Установить дедлайн что это
Что такое дедлайн? Как правильно установить и перенести дедлайн при необходимости?
В начале статьи разберем, что такое дедлайны, какими они бывают и как правильно установить сроки сдачи проекта. Затем я расскажу, как правильно перенести дедлайн, если вы не успеваете сдать проект вовремя.
Что такое дедлайн?
Дедлайн – это сроки сдачи работы, проекта и т.д. Бывают дедлайны гибкие, которые предполагают сдачу работы в определенный промежуток времени. Например, с понедельника по среду. Бывают дедлайны жесткие, привязанные к определенной дате и даже времени. Например, сдать работу через 3 часа.
Срыв сроков – это серьезная проблема, поскольку заказчик может поручить вам выполнение части проекта, на которую завязаны другие этапы работ. Срыв сроков по вашей задаче вызовет проблемы на других этапах проекта, может грозить заказчику дополнительными издержками и санкциями. Поэтому важно правильно устанавливать дедлайны, чтобы иметь возможность сдать работу вовремя.
Как правильно установить дедлайн?
Иногда дедлайн проекта называет заказчик, и вам остается либо согласиться на эти сроки, либо предложить свои. Иногда клиент просит исполнителя определить крайние сроки сдачи заказа.
Чтобы сделать это правильно, следуйте рекомендациям:
Сложные проекты лучше разбивать на этапы и фиксировать дедлайны для каждого следующего этапа после завершения предыдущего. По мере продвижения по проекту вы сможете лучше понимать, когда сдадите следующую часть.
Как правильно перенести дедлайн?
Не успеваете сделать проект вовремя? Следуйте нашим советам – и, скорее всего, у вас получится перенести дедлайн без конфликтов:
Сделайте клиенту приятный бонус. Это поможет сохранить хорошие отношения с заказчиком и снизит напряжение на проекте из-за разовой задержки.
Срыв сроков допускают практически все фрилансеры. Это нормально, если не превращается в постоянную практику. Клиенты понимают, что могут возникать задержки. Главное в случае срыва дедлайна – вести себя адекватно и дать понять заказчику, что вы принимаете все меры для скорейшего решения проблемы.
Что такое дедлайн в работе? 9 способов справиться с этим страшным монстром
Если крайний срок был не вчера, то паниковать не стоит.
И окружают они нас повсюду — в некотором смысле, даже пища в твоем холодильнике устанавливает дедлайн, до которого ты должен ее съесть, не заработав при этом пищевого расстройства.
Но не будем пытаться объять необъятное и сегодня предлагаем поговорить об одном из самых важных видов дедлайнов — тех, с которыми ты встречаешься на работе, а также как их не пропускать и что делать, если ты понял, что не успеваешь к установленному сроку.
Что такое дедлайн в работе
В зависимости от сферы, в которой ты трудишься, специфики твоей компании и руководства, рабочие дедлайны могут меняться. Однако условно их можно разделить по нескольким признакам.
Внешние и внутренние дедлайны;
Внешние — это те сроки, которые устанавливают клиенты компании, а внутренние — твое непосредственное начальство или, например, отдел кадров.
Краткосрочные или долгосрочные;
Мягкие и строгие дедлайны.
Так же как и в случае со сплошной и двойной сплошной линией на дороге, первые просто не стоит нарушать, а вторые — категорически не стоит.
Соблюдение или несоблюдение дедлайнов сказывается на отношении к тебе коллег и начальства как к ответственному или ненадежному человеку и, кроме того, может прямо влиять на твое потенциальное повышение или даже стать причиной увольнения.
Поэтому если пока выполнение работы точно в срок для тебя проблематично, то самое время обзавестись этим необходимым навыком.
Как соблюдать дедлайны? 6 полезных подсказок
1. Устанавливай сроки «с запасом»
Всякий раз, когда тебя просят назвать крайний срок для проекта, всегда устанавливай дату, которая, по крайней мере, на несколько дней превышает то, сколько тебе нужно — «на всякий пожарный». Пропуск крайнего срока может привести к негативным последствиям для твоей карьеры, а если проект будет выполнен за несколько дней до срока, то будешь выглядеть героем.
Если же крайний срок устанавливает клиент или руководитель, и ты понимаешь, что не справишься с этим дедлайном, то сразу прямо скажи об этом. Предоставь им здравые аргументы, почему тебе нужно больше времени, а затем сделай все возможное, чтобы максимально приблизиться к первоначально установленному ими сроку.
2. Разбей проект на части
Дробление проекта на ряд задач полезно по ряду причин. Во-первых, так он не будет казаться таким огромным и удручающим, что является триггером прокрастинации. А во-вторых, разбивка большой задачи на несколько поменьше поможет тебе расставить приоритеты в том, что необходимо сделать в первую очередь, а что можно оставить «на десерт».
3. Устанавливай собственные сроки — более краткосрочные
Как только ты разбил проект на части, установи дедлайн для первой из них — и постарайся, чтобы это была максимально близкая и конкретная дата без всякой абстракции.
Установка первого самостоятельно определенного срока в настоящем, а не будущем времени поможет сдвинуться с «мертвой точки» и даже ускорить процесс выполнения задачи, уберегая от соблазна отложить ее выполнение на потом.
4. Не зацикливайся на деталях
Перфекционисты зачастую не любят дедлайны, потому что они обеспечивают неблагоприятную среду для их жестких стандартов. Хорошей новостью является то, что результат, как правило, не должен быть идеальным на первой итерации.
При работе над проектом также пригодится правило 80/20. Сосредоточься на задачах, которые принесут наибольшие результаты, а мелким деталям посвяти оставшееся время.
5. Учти все внешние факторы
Иногда факторы, которые находятся вне нашего контроля, заставляют нас пропускать сроки. Обойти проблему отсутствия рабочей силы, оборудования или информации может помочь перспективное планирование. Когда для выполнения проекта необходимо участие других сотрудников или консультантов со стороны, обратись к ним как можно раньше.
Возьми бразды правления в делегировании задач, установлении сроков для разных этапов проекта и поддержании контакта между участниками для обеспечения прогресса. Делай запросы на оборудование и информацию заблаговременно, чтобы это не стало стрессовым моментом накануне дедлайна.
6. Не бойся обратиться за помощью
Если тебе не хватает времени, и похоже, что ты не уложишься в срок, не стесняйся обращаться за помощью к коллегам. Некоторые люди опасаются, что это создаст впечатление, что они не могут справиться с проектом. Однако впечатление, которое ты произведешь, пропустив дедлайн, явно будет хуже.
Даже если твои коллеги не могут помочь в реализации проекта, они могут снять с тебя часть рабочей нагрузки, чтобы ты мог уделить больше времени задаче с горящим дедлайном.
Увы, этот совет не удастся использовать, если ты работаешь в коллективе, где всех ненавидишь, но мы надеемся, что тебе повезло оказаться в окружении дружелюбных и понимающих людей, и в случае, если кому-то из них понадобится аналогичная помощь, ты тоже им в ней не откажешь.
Что делать, если ты не успеваешь к дедлайну?
Лучший способ удовлетворить своих клиентов или начальство — всегда соблюдать установленные сроки. Но иногда возникают неожиданные осложнения: проекты занимают больше времени, чем ты ожидал, или в твой четко спланированный график вмешиваются жизненные обстоятельства, которые ты не в силах контролировать.
Итак, что делать, когда надвигается крайний срок. и тебе однозначно нужно дополнительное время?
1. Уведоми начальство или клиентов (и сделай это как можно раньше)
Изменились условия проекта, или он расширился? Если на каком-то этапе ты четко понял, что не успеешь, не нужно об этом молчать. Лучший момент для уведомления клиентов или начальства, что тебе нужно больше времени, — это сразу когда стали ясны причины возникновения потребности в отсрочке — таким образом, все точно будут знать, зачем именно тебе нужно дополнительное время.
Когда тебя в процессе выполнения задачи просят что-то к ней добавить, то срабатывает простая причинно-следственная связь («Отлично, я могу включить это в проект, но это добавит Х дней к моему предполагаемому дедлайну — это нормально?»).
Но если проект существенно не изменился с тех пор, как ты взялся за него, а ты просто понял, что неправильно соотнес объемы и свои возможности, или в твоей личной жизни возникла какая-то чрезвычайная ситуация, — уведомить об этом как можно раньше будет показателем твоего уважения к заказчику или начальству и адекватности в оценке ситуации.
2. Будь честным
Быть честным иногда непросто, но сделать это нужно ради своей профессиональной репутации. Однако быть честным в том, почему именно ты отстаешь от графика — это вовсе не значит, что ты должен вдаваться в утомительные самобичевательные детали. Честные объяснения, почему ты запрашиваешь отсрочку, могут включать такие фразы, как:
«[Этот проект] требует больше исследований, чем я первоначально ожидал».
«Я нахожу, что это несколько сложнее, чем мы предполагали».
«[Этот проект] отличается от [других проектов, которые я сделал] из-за [специальной характеристики] — это, к сожалению, добавит некоторых дополнительных шагов в мой рабочий процесс».
Если задержку вызывает по-настоящему чрезвычайная ситуация, будь честен и в этом. Опять же, тебе не нужно пытаться добиться сопереживания или вдаваться во все детали.
Люди понимают, что жизнь не всегда ставит профессиональные графики в приоритет, поэтому будет достаточно использовать такие нейтральные фразы, как «чрезвычайная ситуация в семье», «болезнь» или «отказ оборудования». Будь готов быть более конкретным, если тебя об этом спросят, однако, как правило, большинство клиентов или начальство не будут этого делать.
3. Установи четкие новые сроки
Даже самый терпеливый и понимающий клиент будет недоволен, когда его попросят продлить срок без нового дедлайна в ближайшем будущем.
Всякий раз, когда ты вежливо запрашиваешь отсрочку, предложи конкретную новую дату завершения работы. Имей в виду, что ты, по сути, просишь об одолжении, и это может означать предложение даты с учетом ускорения твоего рабочего процесса.
Определив новый крайний срок, считай, что ты практически дал клятву на крови, что все будет сделано к этой дате — не ожидай больше никаких отсрочек и не расслабляйся: на кону стоит твоя репутация.
Что такое дедлайн?
В современном мире в любой сфере деятельности можно нередко встретить термин «дедлайн». Что он означает, как использовать дедлайны в работе предприятия или в личной профессиональной деятельности, что в нём хорошего и плохого — обо всём этом ниже.
Что такое дедлайн простыми словами
Это отрезок времени (дата или точное время), к которому необходимо завершить то или иное действие. Действием может быть как сам проект, так и один из его этапов.
Наиболее подходящим термином без использования англицизмов будет «окончательный/крайний срок». Как правило, дедлайн назначается как финальная дата работ над проектом. После истечения этого срока выполняемое действие либо теряет актуальность, либо нет, но просрочка влечёт за собой определённые последствия.
Откуда взялось слово?
От англ. deadline — можно перевести как «крайний срок». В англоязычных сообществах слово используется в качестве любого «ограничителя» по времени, но в русскоязычной среде термин пока применяется в сферах деятельности, близких к IT или творчеству.
Где сейчас используется термин?
Практически везде, где для работы действуют ограничения по времени. Это может быть связано как с особенностями производственного процесса, так и введено для удобства заказчиков. В основном это активно развивающиеся «молодые» сферы деятельности — маркетинг, IT, менеджмент, но постепенно термин становится всё более устойчивым.
Окончательный срок сдачи работ можно назвать дедлайном как в проектном бюро, так и на стройке — суть работ не имеет никакого значения.
Синонимы слова
Несмотря на то, что слово стали использовать относительно недавно, у него есть более простые и понятные для носителя русского языка синонимы:
Эти слова можно услышать в любом месте, где от сотрудников требуется выполнять какие-либо задачи на время. Это значит, что термин «дедлайн» давно используется в русскоязычном бизнесе, просто в другой форме.
Минусы ограничения времени
Дедлайны помогают организовывать сотрудников, «заставляют» их правильно планировать своё время, исходя из масштаба и объёма предстоящих задач. Это полезный инструмент, без которого работа большого коллектива невозможно — просто представьте, например, производство шоколадных конфет без ограничений по времени. Сырьё не будет готово вовремя, переход от одной стадии к другой будет замедлен, а упаковка может вовсе не приехать в цех, как и машины для доставки в места реализации.
Но есть у дедлайнов и ощутимые минусы — для некоторых руководителей они даже перекрывают плюсы:
Избежать этих минусов полностью не получится, зато можно минимизировать ущерб от них. Для этого достаточно продумать алгоритм работы для себя или коллектива в том случае, если временные ограничения не помогли или уже нарушены.
Принцип работы дедлайна
Работают установленные временные рамки просто. Схема всегда состоит из трёх неизменных составляющих:
Ограничение времени вводится для того, чтобы к нему все необходимые работы уже были выполнены. Это глобальная задача, а вот как всё выглядит в виде пошаговой инструкции:
Данные правила применимы для установки любого дедлайна, без привязки к сфере деятельности. Чем больше исполнителей работают над задачей, тем сложнее будет организационная работа.
Для чего нужен дедлайн?
Основных причин две. Первая — практическая, заключается в объективных сроках для сдачи проекта. Например, заказчик или нужды вашего собственного предприятия диктуют следующее: необходимо создать и оформить архитектурный проект к моменту начала застройки. Застройка не может быть отложена с оглядкой на ваши обстоятельства — у них есть свои дедлайны. Образовывается созависимый процесс. Строители не начнут работу без вас, а вы не получите денег за проект, если строители не начнут работу в срок. Таким образом получается естественный дедлайн — он будет равен дате, в которую должны начаться строительные работы. Назначение временных рамок здесь — сделать два последующих, связанных процесса, реализуемыми.
Вторая причина — организационная. Большинство сотрудников исполнителей не умеют рассчитывать своё время на работу, соотнося его с задачей, так как не должны. Сотрудник обязан только выполнять задачи в заданное время (за исключение случаев, где в его обязанности входит постановка сроков для себя и/или других). Если пустить всё по течению и надеяться, что каждый исполнитель самостоятельно и правильно установит себе временные рамки, можно обнаружить, что к дедлайну проект не готов даже близко.
Виды ограничения по времени и сферы применения
В зависимости от сферы применения суть термина не меняется — только форма, в которой он может реализоваться. Временные рамки применимы ко всем сферам деятельности, но есть незначительные отличия. Обычно они связаны с тем, насколько сложны выполнимые задачи, какой труд используется (ручной, творческий, интеллектуальный), как много людей задействовано и насколько важен корректный срок выполнения.
Дедлайн в рекламе и продажах
Рекламная сфера связана с многими процессами — в одной пиар-кампании может участвовать несколько десятков специалистов или даже организаций разного профиля. Соблюдать временные рамки в маркетинговом бизнесе очень важно, так как промедления или задержки могут свести на нет эффективность рекламы.
Дедлайны здесь — обычный рабочий инструмент. Мало какой заказчик рекламных материалов будет ждать и продлевать сроки — это чревато убытками. В основном временные рамки устанавливаются дизайнерам, верстальщикам, создателям контента и ответственным за полиграфию.
Крайний срок в законодательстве
Здесь значение данного термина немного меняется — не обязательно наличие каких-либо специалистов или чиновников непосредственно в рабочем процессе, чтобы установить дедлайн. В законодательстве крайний срок означает период, к котором законопроект должен быть готов к окончательному рассмотрению или внедрению.
В журналистике
Несмотря на то, что печатные издания давно ушли в прошлое, новый формат журналов и другой прессы всё равно подразумевает постоянные дедлайны. Сроки устанавливаются для всего — для создания макета, для редактуры статей, для обработки фотографий моделей или товаров. Все процессы тесно взаимосвязаны, ещё больше, чем в сфере маркетинга. Если временные рамки одного из этапов будут нарушены, то под угрозой может оказаться весь проект.
Ограничение времени у программистов
В основном программисты занимаются созданием сайтов и приложений. Что первые, что вторые — сложные комплексные задачи, которые почти невозможно выполнить в одиночку. Именно поэтому у каждого сотрудника, чем бы он ни занимался на проекте, есть временные ограничения. Например, ведущие программисты должны успеть закончить «костяк» сайта, чтобы дизайнеры смогли сдать свою работу, а контентмейкеры — свою.
В сфере управления проектами
В процессах, которые предназначены для управления другими процессами, тоже есть дедлайны и их соблюдение очень важно. Сроки устанавливаются как внутри объектов управления, так и в самой организации. Сопоставить все сроки — непростая задача, для которой может понадобиться отдельный менеджер. Сложность управления в данном случае в том, что даже идеальный руководитель никак не может отвечать за исполнителей в своих подконтрольных проектах.
В кинематографе
Кинематограф представляет из себя сложную структуру, на которой основаны несколько десятков профессий — чтобы убедиться в этом, достаточно попробовать посчитать специалистов в титрах к любому фильму. Дедлайны здесь — каждодневная обыденность. Актёрам нужно уложиться в сроки, специалистам по обработке — подготовить кадры, композитору — написать музыку ещё до начала съёмок и согласовать её. Именно поэтому в киноиндустрии за срыв сроков положены колоссальные штрафы — даже звёздам первой величины.
Временные рамки настолько типичны для кинематографа, что множество фильмов сняты на эту тему — как серьёзных, так и не очень.
Польза и вред дедлайнов
От временных сроков и ограничений никуда не уйти — они всегда были и будут во всех процессах, которые предполагают выполнение задач и тем более создание чего-либо. Но руководителю важно понимать и осознавать как пользу от рамок по времени, так и вред от них. Так получится смотреть на ситуацию более объективно и разумно распоряжаться полномочиями по управлению. Подробнее об эффективном руководителе можно почитать в статье «Эффективный руководитель»
Польза ограничение по времени
Дедлайны однозначно определяют рамки работы. Исполнитель прежде всего должен заниматься своим делом — программист программировать, дизайнер создавать концепт, экономист — составлять бизнес-план. Если сотрудник помимо выполнения своей прямой задачи будет вынужден ещё и составлять себе временной график работ, параллельно сопоставляя с графиками других, работа не только замедлится, но и сильно потеряет в качестве.
Дедлайны нужны как раз для того, чтобы таких ситуаций не было — сотрудник получает указания и начинает работу, ни на что не отвлекаясь. Для того, чтобы это обеспечить, необходимо, чтобы сроки «спускались сверху» — ими может заниматься как непосредственно руководитель, так и ответственный старший сотрудник, которому поручен контроль и организационные моменты.
Разбивка на этапы
Временные рамки не только дают исполнителям понять, как быстро им нужно работать и в каком направлении двигаться, но и помогают разбить одну большую задачу на несколько маленьких. Этот простой принцип даёт сразу несколько преимуществ:
Правильная разбивка на этапы легко может сократить сроки выполнения вдвое, а то и больше. Грамотная организация очень много значит в любом процессе.
Фокус на задаче
Когда сотрудник освобождён от необходимости планировать ту часть работы над проектом, за которую он ответственен, у него появляется возможность полностью сосредоточиться на своей задаче. Их может быть несколько, но дедлайны помогут на время отложить большинство из них и сконцентрироваться на одной конкретной, не боясь опоздать.
Плюсы очевидны — только максимальное внимание на задаче может гарантировать её качественное и своевременное выполнение. Важно понимать, что дедлайны нервируют работников только в том случае, если если они близки к просрочке. В спокойной рабочей обстановке они только помогают — понятно, сколько времени можно потратить на работу, а сколько — на всё остальное.
Необходимые ресурсы
Под словом «ресурсы» руководители нередко подразумевают только профессиональные навыки сотрудника, но на деле всё куда сложнее. Ресурсами можно считать и так называемые «человекочасы» — то, сколько времени конкретный исполнитель может потратить на работу, не теряя при этом эффективности.
Дедлайн устанавливает временные рамки и тем самым заставляет исполнителей разумно расходовать свои силы, держать баланс. Переутомляться нет смысла, так как сроки в норме должны позволять работать в спокойном, безопасном темпе. Неразумно и слишком расслабляться — окончательный срок рано или поздно наступит.
Мотивация и чувство выполненного долга
Если всё сделать правильно — то есть, выставить адекватные сроки и правильно распределить задачи, то сотрудник не только не будет страдать от дедлайна, но и будет более мотивирован выполнять работу. Человека в любой сфере его жизни раздражает неизвестность, неопределённость — то же и с работой. Доказано, что исполнители испытывают в разы больше стресса, если дать им задачу и попросить «сделать скорее», не устанавливая конкретных сроков.
Даже если сотрудник будет эффективен, выполняя это, завершённая задача будет стоить ему больших моральных усилий. С дедлайном же ситуация противоположная. Работник точно знает, когда ему нужно сдать свою работу, потому легко выделяет себе время на работу и на отдых, оставаясь при этом более заинтересованным в результате.
Вред дедлайнов
Дедлайны могут приносить рабочему коллективу или конкретному специалисту одни проблемы, если они неправильно поставлены. Худшее, что может случиться — установка некорректных сроков. Такое бывает в результате случайной ошибки, а также тогда, когда организатор рабочих процессов недостаточно компетентен.
Неправильные или слишком жёсткие дедлайны могут навредить как проекту, так и исполнителям. В первом случае сотрудники просто будут работать хуже в стрессе, что не может не отразиться на итоговом качестве работы. Во втором — у работников произойдёт эмоциональное и профессиональное выгорание. Конечно, от одного проекта в аврале этого не произойдёт, но периодическое злоупотребление возможностями исполнителей «на грани» негативно скажется на рабочих процессах в будущем.
Как правильно ставить дедлайн себе и подчиненным: 5 распространенных ошибок
Уже понятно, что неправильно составленные сроки принесут гораздо больше вреда, чем пользы — но что делать, чтобы не оказаться в такой ситуации?
Установка невыполнимых сроков
Невыполнимые задачи начинаются там, где вы и ваши сотрудники начинаете использовать для работы время, которое предназначено для отдыха и прочих занятий. Ситуации бывают разными и нередко приходится поставить не совсем комфортные сроки, чтобы сдать проект в срок, но такое ни в коем случае не может быть нормой. Необходимо заранее определять, сколько времени по-максимуму займёт работа.
Игнорирование мнения подчинённых и сторонних исполнителей
Исполнители отлично знают пределы своих возможностей. Если отдел твердит, что сроки нереальны, лучше сделать всё возможное, чтобы прийти к компромиссу. Даже если проект, который сдавался в напряжённой обстановке досады и усталости, будет удачным, дальнейшие отношения с коллективом могут быть испорчены.
Отсутствие маленьких задач внутри больших
Не бойтесь кучи маленьких пунктов — это наиболее выгодная и простая стратегия, когда нужно сделать что-то масштабное. Даже если вы работаете один или исполнитель выполняет задачу в одиночку, «раздробить» большое задание нужно — так процесс идёт быстрее, а уровень стресса остаётся довольно низким.
Установка временных лимитов без запасов
Это не всегда возможно, но если перед вами стоит выбор — сэкономить немного времени или добавить его исполнителям, выбирайте второй вариант, не раздумывая. Это нужно не только для того, чтобы поднять моральный дух коллектива, но и для предотвращения ЧП.
Установка сильно разнящихся по длительности сроков для проектов
Конечно, для каждого проекта характерны свои сроки, но постарайтесь задать хотя бы приблизительно схожие временные рамки — например, месяц для масштабных задач и дни/недели для небольших. Так вырабатывается определённый темп работы, а также сотрудники будут знать, чего им ожидать (примерно). На знакомые события мозг реагирует более благосклонно, а значит, уровень стресса будет низким.
Что делать, если сотрудник регулярно нарушает дедлайн: 5 советов руководителю и рекомендации сотруднику
Разовый срыв сроков может случиться с любым, даже самым ответственным сотрудником, но что делать, если такое происходит регулярно? Простой ответ «перевести» или «уволить», а также другие карательные меры далеко не всегда эффективны.
5 советов для руководителя:
Крайне редко сотрудники срывают сроки осознанно и по своей воле — обычно это происходит под влиянием обстоятельств или является следствием неправильного тайм-менеджмента. Работник легко может избежать выхода за временные рамки дедлайна, если:
Последствия срыва крайнего срока
Основная проблема, которая исходит от срыва сроков — это недовольство заказчика. Если конкретного заказчика нет, то в его роли легко может выступать рынок, на котором реализуется товар, услуга или контент, являющийся результатом проекта. В зависимости от особенностей заказа, в случае просроченного дедлайна проект может стать не актуальным, а соответственно, не будет оплачен.
Есть и менее неприятные варианты развития событий. Например, проект оплатят, но дальнейшие заказы поступать не будут — фирме предпочтут более ответственных исполнителей. Также возможны такие последствия как негативные отзывы — прямые репутационные потери.