как создать реестр договоров в access
Скачать базу данных access Договорная деятельность организации
по теме «СОЗДАНИЕ БАЗ ДАННЫХ В СУБД ACCESS»
Создать базу данных Договорная деятельность организации
СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ
Получение навыков работы по созданию структуры таблиц, модификации структуры таблиц, заполнению таблиц. Создание ключевых полей, индексированных полей, установка связей между таблицами. Удаление информации из связанных таблиц и восстановление этой информации.
2. Темы для предварительного изучения
Перед выполнением работы необходимо ознакомиться со следующими темами: Проектирование реляционных баз данных, Создание новой базы данных, Создание таблиц, Типы полей, используемые СУБД Access, Сохранение таблиц, Создание ключевого поля, Изменение структуры таблицы, добавление данных в таблицу, Редактирование и удаление данных, Изменение внешнего вида таблицы, Печать таблицы, Поиск данных в таблице, Добавление индексов в таблицу, Установка связей между таблицами.
Создать структуры таблиц, ключевые и индексные поля. Заполнить таблицы данными, установить связи, удалить данные, восстановить их.
Таблица 1. Варианты задания
Минимальный список характеристик
Договорная деятельность организации
Шифр договора, наименование организации, сроки выполнения, сумма договора, примечания вид договора; номер, ФИО, адрес, телефон, должность, оклад сотрудников, сроки работы данного сотрудника по данному договору.
РАБОТА С ЗАПРОСАМИ
Получение навыков работы по созданию запросов
2. Темы для предварительного изучения
Назначение запросов, типы запросов, создание запросов на выборку из одной или нескольких таблиц, типы запросов на изменение и технология их разработки.
Создать запрос на выборку информации из основной таблицы, из связанных таблиц, создать параметрический запрос, запрос для выбора информации для создания сложного отчета.
Получение навыков работы по созданию отчетов.
2. Темы для предварительного изучения
Назначение отчетов. Порядок создания отчетов. Разделы бланка отчетов. Элементы управления. Форматирование элементов управления. Сортировка и группировка. Сохранение и печать отчета.
Создать простой отчет, отображающий результаты обработки информации для Прикладной области, выбранной в соответствии с вариантом задания. Создать сложный отчет на основе ранее созданного запроса. Предметная область базы данных выбирается в соответствии с вариантом индивидуального задания.
Получение навыков работы по созданию экранных форм.
2. Темы для предварительного изучения
Назначение форм. Создание формы с помощью мастера форм. Создание простой формы в режиме Конструктора. Работа с элементами управления. Создание сложной формы на основе ранее созданных простых форм. Задание выражения для элементов управления.
Создать форму для ввода информации в таблицы в удобном для пользователя формате. Создать сложную форму, объединив формы, созданные для разных таблиц. Предметная область базы данных выбирается в соответствии с вариантом индивидуального задания.
СОЗДАНИЕ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ
Получение навыков работы по созданию кнопочных форм.
2. Темы для предварительного изучения
Необходимость создания кнопочных форм. Создание кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм. Создание новой кнопочной формы, которая открывается из стартовой кнопочной формы. Изменение существующей кнопочной формы. Выбор кнопочной формы, автоматически открываемой при открытии БД. Удаление кнопочной формы.
Создать кнопочную форму для работы с созданными объектами базы данных (таблицы, формы, отчеты). Предусмотреть выход из БД.
Структура готовой базы данных:
Рис.1 Главная кнопочная форма бд Договорная деятельность организации.
Рис. 2 Виды договоров и стороны.
Рис. 3 Форма Договора
Рис. 4 Список контрагентов и ответственных по договору.
Рис. 5 Установка статуса договора в аксесс.
Рис. 6 Отчёты бд «Договорная деятельность организации»
Рис. 7 Отчёт Отбор договоров по статусу.
Готовая база данных организована в виде следующих таблиц:
Рис.8 Схема базы данных «Договорная деятельность организации» содержит таблицы «Договора», «Виды договоров», «Статусы», «Установка статуса», «Должности», «Сотрудники», «Список контрагентов», «Список ответственных», «Типы ответственных», «Стороны».
Таблица «Сотрудники»: номер сотрудника, ФИО, адрес, телефон, должность, оклад.
Таблица «Список контрагентов»: № пп, договор, сторона, наименование, банк, расчётный счёт.
Рис. 9 Таблица «Договора»: шифр, вид договора, наименование, дата заключения, дата регистрации, примечание, дата начала, дата окончания, сумма.
Таблица «Стороны»: код стороны, вид договора, наименование, обязательства.
Таблица «Виды договоров»: код вида, наименование, документ.
Таблица «Должности»: код должности, наименование.
Рис. 9 Таблица «Список ответственных»: № пп, договор, контрагент, сотрудник, тип ответственности, примечание, дата начала, дата окончания.
Таблица «Установка статуса»: № пп, договор, статус, дата установки статуса.
Таблица «Типы ответственных»: код, наименование.
Таблица «Статусы»: код статуса, статус.
Скачать отчёт по базе данных с экранными формами бесплатно
Примерная цена 763 руб.
Точная цена зависит от способа оплаты.
Способы оплаты базы данных Access: WebMoney, Терминалы оплаты, Альфа-клик, Почта России, QIWI, SMS-оплата, Деньги@Mail.Ru, MTC, Мегафон, Яндекс.Деньги, Подарочный сертификат и другие
Скачать базы данных Access подобной тематики:
Ключевые слова: Скачать базу данных Договорная деятельность организации; база данных access; бд access; субд access; базы данных access; access пример; программирование access; готовая база данных; создание база данных; база данных access учет договоров; база договоров access; база данных договоров access; база данных договоров скачать; база данных СУБД; access курсовая; база данных пример. Схема базы данных «Договорная деятельность организации» содержит таблицы «Договора», «Виды договоров», «Статусы», «Установка статуса», «Должности», «Сотрудники», «Список контрагентов», «Список ответственных», «Типы ответственных», «Стороны». Таблица «Виды договоров»: код вида, наименование, документ. Таблица «Договора»: шифр, вид договора, наименование, дата заключения, дата регистрации, примечание, дата начала, дата окончания, сумма. Таблица «Должности»: код должности, наименование. Таблица «Сотрудники»: номер сотрудника, ФИО, адрес, телефон, должность, оклад. Таблица «Список контрагентов»: № пп, договор, сторона, наименование, банк, расчётный счёт. Таблица «Список ответственных»: № пп, договор, контрагент, сотрудник, тип ответственности, примечание, дата начала, дата окончания. Таблица «Статусы»: код статуса, статус. Таблица «Стороны»: код стороны, вид договора, наименование, обязательства. Таблица «Типы ответственных»: код, наименование. Таблица «Установка статуса»: № пп, договор, статус, дата установки статуса. База данных преобразована к формату 2003, поэтому откроется в access 2007 и в access 2010.
Поиск Яндекса по сайту
Для поиска базы данных access введите слово, например, «сотрудники» и нажмите кнопку
Как сделать базу договоров в access?
Господа юристы, а что если попробовать самим создать, к примеру, базу для ведения договоров, такую какую удобно нам (а получиться и для реестра акций напишем ).
Я думаю необходимым минимумом компьютерной грамотности здесь обладают практически все.
Выкладываю свой первый вариант, созданный в Access. Избрал его по следующим причинам: есть практически у всех, прост в использовании, легко поменять все что угодно под себя.
Причины побудившие меня к этому — попробовал бесплатные программы, и ни одна не устроила, прежде всего потому, что трудно перенастроить для конкретной организации (у меня к примеру ведутся договора 4 организаций).
ИМХО основные достоинства моего варианта: легко все перенастроить, документы и скан-версии подписанных документов внедряются в базу, возможно добавить (с вашей помощью ) большое кол-во новых функций, удобные в использовании фильтры Access (прежде всего фильтр по выделенному) и др.
Будет здорово если кто-то, разбирающийся в Access лучше меня что-нибудь подправит.
Возникнут вопросы, пишите.
Сообщение отредактировал Юрий НН: 13 Май 2005 — 19:17
Многие пользователи активно применяют Excel для генерирования отчетов, их последующей редакции. Для удобного просмотра информации и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программой.
Внешний вид рабочей области программы – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строки и столбцы. Несмотря на то что стандартный пакет MS Office имеет отдельное приложение для создания и ведения баз данных – Microsoft Access, пользователи активно используют Microsoft Excel для этих же целей. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; систематизировать и структурировать информацию.
То есть все то, что необходимо для работы с базами данных. Единственный нюанс: программа Excel — это универсальный аналитический инструмент, который больше подходит для сложных расчетов, вычислений, сортировки и даже для сохранения структурированных данных, но в небольших объемах (не более миллиона записей в одной таблице, у версии 2010-го года выпуска ).
Структура базы данных – таблица Excel
База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?
Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.
Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.
Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.
Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.
Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.
Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция
Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задача – сформировать клиентскую БД. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.
Как создать базу данных клиентов в Excel:
Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.
Как вести базу клиентов в Excel
Чтобы упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».
Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.
Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.
БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:
Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.
В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:
Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.
Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам нужно оставить в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.
Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:
Порядок работы с финансовой информацией в БД:
Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.
Готовые образцы шаблонов для ведения клиентской базы по сегментам.
Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.
Многим из отечественных пользователей известно, какой в свое время переполох поднялся из-за видоизмененного интерфейса MS Office 2007, и чем только не поливали его разработчиков! «Гуру» сетовали на то, что новый офисный пакет стал «неудобным и странным», а потому уверенно предрекали ему скорую кончину и полное забвение пользователей.
Зря! Так как ничего подобного не произошло, напротив, вскорости выяснилось, что пользоваться новой версией «Офиса» стало намного проще и удобнее.
А потому (как и ожидалось) все изменения, предпосылки для которых были созданы еще в «Офисе 2007», не только успешно перекочевали в его новую ипостась, но и получили вполне логичное свое развитие. Именно поэтому версия 2010 года стала чрезвычайно популярной в среде профессиональных пользователей.
Изменения в новой версии Access
Весьма существенные изменения коснулись и знаменитого приложения для создания баз данных. Посредством нового компонента Sparklines можно создавать и редактировать огромные массивы информации. А благодаря инструменту Slicer появилась возможность простой и быстрой навигации даже в огромных базах. А все благодаря качественно продуманным и настроенным системам фильтрации.
Кроме того, разработчики добавили лучшую интеграцию с Excel, прямо из которого можно импортировать большие массивы информации. Впрочем, начинающие пользователи куда чаще задаются вопросом о том, как создать базу данных в Access.
Что это такое
Чтобы правильно создавать базы, необходимо предварительно разобраться в их сути. Базой данных называется строго организованная структура, предназначенная для хранения и упорядочивания информации. Она может содержать чрезвычайно разнообразные объекты, но логической их единицей является таблица.
Главное их отличие от аналогичных структур в табличном редакторе заключается в том, что они взаимосвязаны. Производя изменение любого элемента, вы автоматически инициируете замену всех взаимосвязанных с ним структур. Проще говоря, вам больше не нужно беспокоиться о ручном редактировании огромных информационных таблиц.
Какие операции можно выполнять при помощи MS Access?
Не следует полагать, что данное приложение является неким «логическим продолжением» Excel. Возможности рассматриваемой программы куда шире. В частности, любое создание базы данных MS Access предполагает тщательное продумывание информационной структуры конкретного документа, проверку целостности исходных данных, а также использование этих сведений для моделирования запросов, форм и отчетов.
Пример создания
Так как создать базу данных в Access можно и при помощи «Мастера», упрощающего работу для начинающих пользователей, сам процесс особенной сложностью не отличается. Но мы бы не рекомендовали идти этим путем, так как для продуктивной работы следует понимать все происходящие процессы.
Сперва запустите приложение. На мониторе появится диалог создания нового документа. В нем вам следует выбрать пункт «Новая база данных». В поле «Имя файла» вводится осмысленное её. Избегайте повторяющихся и ничего не значащих имен: в результате какой-либо ошибки или собственной невнимательности вы легко можете потерять важные сведения.
После этого нажимается кнопка «Создать». Сразу после этого на мониторе появится диалоговое окно создания новой информационной таблицы, на основании которой вы и будете создавать свой проект.
Какой режим выбрать?
Таблицу можно монтировать в нескольких режимах, но мы бы посоветовали «Конструктор», так как в нем проще контролировать весь процесс и лучше представлять себе всю внутреннюю структуру документа.
Чтобы перейти к нему, воспользуйтесь переходом «Вид-Конструктор». После этого можно вводить требуемое имя конкретной таблицы. Так как их может потребоваться сразу несколько, рекомендуем опять-таки пользоваться какими-то осмысленными наименованиями.
Теперь, собственно, сам процесс. Как создать базу данных в Access? В первую очередь необходимо выбрать и заполнить имена полей, определить типы данных, а также задать правильное ключевое поле. Только после этого можно начинать заполнение таблицы данными.
Для этого следует воспользоваться командой «Вид-режим таблицы». Обратите внимание! Если в поле «Код предмета» в вашем случае стоит значение «Счетчик», то заполнять конкретное поле не нужно. Когда вы закончите работу по внесению информации, ее можно закрывать. В случае если конкретная база данных нуждается во второй таблице, ее монтируют командой «Создание-Конструктор таблиц».
Примеры баз
Все вышесказанное было бы пустым звуком без предоставления вам сведений из «полевого опыта», в которых пригодились базы данных Access. Примеры в этой области можно обсуждать чуть ли не бесконечно, но мы остановимся на варианте, который может серьезно облегчить прохождение учебного процесса.
Кратко опишем создание документа по учебному плану. Что потребуется в него включить? Сюда должны входить следующие поля: код специальности, номер группы, предмет и преподаватели. Обратите внимание: поля «Предмет» и «Преподаватель» должны быть связаны с дополнительными таблицами, из которых программа будет черпать соответствующую информацию.
Как это делается?
Сперва выполняете все действия, согласно вышеизложенной инструкции. Переходите в «Конструктор», начинаете заполнять поля. В строке с кодом специальности тип данных должен быть отмечен как «Счетчик, ключевое поле».
В «Группе» и аналогичных строках тип поля обозначаете как «Текст». А вот в полях «Предмет» и «Преподаватель» следует выбирать «Мастер подстановок». Не беспокойтесь: сразу после выбора этого значения, программа покажет вам диалоговое окно. Следуя его инструкциям, вы сможете создать связь с другими таблицами. Как вы понимаете, их следует создавать заранее.
Как только вы нажмете на кнопку «Готово», перед вами появится предупреждение о том, что для создания связи необходимо сохранить таблицу. Подтверждаете выполнение этого действия.
Создание связей между таблицами
Мы уже говорили о том, что работа с базой данных Access предполагает наличие связей сразу между несколькими электронными таблицами. Так как их создавать?
Для этого откройте нужный вам документ, после чего пройдите по пути «Работа с базами данных — Схема данных». Чтобы определить и задать характер связи, необходимо выполнить двойной щелчок левой клавишей мыши в диалоговом окне «Изменение связей». После этого следует нажать на кнопку «ОК». В результате вы зададите стандартный параметр «Один ко многим».
Вот мы и рассмотрели вопрос о том, как создать базу данных в Access. Надеемся, информация будет вам полезной.
Как создать базу данных регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним в ms access 2007
«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2011, NN 7, 8
Регистрацию трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним можно вести в журнальной форме, однако современные требования предполагают удобство ввода, быстроту и точность поиска регистрационных сведений. Доступным средством для создания системы регистрации трудовых договоров является система управления базами данных Access, входящая в стандартный пакет Microsoft Office 2007.
Создание системы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений в MS Access 2007 начинается с анализа данных, которые должны в этой системе храниться, после чего создаются таблицы, которые должны содержать характеристики выделенных на этапе анализа объектов.
Основными объектами являются:
Дополнительными объектами для базы данных регистрации трудовых договоров могут являться:
Соответственно, для хранения характеристик или атрибутов каждого объекта создается отдельная таблица базы данных: «Договор», «ДопСоглашение», «СотрудникОтдКадров», «Подразделение».
При этом каждому договору (строке-записи в таблице «Договор») может соответствовать несколько соглашений (строк-записей в таблице «ДопСоглашение»).
Словарь кадрового делопроизводства. Существуют следующие типы связей в реляционных базах данных:
Связь «один-к-одному» предполагает, что одной строке первой таблицы соответствует только одна строка второй таблицы и наоборот. Связь «один-ко-многим» предполагает, что одной строке первой таблицы соответствует несколько строк второй таблицы. Связь «многие-ко-многим» предполагает, что одной строке первой таблицы соответствуют несколько строк второй таблицы и наоборот.
Создание файла базы данных в MS Access
Создание новой базы данных Рис. 1
После сохранения нового файла открывается окно базы данных (рис. 2). В правой части этого окна расположена панель, на которой представлена новая пустая табл. 1.
Окно базы данных Рис. 2
Разделы маски ввода
Создание таблиц
Окно конструктора таблиц состоит из двух частей (рис. 3):
Окно конструктора таблиц
Столбец «Описание» служит для ввода комментариев, обычно используется при создании сложных баз данных, имеющих несколько разработчиков, для пояснения назначения полей и т.п.
Нижняя часть окна конструктора таблиц предназначена для ввода свойств и детализированных характеристики поля. В ней представлены две вкладки: «Общие» и «Подстановка».
Возможные характеристики меняются в зависимости от типа поля. На рис. 3 представлены свойства поля с типом «Текстовый» для поля «РегНомТрДоговора».
Вкладка «Общие»
Рассмотрим наиболее важные характеристики, которые могут присутствовать на вкладке «Общие».
Их состав может меняться в зависимости от типа поля.
«Формат поля» используется, как правило, для числовых данных и дат. Для числовых данных можно указать количество знаков после запятой, добавление символа валюты и т.п. Для дат можно выбрать формат отображения даты или времени из предложенного списка. На рис. 4 для поля «ДатаЗаключения» выбран краткий формат даты: «дд. мм. гггг».
Вкладка «Общие» свойств поля для поля «ДатаЗаключения»
«Маска ввода» используется обычно для полей, которые будут содержать номера телефона и различные номера, в том числе и номер документа (рис. 3). Описание маски ввода может состоять из трех разделов, разделенных знаком «точка с запятой», например, 00″/»00; 0; «_» (табл. 1).
В третьем разделе («_») указывается символ, выводящийся в маске ввода на месте символов, которые будут вводиться. Допускается использование любого символа; для отображения пробела следует ввести » » (прямые кавычки, пробел, прямые кавычки). Если данный раздел описания оставить пустым, то для представления пустых символов используется символ подчеркивания «_».
«Подпись» служит для задания имени поля для отображения в заголовках таблиц и формах в привычном виде в отличие от названий полей, используемых программным продуктом. Например, чтобы при работе с базой данных название поля было не «ДатаЗаключения», а «Дата заключения трудового договора». Подписи желательно использовать для всех полей.
«Значение по умолчанию» служит для ввода значения, которое будет появляться до ввода данных в таблицу. Например, для поля «ДатаЗаключения» таблицы «Договор» и поля «ДатаДопСоглашения» таблицы «ДопСоглашение» можно в качестве значения по умолчанию задать текущую дату, используя функцию Date () (рис. 4). При вводе данных значение по умолчанию можно изменять.
«Условие на значение» позволяет задать ограничения на ввод данных. Например, опять же для поля «Дата заключения» можно задать условие «> 07.07.2007», если предполагается, что компания существует с данной даты и трудового договора, заключенного раньше, просто не может существовать (рис. 4).
В поле «Сообщение об ошибке» задается текст, который будет выводиться пользователю, если он введет значение, не удовлетворяющее условию, указанному в «Условии на значение». Например, «Регистрация договоров ведется с 07.07.2007» (рис. 4).
Вкладка «Подстановка» свойств поля «ВидДоговора» окна конструктора таблицы
Регистрацию трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним можно вести в журнальной форме, однако современные требования предполагают удобство ввода, быстроту и точность поиска регистрационных сведений. Доступным средством для создания системы регистрации трудовых договоров является система управления базами данных Access, входящая в стандартный пакет Microsoft Office 2007.
Вкладка «Подстановка»
Для каждой таблицы MS Access необходимо указать ключевое поле (первичный ключ). Для этого нужно установить курсор в название этого поля в конструкторе таблиц и щелкнуть кнопку «Ключевое поле» на ленте «Конструктор».
Итак, создаем четыре таблицы: «Договор», «ДопСоглашение», «Отдел», «СотрОтдКадров».
В результате создания таблиц в файле MS Access будут содержаться четыре таблицы, которым в схеме данных (рис. 6) соответствуют четыре прямоугольника, в заголовке которых указано название таблицы, а в самом прямоугольнике перечислены названия ее столбцов (атрибутов):
Схема данных базы данных регистрации договоров и дополнительных соглашений
Схема данных необходима, чтобы установить корректные связи между таблицами. Для просмотра Схемы данных нажмите одноименную кнопку на ленте «Работа с базами данных». Воспользуемся мастером подстановок для формирования возможности заполнения полей для связи (внешних ключей), а затем скорректируем связи в Схеме данных.
Мастер подстановок
Открываем таблицу «Договор» в режиме конструктора (рис. 2), в столбце «Тип данных» для поля «Отдел» из раскрывающегося списка выбираем «Мастер подстановок» (рис. 7).
Выбор Мастера подстановок для поля «Отдел» в конструкторе таблиц Рис. 7
После этого в этом же окне (не нажимая кнопку «Далее») в раскрывающемся списке «Таблицы и запросы» выбираем «Таблица: ДопСоглашение», что соответствует зависимой форме. Все появившиеся в окне «Доступные поля» поля, кроме поля «РегНомДоговора» (данное поле нет необходимости повторно использовать в форме, поскольку оно соответствует полю «РегНомТрДоговора» из таблицы «Договор»; при вводе данных в форму его значение будет заполняться автоматически), следует переместить в окно «Выбранные поля». Нажимаем кнопку «Далее».
Этот и следующий этапы отсутствуют при создании простой формы.
Полученные с помощью мастера Формы уже пригодны для работы: с их помощью можно просматривать и вводить данные.
Редактирование формы
Созданные мастером имеют ряд недостатков: выведены служебные названия полей (если не введены подписи при создании таблиц в свойствах поля), поля для ввода значений не всегда отражают значения полей целиком (не видны полностью названия, Ф.И.О. и т.п.).
Рассмотрим инструменты, позволяющие придать форме удобный для работы вид. Такие инструменты доступны в режиме конструктора форм. Чтобы открыть форму в конструкторе, установите курсор на название формы в окне базы данных и нажмите кнопку «Конструктор» (рис. 11). Если форма открыта, то можно также перейти в режим конструктора с помощью кнопки переключения режимов работы.
Форма «Договор» в режиме конструктора Рис. 11
При создании Форм с помощью мастера создаются два типа элементов Форм:
В нашем примере в форме существует также место для подчиненной формы. Подчиненная форма редактируется отдельно: открывается в режиме конструктора, и изменения производятся в ней так же, как и в любой другой форме.
В режиме конструктора не видны данные, а в областях, где в режиме формы будут указаны данные из таблицы, в режиме конструктора указаны названия столбцов таблицы, из которых будут браться данные для соответствующих полей.
Обратите внимание на поля «Отдел», «ВидДоговора» и «ТабНомСотрОтдКадров», они являются раскрывающимися списками, о чем свидетельствует стрелочка в правой части поля, и создаются автоматически Мастером форм, поскольку при создании таблиц был использован Мастер подстановок. Поля «Отдел» и «ТабНомСотрОтдКадров» берут значения из соответствующих таблиц, а поле «ВидДоговора» имеет фиксированный набор значений, как это было указано при создании таблиц.
Форма в режиме конструктора имеет три раздела: заголовок, область данных и примечание (рис. 11).
Два других раздела не менее важны. Их принципиальное отличие от основного раздела заключается в том, что в области данных информация при переходе по строкам таблиц меняется, а в заголовке и примечании, как правило, остается постоянной и имеет служебное, информирующее назначение. Однако так происходит не всегда. Например, в форме «Договор» можно в заголовок формы помимо ее названия вынести фамилию, имя и отчество сотрудника, с которым заключен договор (рис. 9 и 11).
Чтобы создать место в разделе заголовка, следует навести курсор на границу разделителей «Заголовок формы» и «Область данных» так, чтобы курсор поменял вид на черточку с двунаправленными стрелками, и отодвинуть разделитель «Область данных» вниз.
Перемещение поля и связанной с ним надписи произвести достаточно просто. Установите курсор на то поле, которое требуется передвинуть: вокруг него появится рамка с маркерами изменения размера (черные квадратики по ее периметру) (рис. 2). Ухватив элемент за эту рамку, его можно перетащить, а изменить размер элемента можно, наведя курсор на один из маркеров и растянув рамку.
Обратите внимание, что левый верхний маркер изменения размера элемента больше, он используется для того, чтобы «отцепить» поле от связанной надписи (в противном случае поле и связанная надпись перетаскиваются вместе), например для того, чтобы освободить пространство для отображения содержимого связанной надписи.
В форме на рис. 11 поле для ввода фамилии, имени и отчества сотрудника, с которым заключается договор, перенесено в заголовок, а связанная надпись перемещена под поле ввода для информирования о том, что в него нужно вводить.
Связанную надпись очень легко отредактировать (как и любую другую): активизируйте ее щелчком мыши так, чтобы курсор находился внутри самой надписи, и с клавиатуры произведите необходимые изменения.
Рассмотренные Формы являются удобным инструментом организации ввода данных, их также можно использовать для выполнения простейшего поиска.
Дальнейшая работа по созданию базы данных регистрации договоров и дополнительных соглашений к ним заключается в разработке запросов для выборки данных из базы и отчетов для подготовки печатных документов.