как выставить счет в битрикс24

29.10.202309.11.2022 admin 0 Comments

Счета в Битрикс24, выставление и оплата счета

Сегодня поговорим о счетах, вернее о том как их правильно выставлять в Битрикс 24.

В Битрикс24 существует два вида счетов.

Чтобы выставить клиенту такой счет, перейдите в сделку, нажмите кнопку «ДОКУМЕНТ» и выберите «Счет (Россия)» или свой предварительно настроенный шаблон счета.

Второй вид счёта это, собственно, и есть полноценный счет – единица учета в Битрикс24, такая же как сделка или компания. Этот счет можно синхронизировать с 1С, распечатать по настроенному шаблону, отправить клиенту в виде документа или публичной ссылкой, учесть в отчётах. Именно этот счет можно использовать для отслеживания частичной оплаты в Битрикс 24.

По умолчанию счет имеет 3 стадии:

Давайте посмотрим, как работать со счетом.

Выставление счета в Битрикс 24

Для выставления счета перейдем в сделку на вкладку «Счета» и нажмем кнопку «Выставить счет». Заполняем все поля счета, постепенно прокручивая его вниз, доходим до товаров. Нажимаем кнопку «Выбрать товар» и выбираем нужный из списка, заполняем количество товара и получаем итоговую сумму.

Что делать, если необходимо выставить счет на неполную сумму?

Если в сделке предусмотрена поэтапная оплата, необходимо предварительно заполнить товары с полным количеством на вкладке «Товары». В нашем примере мы вводим все 15 м2 в товарах и только 8 м2 в первом счете. После этого в следующем счете будет автоматически подставляться нужное количество еще не оплаченных услуг.

Посмотрите в нашем видео подробнее, как выставить счет на неполную сумму

Шаблон счета в Битрикс 24

Для того, чтобы напечатать счет, нужно предварительно настроить его собственную печатную форму, включая все параметры счета, печать организации, подписи руководителя и главного бухгалтера. Однако, возможности печатной формы весьма ограничены по дизайну и гибкости настроек. Если их недостаточно, можно использовать уже настроенный шаблон «бумажного» счета, подставив туда нужные поля.

Оплата счета в Битрикс 24

А возможно ли отслеживать частичную оплату в Битрикс24, спросите вы. Конечно, об этом в нашей следующей статье.

Источник

Создание и отправка счетов из Битрикс24.CRM в единой системе. Без бухгалтерии

Для организации быстрых финансовых движений в Битрикс24 мы рекомендуем выставлять счета и отправлять их клиентам прямо из CRM системы. Давайте сегодня научимся выставлять счета и отправлять их клиентам.

Рассмотрим полный сценарий развития событий от поступления первого обращения клиента, создания ЛИДа, генерации Сделки, выставления и отправки счета клиенту.

В нашем примере допустим клиент является юридическим лицом в этом случаем мы завершаем работу с ЛИД конвертацией его в формат Сделка + Контакт + Компания. Если клиент является физическим лицом, то формат Сделка + Контакт.

При конвертации ЛИД система может проинформировать нас о том, что в сущностях Сделка, Контакт или Компания отсутствуют поля имеющиеся в сущности ЛИД. В этом случае мы подтверждаем свое согласие, необходимые поля будут созданы и в них буду скопированы значения из ЛИДа.

При конвертации ЛИД с образованием сущностей Контакт и Компания, система осуществляет проверку по базе данных на наличие дублей по ключевым параметрам и просит заполнить обязательные, предусмотренные регламентом поля.

В случае обнаружения совпадений система проинформирует ответственного и предоставит ему список совпадений для принятия им решения, как поступить, воспользоваться уже имеющейся компанией, редактировать ее или объединить данные.

Создана новая сделка, поля сделки заполнены информацией, перенесенной из ЛИДа, установлены связи с Контактом и Компанией. Робот системы заполняет комментарий с подсказкой для менеджера о его дальнейших первоочередных действиях.

1. Необходимо внести изменения в название созданной при конвертации ЛИДа компании.

По умолчанию система присваивает ей название ЛИДа. Открываем карточку компании, переходим в раздел реквизиты, активируем режим «изменить», заполним поле – форма собственности, в нашем примере это «ИП», открывается карточка реквизитов компании, в поле ИНН переносим данные предоставленные клиентом.

Штатный модуль системы проводит автоматический поиск по справочнику ФНС, заполняет все поля компании и указывает полное название компании клиента как она числится в регистрационных учетах компетентных органов.

2. Копируем полученное название и вставляем его вручную в поле название компании, сохраняем внесенные нами изменения.

В случае если на вашем портале установлен наше приложение INN.FIX4.ORG, то после поиска регистрационных данных по ИНН, система сама автоматически внесет в названия все необходимые изменения.

Базовая программа Б24 после проверки к сожалению, не производит автоматического обновления значения полей.

3. Обновляем экран, убеждаемся в том, что все обновления завершены, все данные в карточке заполнены и имеют корректные значения.

Для ускорения перепрыгнем стадию «Договор подписан».

На этой стадии система просит проверить и заполнить обязательные поля: № договора, указать период, в течении которого необходимо подписать акт, технические параметры помещения – границы территории и указать адрес где будет расположено предприятие.

Данные этих полей необходимы для создания Договора, счета и других типовых документов, которые по запросу менеджера генерируются системой по стандартным шаблонам.

Важно! На этой стадии согласно регламенту компании, менеджер так же должен добавить товары в карточку сделки, например, укажем фиксированный разовый платеж.

1. В карточке сделки должно быть указано кому выставляется счет и выбран товар или услуга. В нашем примере это ИП и разовый платеж.

2. Нажимайте кнопку создать счет. Если система попросит заполнить дополнительные поля подтверждаем свое согласие.

3. Система создает счет, счет можно открыть в браузере, скачать на компьютер, распечатать, отправить клиенту по e-mail в виде вложения или отправить ссылку на счет.

Все созданные в системе счета хранятся в специальной вкладке горизонтального меню CRM.

Счета, созданные в Битрикс24.CRM могут быть выгружены в бухгалтерскую программу 1С. Закрывающие документы по счету могут быть созданы в 1С и сохранены в Битрикс24.

Информация о поступающих оплатах счетов может быть подкачена из 1С и интегрирована в Битрикс24. При изменении статуса счета можно уведомлять менеджеров или запускать бизнес-процессы.

В результате генерации и использования счетов в Битрикс24.CRM отпадает необходимость контактов между менеджерами и бухгалтерами с целью выяснения состояния оплат.

Источник

Процесс «Счет на оплату»

Первый запуск и настройка

Для работы с бизнес-процессом администратору портала нужно его настроить. Чтобы настроить бизнес-процесс, откройте ленту Новостей > Ещё > Процессы.

Выберите бизнес-процесс Счет на оплату.

При первом запуске система предложит настроить параметры бизнес-процесса. В появившемся окне укажите того, кто будет ответственным за финальное утверждение, а также того, кто оформляет счет.

Как запустить бизнес-процесс Счет на оплату.

Чтобы запустить процесс, вам нужно заполнить поля и нажать кнопку отправить. Поля, помеченные звездочкой обязательны для заполнения. Если они не будут заполнены, процесс не запустится.

Когда процесс будет запущен, он будет отправлен на утверждение вашему непосредственному руководителю, далее руководителю руководителя и т.д. Цепочка утверждения завершится на генеральном директоре. Окно утверждения счета для руководителей будет выглядеть следующим образом:

При положительном ответе руководства, счет будет передан на оформление бухгалтеру или его заместителю.

Если бухгалтер подтвердит оплату, ему будет выслано новое задание на оплату счета.

Как только бухгалтер завершит оплату, сотрудник отправивший запрос на оплату счета получит задание по предоставлению документов (акт, накладная, оригинал счета).