как создать акт расхождения в егаис
Оформить акт о расхождении по алкогольной продукции
При приемке алкоголя покупатель может обнаружить, что поступившая продукция не соответствует товарно-транспортной накладной (ТТН) или пришла не в том количестве.
Если поступило больше товаров, покупатель запрашивает отдельную накладную на неучтенные бутылки и принимает их на склад или возвращает алкоголь поставщику.
В накладной могут быть указаны неверные марки или большее число бутылок, чем нужно — в этом случае оформите акт о расхождении.
Когда поставщик утвердит акт о расхождении, на баланс вашей организации будет зачислена только принятая продукция. Верните поставщику бутылки, марок которых нет в накладной.
Если вы обнаружили пересорт по маркам уже после того, как утвердили поступление, спишите лишние марки и поставьте на баланс фактически принятые.
Поставщику, который отклонил акт о расхождении, верните всю партию алкоголя.
Как оформить расхождения
Подтвердить или отклонить акт о расхождении
Как создать акт расхождения в егаис
Дата публикации 12.07.2018
Использован релиз 1.6.15
В полученной товарно-транспортной накладной из ЕГАИС необходимо устранить все имеющиеся расхождения с информационной базой (ИБ), а именно:
Сопоставление справочников
Данные о грузоотправителе и грузополучателе находятся на закладке Основное. Если данные не сопоставлены, рядом с полями будет доступна ссылка Сопоставление не выполнено.
Кликнув на нее, пользователь сможет перейти к сопоставлению компаний грузоотправителя и грузополучателя.
Для сопоставления грузополучателя с «Контрагентом», а алкогольной продукции, содержащейся в ТТН, со справочником Номенклатура необходимо нажать кнопку Сопоставить классификаторы.
В открывшемся окне на закладке Организации отобразятся несопоставленные грузоотправитель, грузополучатель, а также производители, импортеры продукции, содержащейся в ТТН. В каждой строке следует заполнить поле Контрагент.
Если грузоотправитель или грузополучатель – сторонняя организация, то он должен быть сопоставлен с элементом справочника Контрагенты; если собственная – то с элементом справочника Организации.
Пошагово сопоставление контрагентов разобрано в статье Сопоставление данных ИБ с ЕГАИС по поставщикам.
Данные об алкогольной продукции находятся на закладке Алкогольная продукция.
Следует нажать Сопоставление номенклатуры и в открывшемся диалоговом окне добавить соответствующие элементы справочника Номенклатура.
Пошагово сопоставление номенклатуры разобрано в статье Сопоставление номенклатуры в ЕГАИС.
После обработки справочников следует нажать кнопку Продолжить. Окно сопоставления закроется.
Отправка ответа в ЕГАИС
Если фактическое количество полученной продукции полностью соответствует ТТН, то необходимо отправить в ЕГАИС акт подтверждения. В случае полного несоответствия – акт отказа от ТТН. В случае частичного, когда принимается только часть продукции, – акт разногласий.
После проверки поступившей алкогольной продукции у недостающей продукции должен быть установлен статус Отсутствует. Проверка Входящей ТТН подробно описана в инструкции Получение товарно-транспортных накладных ЕГАИС (ТТН входящая).
После чего в статусе документа необходимо выбрать гиперссылку:
Поступление товара на склад
Документ «Поступление товаров» отсутствует в ИБ
Для оприходования продукции на склад необходимо запустить команду Оформить поступление.
Будет создан новый документ Поступление товаров. Таблица Товары автоматически заполнится данными входящей ТТН.
После проведения документа продукция появится на складских остатках.
Если документ Приходная накладная уже введен в базу, то в документе Товарно-транспортная накладная ЕГАИС (входящая) следует заполнить поле Документ поступления с помощью находящейся справа от него команды Связать с поступлением.
Отправить Акт расхождений
Если документ в ЕГАИС частично соответствует реальной поставке. То после сохранения неактивной приходной накладной необходимо отправить «Акт расхождения» в ЕГАИС с корректировкой по товарам.
Для этого откройте список накладных ЕГАИС. Найдите в этом списке нужный документ. Откройте его.
Начиная с версии Sh4Decl.exe 4.85.121 в накладной ЕГАИС добавлена закладка «Комментарий». В данном окне перед отправкой документа через ЕГАИС можно ввести комментарий к документу, который получит поставщик.
Данный комментарий не хранится в системе. Его нужно заполнять непосредственно перед отправкой документа в ЕГАИС.
Правой клавишей мыши вызовите контекстное меню и выберите пункт «Отправить Акт расхождений» либо на закладке «Содержимое», либо на закладке «Комментарий». Данный пункт становиться активным только после создания неактивной накладной в Store House и только если «Факт. колич.» отличается в меньшую сторону от количества, предоставленного поставщиком.
Система выдаст запрос на подтверждение отправки акта расхождений в ЕГАИС. Нажмите [Да] для отправки информации в ЕГАИС. Если пункт был выбран неверно, нажмите [Нет], система вернет Вас в окно накладной ЕГАИС.
Выбирая данный пункт, Вы подтверждаете, что документ оформлен правильно. Перечень и количество товара изменены согласной реальной поставки товара.
В момент отправки акта расхождений Sh4Decl формирует xml-файл для УТМ, требуемого формата. В ЕГАИС поступает информация о подтверждении принятия товара по документу в измененном количестве.
В «Списке документов (ЕГАИС)» фон поля «Номер» становится желтым – «Отправлен Акт расхождений».
В документе Store House заполняются атрибуты заголовка накладной «Идентификатор квитанции ЕГАИС» и «Статус».
Идентификатор квитанции ЕГАИС – этот код присваивается отправленному в ЕГАИС запросу. Данный код используется для сопоставления документов и квитанций.
Статус документа – проставляется Расхожд., чтобы в «Списке накладных (ЕГАИС)» номер документа был выделен желтым цветом. Для маркировки документа в списке.
После отправки подтверждения с нашей стороны, необходимо дождаться со стороны ЕГАИС подтверждения принятия или сообщение об отклонении операции. Для обновления информации из ЕГАИС в «Списке накладных (ЕГАИС)» воспользуйтесь пунктом контекстного меню «Получить список документов» или нажмите на кнопку на панели инструментов.
В обновленном окне «Список накладных (ЕГАИС)» позиционируйте курсор на документе с отправленным актом расхождений. Если ответ от ЕГАИС получен, то в нижней части окна будут заполнены «Квитанции» по документу.
Акт принят – выставлен флаг. Означает, что в квитанциях есть квитанция с Типом «WAYBILLACT». И Результат для данной квитанции проставлен «Accepted», т.е. в отправленном xml-файле предоставлены корректные данные.
Если Результат будет «Rejected», то в отправленном xml-файле есть некорректные данные. При таком ответе ЕГАИС необходимо проверить документ еще раз. И отправить повторное подтверждение.
После подтверждения, ЕГАИС проводит накладную, т.е. отправляет квитанцию «WAYBILL».
Накл. Проведена – выставлен флаг. Означает, что в квитанциях есть квитанция с Типом «WAYBILL», и Результат для данной квитанции проставлен «Accepted».
Помимо подтверждения из ЕГАИС, необходимо дождаться и подтверждения со стороны поставщика, что «Акт расхождений» принят.
При подтверждении от поставщика в «Квитанциях» будет квитанция с Типом «WAYBILLTICKET». И Результат для данной квитанции проставлен «Accepted», т.е. поставщик подтверждает изменение документа.
При отказе поставщика от «Акта расхождений» придет квитанция с Типом «WAYBILLTICKET. И Результат для данной квитанции будет проставлен «Rejected».
По информации ЦентрИнформ: В случае несогласия отправителя с актом расхождений, он отказывает акт, и тогда вся накладная отказывается и весь объем остается на остатках отправителя.
Для проведения каких-либо дальнейших действий с этой накладной ЕГАИС:
В случае указания большего количества ЕГАИС вернет отказ в проведении данного документа, т.к. увеличивать количество со стороны покупателя недопустимо.
В квитанциях будет квитанция с Типом «WAYBILLACT». И Результат для данной квитанции проставлен «Rejected». В комментарии будет указана причина отказа. Окно комментария можно раскрыть, щелкнув по данному полю даблкликом.
Удалите неактивную накладную в Store House. Исправьте количество. И отправьте «Акт расхождения» еще раз, если в документе есть расхождения, либо «Подтверждение», если все позиции документа поставщика соответствуют полученному товару.
После положительного ответа со стороны ЕГАИС и подтверждения со стороны поставщика можно активировать документ «приходная накладная» в Store House. Для этого выставьте курсор на документ и воспользуйтесь пунктом «Активировать накладную SH» контекстного меню.
Пункт будет доступен только после получения от ЕГАИС положительного ответа.
Документ Store House станет «активным», что означает, что товары из документа оприходованы на остаток склада получателя.
«Приход на отрицательный остаток» запрещен в Store House.
При попытке активировать приходную накладную Store House, которая может привести к «Приход на отрицательный остаток», система выдаст предупреждение.
Необходимо проверить весь товар из накладной на наличие отрицательных остатков. Исправить, только после этого активировать документ.
Также активировать документ можно непосредственно из программы Store House стандартными средствами (см. Руководство пользователя Store House V4). Тогда ошибка будет более подробной, с указанием проблемного товара.
ВАЖНО! Удалять или редактировать (редактирование ассортиментного перечня накладной и количества в накладной) документ приходная накладная, связанный с документом ЕГАИС, в Store House после отправки подтверждающих или редактирующих документов в ЕГАИС НЕ РЕКОМЕНДУЕТСЯ.
Пользователь САМ несет ответственность за удаление или редактирование документа в Store House, после подтверждения его в ЕГАИС.
Акт расхождения
Акт расхождения может потребоваться в случае, когда происходит несоответствие количества по накладным и фактически поступившей в торговые подразделения алкогольной продукции.
Он может быть использован в ситуации, когда в накладной прописано большее количество алкогольного товара, чем фактически поступило. В случае поступления по факту большего количества алкогольного товара чем по накладной, акт разногласия не оформляется. В этом случае поставщиком оформляется отдельная накладная на дополнительные товарные позиции.
1. Убедитесь, что в настройках системы включена настройка Обязательное сканирование марок при приемке ;
2. Выберите нужный документ прихода;
3. В открывшемся окне нажмите на три точки в конце строки наименования документа;
4. В всплывающем меню выберите пункт ЕГАИС ;
5. Нажмите Отправить в ЕГАИС ;
6. Появится всплывающее окно, в котором необходимо отсканировать PDF-марки.
В Акте расхождения указаны товарные позиции, по которым произошло расхождение, а также их количество;
8. При необходимости, его можно распечатать, для этого нажмите на кнопку Печать ;
9. В окне сканирования марок нажмите кнопку Отправить в ЕГАИС;
10. Появится окно подтверждения, нажмите кнопку Подтвердить ;
11. Индикатор статуса документа будет изменен на серый;
12. После отправки в УТМ индикатор статуса документа изменится на желтый и будет таким до тех пор, пока поставщик не отреагирует на Акт расхождения ;
13. Проверить статус документа можно на сайте check1.fsrar.ru
Операции с документом ЕГАИС
Операции, которые могут быть отправлены в ЕГАИС по документу:
Каждой отправленной операции в ЕГАИС соответствует определенный статус, который фиксируется в базе Store House. Данный статус позволяет в «Списке накладных (ЕГАИС)» выделять накладные цветом. Цвет соответствует операции в ЕГАИС.
Отправить подтверждение
Если документ в ЕГАИС полностью соответствует поставленному поставщиком товару. То необходимо отправить «Подтверждение» в ЕГАИС о получении товара.
Для этого откройте список документов ЕГАИС. Найдите в этом списке нужный документ. Откройте его.
Если поставщику необходимо отправить комментарий с подтверждением накладной, то перед подтверждением накладной введите необходимый текст на закладке «Комментарий контрагенту». Комментарий не хранится в системе. Его нужно заполнять непосредственно перед отправкой документа в ЕГАИС.
Для отправки подтверждения в ЕГИАС на закладке «Содержимое» или на закладке «Заголовок» вызовите контекстное меню и выберите пункт «Отправить подтверждение».
Пункт доступен в случае, если «Факт. количество» для всех товаров накладной равно «Количеству».
Выбирая данный пункт, Вы подтверждаете, что документ оформлен правильно. Перечень и количество товара указаны корректно. Система выдаст запрос на подтверждение отправки подтверждения в ЕГАИС. Нажмите [Да] для отправки информации в ЕГАИС. Если пункт был выбран неверно, нажмите [Нет], система вернет Вас в окно накладной ЕГАИС.
В момент отправки подтверждения формируется xml-файл для УТМ, требуемого формата. В ЕГАИС поступает информация о подтверждении принятия товара по документу.
В «Списке документов» фон поля «Номер» становится зеленым – «Отправлено подтверждение».
После отправки подтверждения с нашей стороны необходимо дождаться со стороны ЕГАИС подтверждения принятия или сообщение об отклонении операции. Ответ от ЕГАИС на отправленное подтверждение приходит не сразу. Для обновления информации из ЕГАИС в «Списке документов» нажмите на кнопку 
на панели инструментов или кнопку [F5] на клавиатуре.
В обновленном окне «Список документов» позиционируйте курсор на подтвержденном документе. Если ответ от ЕГАИС получен, то в нижней части окна будут заполнены «Квитанции» по документу.
Акт принят ЕГАИС – если в квитанциях есть квитанция с Типом «WAYBILLACT». И Результат для данной квитанции проставлен «Accepted», т.е. в отправленном xml-файле предоставлены корректные данные.
Если Результат будет «Rejected», то в отправленном xml-файле есть некорректные данные. При таком ответе ЕГАИС необходимо проверить документ еще раз. И отправить повторное подтверждение.
После подтверждения, ЕГАИС проводит накладную, т.е. отправляет квитанцию «WAYBILL».
Накл. Проведена в ЕГАИС – если в квитанциях есть квитанция с Типом «WAYBILL», и Результат для данной квитанции проставлен «Accepted».
Документ «приходная накладная» Store House можно создавать в любой момент времени.
Если «подтверждение» накладной ЕГАИС было отправлено ошибочно, то можно воспользоваться функцией «Отменить проведение».
Отправить отказ
Если документ в ЕГАИС полностью НЕ соответствует поставленному поставщиком товару или накладная оформлена поставщиком ошибочно (товар вообще не поступал от поставщика), необходимо отправить «Отказ» в ЕГАИС получения товара в полном объеме.
Для этого откройте список документов ЕГАИС. Найдите в этом списке нужный документ. Откройте его.
Если поставщику необходимо отправить комментарий по причине отказа накладной, то перед отправкой отказа накладной введите необходимый текст на закладке «Комментарий контрагенту». Комментарий не хранится в системе. Его нужно заполнять непосредственно перед отправкой документа в ЕГАИС.
Для отправки отказа в ЕГИАС на закладке «Содержимое» или на закладке «Заголовок» вызовите контекстное меню и выберите пункт «Отправить отказ».
Пункт доступен в случае, если «Факт. количество» для всех товаров накладной равно «Количеству».
Выбирая данный пункт, Вы уведомляете поставщика и ЕГАИС, что полностью отказываетесь от данной поставки. Система выдаст запрос на подтверждение отправки отказа в ЕГАИС. Нажмите [Да] для отправки информации в ЕГАИС. Если пункт был выбран неверно, нажмите [Нет], система вернет Вас в окно накладной ЕГАИС.
В момент отправки отказа формируется xml-файл для УТМ, требуемого формата. В ЕГАИС поступает информация об отказе от накладной.
В «Списке документов» фон поля «Номер» становится красным – «Отправлен отказ».
После отправки отказа с нашей стороны необходимо дождаться со стороны ЕГАИС подтверждения принятия или сообщение об отклонении операции. Ответ от ЕГАИС на отправленный отказ приходит не сразу. Для обновления информации из ЕГАИС в «Списке документов» нажмите на кнопку 
на панели инструментов или кнопку [F5] на клавиатуре.
В обновленном окне «Список документов» позиционируйте курсор на документе с отказом. Если ответ от ЕГАИС получен, то в нижней части окна будут заполнены «Квитанции» по документу.
Акт принят ЕГАИС – если в квитанциях есть квитанция с Типом «WAYBILLACT». И Результат для данной квитанции проставлен «Accepted», т.е. в отправленном xml-файле предоставлены корректные данные. И ЕГАИС зафиксировала отказ от товаров поставщика.
Если Результат будет «Rejected», то в отправленном xml-файле есть некорректные данные. При таком ответе ЕГАИС необходимо проверить документ еще раз. И отправить повторный отказ.
Если «отказ» от накладной ЕГАИС был отправлен ошибочно, то можно воспользоваться функцией «Отменить проведение».
Отправить акт расхождений
Если документ в ЕГАИС частично соответствует реальной поставке, то необходимо отправить «Акт расхождения» в ЕГАИС с корректировкой по товарам. Корректировать количество можно только в меньшую сторону.
Указать дробное количество в колонке «Факт. количество» можно только в том случае, если поставщик оформил документ с типом фасовки «Unpacked».
Для отправки акта расхождений откройте список документов ЕГАИС. Найдите в этом списке нужный документ. Откройте его.
Если поставщику необходимо отправить комментарий с актом расхождений по накладной, то перед отправкой акта расхождений в накладной введите необходимый текст на закладке «Комментарий контрагенту». Комментарий не хранится в системе. Его нужно заполнять непосредственно перед отправкой документа в ЕГАИС.
Для отправки акта расхождений в ЕГИАС на закладке «Содержимое» или на закладке «Заголовок» вызовите контекстное меню и выберите пункт «Отправить акт расхождений».
Пункт доступен в случае, если «Факт. количество» для хотя бы одно из товаров меньше «Количества» или значение в поле «Количество» проставлено 0.
Выбирая данный пункт, Вы уведомляете поставщика и ЕГАИС, что поставка была выполнена не в полном объеме. Система выдаст запрос на подтверждение отправки отказа в ЕГАИС. Нажмите [Да] для отправки информации в ЕГАИС. Если пункт был выбран неверно, нажмите [Нет], система вернет Вас в окно накладной ЕГАИС.
В момент отправки акта расхождений формируется xml-файл для УТМ, требуемого формата. В ЕГАИС поступает информация о подтверждении принятия товара по документу в измененном количестве.
В «Списке документов» фон поля «Номер» становится желтым – «Отправлен акт расхождений».
После отправки акта расхождений с нашей стороны необходимо дождаться со стороны ЕГАИС подтверждения принятия или сообщение об отклонении операции. Ответ от ЕГАИС на отправленный акт расхождений приходит не сразу. Для обновления информации из ЕГАИС в «Списке документов» нажмите на кнопку 
на панели инструментов или кнопку [F5] на клавиатуре.
В обновленном окне «Список документов» позиционируйте курсор на документе с актом расхождений. Если ответ от ЕГАИС получен, то в нижней части окна будут заполнены «Квитанции» по документу.
Акт принят ЕГАИС – если в квитанциях есть квитанция с Типом «WAYBILLACT». И Результат для данной квитанции проставлен «Accepted», т.е. в отправленном xml-файле предоставлены корректные данные.
Если Результат будет «Rejected», то в отправленном xml-файле есть некорректные данные. При таком ответе ЕГАИС необходимо проверить документ еще раз. И отправить повторный акт расхождений.
После подтверждения, ЕГАИС проводит накладную, т.е. отправляет квитанцию «WAYBILL».
Накл. Проведена ЕГАИС – если в квитанциях есть квитанция с Типом «WAYBILL», и Результат для данной квитанции проставлен «Accepted».
Помимо подтверждения из ЕГАИС, необходимо дождаться и подтверждения со стороны поставщика, что «Акт расхождений» принят.
При подтверждении от поставщика в «Квитанциях» будет квитанция с Типом «WAYBILLTICKET» и Результат для данной квитанции проставлен «Accepted», т.е. поставщик подтверждает изменение документа.
Если поставщик не согласен с «Актом расхождений», т.е. в «Квитанциях» будет квитанция с Типом «WAYBILLTICKET» и Результат для данной квитанции проставлен «Rejected», то вся накладная «отказывается» в ЕГАИС, и весь объем остается на остатках отправителя (поставщика).
Отмена проведения документа в ЕГАИС
В УТМ версии 2.0.3 добавлена возможность отправлять «Отмену проведения ТТН» для получателей алкогольной продукции.
«Отмена проведения документа» позволяет получателю алкогольной продукции отозвать ошибочно отправленную операцию поставщику. Отмена проведения может быть оформлена на «Подтверждение накладной», «Отказ от накладной», «Акт расхождений».
Для отправки «Отмены проведения документа» откройте «Список документов». Выделите в списке необходимый документ в верхней части окна, для которого поставщику будет отправлена отмена проведения документа. И воспользуйтесь пунктом контекстного меню «Отменить проведение документа» в верхней части окна либо пунктом «Отмена проведения накладной ЕГАИС» главного пункта меню «Документ». 
Система запросит подтверждение «Отмены проведения документа». Нажмите [Да] для отправки информации в ЕГАИС. Если пункт был выбран неверно, нажмите [Нет], система вернет Вас в окно списка накладных ЕГАИС.
В момент отправки отмены проведения документа формируется xml-файл для УТМ, требуемого формата. В ЕГАИС поступает информация об отмене предыдущей операции по документу.
В «Списке документов» фон поля «Номер» становится голубым – «Отправлен запрос на отмену проведения документа».
О том, что ЕГАИС зафиксировала запрос об отмене проведения документа, будет свидетельствовать квитанция «REQUESTREPEALWB». Ответ от ЕГАИС на отправленный запрос об отмене проведения документа приходит не сразу. Для обновления информации из ЕГАИС в «Списке документов» нажмите на кнопку 
на панели инструментов или кнопку [F5] на клавиатуре.
Поставщик со своей стороны также должен подтвердить «Отмену проведения документа», об этом будет свидетельствовать квитанция для накладной «WAYBILL» с комментарием «Накладная № от распроведена».
После отмены проведения можно выполнять стандартные операции по накладной ЕГАИС.