Универсальные списки битрикс24 что это
Списки Битрикс24
Таблица – один из наиболее привычных вариантов отображения большого объема данных. Битрикс24 позволяет представить все элементы в формате списков-таблиц. Списки в Битрикс24 – удобный инструмент для хранения любой структурированной информации.
Универсальные списки в Битрикс24
Это могут быть различные справочники, списки контрагентов, архивы, базы данных, корпоративные книги и многое другое.
Универсальный список представляет собой перечень различных элементов, каждый из которых состоит из полей. К примеру, элемент – договор, а поля – данные о документе (номер, сумма, ответственные лица, реквизиты и т.д.).
Универсальные списки создает администратор портала. Все пользователи компании могут иметь доступ к просмотру и редактированию данных при соответствующей настройке прав. В рабочих группах можно построить иерархию сотрудников. Тогда владельцы групп смогут создавать новые списки, а члены групп – пользоваться ими.
Данный инструмент доступен только в тарифе Компания.
Преимущества использования списков Битрикс24
Макеты, тестовые названия, даты, файлы, числовые данные, скан-копии и многое другое.
В зависимости от настроек прав доступа пользователи корпоративного портала смогут участвовать в изменении или обновлении данных в универсальных списках.
Права доступа для сотрудников определяет администратор портала. Одни пользователи смогут вносить изменения в списки, другие – только просматривать, а кому-то доступ к просмотру будет закрыт.
При изменении или редактировании списка сотрудником появятся новые данные: имя и фамилия пользователя, дата создания и изменения документа и прочее.
Универсальные списки можно привязать к созданным в корпоративном портале Бизнес-процессам. Например, для организации работы над каким-либо крупным проектом. Это позволит фильтровать нужную информацию, облегчит поиск данных и сохранит порядок в системе.
Связанные списки
Чтобы не вести лишнюю работу в Excel, многие наши клиенты просят помочь автоматизировать поиск категорий и подкатегорий.
В создании этого процесса участвуют Связанные списки, позволяющие присоединить к каждому своему значению дополнительный элемент с заданными полями. При выборе элемента раскрывается связанный подчиненный список. Для этого формируются новые поля, элементы которых зависят друг от друга.
Клиент обратился к нам с просьбой помочь автоматизировать поиск категорий и подкатегорий, без использования Excel.
В карточке Лида отображалось три списочных поля (Тип обращения, Категория и Подкатегория). В каждом из полей предстояло выбрать одно значение из общей массы всех возможных вариантов каждой группы списка. При создании Лида менеджер выбирал Тип обращения в Битрикс24 и при помощи Excel находил категорию, которая соответствовала этому обращению. Затем он проделывал ту же работу для поиска подкатегории.
В результате клиент имел целый ряд проблем:
Реализация процесса создания связанных списков в Битрикс24
Мы создали три списка, каждый из которых определял уровень вложенности: Тип обращения > Категория > Подкатегория.
Второй уровень (с привязкой к элементам первого):
Третий уровень (с привязкой к элементам второго):
Отображение связанных списков в Лиде
При создании Лида менеджер выбирает значения для 3-х списочных полей:
Теперь достаточно выбрать первый элемент, после чего активируется выбор связанного с ним подэлемента.
Во втором списке видна только та информация, которая актуальна для выбранного пункта обращения. Поиск всех возможных вариантов из 3-х списков сразу не требуется. Просто выбираем необходимые значения и нажимаем «Сохранить».
На детальной странице Лида поле отображается как строка.
Редактирование элемента идет по той же логической цепочке, как и добавление.
Чтобы добавить вариант выбора в поля, нужно внести элемент в список соответствующего уровня (Тип обращения, Категория, Подкатегория).
Настройка данного сценария работы позволяет клиенту эффективнее работать с лидами, используя только Битрикс24.
Инструмент, который поможет хранить, структурировать и автоматически обновлять любую информацию в компании:
*Цена может быть скорректирована в зависимости от дополнительных пожеланий и нюансов настройки. Доработка решения возможна и выполняется по действующей на момент обращения в компанию ПУСК ставке нормо-часа.
Остались вопросы? Обращайтесь по контактам компании, продемонстрируем работу отчетов на примере нашего портала и расскажем о деталях доработки.
Списки Битрикс24
Списки Битрикс24 — инструмент для хранения и структуризации большого объема информации. Списки позволяют распределить любые данные для наглядного анализа и удобной работы с массивами данных. Сегодня мы рассмотрим основные возможности списков в системе Битрикс, а также покажем, как их можно использовать на живом примере.
Возможности списков в Битрикс24
Использование списков упрощает обработку данных внутри корпоративного портала. Среди основных преимуществ использования штатного инструментария Битрикс24 ярко выделяются:
Штатный инструментарий Битрикс24 способен полностью заменить Excel или Google Sheets. Для обработки данных не требуется использовать несколько программ. Научиться настраивать и использовать списки помогут наши курсы по Битрикс24 — специалисты Первый БИТ помогут освоить все функции корпоративного портала.
Универсальные списки в Битрикс24
Универсальный список — структурированный перечень нескольких элементов, состоящий из настроенных пользовательских полей. С помощью данного инструмента можно создавать реестры или хранилища данных, сортировать или фильтровать информацию, вести учет документации или продукции. Ярким примером универсального списка является перечень сотрудников компании, где карточка каждого работника является элементом, а данные о сотруднике — поля.
Создать универсальный список-таблицу может главный администратор портала. Система предполагает настройку прав доступа к просмотру или редактированию данных — для этого создается иерархия сотрудников в рабочих группах. Таким образом руководитель группы может создать или изменять данные, а рядовой пользователь — просматривать файлы.
Обратите внимание! Универсальные списки в Битрикс24 доступны только в тарифном плане Компания, либо коробочной версии корпоративного портала. Создание списков в других решениях возможно только после доработки Битрикс.
Как связать списки?
Связанные списки в Битрикс24 — основной инструмент автоматизации, позволяющий синхронизировать элементы из разных массивов данных путем настройки зависимости полей.
Таким образом при взаимодействии с одним элементом в системе будут отображаться данные о его зависимой ячейке в другом списке.
Настройка взаимосвязи производится путем создания требуемого количества вложенных друг в друга списков, где каждый последующий уровень привязывается к элементу предыдущего. В результате при выборе одного элемента сразу активируется выбор связанного подэлемента.
Это необходимо для быстрой и удобной работы с сущностями CRM, документацией компании, штатом сотрудников и т. д. Рассмотрим возможности связанных списков-таблиц на наглядном примере.
Пример использования списков
У клиента есть бизнес по продаже автомобилей. Вся база клиентов хранится в Битрикс24, при этом в карточках CRM должны сохраняться данные о, например, уже приобретенных автомобилях каждым клиентом. Для этого у компании есть каталоги с марками и моделями автомобилей, и их комплектациями.
Настройка зависимых полей позволяет логически связать все списки. Например, при выборе марки автомобиля из одного перечня во втором начнут отображаться только модели данного бренда, а в третьем — доступные комплектации выбранной модели.
Таким образом упрощается обработка данных и снижается количество ошибок, допускаемых менеджерами. Теперь менеджеру не требуется при заполнении карточки CRM пролистывать весь перечень марок и моделей автомобилей, а также предотвращается риск неверного заполнения данных. Это упрощает управление рабочими процессами, и увеличивает качество обслуживания клиентов.
Если у вас возникли трудности при работе с корпоративным порталом, можете воспользоваться услугами наших специалистов. Техническая поддержка Битрикс24 от компании Первый БИТ включает настройку и автоматизацию списков, а также консультации и обучение сотрудников при необходимости. Детально ознакомится с услугами техподдержки можно обратившись по номеру в шапке или заказав обратный звонок на сайте.
Универсальные списки битрикс24 что это
Курс предназначен для базовой подготовки пользователей, осуществляющих администрирование порталов, созданных на коробочной версии сервиса Битрикс24. Изучение курса позволяет освоить основные методы администрирования системы. Если вы хотите ознакомиться с тем как внедрить наш сервис в работу вашей компании, то для вас создан курс Внедрение корпоративного портала.
Курс предусматривает обучение по двум ролям администраторов: Администратор корпоративного портала и Администратор системы.
Разные роли созданы в связи с тем, что для администрирования настроенного и отлаженного корпоративного портала нет необходимости в работе профессионала высокого уровня. Вполне достаточно пользователя успешно изучившего данный курс в рамках роли Администратор КП.
При условии качественного изучения материалов курса, по его окончании специалист должен уметь:
Начальные требования
Для прохождения курса необходимо:
Если вам предстоит самостоятельная установка системы, то рекомендуется к изучению курс Установка и настройка.
Администратору системы будет полезно ознакомиться с курсом Разработчик Bitrix Framework, рассказывающем о принципах работы Bitrix Framework.
У нас часто спрашивают, сколько нужно заплатить
Ещё у нас есть Академия 1С-Битрикс, где можно обучиться на платной основе на курсах нашей компании либо наших партнёров.
Баллы опыта
уроке.
Тесты и сертификат
После изучения курса вам будет предложено пройти тесты на сертификацию. При успешной сдаче линейки тестов на странице Моё обучение можно просмотреть результат обучения и загрузить сертификат в формате PDF.
Для преподавания оффлайн
Если данный курс берётся в качестве основы для оффлайного преподавания, то рекомендуемая продолжительность: 10 дней (70 академических часов).
Если нет интернета
Скачать материалы курса в формате EPUB. Файлы формата EPUB Чем открыть файл на
Android:
EPUB Reader
CoolReader
FBReader
Moon+ Reader
eBoox
iPhone:
FBReader
CoolReader
iBook
Bookmate
Windows:
Calibre
FBReader
Icecream Ebook Reader
Плагины для браузеров:
EpuBReader – для Firefox
Readium – для Google Chrome
Универсальные списки в Битрикс24
Вот вы стали счастливым обладателем самого старшего тарифа облачного Битрикс24 (или коробки). Всё в нём хорошо, но не всё понятно. Так, например, в разделе «Сотрудники» вы нашли раздел «Списки». А в нём — ничего нет кроме кнопки «Создать новый». Но желания нажать на неё не появляется, потому что не понятно, зачем это делать. Давайте разберёмся с этим вопросом. Не зря же модуль «Универсальные списки» так ценится интеграторами Битрикс24.
В первую очередь модуль «Универсальные списки» нужен для хранения в себе информации. Какой — решать только вам. Примерно, как с Excel, только лучше. В момент создания списка, вы сами решаете какие данные и каких типов вы будете в нём хранить. По типам ограничений почти нет:
По любому из полей вы сможете отфильтровать наполненный данными список и почти по всём — отсортировать.
Безусловным преимуществом универсальных списков является и то, что они позволяют настраивать права доступа к данным. Права могут быть настроены с точностью до элемента. Не получится, как с общей таблицей в excel: все всё видят и редактируют.
Так как списки являются частью инфраструктуры Битрикс24, то не использовать их в связке с другими элементами системы было бы преступлением. Если вы предусмотрите привязку элементов списка к карточкам CRM (в полях списка создадите поле с типом «Привязка к элементам CRM»), то в элементах CRM у вас появится вкладка с соответствующим списку названием. Это очень удобно, если нужно организовать связанное с элементами CRM хранилище каких-либо данных.
Ну и конечно, запуск бизнес-процессов. Универсальные списки позволяют настраивать алгоритмы автоматизированных операций с элементами списков. А это значит, что сценариев их использования становится намного больше.
Давайте рассмотрим наиболее популярные сценарии использования универсальных списков.
Быстрые ответы для открытых линий
Если вы являетесь активным пользователем открытых линий Битрикс24 и часто консультируете с внешними пользователями через чаты, то представляете, как много времени и фантазии может сэкономить список с заготовленными быстрыми ответами на часто задаваемые вопросы.
В открытых линиях Битрикс24 хранение таких фраз реализовано как раз в универсальных списках. 
По кнопке «Создать» у вас создаётся список со всеми необходимыми полями, который вы просто заполняете различными вариантами ответов клиентам, группируя их по категориям. В итоге в чатах получаете прекрасную возможность не писать ответ каждый раз заново. 
Хранение информации, разделённое по правам
Права доступа в списках настраиваются очень гибко. Допустим, у вас есть задача создать единое хранилище данных доступа ко всем сервисам компании (социальные сети, сервисы рассылок, программы учёта и так далее). Но хранить информацию в этом списке нужно так, чтобы маркетолог имел доступ к одним записям, а бухгалтер — к другим. А ещё они самостоятельно могли их вносить, если появляется что-то новое.
Реализуется это следующим образом: при добавлении списка или его редактировании переходите на вкладку «Доступ» и устанавливаете следующую конфигурацию. 
Добавление — это значит, что сотрудник сможет добавить элементы.
Изменение у роли Автор значит, что то, что добавил — сможет изменить.
Далее в настройках каждого конкретного элемента списка проставляете, какие пользователи или отделы могут его читать. Так же, на вкладке «Доступ». 
Записи, чтобы не забыть
Не редко появляется необходимость иметь возможность что-то быстро записать, чтобы не забыть. Списки помогут и в этом.
Так, например, у нас есть список «Бэклог», привязанный к контрагентам. Он позволяет записывать пожелания клиентов к функционалу системы, которые не срочные или просто не стоят в приоритете, но которые хотелось бы когда-нибудь выполнить. В момент, когда такое пожелание возникает, мы открываем карточку контрагента в CRM и на отдельной вкладке «Бэклог» записываем пожелания. Это занимает мало времени, а для собственного удобства мы добавили ещё «Статус» пожелания — отмечаем что реализовали, а что ещё ждёт.
Учёт связанной с CRM информации
Вообще, чем глубже вы работаете с CRM, тем больше связанной с клиентами и сделками информации вам захочется записывать. В полях сделки делать это не рационально, а вот создавать отдельные списки и прикладывать информацию в них — очень даже разумно.
Совсем свежий из реализованных примеров: информация об учащихся, прошедших обучение по сделке. Компания занимается сертификацией. На курсы к ним отправляют группы сотрудников. В контактах они не нужны, но учёт вести необходимо. Создан список, в котором указываются базовые данные об учащемся, а также результаты его сертификации. Элемент имеет одно из полей — привязка к сделкам. В результате, в сделках указывается, перечень всех учащихся по сделке, что очень удобно для анализа.
Хранение информации об объектах, требующих регулярности
Представьте, что у вас сотрудники получают сертификаты, а они имеют свой срок действия. Или клиенты приобретают товар (страховые полиса), которые требуют регулярного продления. В этом случае, такую информацию нужно сохранить. Да не просто так, а чтобы за некоторое время до превращения сертификата/полиса в тыкву, система напомнила, что нужно обратить на него внимание.
Такой функционал тоже реализуется с использованием универсальных списков. Вам нужно описать объект, установить срок его действия и реализовать простой бизнес-процесс напоминания 
Бизнес-процесс в своей самой простой реализации может иметь следующий вид: 
Списки для учёта и запуска процессов обработки документов
Из двух последних примеров просто напрашивается следующий пример. Если нужно помимо учёта каких-либо данных, ещё и выполнить по ним заданную последовательность действий, то тут опять помогают бизнес-процессы. Входящие и исходящие письма, договоры, рекламации великолепно перекладываются на учёт в универсальных списках, связанных с элементами CRM, и дают множество дополнительных возможностей.
1. Регистрация документа: зашёл в карточку клиента, открыл нужную вкладку и добавил документ 
2. Автоматические действия: заполнил поля, сохранил, запустился процесс, который по данным из полей понял, что нужно делать и направил задачи, запросы и уведомления всем ролям. А потом ещё подготовил решение и отправил его клиенту 
Внесение информации о связанных объектах и использование её при работе с процессами
Ещё более сложный сценарии — это сценарии организации взаимозависимых элементов CRM и списков. И по элементам CRM, и по элементам списков мы можем запускать бизнес-процессы. А в конструкторе процессов есть блок «Запуск бизнес-процесса». Тем самым, процесс по одному элементу может запустить процесс по-другому, передав ему необходимые данные. 
Если конкретнее, то представьте, что у вас в список загружен перечень объектов недвижимости. В сделках вы эти объекты продаёте. Из сделки у вас должна быть возможность выбрать, какой объект клиент выбрал. Он должен быть помечен, как забронированный, а в сделку передаться ключевые данные из объекта для формирования документов. Это всё реализуется связанными процессами. Какие-то запускаются автоматически на добавление/изменение, а какие-то тем самым действием «Запуск бизнес-процесса». В итоге мы имеем целостную систему по работе с объектами, а также возможность удобного генерирования документов по сделке.
И ещё несколько простых и бытовых примеров использования списков.
Использование списков, как дополнительных сквозных справочников в процессах
Этот пример не связан с бизнес-процессами, но он связан с хранением и редактированием данных. В CRM карточке сотрудника и элементах списков есть поле с типом «Привязка к элементам» и «Привязка к разделам», речь идёт именно про привязку к элементам и разделам списков.
Удобство заключается в том, что если вам нужно организовать поле с выбором варианта, то чаще всего выбор упадёт на поле с типом «Список», в котором вы просто эти варианты перечислите. А что, если таких полей в разных элементах много, а список значений — один и тот же? Правильно: варианты значений нужно хранить в универсальном списке, а поле привязать к нему. Если что-то изменится, редактировать нужно будет в одном месте, а не во всех. Да и при работе с автоматизацией это намного удобнее, потому что идентификаторы значений одни и те же, а значит их проще анализировать.
«Привязка к элементам» отличается от «Привязки к разделам» тем, к какой сущности списка привязываетесь. На элементах хорошо строятся «плоские» списки, а на «разделах» — древовидные.
Нумераторы и роли в списках
Благодаря тому, что бизнес-процессы позволяют не только работать с объектом, на основании которого они запущены, но и получать информацию о других элементах, мы можем организовывать на универсальных списках хранилища констант и переменных, глобальных для всех процессов. От глобальных констант такая конструкция выгодно отличается тем, что глобальные константы может редактировать только администратор, а списки — тот, кому дали права.
Так, например, можно создать список с ролями сотрудников. Каждый элемент — роль. В роли указано её название и привязанный сотрудник. В процессе, когда нам нужно получить сотрудника для роли, мы выбираем данные по известному нам элементу списка действием «Чтение элемента списка». 
Или другой пример — нумераторы. Создаётся список с нумераторами для различных типов документов. Его задача — только лишь хранить последнее значение номера. Когда нужно присвоить номер документу, запускается процесс, который получает данные из этого элемента, добавляет единичку и сохраняет новое значение в элемент списка действием «Изменение элемента списка». Полученный же номер обогащается по различным правилам данными используется, например, при генерации документа.
Каждая роль в Битрикс24 работает со своими инструментами. Для менеджеров это, конечно же, CRM. А вот для логистов или водителей-экспедиторов это могут быть и списки, в которые по заданным правилам из CRM подгружается информация о том, какие товары к какому дню нужно подготовить к отгрузке, а какие заказы по какому адресу и когда — доставить. Мы, опять же, используем в этом случае всё те же приёмы связи между собой списков и CRM, автоматизацию на процессах. В итоге получаем удобную передачу информации между отделами и формирование всех необходимых заявок и задач, чтобы никто ничего не забыл.
Примеров использования списков множество. Они, действительно, универсальные и очень функциональные. Нередко мы сталкиваемся с тем, что клиенты переходят на старший тариф только ради этого незаменимого инструмента. Обращайтесь за поддержкой, сопровождением и доработкой вашего портала, мы всегда рады помочь!
Больше кейсов и проектов можно найти БЛОГЕ
Бесплатный курс внедрения Битрикс24 ТУТ