как выставить акт выполненных работ в госзакупках

Разъяснен порядок размещения в реестре контрактов информации о результатах исполнения контракта

ufabizphoto / Depositphotos.com

В подготовленном представителями Минфина России Письме от 14 июля 2020 г. № 24-03-08/61316, в частности, отмечается, что в соответствии с подп. «к» п. 2 Правил ведения реестра контрактов, заключенных заказчиками (далее – Правила) в реестр контрактов включается информация об исполнении контракта (отдельного этапа исполнения контракта), в том числе информация о количестве поставленного товара, об объеме выполненной работы, оказанной услуги, о стоимости исполненных обязательств (об оплате контракта, отдельного этапа исполнения контракта).

Следовательно, заказчик в течение 5 рабочих дней со дня полного исполнения сторонами контракта своих обязательств, предусмотренных контрактом (отдельным этапом исполнения контракта) по приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги и оплате контракта (отдельного этапа исполнения контракта), размещает в реестре контрактов указанную информацию в порядке, предусмотренном Правилами.

При этом согласно подп. «н» п. 2 Правил в реестр контрактов включается документ о приемке (в случае принятия решения о приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги).

Таким образом, заказчик в течение 5 рабочих дней с даты приемки поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги направляет в реестр контрактов соответствующую информацию.

Источник

Электронное актирование в ЕИС: пошаговая инструкция и изменения 2021 года

Электронное актирование — это формирование и утверждение документов о приемке товаров, работ или услуг с использованием функционала Единой информационной системы. В 2021 году оно стало обязательным, но не для всех.

Когда применять электронное актирование

Заказчики и поставщики наделены возможностью использования функционала Единой информационной системы при приемке товара с января 2020 года. Закрывающие документы, которые созданы в ЕИС в цифровом формате, приравнены к бумажным на основании 63-ФЗ от 06.04.2011, о чем сказано в совместном Письме Налоговой службы и Казначейства № 14-00-06/27476, № АС-4-15/26126 от 18.12.2019.

Для некоторых заказчиков электронная приемка по 44-ФЗ с 2021 года стала обязательной. 22.06.2021 на портале правовой информации опубликовано Распоряжение правительства № 1659-р от 18.06.2021, которое утверждает перечень главных распорядителей средств федерального бюджета (ГРБС), которым как получателям денег из федбюджета придется предусматривать в 2021 году в госконтрактах условие о формировании и подписании документов, подтверждающих возникновение обязательств по оплате, в форме оцифрованного документа. Такое обязательное электронное актирование распространяется и на подведомственных этим ГРБС получателей бюджетных средств.

Получается, что ожидали обязательное применение электронного актирования в ЕИС с 1 апреля 2021 года, но это произошло только в середине 2021-го, и не для всех заказчиков.

Распоряжение № 1659-р от 18.06.2021 разъясняет, обязательно ли делать электронную приемку товара по 44-ФЗ: в список ГРБС, для которых такая приёмка обязательна, вошли 39 ведомств.

Остальным ГРБС, которые не попали в перечень, рекомендовали предусматривать в контрактах условия об электронном актировании. Это значит, что они не обязаны принимать товары, работы, услуги с использованием электронных актов.

Учитывайте, что электронная приемка товара по 44-ФЗ с 01.04.2021 необязательна. Электронное актирование станет обязательным для заказчиков и поставщиков с 01.01.2022 в связи с принятием оптимизационного Федерального закона № 360-ФЗ от 02.07.2021, который меняет 44-ФЗ. Условие: тендер проведён онлайн.

Контрактное законодательство разъясняет, когда обязательна электронная приемка товара в ЕИС: если организация входит в перечень ГРБС из Распоряжения № 1659-р от 18.06.2021, то приёмку проводят через ЕИС. С 01.01.2022 процедура станет обязательной и для других госзаказчиков. Учитывайте, что актирование применяют для онлайн-процедур.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы организовать приемку без ошибок и нарушений.

Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО НА 2 ДНЯ .

Задачи актирования

Основные положения

Возможность актирования поставщику предоставляет заказчик посредством ЕИС и включения этого права в проект контракта.

Как выглядит схема электронного документооборота по 44-ФЗ в ЕИС в 2021 году при применении электронного актирования:

Вот как в контракте прописать электронную приемку по 44-ФЗ заказчику:

Краткая инструкция, как прописать положение об электронной приемке в ЕИС для заказчика:

Инструкция для поставщика

Пошаговая инструкция, как поставщику заполнить электронный документ о приемке в ЕИС по 44-ФЗ:

Шаг 1. Войти в личный кабинет ЕИС.

Шаг 2. Настроить права доступа: просмотр договоров и создание документов о приемке, наличие доверенности на подписание закрывающих документов.

Шаг 3. Перейти на вкладку «Исполнение» и выбрать нужный договор. При необходимости выбрать этап контракта.

Шаг 4. Нажать на кнопку «Создать документ о приёмке». Заполнить форму в разделах, которые не сформированы в автоматическом режиме.

Шаг 5. Утвердить акт с помощью цифровой подписи и направить его в госучреждение.

Шаг 6. Реализовать поставку.

Если заказчик отказывается принимать товар

При отказе госучреждения в приемке товара, у поставщика есть два пути решения вопроса:

В случае когда товары приняты частично:

Шаг 1. Откройте документ со статусом «Подписано с частичной приёмкой», который поступил от заказчика.

Шаг 2. Создайте корректировочный документ с учетом замечаний заказчика.

Шаг 3. Направьте корректировку заказчику на утверждение.

Шаг 4. Реализуйте поставку.

Инструкция для заказчика

Рассказываем, как заказчику провести электронную приемку в ЕИС по 44-ФЗ:

Шаг 1. Провести приемку товара.

Шаг 2. Оформить результаты приемки в бумажном виде.

Шаг 3. Войти в личный кабинет ЕИС.

Шаг 4. Выбрать в перечне документов об исполнении договора тот, которому присвоен статус «На рассмотрении».

Шаг 5. Открыть акт и проверить информацию, которая в нем указана. Если данные, которые указал поставщик, соответствуют фактической поставке и условиям договора, то заполните форму в разделах, которые не сформированы в автоматическом режиме.

Шаг 6. Утвердить документ ЭЦП и направить его поставщику.

Шаг 7. Оплатить товар.

Шаг 8. Внести в реестр контрактов информацию, которая подтверждает исполнение договора.

Срок подписания акта в ЕИС со стороны заказчика согласно положениям 360-ФЗ от 02.07.2021 — не позднее двадцати рабочих дней.

Если товар не соответствует условиям контракта

Функционал Единой информационной системы позволяет оформить отказ в приемке товара, если он не соответствует условиям контракта. Как сформировать отказ:

В случае когда товар принят к поставке не в полном объеме, укажите в акте, какие товары приняты к поставке, а какие нет. Оплату недопоставленного товара проводите на основании корректировочного документа, который подготовлен поставщиком с учетом замечаний.

Возможные проблемы актирования

Практика применения актирования позволила обобщить наиболее часто возникающие сложности при работе с системой:

В связи с тем, что функционал электронного актирования приемки товаров, работ, услуг находится в процессе отработки, обязательно обращайтесь в техническую поддержку для решения проблемных ситуаций. Это позволит:

Учитывайте, что проблемы в случае заполнения документов онлайн возникают и при:

Чтобы избежать трудностей, используйте в работе методические материалы, которые доступны для ознакомления.

Источник

Электронное актирование в ЕИС: инструкция для поставщика

С 1 января 2020 года участники закупок могут обмениваться электронными документами о приемке товаров, работ и услуг в ЕИС. Рассказываем, как сформировать, подписать и отправить такие документы заказчику.

иллюстратор — Маргарита Федосеева

Схема документооборота между поставщиком и заказчиком в ЕИС

Электронная приемка любых товаров, работ и услуг (ТРУ) в ЕИС проходит по одной схеме.

Поставщик:

Формирует первичный учетный документ, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет заказчику.

Отгружает товары или передает результаты работ или услуг.

Заказчик:

Передает поставщику бумажную расписку о получении товаров или результатов работ и услуг.

Отправляет поставщику электронное извещение о том, что он получил документ о приемке.

Проводит приемку и решает, соответствуют ли ТРУ требованиям контракта.

После этого порядок действий участников закупки отличается в зависимости от результатов приемки. Заказчик может:

При полной приемке товара:

Заказчик готовит документ о приемке в бумажном виде.

В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг» и прикладывает к нему скан документа о приемке.

Подписывает передаточный документ своей ЭП и отправляет его поставщику.

Публикует документы об исполнении в реестре контрактов.

При частичной приемке:

Заказчик готовит два бумажных документа: акт о частичной приемке товаров и мотивированный отказ от приемки.

В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг», прикладывает к нему сканы бумажных документов и отправляет его поставщику.

Поставщик формирует корректировочный документ, в котором указывает только те ТРУ, которые принял заказчик.

Подписывает корректировочный документ своей ЭП и отправляет его заказчику.

Заказчик отправляет поставщику уведомление о том, что получил корректировочный документ.

Проверяет этот документ и, если нет замечаний, подписывает его ЭП.

При отказе от приемки:

Заказчик готовит мотивированный отказ от приемки в бумажном виде.

В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг», прикладывает к нему скан отказа от приемки и отправляет его поставщику.

Поставщик может исправить недостатки и поставить товар или сдать работы и услуги заново. В этом случае он готовит новый передаточный документ и отправляет его заказчику.

Как сформировать электронный документ о приемке

В ЕИС можно сформировать:

Чтобы создать любой из них, поставщик должен открыть нужный контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать первичный учетный документ».

После этого откроется форма создания документа. Некоторые поля система заполнит автоматически: она возьмет данные из контракта или единого реестра участников закупок (ЕРУЗ). Остальные сведения поставщик должен указать самостоятельно. Он заполняет пять разделов документа.

Раздел «Общая информация»

Здесь нужно указать основные сведения, например, вид документа, дату его создания и название организации поставщика.

Раздел «Контрагенты»

В этом разделе перечислены все данные о поставщике и заказчике, например:

Эти данные система заполнит автоматически и редактировать их поставщик не сможет.

Единственное исключение — адреса и банковские реквизиты поставщика и заказчика. При желании их можно исправить. Также поставщик может вручную ввести номер телефона и адрес электронной почты заказчика.

Если товар отправляет или получает сторонняя организация, а не поставщик или заказчик, в этом разделе нужно указать сведения об этой организации. Также сюда можно добавить информацию о перевозчике.

Все данные грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика поставщик заполняет самостоятельно.

Раздел «Товары, работы и услуги»

Здесь поставщик указывает сведения о товарах, работах или услугах (ТРУ), которые должен принять заказчик. Как и в предыдущих разделах, часть сведений заполняется автоматически, а часть — вручную, например:

Для лекарств действуют другие правила:

Раздел «Факт отгрузки»

Этот раздел доступен только при подготовке универсального передаточного документа. Здесь поставщик заполняет всю информацию об отгрузке товаров или передаче работ и услуг, в том числе:

Раздел «Подписанты»

Здесь нужно указать имена и должности всех, кто должен подписать готовый документ. Система сама покажет список сотрудников, которые имеют на это право, поставщик должен лишь выбрать из них одного или нескольких из них.

Раздел «Подписание»

В этом разделе можно посмотреть печатную версию документа. Поставщик должен проверить, правильно ли он заполнил все сведения, и подтвердить, что документ готов к подписанию.

После того, как все ответственные сотрудники подпишут документ своей электронной подписью, система автоматически проверит его на ошибки. Если она найдет нарушения, их нужно исправить и подписать документ заново. Если нарушений нет, система отправит подписанный документ заказчику.

После этого поставщик должен распечатать готовый документ и передать его заказчику во время отгрузки товара или передачи работ и услуг.

Как исправить первичный учетный документ в ЕИС

Поставщик может редактировать передаточный документ, пока его не подпишут все ответственные сотрудники. Как только он отправит его заказчику, вносить изменения будет нельзя. В этом случае поставщику придется создать документ-исправление.

Как редактировать передаточный документ

Исправить текст основного документа можно, если он находится на стадии:

В этом случае поставщик открывает меню нужного документа и выбирает пункт «Открыть на редактирование» или «Внести изменения». Название пункта зависит от того, на какой стадии находится документ. После того как поставщик исправит все ошибки, он может подписать документ и отправить его заказчику.

Если заказчик найдет ошибки в передаточном документе, поставщику придется создать новый документ. Чтобы не тратить время на то, чтобы заново заполнить все поля, в ЕИС есть функция «Создать исправление».

В этом случае система формирует точную копию передаточного документа — документ-исправление, в котором поставщик может исправить ошибки.

Однако, в документе-исправлении можно редактировать только незначительные пункты. Поставщик не сможет изменить, например:

Также здесь нельзя добавлять или удалять ТРУ — для этого нужно использовать корректировочный документ.

Как сформировать корректировочный документ

Поставщик создает корректировочный документ, если:

Чтобы сформировать такой документ поставщик должен открыть нужный контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать универсальный корректировочный документ».

Система автоматически создаст копию основного передаточного документа, в которую поставщик сможет внести изменения, например

К этому документу поставщик должен приложить скан документа-основания корректировки. Например, если заказчик попросил уменьшить цену товара, нужно добавить письменную просьбу об этом.

Как передать электронные документы о приемке в налоговую

Федеральная налоговая служба (ФНС) может потребовать документы о приемке товара. Поставщик может передать электронные документы, которые сформировал на сайте ЕИС, через личный кабинет налогоплательщика.

В своем письме Казначейство и ФНС разъяснили, что все документы, которые участники закупок подписывают в ЕИС электронной подписью, равнозначны бумажным документам с рукописной подписью.

Если ФНС потребует дополнительные электронные документы, которые не подходят по формату для передачи через интернет, их можно отправить по почте. Для этого поставщик должен распечатать нужный документ с отметкой о том, что он подписан электронной подписью.

Ответим на вопросы

Источник

Составляем акт выполненных услуг по госконтракту

Акт выполненных услуг — это итоговый документ, который формируется на этапе закрытия контракта и подтверждает факт, объем и качество исполнения поставщиком его обязательств по этому контракту.

Для чего используется акт оказанных услуг

После того как поставщик выполнил обязательства по контракту, заказчик принимает выполненные обязательства по контракту. Специалисты заказчика сверяют поставленные объемы с условиями госконтракта, анализируют качество оказанных услуг. Если услуги оказаны в полном объеме и надлежащим образом, то стороны составляют и подписывают акт выполненных работ или оказанных услуг.

В акте оговариваются сроки, которые отводились на выполнение работ в соответствии с государственным контрактом. Если сроки нарушены, то прописываются штрафные санкции, если услуги оказаны вовремя, это отмечается в отчете. Этот первичный регистр подтверждает качество и полноту выполненных работ. Формируя итоговую документацию, стороны согласовывают результаты закупки. К примеру, подписанный акт выполненных работ за консалтинговые услуги означает, что все обязательства, закрепленные контрактом, исполнены, заказчик не имеет претензий к поставщику, а поставщик — к заказчику.

Стороны подписывают актовый документ, если:

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что делать, если заказчик не подписывает акт выполненных работ. Используйте эти инструкции бесплатно.

Если любое из этих условий не выполнено (услуги оказаны не в полной мере или в ненадлежащем качестве), то заказчик вправе не принимать работы и не подписывать регистр. В таких ситуациях составляется протоколирующий документ, в котором указываются все позиции, не допускающие приемки. В протоколе прописывают и срок, в течение которого необходимо устранить выявленные нарушения.

Грамотно составленный протокол разногласий является своего рода гарантией для заказчика. Если организация обратится в судебные органы для дальнейшего разбирательства, протокол нарушений и неподписанный акт станут доказательством ненадлежащего исполнения обязательств со стороны поставщика.

Бланк составляется в двух экземплярах: один экземпляр остается у организации-заказчика, другой — у поставщика.

В какой форме составляется

Формат зависит от объекта закупки. Если предметом контракта являлись работы по строительству, ремонту, капитальному ремонту, основой для которых была проектно-сметная документация, то документ в обязательном порядке формируется по унифицированной форме КС-2 (кодировка по ОКУД — 0322005, утв. постановлением Госкомстата РФ № 100 от 11.11.1999).

В остальных случаях исполнение обязательств актируют в свободной форме. Каждое учреждение вправе разработать собственный бланк. Это позволит учесть особенности организационно-правовой формы, отрасли и специфику конкретной закупки. При необходимости организация вправе дополнять (но не уменьшать унифицированное содержание) и форму КС-2. Все разработанные бланки утверждаются в учетной политике и локальных нормативах заказчика.

Законодательство не закрепляет строгих правил по формированию собственной формы. Вот что писать в результат выполненных работ по контракту, чтобы акт обладал юридической силой:

Готовый документ подписывают руководители или другие уполномоченные лица.

Контролирующие органы требуют корректного заполнения актовых регистров. Для этого инстанции утверждают методические рекомендации по формированию такой отчетности. В методичках прописывается как порядок заполнения регистра, так и регламент применения и расчета штрафов и взысканий при ненадлежащем исполнении контракта. Для этого в форму включаются соответствующие пункты, отражающие фактическое качество работ, выявленные недостатки, размер штрафных санкций и сумму по контракту, исчисленную после удержания штрафов и неустоек.

Как заполнить акт

Итоговую документацию, подтверждающую факт выполнения работ или оказания услуг, оформляют поставщики. Заказчик только изучает документы и подписывает их. Примеров, как выглядит акт выполненных работ на поставку товаров, нет. Стороны актируют сдачу-приемку продукции товарной накладной.

Строительный или ремонтный КС-2 заполняют по строго унифицированной форме, подробно указывая реквизиты сторон, наименование объекта строительства и адрес стройки. Табличная часть документа заполняется в строгом соответствии со сметным расчетом.

Регистры, формируемые для иных случаев, заполняются либо на фирменном бланке организации-заказчика, либо в формате обычного документа.

Независимо от выбранной формы, в документе обязательно указываются предмет закупки, цена контракта, сроки выполнения работ.

Ошибки и исправления в бланке не допускаются. При обнаружении неточностей документацию переделывают, аннулируя предыдущий вариант.

Отчетные документы подписываются представителями со стороны заказчика и исполнителя, печать ставится при ее наличии в учреждении. Для бюджетных учреждений и в случае некоторых закупок бланки составляются в трех экземплярах: по одному экземпляру — для каждой стороны и один экземпляр — для контролирующего органа.

Вот пример, как правильно оформить акт выполненных работ на оказание услуг в 2021 году:

Разъяснения по теме

Письмо ФАС от 10.12.2015 № АЦ/70978/15

Письмо ФНС России от 23.12.2015 № ЕД-4-15/22619

Источник

• ← как платить налог с дивидендов по американским акциям втб
• Флекситарианство что это такое →