заверить документы что это значит

Как заверить копии документов «должным образом» или «надлежаще»

Не ошибемся, если скажем, что нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов для представления в налоговую, в страховые фонды, для выдачи работникам или учредителям. При этом от бухгалтера требуется заверить эти копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что это означает?

Подтвердить расходы – копия или оригинал

Чтобы подтвердить расходы, можно использовать не только оригиналы, но и копии документов. Это должны быть копии, заверенные в установленном порядке. Такой порядок прописан в ГОСТах. Но нужно быть осторожным. Почему?

Копия документа — это экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Заверенной копией является такая, на которой проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Это установлено ГОСТом Р 7.0.8-2013, утвержденным приказом Росстандарта от 17 октября 2013 года № 1185-ст.

Копии первичных документов можно принять к учету только при условии их надлежащего заверения уполномоченными лицами и при наличии уважительной причины временного отсутствия оригиналов (ч. 8 ст. 9 Закона о бухучете).

Как заверить копии документов

В заверенной по всем правилам копии под реквизитом «Подпись» должны быть указаны:

Заверительная отметка может быть рукописной или в виде штампа. Кроме того, в ней должна быть надпись о месте хранения оригинала:

И все это должно быть заверено печатью.

Если копия оформлена именно так, то ее можно принять к учету. Об этом напоминал Минфин России еще в письме от 22 апреля 2019 года № 03-11-11/28986.

Принятие к учету для целей налогообложения не заверенных в установленном порядке копий «первички» создает существенный риск возникновения разногласий с контролерами. Это подтверждает и сложившаяся судебная практика.

Читайте в бераторе

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Источник

Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

от 7 августа 2014 г. N 03-02-РЗ/39142

В связи с поступающими обращениями по вопросу о заверении копий документов, представляемых в налоговые органы, Минфин России разъясняет следующее.

В соответствии с подпунктами 23 и 25 пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Согласно пункту 3.26 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 N 65-ст, при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются: заверительная надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения.

Необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий документов налогоплательщика, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы.

Таким образом, могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом.

При этом при прошивке многостраничного документа необходимо:

обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в пошивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;

исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;

обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);

осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты: «Подпись», «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Указанный лист должен содержать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов» (количество листов указывается словами).

При этом с целью обеспечения прав налогоплательщиков и контроля ими выполнения налоговыми органами ограничения на повторное истребование документов, предусмотренного пунктом 5 статьи 93 Кодекса, налогоплательщикам рекомендуется представлять истребуемые документы с сопроводительным письмом и описью представляемых документов.

Источник

Как заверить договор у нотариуса

И сколько это стоит

В некоторых случаях простого письменного договора недостаточно — закон требует обязательного нотариального удостоверения. Иногда стороны договора сами решают не ограничиваться своими подписями и идут в нотариальную контору — даже если по закону это не обязательно.

У нотариально заверенного договора есть несколько преимуществ перед обычным письменным документом. Минус тоже есть: за заверение придется дополнительно заплатить.

Расскажем, зачем идти к нотариусу и когда заверять договор обязательно по закону.

Что такое нотариальное заверение договора

Корректнее процедура называется нотариальным удостоверением договора — это проверка законности сделки нотариусом или лицом, исполняющим его обязанности. Нотариус должен убедиться, что у сторон есть право подписать договор и что этот договор не нарушает их права. Стороны должны четко выразить свою волю в заверяемом документе и подписать его при нотариусе.

В законе есть перечень сделок, для которых нотариальное удостоверение обязательно, — остальные могут быть заверены по желанию сторон.

Если по закону удостоверение договора обязательно, а стороны к нотариусу не пошли, сделка будет считаться ничтожной и не будет нести никаких юридических последствий. То есть ее как будто не было.

Если один участник договора полностью или частично выполнил действия по договору, а второй отказался идти к нотариусу, первый участник может пойти в суд и потребовать признать сделку действительной без удостоверения. При положительном решении суда последующее нотариальное заверение сделки не потребуется.

Участник договора, который необоснованно отказывается идти к нотариусу, должен возместить другому убытки из-за задержки совершения или регистрации сделки.

Преимущества нотариального заверения договора. Если стороны заключают договор, для которого нотариальное удостоверение обязательно, визит к нотариусу — единственный способ заключить такой договор. В остальных случаях участники договора сами решают, заверить договор у нотариуса или ограничиться обычным письменным документом.

Заверенный договор дает участникам больше правовой защиты, потому что нотариус:

Нотариус должен засвидетельствовать, что стороны подписывают договор добровольно и находятся в адекватном психологическом состоянии.

Если кто-то из участников договора потеряет свой экземпляр подписанного документа, он всегда сможет получить у нотариуса дубликат. Он будет иметь такую же юридическую силу, как и подлинник.

Если заверяется договор купли-продажи недвижимости, нотариусы могут предложить удобную и безопасную форму расчета между покупателем и продавцом — через депозит нотариуса. Покупатель внесет деньги на специальный банковский счет — депозит нотариуса, — а нотариус перечислит деньги продавцу, когда будет зарегистрирован переход права.

Дополнительное преимущество нотариального удостоверения сделок с недвижимостью — сокращенные сроки государственной регистрации. Нотариус сам подает документы в Росреестр. Если документы подаются в электронном виде, срок регистрации сокращается до 1 дня, если в бумажном — до 3 дней. Когда участники сделки самостоятельно обращаются за регистрацией в Росреестр или МФЦ, срок регистрации составляет 7—9 дней соответственно.

Еще нотариально удостоверенный договор намного сложнее оспорить в суде, поскольку при сделке присутствовал незаинтересованный свидетель. Нотариус сможет подтвердить, что участники действовали без принуждения, полностью понимали смысл своих действий и их последствий и подписывали договор собственноручно.

Какие договоры подлежат обязательному заверению у нотариуса

По закону обязательному нотариальному удостоверению подлежат:

Закон может установить обязательное нотариальное удостоверение и для других сделок. Кроме того, обязательному заверению подлежат сделки, в которых стороны договорились о нотариальном удостоверении.

Также придется обратиться за заверением договора, который оформлен в связке с основным нотариально заверенным договором. Это, например, предварительный договор, соглашение об уступке требования, договор залога в обеспечение исполнения обязательств.

Как заверить договор

Чтобы заверить договор, необходимо обратиться в нотариальную контору. Можно выбрать любого нотариуса — чаще всего участники договора обращаются к тем, что располагаются недалеко от дома или работы, чтобы не тратить время на дорогу.

Если сами готовите проект договора, проследите, чтобы его текст соответствовал нормам действующего законодательства.

Если хотите, чтобы договор составил нотариус, приготовьтесь подождать: сначала надо предоставить документы, затем нотариус составит проект договора, вы с ним ознакомитесь, и только после этого договор можно подписать. Разные нотариусы тратят разное время на подготовку проекта договора: кто-то делает документ в тот же день, другим нужно несколько дней.

Время ожидания также зависит от документов и информации для заключения и заверения договора. Подписать и удостоверить договор вы сможете только после того, как нотариус получит все необходимые сведения.

В процессе удостоверения сделок нотариус последовательно совершает такие действия:

Для установления личности заявители могут предъявить нотариусу один из следующих документов:

В некоторых случаях нотариус передает удостоверенный договор на государственную регистрацию. Например, если нужна регистрация прав на недвижимое имущество. Или если удостоверяется договор об отчуждении доли или части доли в уставном капитале ООО или акцепт безотзывной оферты.

Документы для заверения договора у нотариуса. При удостоверении разных сделок могут потребоваться разные документы, например:

Особенности оформления. При нотариальном удостоверении сделок по отчуждению недвижимости правообладателю не обязательно предоставлять правоустанавливающие документы, если соответствующие сведения внесены в ЕГРН.

Стороны могут попросить нотариуса подать за них все необходимые документы в Росреестр, чтобы зарегистрировать право и переход права в ЕГРН.

Если интересы кого-то из участников договора представляет доверенное лицо, нотариус сам установит, не была ли отозвана доверенность.

Получается, нотариальное заверение упрощает оформление сделки.

Сколько стоит заверение договора у нотариуса

Стоимость услуг нотариуса складывается из пошлины за совершение нотариального действия и стоимости услуг правового и технического характера. Размер пошлины зависит от действия.

Если договор удостоверяется по собственному желанию, стоимость услуг нотариуса будет зависеть от степени родства сторон договора и от цены продаваемого объекта.

Сколько стоит удостоверить сделку по отчуждению квартиры в 2019 году

Технические работы будут стоить 6—8 тысяч рублей.

Кто оплачивает стоимость нотариального заверения договора. В законе нет указания, кто из участников договора должен нести расходы на заверение сделки. Поэтому стороны в каждом случае договариваются так, как удобнее им. Пошлину может оплатить один из участников или оба: пополам или в любой другой пропорции.

Можно ли занизить сумму сделки, чтобы меньше заплатить нотариусу. В этом случае может получиться немного сэкономить на пошлине, но появится риск потерять больше денег в будущем. Если договор оспорят, сторонам вернется то, что было прописано в договоре.

Например, по договору купли-продажи квартиры покупатель заплатил продавцу 5 млн рублей, а в договоре стороны указали цену в 2 млн. Потом сделку оспорили внезапно появившиеся наследники. Продавец вернет покупателю только 2 млн рублей: стороны указали в договоре эту сумму и поставили свои подписи, а нотариус удостоверил эти подписи и, соответственно, волю сторон.

Можно ли принести нотариусу свой договор и не платить за составление. Вы вправе прийти к нотариусу со своим проектом договора. Он должен полностью соответствовать нормам действующего законодательства: если в договоре допущена ошибка или неточность, нотариус вправе отказать в удостоверении документа.

Нотариус не может отказаться удостоверить договор, только чтобы заставить воспользоваться дополнительными техническими услугами. В этом случае можно потребовать от нотариуса письменно изложить причины отказа в постановлении об отказе совершить нотариальное действие. Такое постановление нотариус обязан вынести в течение 10 дней после обращения к нему за какой-либо услугой. Если причина не соответствует действительности, отказ можно обжаловать в суде, а также написать жалобу на нотариуса в нотариальную палату.

Здравствуйте. Попрошу не вводит людей в заблуждение по поводу того, что нотариус не должен брать за технические услуги в случае предоставления собственного проекта договора. Возможно вы опирались на старую судебную практику, в которой, действительно, присутствовали решения, где нотариуса обязывали удостоверить сделку без уплаты услуг технического характера. Однако в Основы законодательства о нотариате были внесены изменения в ст 22. Был добавлен 6 абзац, которой говорит о том, что частный нотариус в любом случае взымает плату за услуги правового и технического характера.
Поэтому прошу внести изменения в статью, чтобы избежать лишних судебных тяжб для людей.

Да.
И четвертое: на тему того, что можно пойти к любому нотариусу на свой выбор.
Это тоже не совсем так, если договор касается недвижимости. Только к нотариусу того региона, где расположена недвижимость (или один из объектов в случае мены, раздела и пр.).

Алексей, не соглашусь с Вами) В октябре 2019 года мы с мужем купили квартиру в своем районе, а к нотариусу ездили на другой конец города, в тот район, где бывшие собственники на тот момент проживали. Им было удобнее так.

Источник

Представление копий документов в ответ на требования налоговых органов

Истребование документов – наиболее распространенное мероприятие налогового контроля. Для налогоплательщика исполнение требования достаточно затратная процедура: необходимо найти оригиналы документов, изготовить копии, заверить, отправить их в налоговый орган.

Представлению копий документов по требованию налогового органа, а также изменениям в порядке представления документов на бумажном носителе посвящено интервью с Сергеем Разгулиным, действительным государственным советником РФ 3 класса.

Можно ли в ответ на требование представить подлинники документов?

Налоговым кодексом РФ не предусмотрено исполнение требования о представлении документов посредством выдачи подлинников документов.

Изъятие подлинников документов регламентируется статьей 94 НК РФ. Форма постановления о производстве изъятия документов и предметов утверждена приложением № 23 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@.

Вместе с тем, если запрашиваемые документы представлены в виде оригиналов в установленный срок, то основания для привлечения налогоплательщика к ответственности за неисполнение требования отсутствуют.

Но исполнять требование подобным образом не нужно.

Из пункта 5 статьи 93 НК РФ следует, что документы, ранее представленные в налоговый орган в виде подлинников, должны быть возвращены проверяемому лицу. При этом НК РФ не содержит срока возврата таких документов.

После возврата подлинников налоговый орган вправе вновь их истребовать у налогоплательщика, так как запрет на повторное истребование документов в данном случае не применяется.

Что означает представление документов в виде заверенных копий?

Пункт 2 статьи 93 НК РФ включает следующие формы представления истребуемых документов:
— на бумажном носителе;
— в электронной форме, если они составлены по установленным ФНС форматам.

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (подпункт 25 пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Нотариальное удостоверение копий документов не требуется, если иное не предусмотрено законодательством.

Для процедуры заверения копий документов используются положения ГОСТ, что подтверждается судебной практикой (в частности, обзор судебной практики Верховного Суда за первый квартал 2012 года, утвержденный Президиумом Верховного Суда 20.06.2012).

В соответствии с приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст с 1 июля 2018 года введен в действие новый «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения ее соответствия (выписки из документа) подлиннику. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает:
— слово «Верно»;
— наименование должности лица, заверившего копию;
— его собственноручную подпись;
— расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
— дату заверения копии (выписки из документа).

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Как заверить документ, в котором больше одной страницы?

Изготовленную копию многостраничного документа целесообразно прошить, пронумеровать и заверить в целом. Для этого на оборотной стороне последнего листа помимо прочих реквизитов проставляется надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано _____ листов» (количество листов указывается словами).

Из копий заверенных документов можно сформировать подшивку. При этом должна сохраниться возможность свободного чтения текста документа, возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке.

Налогоплательщик мог получить налоговые претензии в случае, если была заверена подшивка, а не копия каждого документа. Поскольку только при заверении каждого отдельного документа его допустимо использовать в качестве подтверждения обстоятельств по делу о налоговом правонарушении (постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09).

Однако отметим, что Минфином было выпущено письмо от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336, из которого, при желании, можно сделать вывод о допустимости представления документов в виде сшива документов.

Кроме того, есть примеры судебных актов, в которых признавалось, что действия налогоплательщика по своевременному представлению подшивки документов не образуют состава правонарушения, так как не являются отказом от представления документов (непредставления документов). Такой подход отражен в частности, в постановлении ФАС Центрального округа от 01.11.2013 по делу № А54-8663/2012, постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 24.08.2012 по делу № А75-10184/2011.

Что изменилось в порядке изготовления копий документов?

В 2016 году ФНС было наделено полномочием по утверждению требований к нумерации и сшиву листов документов, представляемых на бумажном носителе (пункт 2 статьи 93 НК РФ).

В настоящее время требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе, утверждены приложением № 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@.

С учетом статьи 5 НК РФ требования к оформлению документов, представляемых в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных копий, подлежат применению с 25 января 2019 года.

Именно Требованиями, а не ГОСТом нужно руководствоваться при представлении копий документов в налоговые органы.

Как с указанной даты нужно представлять копии документов на бумажном носителе?

Требования предусматривают, что листы документов объединяются в том, объем которого не более 150 листов. При большем количестве листов формируется следующий том и так далее. Исключением является документ, содержащий более 150 листов. Такой документ составляет отдельный том (независимо от количества листов).

Каждый лист документа нумеруется сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы.

Нужно ли заверять каждый отдельный документ?

В Требованиях говорится о том, что прошивается и заверяется каждый том документов, то есть заверять отдельно каждый документ в сшиве не нужно.

На оборотной стороне последнего листа (сшива) размещается наклейка, заклеивающая место связки нитей прошива. Заверительная надпись на этой наклейке включает должность лица в организации, личную подпись, ФИО, количество листов (цифрами и прописью), дату.

Нужно ли заверять копии документов печатью?

В Требованиях отсутствует указание на проставление печати на заверительной надписи.

Это объясняется, в том числе тем, что общество с ограниченной ответственностью вправе иметь печать (статья 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Обязанность общества использовать печать может быть предусмотрена федеральным законом. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.

Аналогичный подход отражен и в законе «Об акционерных обществах».

Положения Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X, предметом регулирования которого является порядок выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан, не могут рассматриваться в качестве обязанности общества иметь и использовать печать во взаимоотношениях с налоговыми органами.

Таким образом, если правом иметь печать общество не воспользовалось, то изготовление копий документов может проводиться без заверения их печатью.

Документы, представляемые в налоговые органы, с 7 апреля 2015 года принимаются вне зависимости от наличия (отсутствия) печати в них (письмо ФНС от 05.08.2015 № БС-4-17/13706).

Обязательно ли налогоплательщиком должно составляться сопроводительное письмо к представляемым документам?

Минфин рекомендовал представлять копии документов с сопроводительным письмом и описью представляемых документов (письмо от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142).

Положения пункта 5 статьи 93 НК РФ в редакции Федерального закона от 03.08.2018 № 302-ФЗ фактически закрепили наличие письма налогоплательщика, которое сопровождает представление копий документов.

В требованиях, утвержденных приказом ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@, наличие сопроводительного письма указывается как обязательное условие. В таком письме указываются дата и номер требования о представлении документов, количество листов (с учетом всех томов).

Также в самом сопроводительном письме или в отдельной описи должны быть перечислены представляемые документы.

В наличии такого сопроводительного письма заинтересован сам налогоплательщик, поскольку оно позволит ему подтвердить первоначальное представление документов при получении требования об их повторном представлении.

А если копии будут не заверены?

Риск привлечения к ответственности существует, если налогоплательщик в нарушение требований законодательства, предписывающих представлять заверенные копии, представит незаверенную. В том числе, например, если заверит документ не личной подписью, а факсимиле. Заверенные таким образом документы не будут рассмотрены налоговым органом как надлежащие копии (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 19.01.2015 № Ф03-5752/2014).

В случае представления незаверенных копий налогоплательщик может столкнуться с тем, что налоговый орган составит акт об обнаруженном правонарушении, предусмотренном статьей 126 НК РФ, повторно запросит документы (особенно, если в представленных незаверенных копиях им найдены ошибки).

Как представляются копии документов на бумажном носителе?

Способами представления истребуемых документов являются личное представление, представление через представителя, направление документов по почте заказным письмом.

Налогоплательщику также рекомендуется сохранять доказательства представления документов (информации). Это может быть:
— расписка налогового органа в получении истребуемых документов по описи;
— почтовая документация в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи от 31.07.2014 № 234.

При представлении документов в электронной форме по ТКС таким документом является квитанция о приеме, подписанная электронной подписью должного лица налогового органа.

В случае истребования документов в ходе проверки, которая проводится на территории налогоплательщика, может ли налогоплательщик, изготовив копии, предоставить их в распоряжение налогового органа на своей территории?

Строго говоря, такого способа исполнения требования в НК РФ не содержится.

Судебная практика исходит из системного толкования статей 89 и 93 НК РФ: истребованные документы должны быть представлены по месту проведения проверки. Данное условие выполняется:
— при проведении проверки на территории налогоплательщика;
— при представлении документов по месту проведения проверки, где согласно статье 89 НК РФ должны находиться должностные лица налогового органа;
— при получении инспекцией письма налогоплательщика о готовности истребуемых документов.

При наличии этих обстоятельств обязанностью проверяемого лица является обеспечение для налогового органа возможности своевременного получения документов (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 18.02.2013 по делу № А29-4831/2012, постановление ФАС Московского округа от 05.06.2013 № А40-78313/12-91-433).

Но информирование налогового органа о подготовке копий документов и их нахождении на территории налогоплательщика не является надлежащим исполнением требования о представлении документов, если проверка приостановлена (определение Верховного Суда от 09.02.2015 № 304-КГ14-7880).

В письме ФНС от 07.08.2015 № ЕД-4-2/13892@ сказано, что в период приостановления проверки налогоплательщик должен представить документы в тот налоговый орган, который указан в требовании о представлении документов (информации).

Обязательно ли представлять на бумаге документы, которые были составлены в электронном виде?

Если истребуемые документы составлены в электронной форме по установленным ФНС форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган по ТКС в порядке, установленном приказом ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

Когда истребуемый документ составлен в электронной форме не по установленным ФНС форматам, представление документа на бумажном носителе производится в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании оригинала документа электронной подписью.

Для каких документов утверждены форматы?

Возможность представления документов в xml-формате установлена для следующих документов:
— счет-фактура, корректировочный счет-фактура, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок, дополнительный лист книги покупок, книга продаж, дополнительный лист книги продаж (форматы утверждены приказами ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@, от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@, от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@);
— документ о передаче товаров при торговых операциях (формат утвержден приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@);
— документ о передаче результатов работ, документ об оказании услуг (формат утвержден приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@);
— акт приемки-сдачи работ (услуг), товарная накладная (ТОРГ-12), счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передачи имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру, корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру.

В виде сканированных образов могут быть представлены:
— договор (соглашение, контракт), в том числе дополнения (изменения);
— спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости);
— акт приемки-сдачи работ (услуг);
— счет-фактура, в том числе корректировочный;
— товарно-транспортная накладная;
— товарная накладная (ТОРГ-12);
— грузовая таможенная декларация/транзитная декларация, в том числе добавочные листы к ним.

В одном комплекте документов могут быть направлены как xml-файлы, так и скан-образы (письмо ФНС от 23.12.2016 № ЕД-4-15/24784).

Документы, представляемые в электронной форме по ТКС, должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.

Электронный документооборот между налогоплательщиками и налоговыми органами значительно расширен.

На практике прием документов в виде скан-образов по ТКС в электронной форме осуществлялся налоговой инспекцией с использованием типа документооборота «Обращение».

С 15 января 2018 года приказом ФНС от 27.12.2017 № ММВ-7-6/1096@ введен формат документа, необходимого для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах (утвержден приказом ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@).

Данный формат обеспечивает направление в электронной форме документов как в виде xml-файлов, так и в виде скан-образов документов в ответ на требование налогового органа о представлении документов (письмо ФНС от 03.04.2018 № ЕД-4-15/6280@).

Код вида документа указывается в соответствии со Справочником, утвержденным приказом ФНС от 27.10.2016 № ММВ-7-6/583@.

Источник