как создать электронный акт в госзакупках в рк

Электронное актирование в ЕИС: инструкция для поставщика

С 1 января 2020 года участники закупок могут обмениваться электронными документами о приемке товаров, работ и услуг в ЕИС. Рассказываем, как сформировать, подписать и отправить такие документы заказчику.

иллюстратор — Маргарита Федосеева

Схема документооборота между поставщиком и заказчиком в ЕИС

Электронная приемка любых товаров, работ и услуг (ТРУ) в ЕИС проходит по одной схеме.

Поставщик:

Формирует первичный учетный документ, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет заказчику.

Отгружает товары или передает результаты работ или услуг.

Заказчик:

Передает поставщику бумажную расписку о получении товаров или результатов работ и услуг.

Отправляет поставщику электронное извещение о том, что он получил документ о приемке.

Проводит приемку и решает, соответствуют ли ТРУ требованиям контракта.

После этого порядок действий участников закупки отличается в зависимости от результатов приемки. Заказчик может:

При полной приемке товара:

Заказчик готовит документ о приемке в бумажном виде.

В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг» и прикладывает к нему скан документа о приемке.

Подписывает передаточный документ своей ЭП и отправляет его поставщику.

Публикует документы об исполнении в реестре контрактов.

При частичной приемке:

Заказчик готовит два бумажных документа: акт о частичной приемке товаров и мотивированный отказ от приемки.

В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг», прикладывает к нему сканы бумажных документов и отправляет его поставщику.

Поставщик формирует корректировочный документ, в котором указывает только те ТРУ, которые принял заказчик.

Подписывает корректировочный документ своей ЭП и отправляет его заказчику.

Заказчик отправляет поставщику уведомление о том, что получил корректировочный документ.

Проверяет этот документ и, если нет замечаний, подписывает его ЭП.

При отказе от приемки:

Заказчик готовит мотивированный отказ от приемки в бумажном виде.

В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг», прикладывает к нему скан отказа от приемки и отправляет его поставщику.

Поставщик может исправить недостатки и поставить товар или сдать работы и услуги заново. В этом случае он готовит новый передаточный документ и отправляет его заказчику.

Как сформировать электронный документ о приемке

В ЕИС можно сформировать:

Чтобы создать любой из них, поставщик должен открыть нужный контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать первичный учетный документ».

После этого откроется форма создания документа. Некоторые поля система заполнит автоматически: она возьмет данные из контракта или единого реестра участников закупок (ЕРУЗ). Остальные сведения поставщик должен указать самостоятельно. Он заполняет пять разделов документа.

Раздел «Общая информация»

Здесь нужно указать основные сведения, например, вид документа, дату его создания и название организации поставщика.

Раздел «Контрагенты»

В этом разделе перечислены все данные о поставщике и заказчике, например:

Эти данные система заполнит автоматически и редактировать их поставщик не сможет.

Единственное исключение — адреса и банковские реквизиты поставщика и заказчика. При желании их можно исправить. Также поставщик может вручную ввести номер телефона и адрес электронной почты заказчика.

Если товар отправляет или получает сторонняя организация, а не поставщик или заказчик, в этом разделе нужно указать сведения об этой организации. Также сюда можно добавить информацию о перевозчике.

Все данные грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика поставщик заполняет самостоятельно.

Раздел «Товары, работы и услуги»

Здесь поставщик указывает сведения о товарах, работах или услугах (ТРУ), которые должен принять заказчик. Как и в предыдущих разделах, часть сведений заполняется автоматически, а часть — вручную, например:

Для лекарств действуют другие правила:

Раздел «Факт отгрузки»

Этот раздел доступен только при подготовке универсального передаточного документа. Здесь поставщик заполняет всю информацию об отгрузке товаров или передаче работ и услуг, в том числе:

Раздел «Подписанты»

Здесь нужно указать имена и должности всех, кто должен подписать готовый документ. Система сама покажет список сотрудников, которые имеют на это право, поставщик должен лишь выбрать из них одного или нескольких из них.

Раздел «Подписание»

В этом разделе можно посмотреть печатную версию документа. Поставщик должен проверить, правильно ли он заполнил все сведения, и подтвердить, что документ готов к подписанию.

После того, как все ответственные сотрудники подпишут документ своей электронной подписью, система автоматически проверит его на ошибки. Если она найдет нарушения, их нужно исправить и подписать документ заново. Если нарушений нет, система отправит подписанный документ заказчику.

После этого поставщик должен распечатать готовый документ и передать его заказчику во время отгрузки товара или передачи работ и услуг.

Как исправить первичный учетный документ в ЕИС

Поставщик может редактировать передаточный документ, пока его не подпишут все ответственные сотрудники. Как только он отправит его заказчику, вносить изменения будет нельзя. В этом случае поставщику придется создать документ-исправление.

Как редактировать передаточный документ

Исправить текст основного документа можно, если он находится на стадии:

В этом случае поставщик открывает меню нужного документа и выбирает пункт «Открыть на редактирование» или «Внести изменения». Название пункта зависит от того, на какой стадии находится документ. После того как поставщик исправит все ошибки, он может подписать документ и отправить его заказчику.

Если заказчик найдет ошибки в передаточном документе, поставщику придется создать новый документ. Чтобы не тратить время на то, чтобы заново заполнить все поля, в ЕИС есть функция «Создать исправление».

В этом случае система формирует точную копию передаточного документа — документ-исправление, в котором поставщик может исправить ошибки.

Однако, в документе-исправлении можно редактировать только незначительные пункты. Поставщик не сможет изменить, например:

Также здесь нельзя добавлять или удалять ТРУ — для этого нужно использовать корректировочный документ.

Как сформировать корректировочный документ

Поставщик создает корректировочный документ, если:

Чтобы сформировать такой документ поставщик должен открыть нужный контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать универсальный корректировочный документ».

Система автоматически создаст копию основного передаточного документа, в которую поставщик сможет внести изменения, например

К этому документу поставщик должен приложить скан документа-основания корректировки. Например, если заказчик попросил уменьшить цену товара, нужно добавить письменную просьбу об этом.

Как передать электронные документы о приемке в налоговую

Федеральная налоговая служба (ФНС) может потребовать документы о приемке товара. Поставщик может передать электронные документы, которые сформировал на сайте ЕИС, через личный кабинет налогоплательщика.

В своем письме Казначейство и ФНС разъяснили, что все документы, которые участники закупок подписывают в ЕИС электронной подписью, равнозначны бумажным документам с рукописной подписью.

Если ФНС потребует дополнительные электронные документы, которые не подходят по формату для передачи через интернет, их можно отправить по почте. Для этого поставщик должен распечатать нужный документ с отметкой о том, что он подписан электронной подписью.

Ответим на вопросы

Источник

Портал государственных закупок Версия для печати

Веб-портал государственных закупок (goszakup.gov.kz) – это государственная информационная система, позволяющая проводить государственные закупки в режиме реального времени.

Портал обеспечивает публикацию информации о потребностях заказчиков на поставку товаров, работ, услуг, их консолидацию, проведение закупочных процедур, определение поставщика, заключение электронных договоров и их исполнение.

В функционал портала входит:

Задачи, которые решает система:

Как работать с порталом

Для участия в электронных государственных закупках требуется наличие ЭЦП, регистрация в качестве пользователя и регистрация своей организации в качестве заказчика, организатора либо поставщика. Инструкции по регистрации расположены в отдельном разделе.

В разделе «Справка» портала можно найти подробно расписанные руководства, которые помогут провести, организовать или принять участие в госзакупках:

Также в разделе «Справка» можно ознакомиться с инструкциями организации и проведения закупок в рамках Правил осуществления закупок товаров, работ, услуг национальными управляющими холдингами, национальными холдингами, национальными компаниями и организациями, пятьдесят и более процентов голосующих акций (долей участия в уставном капитале) которых прямо или косвенно принадлежат национальному управляющему холдингу, национальному холдингу, национальной компании (от 31 октября 2019 года № 1201); Правил организации питания обучающихся в организациях среднего образования, а также приобретения товаров, связанных с обеспечением питания детей, воспитывающихся и обучающихся в дошкольных организациях, организациях образования для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей (08.06.2020 № 235).

Для просмотра информации о проводимых закупках государственных органов необходимо пройти в разделы объявления, лоты, закупки организаций из квазигоссектора можно найти в их отдельном подразделе.

Информация о результатах государственных закупочных/конкурсных процессов

Портал госзакупок предоставляет возможность формировать отчеты по годовым планам каждого государственного органа и его подотчетных организаций. Для этого нужно перейти в подраздел «Отчет «Годовые планы»», выставить параметры (год, наименование или БИН заказчика) и сформировать отчет тут же на портале либо выгрузить его в формате Excel.

Отчет Ф.1 о проведенных государственных закупках товаров, работ и услуг формируется через эту страницу. Отчетность можно отфильтровать по следующим параметрам:

Также существует возможность сформировать отчет Ф.4 с информацией об объемах закупок у отечественных товаропроизводителей, включенных в интегрированную с веб-порталом государственных закупок базу данных товаров, работ, услуг и их поставщиков, предусмотренную Предпринимательским Кодексом Республики Казахстан. При формировании этого отчета требуется воспользоваться вышеуказанной фильтрацией и дополнительно указать способ гос.закупок.

Возможность мониторинга и оценки действующих государственных закупочных договоров

Мониторинг закупочных цен товаров по способам закупок или по администраторам отчетности производится в специальном разделе.

Также через отдельные формы можно создавать аналитические отчеты по мониторингу закупочных цен и цен в разрезе субъектов.

Информация о будущих закупках

В разделе «Реестр планов государственных закупок» можно ознакомиться со всем списком последних запланированных гос.закупок с возможностью их фильтрации по следующим параметрам:

Также здесь предоставлена возможность посмотреть статистику по утвержденным пунктам плана.

Статистическую информацию можно посмотреть по каждому реестру:

В разделе «Реестры» размещен Реестр квалифицированных поставщиков – перечень поставщиков, имеющих возможность участвовать в закупках способом «Конкурс с предварительным квалификационным отбором».

В разделе ФЛК можно ознакомиться с условиями, ограничивающими участие потенциальных поставщиков в закупках способом «Конкурс с предварительным квалификационным отбором», проверка на финансовую устойчивость потенциального поставщика, а также проверками при осуществлении закупок способом «Из одного источника путем прямого заключения договоров».

Государственные закупки способом конкурса

В государственных закупках способом конкурса участвуют потенциальные поставщики, определенные по итогам рассмотрения заявок на участие в конкурсе соответствующими квалификационным требованиям и требованиям конкурсной документации.

Конкурсная документация разрабатывается организатором государственных закупок на казахском и русском языках на основании электронной формы конкурсной документации, определенной правилами осуществления государственных закупок, с учетом требований законодательства Республики Казахстан о государственных секретах.

Обязательным условием утверждения конкурсной документации является предварительное обсуждение проекта конкурсной документации потенциальными поставщиками.

Срок окончательной даты представления потенциальными поставщиками заявок на участие в конкурсе должен быть не менее пятнадцати календарных дней со дня размещения протокола предварительного обсуждения проекта конкурсной документации, а также текста конкурсной документации.

Заявка на участие в конкурсе является формой выражения согласия потенциального поставщика с требованиями и условиями, установленными конкурсной документацией, а также согласия потенциального поставщика на получение сведений о нем, подтверждающих соответствие квалификационным требованиям и ограничениям, установленным статьей 6 Закона «О государственных закупках» (далее – Закон).

Обеспечение заявки на участие в конкурсе вносится потенциальным поставщиком в качестве гарантии того, что он в случае определения его победителем конкурса заключит договор о государственных закупках и внесет обеспечение исполнения договора о государственных закупках, а также сумму в соответствии со статьей 26 Закона (при наличии).

Потенциальный поставщик вправе выбрать один из следующих видов обеспечения заявки на участие в конкурсе:

1) деньги, находящиеся в электронном кошельке потенциального поставщика;

2) банковскую гарантию, предоставляемую в форме электронного документа.

Протокол об итогах государственных закупок способом конкурса автоматически формируется и размещается веб-порталом государственных закупок с одновременным уведомлением по электронной почте всех членов конкурсной комиссии и всех потенциальных поставщиков, подавших заявки на участие в конкурсе.

Государственные закупки способом конкурса с использованием двухэтапных процедур осуществляются по перечню товаров, работ, услуг, утвержденному уполномоченным органом, в случаях, когда:

1) сложно сформулировать подробные спецификации товаров, работ, услуг и определить их технические и иные характеристики, и (или) необходимо запросить предложения от потенциальных поставщиков либо провести с ними переговоры по возникшим вопросам;

2) необходимо проведение исследований, экспериментов, изысканий или разработок;

3) приобретаются инновационные и высокотехнологичные товары, работы, услуги.

Потенциальный поставщик не вносит обеспечения заявки на участие в конкурсе, если он участвует на первом этапе государственных закупок способом конкурса с использованием двухэтапных процедур.

Порядок осуществления государственных закупок способом конкурса с использованием двухэтапных процедур определяется правилами осуществления государственных закупок.

Государственные закупки способом конкурса с предварительным квалификационным отбором осуществляются по перечню товаров, работ, услуг, утвержденному уполномоченным органом.

Государственные закупки способом конкурса с предварительным квалификационным отбором осуществляются в следующей последовательности:

1) на первом этапе квалификационным органом формируется перечень квалифицированных потенциальных поставщиков;

2) на втором этапе заказчиком осуществляются государственные закупки способом конкурса среди потенциальных поставщиков, включенных в перечень квалифицированных потенциальных поставщиков.

Требования, предъявляемые к осуществлению государственных закупок способом конкурса с применением предварительного квалификационного отбора, конкурсной документации, предварительному обсуждению, извещению об осуществлении государственных закупок, заявке на участие в конкурсе, ее рассмотрению, представлению демпинговой цены, протоколу об итогах государственных закупок с учетом особенностей, установленных настоящей статьей, определяются статьями 20, 21, 22, 23, 24, 26, 27 и 28 Закона.

Порядок осуществления государственных закупок способом конкурса с предварительным квалификационным отбором определяется правилами осуществления государственных закупок.

Государственные закупки способом аукциона

Государственные закупки способом аукциона осуществляются в режиме реального времени на веб-портале государственных закупок, проведение которых обеспечивается единым оператором в сфере государственных закупок.

Предметом аукциона является товар.

Аукцион проводится на веб-портале государственных закупок в день и время, указанные в протоколе о допуске к участию в аукционе.

В аукционе участвуют потенциальные поставщики, признанные участниками аукциона.

Аукцион проводится путем снижения текущего предложения о цене начиная с наименьшей стартовой цены участника аукциона для приобретения товара, являющегося предметом проводимого аукциона, на шаг аукциона.

При проведении аукциона участники аукциона подают предложения о цене товара, являющегося предметом проводимого аукциона, предусматривающие снижение текущего минимального предложения о цене на величину в пределах шага аукциона.

Участник аукциона не вправе подавать предложение о цене товара, являющегося предметом проводимого аукциона, ниже чем текущее минимальное предложение о цене товара, являющегося предметом проводимого аукциона, в случае, если такое предложение о цене товара, являющегося предметом проводимого аукциона, подано этим же участником аукциона.

Время приема предложений участников аукциона о цене товара, являющегося предметом проводимого аукциона, составляет 30 минут от начала проведения аукциона, а также 10 минут после поступления последнего предложения о цене товара, являющегося предметом проводимого аукциона. Если в течение указанного времени ни одного предложения о более низкой цене товара, являющегося предметом проводимого аукциона, не поступило, аукцион завершается.

Веб-портал государственных закупок автоматически определяет победителя аукциона на основе наименьшей цены.

В случае, если в течение 30 минут после начала проведения аукциона ни один из участников аукциона не подал предложения о цене товара, являющегося предметом проводимого аукциона, победителем аукциона признается потенциальный поставщик, стартовая цена которого является наименьшей.

Государственные закупки способом запроса ценовых предложений

Потенциальный поставщик вправе представить только одно ценовое предложение, содержащее сведения, предусмотренные правилами осуществления государственных закупок, внесение изменений и (или) дополнений в которое не допускается.

Представление потенциальным поставщиком ценового предложения является формой выражения его согласия осуществить поставку товара, выполнение работ, оказание услуг с соблюдением условий, предусмотренных в проекте договора о государственных закупках.

По истечении срока представления ценовых предложений веб-порталом государственных закупок производятся автоматическое сопоставление ценовых предложений и подведение итогов государственных закупок способом запроса ценовых предложений.

Победителем признается потенциальный поставщик, предложивший наименьшее ценовое предложение.

Итоги государственных закупок способом запроса ценовых предложений размещаются на веб-портале государственных закупок автоматически после их подведения.

Государственные закупки способами из одного источника, через товарные биржи

Государственные закупки способом из одного источника осуществляются в случаях, предусмотренных пунктами 2 и 3 статьи 39 Закона «О государственных закупках» (далее – Закон).

При осуществлении государственных закупок способом из одного источника путем прямого заключения договора о государственных закупках заказчик определяет поставщика и заключает с ним договор о государственных закупках посредством веб-портала государственных закупок.

Государственные закупки способом из одного источника путем прямого заключения договора о государственных закупках осуществляются с соблюдением принципа осуществления государственных закупок, предусмотренного подпунктом 1) статьи 4 Закона.

Государственные закупки товаров через товарные биржи осуществляются в соответствии с законодательством Республики Казахстан о товарных биржах по перечню биржевых товаров в режиме двойного встречного аукциона.

В случае, если годовые объемы государственных закупок товаров, включенных в перечень биржевых товаров, не превышают минимальный размер партии, предусмотренный в перечне биржевых товаров, заказчик вправе выбрать иной способ осуществления государственных закупок товаров.

Заключение договора о государственных закупках

Проекты договоров о государственных закупках составляются в соответствии с типовыми договорами о государственных закупках товаров, государственных закупках работ и государственных закупках услуг, утверждаемыми уполномоченным органом.

По отдельным видам товаров, работ, услуг уполномоченным органом могут быть утверждены типовые договоры о государственных закупках.

Заказчик направляет победителю проект договора о государственных закупках, удостоверенный электронной цифровой подписью посредством веб-портала государственных закупок.

Проект договора о государственных закупках должен быть удостоверен победителем государственных закупок способами конкурса, аукциона, запроса ценовых предложений посредством электронной цифровой подписи в течение трех рабочих дней со дня поступления на веб-портал государственных закупок уведомления с приложением проекта договора о государственных закупках.

Поставщик в течение десяти рабочих дней со дня заключения договора о государственных закупках обязан внести обеспечение исполнения договора о государственных закупках, а также сумму в соответствии со статьей 26 Закона (при наличии).

Размер обеспечения исполнения договора о государственных закупках устанавливается организатором государственных закупок в размере трех процентов от общей суммы договора о государственных закупках.

Поставщик вправе выбрать один из следующих видов обеспечения исполнения договора о государственных закупках:

-гарантийный денежный взнос, который вносится на банковский счет заказчика либо на счет, предусмотренный бюджетным законодательством Республики Казахстан для заказчиков, являющихся государственными органами и государственными учреждениями;

-банковскую гарантию, предоставляемую в форме электронного документа.

-договор страхования гражданско-правовой ответственности поставщика, заключаемый в соответствии с типовым договором страхования для целей обеспечения исполнения договора о государственных закупках, утверждаемым уполномоченным органом по согласованию с уполномоченным органом по регулированию, контролю и надзору финансового рынка и финансовых организаций.

Договор о государственных закупках должен предусматривать неустойку (штраф, пеню) за неисполнение либо ненадлежащее исполнение обязательств по договору о государственных закупках. Размер неустойки определяется в соответствии с гражданским законодательством Республики Казахстан.

Договор о государственных закупках должен содержать условие о его расторжении на любом этапе.

Договор о государственных закупках считается исполненным при условии полного выполнения заказчиком и поставщиком принятых обязательств по указанному договору.

Документы об исполнении договора о государственных закупках (акт приема-передачи товара, акт выполненных работ, оказанных услуг, счет-фактура) оформляются в электронной форме.

Источник