как заполнить таблицу через форму

Заполнение таблиц через формы

Некорректное заполнение таблиц через формы
Здравствуйте, у меня такое дело: При заполнении таблиц через формы появляется сообщение «ключ.

Заполнение связанных таблиц через форму
Доброго времени суток! Помогите чайнику. Не получается создать форму добавления модели в таблицу.

и еще. допустим есть студенты, у которых в зависимости от специальности разные учебные планы и научные руководители, так вот как реализовать таблицы и связи с такой цепью

через условия как то отбирать или как?

и еще. допустим есть студенты, у которых в зависимости от специальности разные учебные планы и научные руководители, так вот как реализовать таблицы и связи с такой цепью

через условия как то отбирать или как?

тоесть студент может относиться к разным учебным планам, в свою очередь учебные планы к разным специальностям, а специальности к разным кафедрам, во как

и что насчет галочек?

тоесть студент может относиться к разным учебным планам, в свою очередь учебные планы к разным специальностям, а специальности к разным кафедрам, во как

и что насчет галочек?

Прошу помочь по теме.

Делаю БД курсовых работ «Курсовые 2015.mdb».

Сделал форму «Проверка работ» (главную с подчинённой) для ввода записей с полями для учёта студентов, и полями для учёта представляемых курсовых работ. (БД выкладываю).

При ручном вводе данных студента (Фамилия, Имя, Отчество. ) проблем не возникает.
Форма исправно заполняет поля таблицы «Список курса».

Но вот не могу придумать, как автоматически подставлять данные студента (Фамилия, Имя, Отчество. ).

Здесь на форуме писали, что автоподстановку в параметрах полей таблиц лучше не использовать.
Пробовал преобразовать поле «Фамилия» в поле со списком.

Что совсем не нужно.
Прошу помочь разобраться.
Где я допускаю ошибку при построении формы с автоматической подстановкой?
Как сделать эту автоподстановку?

Источник

Быстрые формы ввода данных в Excel за пару секунд – без VBA!

Если в Excel приходится вручную заполнять определенный список в форме таблицы, например вот такой:

То всё достаточно просто – заполнение можно производить построчно, пошагово дополняя по строчке в таблицу:

Подобный подход заполнения таблиц, однако, становится более проблематичным, если таблица широкая и целиком не вмещается «на один экран»:

При её заполнении уже потребуются постоянные «прыжки» от первого столбца к последнему и наоборот, или же придётся вручную постоянно «скролить», то влево, то вправо.

Одним из возможных решений подобной проблемы является использование форм для ввода данных. При это есть два варианта:

1. Пользовательские формы VBA

2. Быстрые формы ввода данных Excel

При первом варианте нужно уметь программировать в VBA, но и результат намного более качественный и индивидуализированный – фактически, можно создать всё что угодно.

Второй же вариант намного менее индивидуализированный, но зато создаются подобные формы за доли секунд и не требуют абсолютно никаких знаний VBA.

Разберем, как вызывать это самые быстрые формы ввода данных Excel. Для этого сперва нужно требуемую таблицу записи перевести в формат умной таблицы. Для этого выбираем её (1) используем комбинацию клавиш CTRL+T (2) и подтверждаем перевод в формат умной таблицы (3):

В результате получаем вот такую умную таблицу:

Вот для её заполнения теперь и можно вызвать быструю форму, однако, в последних версиях Excel кнопка вызова быстрых форм была убрана с ленты команд. Поэтому добавим её на панель быстрого доступа. Для этого нажимаем по вот этой стрелке (1) и затем по опции «Другие команды» (2):

В следующем окне в выпадающем списке слева выбираем «Команды не на ленте» (1) и почти в самом конце списка ниже дважды щелкаем по «Форма» (2). После её добавления в список справа нажимаем на ОК (3).

Теперь в панели быстрого доступа появилась кнопка вызова формы ввода данных. Выбрав нужную таблицу (1) и нажав на эту кнопку (2), Excel будет нам выводить форму данных с полями, соответствующими столбцам таблицы (3):

Далее просто заполняем поля формы и нажатием на Enter добавляем таблице новую строку с введёнными данными, а один раз добавленную кнопку, конечно, можно так же просто использовать и с любыми другими таблицами.

Тем не менее, конечно, видно, что эта автоматическая форма ввода данных больше в Excel-е не развивается (поэтому она была убрана с ленты) и функционал у нее крайне базовый. Лично я бы поэтому ей пользоваться не стал бы и всё-таки решал бы свои задачи с помощью пользовательских форм VBA. Тем не менее, для общеэрудиционных целей и об этом инструменте в Excel следует знать.

Вот в этом видео я еще более подробно и наглядно рассказал об этом инструменте Excel, советую его также посмотреть:

MS, Libreoffice & Google docs

458 постов 12.7K подписчиков

Правила сообщества

2. Публиковать посты соответствующие тематике сообщества

3. Проявлять уважение к пользователям

4. Не допускается публикация постов с вопросами, ответы на которые легко найти с помощью любого поискового сайта.

По интересующим вопросам можно обратиться к автору поста схожей тематики, либо к пользователям в комментариях

Очень интересно. Даже не подозревал.

Раньше странно было наблюдать, почему при автоматизации бизнес процессов заказчики боятся баз данных

Цепляние за эксель у многих происходит до последнего

Вроде бы уже все, можно отпустить и двигаться дальше. Но нет. Давайте лучше эксель

Потом понял, что они даже по своему правы

Эксель для них это последний бастион, где они еще удерживают ситуацию под контролем. Можно залезть ручками в файл, настроить фильтры, поковыряться. Если надо, то что-то подправить в формулах и связях между таблицами

Переход к базе данных это следующий уровень сложности, знаний для контроля над которым просто нет

Тут они уже нутром понимают, что обратной дороги не будет. Придётся зависеть от этих мутных ИТ-шников, с их sql запросами и прочей магией

А база данных это где?

Еще хорошо если на локальном сервере. По крайне мере может покажут стационарный комп с мигающими лампочками. В мозгах может появится успокаивающая ассоциация, что этот ящик и есть база данных. Тогда его можно в охраняемую комнату запереть и спать спокойно.

А если база данных в «облаке»?

В газетах вон постоянно пишут про хакеров и как из облаков данные утекают

Нет, нам такой прогресс не нужен. Лучше эксель

Тут все надежно, проверено мудростью предков, и есть панацея от всех проблем: ctrl+alt+delete

То есть, если есть какое-то условие (которое вы задаете сами) строка/столбец/любая выбранная (вами) область меняет форматирование (и тут тоже все можно настроить).

Теперь о том, как это сделать:

— Находим раздел Styles (картинка выше, самый правый), нажимаем на первый значок Conditional Formatting (что в вольном переводе «Условное форматирование»), видим вот такое выпадающее меню

Теперь сам набор правил:

Выбрали? Супер. Нажимаем OK, видим созданный стиль в меню управления стилями:

Задаем область применения (в моем случае вот такую):

Источник

Работа с формами в Access

Хотя вы всегда можете вводить данные непосредственно в таблицы базы данных, вам может быть проще использовать формы. Использование формы для ввода данных в Access, позволяет убедиться, что вы вводите нужные данные в нужном месте и в формате. Это поможет сохранить точность и согласованность вашей базы данных.

В этой статье будут рассмотрены преимущества использования форм в базе данных. Вы рассмотрите примеры различных форм и компонентов формы. Наконец, вы узнаете, как использовать формы для ввода новых записей, просмотра и редактирования существующих.

Зачем использовать формы?

Многие из нас часто заполняют формы, что мы почти не замечаем, когда нас просят использовать их. Формы настолько популярны, что они полезны как для человека, запрашивающего информацию, так и для лица, предоставляющего ее. Это способ требовать информацию в определенном формате, что означает, что человек, заполняющий форму, точно знает, какую информацию включить и куда ее поместить.

Это справедливо и для форм в Access. Когда вы вводите информацию в форму в Access, данные идут именно туда, куда она должна идти: в одну или несколько связанных таблиц. Хотя ввод данных в простые таблицы довольно прост, запись данных становится более сложной, так как вы начинаете заполнять таблицы записями из других источников в базе данных. Например, таблица Orders в базе данных хлебобулочных изделий может ссылаться на информацию о клиентах, продуктах и ценах, полученных из связанных таблиц. Запись с информацией об одном заказе может выглядеть так:

Записи в этих таблицах включают идентификационные номера записей из других таблиц. Вы не можете многому научиться, просто взглянув на эти записи, потому что идентификационные номера не рассказывают вам о данных, к которым они относятся. Плюс, потому что вам нужно взглянуть на две таблицы, чтобы просмотреть один заказ, у вас может быть сложное время, даже находя нужные данные. Легко видеть, как просмотр или ввод многих записей таким образом может стать трудной и утомительной задачей.

Форма, содержащая те же данные, может выглядеть так:

Как вы можете видеть, эту запись гораздо легче понять при просмотре в форме. Изменение записи было бы проще, потому что вам не нужно было бы знать номера идентификаторов для ввода новых данных. Когда вы используете форму, вам не нужно беспокоиться о вводе данных в нужные таблицы или в правильном формате; форма может справиться с этими вещами. Там нет необходимости идти туда и обратно между таблицами или тщательно искать в таблице для определенной записи, потому что формы позволяют вам видеть целые записи по одному.

Мало того, что формы облегчают процесс ввода данных для пользователей, но они также обеспечивают бесперебойную работу базы данных. С формами разработчики баз данных могут точно контролировать, как пользователи могут взаимодействовать с базой данных. Они могут даже устанавливать ограничения для отдельных компонентов формы, чтобы обеспечить ввод всех необходимых данных и что все они введены в допустимом формате. Это полезно, потому что сохранение данных, согласованных и организованных, необходимо для точной и мощной базы данных.

Работа с формами

Чтобы работать с формами в Access, вам нужно знать, как открыть форму, а также как просматривать и редактировать информацию в форме.

Чтобы открыть существующую форму:

Ввод и изменение данных

В зависимости от используемой базы данных формы, с которыми вы работаете, могут включать специальные инструменты и функции, которые позволяют вам выполнять общие задачи одним нажатием кнопки. Вы увидите примеры этих инструментов в интерактивных приложениях на следующей странице. Однако независимо от того, какой тип формы вы работаете с вами, вы можете следовать тем же процедурам для выполнения определенных основных задач.

Как добавить новую запись

Существует два способа добавить новую запись в форму:

Как найти существующую запись для просмотра или редактирования

Существует два способа поиска и просмотра существующей записи с использованием формы, и оба они используют панель отклонения n в нижней части экрана:

Чтобы сохранить текущую запись:

Чтобы удалить текущую запись:

Использование функций формы

Точная процедура, которую вы используете для заполнения формы, будет зависеть от содержания и дизайна формы, которую вы используете. Формы в вашей базе данных могут быть похожи на примеры в двух интерактивных документах ниже. Между ними они включают большинство функций, с которыми вы обычно сталкиваетесь в формах.

Источник

Заполнение таблицы с помощью формы данных

Новую информацию в список можно внести, если перейти к первой пустой строке внизу списка и вводить данные с клавиатуры. Однако более удобным способом добавления информации в базу данных является использование Формы данных.

Для ввода данных с помощью Формы необходимо выделить любую ячейку списка и в пункте меню Данные выбрать команду Форма. В результате появится диалоговое окно, представляющее собой одну строку списка с подписанными названиями столбцов. Рядом с каждым заголовком столбца расположено поле для ввода информации, если этот столбец не содержит значений, вычисленных по формуле. В правой части Формы находятся кнопки для работы со списком.

Перемещаться между записями можно либо при помощи кнопок Предыдущая, Следующая, либо клавишами управления курсором (вверх, вниз), либо перемещая бегунок на полосе прокрутки формы данных. Перемещаться между окнами редактирования (в которые вносятся данные) удобно клавишей Tab.

Чтобы вставить в список новую строку, следует нажать кнопку Добавить. Чтобы вернуться в лист таблицы, достаточно нажать кнопку Закрыть.

Практическое задание 6

Работа с формами данных

1. В текущей работе обычно приходится заполнять таблицы вперемешку, например, в порядке поступления товара, поэтому вносите данные в таблицу в произвольном порядке. Заполнение рабочей книги удобнее проводить в режиме Формы данных.

2. Выделите таблицу без первой строки, но захватите обязательно нижнюю незаполненную строку (в образце таблицы это строка 8). Эта строка должна содержать все формулы и нумерацию. Если вы забудете выделить в таблице незаполненную строку, то не будете иметь возможность продолжать заполнение таблицы в режиме формы.

3. Выполните команду Данные=>Форма. Вы получите в диалоговом окне форму данных, содержащую статический текст (имена полей базы данных) и окон редактирования, в которых можно вводить и редактировать текст. Вычисляемые поля (в которых размещены формулы) выводятся на экран без окон редактирования («Кол-во остатка» и «Сумма остатка»). Теперь вы имеете свою таблицу как бы в форме отдельных карточек – записей (каждая из которых представляет строку таблицы).

4. Начинайте заполнение формы. Введите название отдела: Мясной, нажните Tab или перейдите мышью в следующую строку, в которой введите название поступившего товара, например, говядина. В следующей строке введите ед измерения: кг. В следующей строке введите цену прихода, например 28, далее – кол-во прихода, например, 50, далее – цену расхода, например 32, далее – кол-во расхода, например, 41. Когда заполните всю запись, нажмите клавишу Enter, и вы автоматически перейдете к новой чистой карточке – записи. Как только вы заполните новую запись, вся внесенная вами информация автоматически воспроизведется и в исходной таблице.

5. Заполните несколько новых записей на ваше усмотрение (или см. образец таблицы на рис.4). Вводите данные так, чтобы были товары из одного и того же отдела, и обязательно присутствовал товар с нулевым остатком. После окончания ввода данных нажмите кнопку Закрыть. В последних столбцах автоматически появятся результаты вычислений.

Рис. 4.Образец таблицы

Сортировка и фильтрация

1. Вы заполнили таблицу в порядке поступления товаров, а хотелось бы иметь список товаров по отделам, для этого примените сортировку строк:

1) выделите таблицу без заголовка и выберите команду Данные=>Сортировка;

2) выберите первый ключ сортировки: в раскрывающемся списке Сортировать выберите «Отдел» и установите переключатель в положение по возрастанию (все отделы в таблице расположатся по алфавиту);

3) чтобы внутри отдела все товары размещались по алфавиту, выберите второй ключ сортировки: в раскрывающемся списке Затем по выберите «Наименование», установите переключатель в положение по возрастанию.

Теперь вы имеете полный список товаров по отделам.

2. Продолжим знакомство с возможностями баз данных Excel. Часто ежедневно нужно распечатывать список товаров, оставшихся в магазине (имеющих ненулевой остаток), но для этого сначала нужно получить такой список, т. е. отфильтровать данные. Фильтрацию можно осуществить следующим образом. Сначала нужно подготовить Пользовательский автофильтр. Для этого:

1) выделите таблицу со второй строкой заголовка (как перед созданием формы данных);

2) выберите команду меню Данные=>Фильтр=>Автофильтр;

3) снимите выделение с таблицы.

3. У каждой ячейки заголовка таблицы появилась кнопка, (она не выводится на печать) позволяющая задать критерий фильтра. Следует оставить все записи с ненулевым остатком. Раскройте список ячейки «Кол-во остатка», нажав на созданную вами кнопку Автофильтра в этом столбцу, и выберите 0. Вместо полного списка товаров, вы получили список непроданных на сегодняшний день товаров. Можно известным нам способом вставить формулу подсчета общей суммы остатка (в режиме фильтра будет подсчитана сумма выведенных на экран данных). Фильтр можно усилить. Если дополнительно выбрать какой-нибудь конкретный отдел, то можно получить список непроданных товаров по отделу.

4. Для того, чтобы снова увидеть перечень всех непроданных товаров по всем отделам, нужно в списке Отдел выбрать критерий Все.

5. Но и это еще не все возможности баз данных Excel. ежедневно нет необходимости распечатывать все сведения о непроданных товарах, нас интересует только «Отдел», «Наименование» и «Кол-во остатка». Можно временно скрыть остальные столбцы. Для этого выделите столбец №, вызовите контекстное меню (правой клавишей мыши в тот момент, когда указатель мыши находится внутри выделения) и выберите команду Скрыть. Таким же образом можно скрыть и остальные столбцы, связанные с приходом, расходом и суммой остатка. Вместо команды контекстного меню можно воспользоваться командой горизонтального меню Формат=>Столбец=>Скрыть.

Восстановите все данные в полном виде с перечнем всех товаров: в пункте меню Данные=> Фильтр уберите отметку команды Автофильтр.

Часть 3. Создание и редактирование диаграмм

В Excel термин диаграмма используется для обозначения всех типов графического представления числовых данных. Построение диаграмм производится на основе ряда данных. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.

Диаграмма – это объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может располагаться на том же листе, на котором находятся данные или на отдельном листе. Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных сразу же меняется вид диаграммы.

Электронные таблицы Excel позволяют строить диаграммы различных типов. Построение диаграмм осуществляется несколькими способами.

Способы построения диаграмм

Способ 2: простейшую диаграмму можно создать, если нажать клавишу F11. В этом случае, используются установки по умолчанию, и диаграмма появится на отдельном листе. Это самый быстрый способ построения простой диаграммы. В Основном меню появится новый пункт Диаграмма, содержащий команды, с помощью которых можно вносить различные изменения в диаграмму.

Окно мастера диаграмм имеет вид:

Удобно перед запуском Мастера диаграмм выделить область, содержащую данные, на основе которых будет строиться диаграмма, но это не является обязательным, так как эту информацию можно ввести и в процессе работы Мастера диаграмм.

Работа Мастера диаграмм

На первом этапе выбирается тип диаграммы, затем её вид. Можно выбрать как Стандартный так и Нестандартный тип диаграммы на вкладках. Если вы хотите увидеть, какая диаграмма у вас получается, то следует нажать на кнопку Просмотр результата. Затем следует щелкнуть кнопку Далее.

В результате вы попадете во второе диалоговое окно Мастера диаграмм.

На втором этапе работы мастера выбирается диапазон данных, по которым диаграмма будет строиться. Если диапазон был выбран до начала работы мастера, то он уже высвечивается в строке диапазона: ; и в области предварительного просмотра в верхней части окна мастера появится приблизительное отображение будущей диаграммы.

Третий этап работы (после щелчка по кнопке Далее) состоит в оформлении диаграммы:

o Название диаграммы, подписи осей (вкладка Заголовки);

o Отображение и маркировка осей координат (вкладка Оси);

o Отображение сетки линий, параллельным осям координат (вкладка Линии сетки);

o Описание построенных графиков (вкладка Легенда);

o Отображение надписей отдельных элементов на графике (вкладка Подписи данных);

o Представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (вкладка Таблица данных).

При построении некоторых типов диаграмм могут отсутствовать те или иные вкладки.

Последний четвертый этап работы мастера заключается в указании места размещения диаграммы: новый лист или один из имеющихся. Это важно для печати документа, содержащего диаграмму. После щелчка по кнопке Готово диаграмма строится автоматически и вставляется на указанный рабочий лист.

Готовую диаграмму можно изменить. Двойным щелчком левой кнопкой мыши выделите элемент, который необходимо изменить, затем откройте диалоговое окно для форматирования диаграммы через меню Формат или через контекстное меню объекта (правая кнопка, меню Формат). Готовую диаграмму можно редактировать. Если щелкнуть указателем мыши по пустому месту внутри диаграммы, то она выделится вся. Выделенный элемент можно копировать, удалять перемещать или изменять его размеры.

Настроить размеры и расположение диаграммы на рабочем листе можно с помощью мыши. Размеры диаграммы изменятся, если потянуть указателем мыши (прижимая левую клавишу мыши) за рамку диаграммы. То есть размеры диаграммы можно изменить точно таким же образом, как и размеры любого окна в Windows.

Если установить указатель мыши на диаграмму и прижать ее левую клавишу, то указатель примет форму тонкого черного крестика со стрелочками. В этом случае, перемещая такой указатель мыши при нажатой левой клавише, можно передвинуть диаграмму как единое целое со всеми надписями.

Источник