыми, материальными и людскими ресурсами. Основные этапы постановки и наладки управленческого учета включают в себя:

Остановимся на этих этапах подробнее:

Проведение анализа потребностей, диагностика бизнес-требований, описание существующей системы управления

Часто в компаниях уже используется управленческий учет в каком-либо виде – собираются показатели деятельности компании, формируются отчеты. Однако, эти отчеты могут не использоваться для анализа, так как содержат избыточную информацию или, наоборот, не позволяют сформировать суждение о состоянии компании.

Необходимо оценить требования к информации, которая требуется руководству компании для принятия решений, или для внешних пользователей отчетности (инвесторы, банки, заказчики, поставщики и пр.). Она должна быть достаточной, но не избыточной. Кроме требований к составу отчетности, необходимо проанализировать существующие в фирме системы учета на предмет оперативности, достоверности и полноты предоставления информации.

Определение целей деятельности компании, стратегии развития компании

Для проведения стратегического анализа деятельности компании необходимо разработать систему целей. Целей компании и методов их достижения может быть несколько, для каждой цели требуется выработать критерии оценки выполнения.

После оцифровки целей нужно провести стратегический анализ и выбрать приоритетные направления развития.

Описание бизнес-процессов компании

При описании существующих бизнес-процессов можно оценить их эффективность, увидеть проблемные места (дублирование ответственности, документов или, наоборот, отсутствие необходимых действий и документов).

Формирование требований к организационной структуре компании, финансовой структуре (определение различных ЦФО в рамках новой организационной структуре)

После описания бизнес-процессов может появится необходимость корректировки организационной структуры компании. Для качественной организации бизнес-процессов может возникнуть необходимость как в создании новых структурных подразделениях, так и в объединении существующих, чтобы исключить дублирование функций и ответственности.

На основе организационной структуры компании разрабатывается финансовая структура. В рамках этой работы из организационных звеньев (подразделений) формируются центры финансовой ответственности (ЦФО) и строится модель финансовой структуры.

Разработка методологии управленческого учета, модели учета, системы формирования управленческой отчетности, перечень и структура основных классификаторов.

Основной этап организации управленческого учета на предприятии, с помощью которого описывается структура всей внутренней управленческой отчетности. При этом не существуют жестких требований к разработке модели управленческого учета, так как для каждой компании она будет уникальной. На этом этапе необходимо определить какие отчеты (бюджеты) будут формироваться, их структуру и последовательность.

Разработка положения и стандарты по управленческому учету, учетную политику, систему контроля.

Учетная политика должна определять основные параметры управленческого учета. Система контроля предназначена для проверки корректности управленческого учета, точности и своевременности внесения данных в систему, предотвращение ошибок и т.д. Так же формализуются и закрепляются регламентами этапы сбора, регистрации и хранения информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Подготовить техническое задание на автоматизацию управленческого учета.

Основная задача технического задания – определить и прописать требования к автоматизированной системе управленческого учета. Требования должны соответствовать трем к критериям: понятность, конкретность и тестируемость.

Для этого необходимо изучить рынок программных продуктов и выбрать программу, позволяющую внедрить управленческий учет на предприятии.

Ошибки и проблемы при постановке управленческого учета

С помощью настроенного управленческого учета руководители могут получить объективную информацию о текущем финансовом состоянии компании.

Однако, при наладке управленческого учета возможны ошибки, которые затрудняют формирование и анализ управленческой информации. Основные ошибки при постановке системы управленческого учета связаны с плохой проработкой или отсутствием информации по этапам внедрения, особенно это касается этапов анализа существующей ситуации.

Помимо этих ошибок можно выделить следующие:

В итоге внедренная система управленческого учета позволит сформировать управленческую отчетность, максимально соответствующую потребностям менеджмента компании или внешних пользователей.

Источник

Как за семь шагов автоматизировать управленческий учет

Каждому предпринимателю и организации нужен управленческий учет. С ним в разы повышается эффективность и скорость принятия решений. Имея под рукой управленческие показатели, вы сможете найти и исправить причины убытков, спрогнозировать будущее развитие, понять за счет чего можно увеличить прибыль. В общем, управленческая отчетность, умение ее составлять и анализировать — это очень полезные и незаменимые вещи, если вы хотите опередить конкурентов и удержаться на рынке.

«Из всех трудностей, с которыми столкнулись НАСА, отправляя человека на Луну, управление было наверно самой сложной задачей», — верно подметил американский историк Роджер Лаунис.

Мы живем в век автоматизации и цифровизации, почему бы искусственному интеллекту не поручить сбор данных, составление отчетности и визуализацию результатов.

Вот к чему приведет автоматизация управленческой отчетности:

Ответив на вопрос, для чего нужна автоматизация управленки, переходим к описанию шагов по внедрению автоматизации в свой учет.

Шаг № 1 — планирование и выбор

В идеале ещё до запуска вы должны в бизнес-плане предусмотреть расходы на автоматизацию максимального количества процессов: бухгалтерский и управленческий учет, торговля, производство, логистика, обслуживание клиентов и т. д. Важный нюанс, нужно выбирать программное обеспечение «на несколько размеров больше». Потому что главная цель любого бизнеса это рост и развитие, а он невозможен без увеличения оборотов, штата и усложнения процессов. Возможно, что на смену ПО вы потратите больше денег и времени, чем если установите заранее с запасом.

Для существующих организаций, понявших, что без автоматизации развиваться невозможно, советуем выбирать ПО, основываясь на существующих и предстоящих задачах.

Например продукты 1С применяются абсолютно во всех видах деятельности. Их можно использовать как выборочно, так и единым комплектом, потому что между собой они не будут конфликтовать. Каждый отдел работает в своем индивидуальном продукте 1С, в итоге в управленческую отчетность без ошибок и нестыковок попадают все необходимые данные.

Выбирая ПО, обращайте внимание на его возможности и перспективы:

Шаг № 2 — подготовительные работы

Изучив и выбрав ПО для внедрения автоматизации или взамен существующей, нужно провести предустановочные и проектные работы. Каждый бизнес по-своему уникален, поэтому нужно определиться с ключевыми задачами и под их решение подготовить план автоматизации.

План действий должен показать:

Многие финдиректора и специалисты по автоматизации без стеснений рекомендуют сначала «обкатать» планируемые процессы и отчеты в старом-добром Excel.

Шаг № 3 — путь реализации проекта

Мало разработать план, нужно выбрать метод управления проектом. Вкратце скажем, какие модели существуют:

Какой бы подход вы не выбрали, вам необходимо разделить проект на задачи, установить сроки выполнения, определить контрольные точки, проверять работу, сверяясь с планом, оперативно решать текущие задачи.

Шаг № 4 — определите бюджет автоматизации

Будьте внимательны и не покупайтесь на рекламу быстрой и дешевой автоматизации, за этим могут скрываться дополнительные расходы и последующая ежемесячная обязательная техническая поддержка. Выбираете ПО, которое не требует ежедневных наладок и обновлений. Загляните в будущее, возможно выбранный поставщик планирует прекратить выпуск бесплатных обновлений, организуется ли его замена. Наглядный пример, окончание поддержки 1С 7.

Шаг № 5 найдите исполнителей для внедрения и настройки автоматизации

В вашей команде обязательно должны быть профессионалы, тогда количество проектных работников можно сократить. Привлекайте IT-специалистов с опытом реализации подобных проектов. Каждый вид деятельности имеет свою специфику, которую быстрее и проще понимать человеку из этой или схожей сферы. Кроме этого в состав рабочих групп должны входить представители отделов, которые потом будут эксплуатировать систему. Вместе с ними вы сможете разработать конкретное и четкое технического задание.

Не бойтесь ставить невыполнимые задачи перед разработчиками, после автоматизации вам должно стать легче и удобнее работать.

И не забывайте периодически тестировать систему в процессе её сборки. Тогда конечный результат вас не разочарует.

Шаг № 6 — подготовка и обучение персонала

Еще на этапе планирования вы прогнозировали будущее обучение. Настало его время. Специалисты по внедрению должны обучить не только, как включать кнопки, но и как с помощью нее составлять отчеты. Вместе с ними можно разработать подробные инструкции, чтобы даже новички быстро вливались в процесс.

Совет: не отступайте от намеченного плана. Иногда вместо внедрения новой системы происходит ремонт и латание дыр в прежней.

Мы разработали курс «Построение бизнес-процессов» специально для собственников бизнеса и руководителей, которые хотят выстроить системные процессы в компании. На курсе вы научитесь грамотно использовать автоматизацию и увеличивать прибыль компании.

Шаг № 7 — настройка рабочей панели руководителя

Финал, то ради чего затевалась автоматизация управленческого учета и отчетности — максимальная скорость и простота анализа для принятия решения. Ключевые показатели и метрики должны оказаться на дашборде руководителя. Это своего рода приборная панель, с помощью которой можно следить за финансовым здоровьем организации. Аналогичные формы можно вывести на рабочие столы начальников всех отделов, отображая только необходимые показатели для эффективности участка.

Правильная настроенная автоматизация убережет от ошибок, незапланированных трат свыше лимита, подскажет какому клиенту звонить в первую очередь, предупредит о возникновении кассовых разрывов и т.д.

Теперь вы знаете какие действия и в какой последовательности нужно выполнить для получения эффективной управленческой отчетности.

Хотите узнать больше? Подписывайтесь на наши каналы и соцсети:

Источник

Управленческий учет на примерах

Автор статьи — Копирайтер Контур.Бухгалтерии

Олег открыл кофейню, арендовал и оборудовал маленький зал в ТЦ, нанял баристу и сам тоже “встает к станку”, заказал регулярный клининг. Он закупает зерно, добавки к напиткам и одноразовую посуду, заказывает сладости в кондитерской у друга. Олег ведет три управленческих отчета:

Отчет о прибылях и убытках (ОПУ)

Этот отчет помогает увидеть все доходы и расходы, которые возникли за отчетный период — неделю, месяц, год. Вы понимаете, какую получили прибыль и какие сделали траты, что продали и что купили. Деньги на счете в конце месяца не обязательно принадлежат вам: возможно, вы не оплатили все услуги или поставки за период, и отчет о прибылях и убытках помогает разобраться в этом.

Такой отчет можно “опрокидывать” в будущее, чтобы спланировать прибыли и убытки в ближайшие периоды. Он покажет потенциальную прибыль, расходную часть проекта, точку безубыточности. Так вы поймете, стоит ли запускать дело. Отчет о прибылях и убытках на несколько лет вперед — это финансовая модель вашего бизнеса.

Еще ОПУ помогает понять, где можно сэкономить. Например, кофейня работает, выручки все больше, бариста тратит стаканчики, как пули, но почему-то чистая прибыль почти не растет. Олег смотрит в ОПУ и видит, как много денег идет на покупку зерна. Тогда он закупает крупную партию с хорошей скидкой и надеется в следующем периоде получить больше прибыли.

Пример отчета о прибылях и убытках кофейни Олега за месяц:

Видим, что Олег получил прибыль, хоть и небольшую. Но положительный финансовый результат еще не означает, что на счете хватит денег для выполнения всех обязательств. Например, Олег запланировал купить большую партию зерна со скидкой в следующем месяце. Чтобы понять, когда он сможет оплатить заказ, придется заглянуть в отчет о движении денежных средств.

Отчет о движении денежных средств (ДДС)

Этот отчет показывает, какой объем денег прошел через бизнес за период: вы видите сумму на начало периода, поступления и оплаты за период и остаток средств в конце периода. ДДС отражает не доходы или расходы, а конкретные операции по расчетному счету и кассе.

Отчет помогает вовремя платить по счетам, избегать кассовых разрывов — это ситуация, когда у вас в конкретный момент нет денег на налоги или зарплату, хотя отчет о прибылях и убытках показывает прибыль. А еще ДДС показывает, что в бизнесе осталось мало денег и нужен займ или кредит, или что денег так много, что пора бы задуматься о расширении дела или вывести средства и купить себе новую “Ауди”.

Отчет ДДС тоже можно строить на будущее. Он покажет, сколько денег потребуется, чтобы исключить кассовые разрывы, и когда проект окупится. ДДС, особенно при планировании будущих периодов, всегда рассматривают в комплексе с ОПУ.

Олег вносит в отчет все операции и их назначение, разделяет платежи по категориям: продажи, зарплата, налоги и так далее, а еще выделяет три зоны отчета:

Вот пример отчета о движении денежных средств Олега за пару дней: