как вести миграционный учет кадровику
Кадровый учет иностранных граждан
Как правильно вести кадровый учет таких сотрудников и что вам полезно знать, как работодателю мигрантов, вы узнаете из нашей статьи.
Особенности ведения кадрового учета иностранцев
Особенности ведения кадрового учета иностранцевПринимая на работу иностранного гражданина, работодатель и кадровый специалист обязаны знать нюансы и правила, регламентированные миграционным законодательством, о том, как правильно оформлять иностранного сотрудника.
Важно понимать, что ошибки в оформлении могут грозить штрафом не только по миграционному, но и по налоговому учету. Именно поэтому так важно изучить процесс трудоустройства и ведения иностранного сотрудника.
Процесс трудоустройства и оформления иностранцев на работу
Сам процесс трудоустройства иностранца на работу занимает немного больше времени, чем оформление гражданина РФ, и требует определенного подхода.
После сбора этих документов вам необходимо сделать их копии и подкрепить их трудовым договором со своей стороны, после чего отправиться в районное отделение УВМ МВД для подачи уведомления о приеме иностранца на работу.
В последующем вам необходимо будет продлевать регистрацию сотруднику каждый раз после очередной оплаты его патента.
Ведение кадрового учета иностранцев
Ведение кадрового учета иностранцевОднако не столько много ошибок совершается в процессе оформления иностранца на работу, сколько в процессе ведения его кадрового учета. Важно знать 2 главных момента в данном деле.
Момент 1. Регулярная проверка чеков об оплате. Каждый месяц иностранный сотрудник оплачивает продление патента в размере 3000 рублей, это делает непосредственно он сам, а не работодатель.
Важно проверять и требовать от иностранца копию чеков оплаты, так как если платеж будет «просрочен» хотя бы на один день, то патент автоматически аннулируется, следовательно, данный сотрудник больше не будет иметь права работать у вас.
Во избежание огромного штрафа вам необходимо отнестись к этому очень серьезно, ведь проверяющие органы не дают никаких поблажек в этом вопросе и тщательно следят за компаниями, иностранные сотрудники которой просрочили платеж.
Момент 2. Продление регистрации. Как только иностранный сотрудник продлил свой патент, у работодателя есть только лишь 3 дня, чтобы продлить его регистрацию. Делается это непосредственно в районных отделениях УВМ МВД.
Однако есть небольшой нюанс: если иностранный сотрудник продлевает патент на 3 месяца сразу, то и регистрацию вы делаете на 3 месяца, таким образом, вы можете ограничить свои ежемесячные походы в миграционный центр. Но не всегда у ваших иностранных сотрудников есть возможность сразу оплатить налог за патент на 3 месяца вперед, тем более на полгода.
Поэтому нужно быть готовым к тому, что вам придется делать продление его регистрации по патенту каждый месяц.
Налогообложение и отчисления за иностранного гражданина
Процедура увольнения иностранных граждан
Порядок увольнения иностранного сотрудника почти не отличается от стандартной процедуры оформления ухода с работы любого другого работника, так как регулируется в большинстве случаев Трудовым кодексом РФ.
Таким образом, вы наглядно можете увидеть, что начало оформления сотрудника на работу, как и прекращение с ним сотрудничества, непосредственно связано с подачей уведомлений в миграционные органы.
Как избавиться от проблем с кадровым учетом иностранных сотрудников?
Чтобы избежать всевозможных ошибок и миграционных рисков, связанных с оформлением на работу и ведением иностранных граждан, существует такая услуга, как аутстаффинг персонала – перевод сотрудников за штат организации. 
Если вы решили вывести сотрудников за штат на аутстаффинг, то кадровое агентство просто-напросто официально переоформляет вашего иностранного сотрудника в штат своей компании, полностью ведет иностранного гражданина по кадровому, миграционному и налоговому учету и уже по договору предоставления персонала передает данного сотрудника вам в пользование.
Процесс перевода за штат компании очень прост и занимает всего несколько дней, а вы тем временем получаете легализованного иностранного сотрудника без задержек, рисков и переплат. Подробнее узнать про аутстаффинг и аренду персонала и получить бесплатную миграционную консультацию вы можете у специалистов «ЗаШтатом».
Как работодателю вести контроль и учет документов мигрантов?
Ответы на 4 вопроса, которые чаще остальных задают работодатели
О чем должен помнить работодатель, если он выступает принимающей стороной?
Работодатель должен поставить иностранного гражданина на миграционный учет. Сделать это можно: по адресу компании, если в ней оборудованы места для сна и отдыха либо если работники живут в бытовках или вагончиках юрлица; по адресу квартиры, которую для иностранцев арендует компания.
В обязанности принимающей стороны входит также снятие иностранца с миграционного учета, если он покидает место пребывания. Для этого работодатель должен подать в МВД уведомление об убытии, отправить его можно через многофункциональные центры или Почту России. В уведомлении не допускаются исправления. Форма уведомления об убытии иностранного гражданина из места пребывания утверждена Приказом МВД России от 14 сентября 2020 г. № 641. За неисполнение этой обязанности на организацию может быть наложен штраф в размере до 500 тыс. руб. (ст. 18.9 КоАП РФ).
Как заключить трудовой договор с иностранцем?
В трудовом договоре с иностранным работником прописываются:
При устройстве иностранного гражданина на работу по патенту необходимо проверить наличие чеков, подтверждающих его своевременную оплату. Если патент оплачен не в срок, то его аннулируют. А это будет значить, что сотрудник работает без разрешительного документа. В таком случае работодатель будет привлечен к ответственности по ст. 18.15 КоАП РФ: штраф – до 1 млн руб. (такой штраф придется уплатить, если иностранный работник не был уволен спустя месяц после истечения срока действия патента, – читайте об этом в материале «Оплатил ли иностранец патент – обязан следить работодатель»).
Кроме того, 1 млн руб. за каждого мигранта уплатит работодатель и в том случае, если после заключения трудовых договоров с иностранцами он не уведомит об этом МВД в течение 3 рабочих дней (ст. 18.15 КоАП РФ).
Что работодателю нужно знать о временных мерах, продленных последним указом президента?
Указ Президента РФ от 15 июня 2021 г. № 364 продлил временные меры по урегулированию правового положения иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации в период преодоления последствий распространения Covid-19.
Изменения коснулись трудовых патентов и миграционного учета.
Трудовые патенты оформляются, как и прежде, в соответствии с требованиями Закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации». Но согласно новому указу оформить или продлить патент можно без привязки к срокам, установленным законодательством, и с любой целью въезда.
Чтобы трудовой патент продлили, нужно убедиться, что: 1) в течение двух месяцев после получения патента иностранный работник представил в МВД трудовой договор; 2) к моменту продления патента у работника есть 12 чеков, подтверждающих его оплату.
Что касается миграционного учета, иностранный гражданин может продлить его по тому же адресу даже при нарушении сроков. Привлечение к административной ответственности не последует.
Как подготовиться к проверкам госорганов, если в компании работают безвизовые иностранные граждане?
Самое важное – привести документы иностранных работников в порядок. Нужно убедиться, что в личном деле каждого хранятся копии:
Кроме того, у работодателя должны быть документы для кадрового учета: трудовая книжка, заявление и приказ о приеме на работу иностранного гражданина.
Список документов немаленький, поэтому если возникают сомнения, желательно перед проверкой МВД провести миграционный аудит документов компании. Это процедура, которую выполняют эксперты в области миграционного права, знающие, на что обращают внимание сотрудники МВД и как привести документы в порядок.
(Ответы на другие вопросы о проверках вы найдете в подборке статей «Предпринимателям – о проверках контролирующих органов»).
Трудоустройство иностранцев зависит от того, в каком статусе они находятся на территории страны:
Отдельная категория иностранцев — высококвалифицированные специалисты, чья работа в России будет оплачиваться в размере:
Минимальная зарплата не установлена для тех, кто едет из-за рубежа работать в «Сколково», а также для иностранцев, участвующих в реализации проекта создания и обеспечения функционирования инновационного научно-технологического центра в соответствии с законом «Об инновационных научно-технологических центрах и о внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ» от 29.07.2017 № 216-ФЗ.
В Путеводителе по кадровым вопросам эксперты КонсультантПлюс детально разъяснили правила приема иностранных граждан на работу. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Трудоустройство беженцев из Украины проходит в упрощенной (относительно других иностранцев) форме — по правилам, действующим для российских граждан. Плюс они должны представить в организацию удостоверение беженца.
Также на порядок приема на работу влияет то, из какого государства приехал работник и установлен ли с этим государством визовый режим. Визу нужно получать гражданам большинства территориально удаленных от РФ стран (например, США, Канады, стран Евросоюза). Из ближайших стран в визовом порядке приезжают эстонцы, латыши, грузины. Перечень стран с указанием необходимости получения визы для посещения России приведен в письме МИД РФ от 27.04.2012 № 19261/кд.
Нужно ли уведомлять ФМС (УФМС России) о принятии временно пребывающего гражданина Киргизии на работу? Предусмотрена ли ответственность за прием на работу без заключения трудового договора и уведомления УФМС России? Ответы на эти вопросы есть в КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ и бесплатно переходите в материал.
Таким образом, именно от статуса иностранца и страны приезда зависит перечень документов, которые он должен будет представить в компанию при трудоустройстве и ваше взаимодействие с госорганами как работодателя.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Уведомлять миграционную службу (с апреля 2016 года полномочия ФМС переданы МВД России) о трудоустройстве иностранного сотрудника необходимо всегда (за редким исключением, о котором расскажем далее). Нарушение этого правила чревато для компании штрафом в размере от 400 000 до 1 000 000 руб. (в худшем случае приостановлением деятельности), а ответственное лицо может быть оштрафовано на сумму от 35 000 до 50 000 руб. (ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ).
Уведомление оформляйте на бланке из приказа МВД России от 30.07.2020 №536. Вы можете скачать его бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Образец уведомления есть в КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.
Основной нормативный акт, регулирующий труд иностранных работников, — закон «О правовом положении иностранных граждан в РФ» от 25.07.2002 № 115-ФЗ. Кроме того, на иностранцев распространяются нормы ТК РФ и иных законодательных актов, регулирующих трудовые отношения в РФ.
Согласно ст. 65 ТК иностранный работник должен предоставить работодателю разрешение на работу или патент при трудоустройстве. Проверять подлинность этих документов работодатель не обязан. Но если выяснится, что сотрудник предоставил поддельные документы, работодателя могут оштрафовать за привлечение к труду иностранца с нарушением требований миграционного законодательства (письмо Минтруда от 04.12.2018 №.14-2/В-966). Поэтому рекомендуем проверить документы на подлинность с помощью специального сервиса ГУ МВД.
В январе 2000 года вступил в силу договор о создании Союзного государства между Россией и Республикой Беларусь. Тесная интеграция 2 стран способствует тому, что на сегодняшний день трудоустроиться в России белорусам несложно. Кроме того, Беларусь, наряду с Арменией, Казахстаном, Киргизией и Россией, является членом ЕАЭС. Соответственно, при трудоустройстве гражданина Беларуси действуют правила договора о ЕАЭС от 29.05.2014.
Для трудоустройства белорусские граждане не обязаны получать патент. Работодатель не оформляет для них приглашение на въезд и не запрашивает информацию о квотах иностранных сотрудников в службе занятости.
ВНИМАНИЕ! Граждане Белоруссии, прибывшие на территорию РФ, освобождаются от регистрации в компетентных органах по месту пребывания в течение 90 дней с даты въезда (ст. 3 Соглашения). По истечении указанного срока пребывающий в РФ гражданин Белоруссии подлежит постановке на миграционный учет в общем порядке, установленном действующим законодательством.
По какой ставке будет платить налог с трудовых доходов иностранный гражданин, рассказывается в этой статье.
Если вы заключаете трудовой или гражданско-правовой договор на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином Белоруссии, уведомлять об этом миграционную службу необязательно. Граждане Белоруссии имеют равные права с россиянами в оплате труда, режиме рабочего времени и времени отдыха, охране и условиях труда, а также в других вопросах трудовых отношений.
Для того чтобы вам было проще ориентироваться в правилах трудоустройства иностранцев, мы подготовили специальную таблицу. В ней вы найдете основные нюансы приема на работу граждан в зависимости от их статуса и страны пребывания.
ВАЖНО! Неисполнение норм трудового и миграционного законодательства чревато для компании крупными штрафами — до нескольких сотен тысяч рублей. Ответственный сотрудник работодателя штрафуется в меньшем размере. Сумма штрафа зависит от того, какую обязанность работодатель не выполнил. При этом наказание выносится не за сам проступок, а за каждого неверно принятого на работу сотрудника.
Как ужесточилась ответственность работодателей за работу иностранцев без заключения с ними трудового договора, узнайте из этой публикации.
Итоги
В последние годы мобильность трудовых ресурсов значительно выросла. Люди уже не ограничивают поиск работы территориальными границами родного государства. В последние годы чиновники сделали многое, чтобы упорядочить миграционное законодательство и снизить поток нелегальной рабочей силы.
Как оформить иностранца на работу и не получить штраф – пошаговая инструкция
На сегодняшний день в России сформировалась тенденция привлечения иностранной рабочей силы работодателями – все чаще организации из самых разных отраслей хотят, чтобы на них работали иностранные мигранты.
При этом некоторые работодатели просто не могут позволить себе иностранных рабочих только потому, что банально не знают, как правильно оформить мигранта на работу. Или у них нет миграционных и кадровых специалистов. Или боятся получить штраф, случайно нарушив миграционное законодательство. А штрафы действительно страшные – до 1 000 000 рублей за каждого нелегала, то есть за каждого неоформленного или неправильно оформленного иностранца на объекте.
Скачать таблицу штрафов можно здесь.
Мы же считаем, что это не повод отказываться от иностранных рабочих раньше времени, и поэтому делимся нашей инструкцией по оформлению безвизовых иностранцев из ближнего зарубежья на работу, которую нам помогло составить кадровое агентство «ЗаШтатом», специализирующееся на работе с мигрантами.
Способы оформления мигрантов на работу
Итак, есть 2 способа легализовать труд мигранта, приняв его на работу:
Инструкция по приему и оформлению мигрантов на работу в штат вашей организации
Скачать инструкцию можно здесь.
1. Встать на учет в ГУВМ МВД в качестве работодателя мигрантов.
Юридическое лицо или ИП подает пакет документов в территориальное отделение ГУВМ МВД на аккредитацию в качестве работодателя мигрантов.
2. Определить статус иностранного гражданина.
Порядок и правила оформления иностранца на работу зависят от его статуса в РФ. Их (статусов) три:
Далее мы подробно рассмотрим правила оформления на работу иностранцев в статусе «временно пребывающий», как наиболее многочисленной и распространенной группы.
3. Определить гражданство и режим пребывания в РФ.
Безвизовый режим пребывания в РФ – для граждан следующих стран: Белоруссия, Южная Осетия, Абхазия, Армения, Азербайджан, Казахстан, Киргизия, Молдавия, Таджикистан, Украина, Узбекистан. Визовый режим пребывания в РФ – для граждан всех остальных стран.
4. Проверить и оформить недостающие миграционные документы.
У иностранного гражданина должны быть следующие документы:
Для оформления мигрантов из стран с визовым режимом
Для оформления мигрантов из стран с безвизовым режимом
Для оформления граждан Белоруссии, Киргизии, Армении и Казахстана (ЕАЭС)
Важно! Все документы должны быть действительны весь период работы сотрудника в организации.
Важно! В случае приема на работу иностранца, у которого нет полного пакета разрешительных документов или мигранта с просроченными документами, работодателю грозит штраф до 1 000 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток.
5. Оформить сотрудника в штат.
5.1. Получить письменное согласие на обработку персональных данных.
5.2. Ознакомить работника с локальными нормативными актами (ЛНА) работодателя:
Важно! Работник должен ознакомиться под роспись с ЛНА до подписания трудового договора.
5.3. Заключить трудовой договор с иностранным гражданином. Разъяснить условия (основания) расторжения трудового договора.
Данные о работнике в трудовой договор рекомендуется вносить из разрешения на работу или патента, где информация указана на русском языке.
Важно! Имя иностранца в трудовом договоре и разрешении на работу или патенте на работу должны совпадать. В противном случае сотрудники ГУВМ МВД расценят расхождение как привлечение мигранта к работе без разрешительного документа и оштрафуют организацию на сумму до 1 миллиона рублей или приостановят деятельность компании на срок до 90 суток.
В договор обязательно должны быть внесены сведения о патенте/разрешении на работу: серия, номер, дата выдачи, срок действия, кем выдан.
В договоре также должны быть реквизиты полиса ДМС или договора о медицинских услугах.
Договор должен быть оформлен на неопределенный срок. Оформлять срочный контракт можно только в случаях, перечисленных в ст. 59 ТК РФ, например, при сезонных работах. То, что патент/разрешение на работу действует ограниченное время, не дает право работодателю оформить с иностранцем срочный договор. Это прописано в ст. 327.1 ТК РФ.
Важно! Когда срок действия разрешительных документов истечет, мигрант должен быть незамедлительно уволен, иначе будет штраф за каждого нелегала до 1 миллиона рублей.
5.4. Издать приказ о приеме работника на работу и ознакомить с ним работника под роспись.
5.5. Провести инструктажи по охране труда (ОТ), ознакомить со специальной оценкой условий труда на рабочем месте (СОУТ).
5.6. Внести запись о приеме на работу в трудовую книжку иностранца.
Важно! Если у мигранта нет трудовой книжки установленного образца, то выдать ее должен работодатель.
5.7. Оформить личную карточку работника (форма Т-2).
В ней работник ставит свою подпись в подтверждение того, что он ознакомлен с записью в трудовой книжке.
5.8. Провести инструктажи по ГО и ЧС, ППБ и пр.
6. Уведомить ГУВМ МВД о заключении трудового договора с иностранцем.
Работодатель обязан уведомить ГУВМ МВД о заключении трудового договора или гражданско-правового договора с иностранным гражданином не позднее трех рабочих дней с даты подписания договора иностранцем.
Важно! Неуведомление или несвоевременное уведомление ГУВМ МВД (ФМС) ведет к штрафу до 1 миллиона рублей или приостановке деятельности организации на срок до 90 суток.
Скачать бланк уведомления можно здесь.
7. Начислить и выплатить налоги и взносы с зарплаты мигранта.
За трудоустроенного иностранного гражданина, находящегося в статусе временно пребывающего, прибывшего на территорию РФ в порядке, не требующем получения визы, работодателю необходимо ежемесячно перечислять следующие налоги и страховые взносы:
Важно! Заработная плата сотрудника должна быть не ниже среднеотраслевой ставки или установленного в регионе минимума (МЗП). Для Санкт-Петербурга в 2019 году МЗП составляет 18 000 рублей в месяц при полной занятости.
Кроме того, нельзя платить разную зарплату иностранцам и россиянам, находящимся на одинаковой должности. В противном случае зарплатные комиссии заставят доначислить заработную плату сотрудникам, выплатить все «сэкономленные» налоги и выставят штраф 20% от суммы невыплаченных налогов.
Важно! Все налоги и отчетности должны быть сданы вовремя и в правильной форме. И стоит помнить о том, что отчетности для российских и иностранных граждан отличаются.
Кроме того, фамилия иностранного гражданина в СНИЛС и патенте зачастую пишется разными способами. ГУВМ МВД (ФМС) и налоговая требуют, чтобы в их документации запись фамилии иностранного гражданина была идентична записи в патенте или разрешении на работу, а вот ПФР требует, чтобы написание совпадало с записью в СНИЛС.
Это вызывает массу сложностей для бухгалтера, так как часть отчетов приходится исправлять вручную и проставлять другое написание фамилии.
8. Проверить чеки мигрантов об уплате НДФЛ по патенту на работу и регистрацию.
Ежемесячно мигрант должен вносить авансовый платеж по патенту, при просрочке оплаты даже на 1 день патент автоматически аннулируется, и сотрудник становится нелегалом, не имеющим право осуществлять трудовую деятельность на территории РФ.
После каждого нового чека об оплате патента мигрант должен продлевать миграционный учет на период оплаты патента на работу, поэтому этот документ тоже нужно внимательно отслеживать.
9. Уволить иностранца с работы.
10. Уведомить ГУВМ МВД об увольнении иностранного сотрудника.
Работодатель обязан уведомить ГУВМ МВД о прекращении действия трудового договора с иностранцем не позднее трех рабочих дней со даты расторжения договора.
Важно! Неуведомление или несвоевременное уведомление ГУВМ МВД (ФМС) ведет к штрафу до 1 миллиона рублей или приостановке деятельности организации на срок до 90 суток.
Скачать бланк уведомления можно здесь.
Ответственность и риски оформления мигрантов в свой штат
Поскольку мигранты оформляются в штат компании работодателя, у него будет полный контроль над кадровым, налоговым и миграционным документооборотом иностранцев, однако компания же и будет нести полную юридическую ответственность за работников перед госорганами.
Поэтому любая малейшая ошибка в документах, нарушение процедуры оформления, просроченные документы сотрудников, нарушение сроков подачи документов на иностранных работников в госорганы и прочие риски могут навлечь на компанию миллионные штрафы и даже приостановку деятельности организации на срок до 90 суток, не говоря уже о риске депортации работников.
Инструкция по приему и оформлению мигрантов на работу за штат (аутстаффинг)
Самый простой, быстрый и безопасный способ оформить мигранта на работу – это оформить его за штат – в штат кадрового агентства. Сделать это можно буквально за 1 день.
В этом случае кадровое агентство заключает трудовой договор с иностранцами и становится их официальным работодателем, полностью избавляя заказчика от всех рисков, штрафов и ответственности перед госорганами за мигрантов.
Как официальный работодатель, именно кадровое агентство занимается миграционным, кадровым и налоговым документооборотом работников, заказчик же просто использует труд внештатных сотрудников по договору предоставления персонала.
Инструкция по оформлению иностранных рабочих за штат выглядит так просто только из-за того, что всю головную боль, связанную с официальным оформлением мигрантов, берет на себя кадровое агентство.
Чтобы оформить мигранта за штат нужно:
Все остальное вместо заказчика будет делать кадровое агентство, в штат которого оформляются иностранцы, а именно:
Ответственность и риски оформления мигрантов за штат
Поскольку мигранты оформляются за штат – в штат кадрового агентства, именно оно выступает в роли официального работодателя, а значит, и несет полную ответственность за кадровый, налоговый и миграционный документооборот иностранных рабочих.
Заказчик же полностью защищен от всех кадровых и миграционных рисков и застрахован от штрафов и других санкций со стороны госорганов, поскольку просто привлекает к работе внештатный персонал.
Подробнее о переводе за штат вы можете узнать здесь.
Скачать необходимые документы для оформления мигрантов
Вам точно пригодятся эти материалы, если вы оформляете мигрантов на работу в свою компанию
Скачать документы вы можете на этой странице.
Подробности по телефону +7 (812) 243-15-23
(только для Санкт-Петербурга и Ленинградской области)
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь