Электронный архив что это такое

ECM-ликбез, часть 1: электронный документооборот и электронный архив

Одной из характерных тенденций наших дней является переход на электронный документооборот и электронное хранение документов. Многие организации сталкиваются с проблемой выбора и внедрения ECM-систем. В актуальной ситуации осуществить правильный выбор очень непросто. Содержательные аналитические публикации по ECM-проблематике на русском языке практически отсутствуют. Львиную долю имеющихся публикаций составляет реклама без намека на какую-либо аналитику. Конечно, в Интернете можно найти немало материалов на иностранных языках. Но здесь возникает еще одна трудностью: большинство терминов из области ECM не имеют точных эквивалентов в русском языке, а единого мнения относительно вариантов их перевода еще не сложилось. Отсутствие единой терминологии только способствует различным спекуляциям и маркетинговым ухищрениям.
Все описанные выше моменты стали для нас еще более очевидными, когда мы начали публиковать статьи по ECM-проблематике в своем блоге и получать обратную связь от читателей.
Осознав всю сложность данной ситуации, мы решили подготовить специальный цикл статей, представляющий собой своеобразный ECM-ликбез. И прежде чем говорить о проблемах ECM, необходимо прояснить основные понятия.

В зарубежных публикациях по проблемам ECM и документоведения различие между document и record является одним из основополагающих. В то же время в русских переводах различие это зачастую игнорируется. Английские document и record в большинстве случаев передаются одним и тем же словом «документ», что порой создает дополнительные сложности в понимании переводных текстов. Возникает вопрос: почему авторы зарубежных работ проводят данное различие?
Чтобы разрешить все проблемы, необходимо прояснить значение и особенности употребления двух терминов — document и record.
Для начала обратимся к словарям. Русское «документ» и английское document восходят к латинскому documentum — образец, свидетельство, доказательство. Английское слово record восходит к латинскому recordare — “помнить».
В Вебстерском словаре английского языка значение термина document разъясняется следующим образом: an original or official paper relied on as the basis, proof, or support of something (подлинная или официальная бумага, которая используется для обоснования, доказательства или поддержки чего-либо).
Слово record получает в этом словаре следующее определение: something that recalls or relates past events (то, что вызывает воспоминания о событиях прошлого или каким-то образом связано с этими событиями). Интересно, что в тексте этой же словарной статьи выделяются еще такие значения слова record: a body of known or recorded facts about something or someone especially with reference to a particular sphere of activity that often forms a discernible pattern (совокупность известных или зафиксированных фактов о чем-то или ком-то, как правило, относящихся к определенной сфере деятельности и определенным образом систематизированных) и a collection of related items of information (as in a database) treated as a unit (совокупность связанных единиц информации (как в базе данных), рассматриваемых как единое целое).

Во всех описанных случаях употребления слова record можно выделить один общий момент: оно употребляется для обозначения свидетельства о событиях прошлого. Документ также может использоваться в качестве свидетельства о прошлом. Но в то же время многие документы выступают в качестве свидетельства о событиях, происходящих в настоящий момент, или о событиях, которые должны произойти в будущем. Документы, соотнесенные с настоящими и будущими событиями, могут претерпеть изменения. Записи же, свидетельствующие об уже произошедших событиях, не могут быть подвергнуты никаким изменениям. В стандартах ISO 15489 и MoReq2 понятие «запись» (record) определяется так: Информация, создаваемая, получаемая и поддерживаемая организацией или частным лицом в качестве свидетельства в соответствии с требованиями закона или бизнеса)(Information created, received, and maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business. )
Визуально различия между документом (document) и записью (record) можно отобразить на схеме жизненного цикла документа:

По факту получения всех согласований и виз документ приобретает окончательный вариант и становится записью.
Некоторые документы вполне могут быть рассмотрены как записи: например, акт выполненных работ или квитанция о внесении платежа.
В то же время в качестве записей могут выступать носители информации, не являющиеся документами в традиционном смысле слова: графические изображения, аудио- и видеозаписи, и т. п. — например, фото с выставки, видео и электронная презентация доклада на конференции, диктофонная запись переговоров с клиентом.
Различия между документом и записью можно суммировать в виде следующей небольшой таблицы:

На основе проделанного анализа можно заключить, что документ (document) и запись (record) являются объектами различных типов, и работа с ними должна основываться на различных подходах. Соответственно, для работы с каждым типом объектов должна осуществляться при помощи специализированного ПО — систем управления документами (document management systems) и систем управления записями (records management system).

Электронный документооборот и электронный архив

В русском языке термин «система управления записями» пока не прижился. И управление документами, и управление записями в большинстве публикаций на русском языке обозначаются термином «электронный документооборот». Само понятие «документооборот» подразумевает, однако, что документы подвергаются постоянным изменениям. Программное средство, позиционируемое как система электронного документооборота, должно быть нацелено на автоматизацию всех оперативных процессов по работе с документами.
Для обозначения программных средств, предназначенных для защищенного структурированного хранения, в России получил достаточно широкое распространение другой термин — «электронный архив». В нашей стране этот термин используется не в том значении, в каком он обычно используется за рубежом..В англоязычных источниках понятие archiving означает прежде всего долгосрочное сохранение (long-term preservation) — обеспечение постоянного доступа к документу, независимого от смены технологий. В нашем случае понятие «электронный архив» скорее является синонимом системы управления записями. В отличии от систем электронного документооборота, в системах электронного архива основной акцент делается все-таки на другом: на автоматизации хранения бизнес-значимых (т. е. свидетельствующих об активности организации и выступающих в качестве записей) документов. Следует также отметить, что системы электронного архива рассчитаны на работу со значительно большими (по сравнению с системами электронного документооборота) объемами информации и обладают более развитыми инструментами для ее поиска и извлечения.

Описанные выше различия отражены и в стандарте MoReq2:

Можно провести аналогию между выбором ECM-системы и выбором автомобиля: для перевозки тяжелых грузов, конечно, можно использовать легковой автомобиль, но в конечном счете это будет очень малоэффективным и затратным; да и зачем это делать, если существуют грузовые автомобили, приспособленные наилучшим образом для транспортировки тяжелых крупногабаритных грузов? Системы электронного архива «заточены» под достаточно узкий класс задач — но в то же время во много благодаря этой узкой специализации они находят применение в самых широких областях.
Говоря о собственной системе электронного архива мы, основываясь на изложенном выше подходе, отмечаем, что она относится к классу ECM-систем, но в то же время не является системой электронного документооборота: она предназначена для решения иных (по сравнению с теми, для которых обычно используются СЭД) задач. Проведение четкого различия между двумя классами объектов и двумя соответствующими им классами систем позволяет рассмотреть под новым углом многие проблемы из области ECM. Такое рассмотрение и будет осуществлено в наших последующих публикациях.

Источник

Электронный архив: функции, преимущества, отличия

Электронный архив представляет собой информационную систему, которая предоставляет многопользовательский доступ к электронным документам. Электронный архив призван выполнять следующие функции:

Электронный архив и документооборот

Стоит отметить, что электронный архив и электронный документооборот – не взаимозаменяемые понятия, скорее, они служат в качестве дополнения друг друга. Функции, которые выполняют эти системы, можно сравнить с функциями бумажного архива и документооборота. Данные системы имеют одно основное отличие: архив используется для хранения и поиска информации, менять которую не нужно.

Поэтому можно выделить следующие отличия хранения информации в электронном архиве от документооборота:

Преимущества электронного архива документов

Создавать электронный архив документов следует по следующим причинам:

1. Удобство. С электронной копией документа намного проще работать: ее легко печатать, пересылать, копировать, а также использовать информацию из нее в других документах.

2. Простота поиска. В электронном архиве документов намного проще и быстрее найти нужную информацию.

3. Сохранность. В электронном архиве пользователь работает с копией документа, а потому в отличие от бумажного архива не имеет возможности повредить или утерять оригинал. Кроме того, бумага со временем изнашивается, чего нельзя сказать об электронной копии.

4. Доступное резервирование. Электронный архив документов дает 100%-ную гарантию, что в чрезвычайных ситуациях вся ваша информация останется в целости и сохранности. Резервирование электронного архива занимает немного времени и обходится намного дешевле, чем резервирование бумажных документов.

5. Экономия времени. Пользователю не нужно тратить время, чтобы идти на склад и долго искать определенный каталог и информацию в нем. В электронном архиве нужный документ можно найти за считанные минуты.

Все эти преимущества делают создание электронного архива документов все более популярной услугой.

Источник

Что такое электронный архив?

Как формируется электронный архив

Формирование электронного архива осуществляется путем последовательного сканирования и перевода в цифровой формат бумажного архива организации. Путем сканирования, с каждого бумажного документа снимается его цифровая копия для архива. Бумажные документы после создания электронного архива могут быть использованы организацией по своему усмотрению, как правило, затем они хранятся по дальше от офиса компании Это позволяет сэкономить значительные суммы на содержания документов.

Где хранится электронный архив?

Полученные в результате сканирования цифровые финальные версии каждого документа могут размещаться:

Для обеспечения гарантированной сохранности документов, вне зависимости от срока их хранения и исключения риска порчи, морального или физического старения носителя, создаются резервные копии архива.

Как просматривать и читать

Для воспроизведения электронных файлов используется специальное программное обеспечение, обладающее возможностью управлять цифровым контентом архива. В качестве аппаратного обеспечения для просмотра материалов электронного архива, выступает компьютер с монитором, на который выводится изображение документов для их чтения.

Особенности и преимущества

Все файлы в электронном архиве хранятся в структурированном виде, что позволяет администратору выполнять мгновенный и удобный поиск документов, вести их учет, описание, контролировать историю использования. Система защиты архива не допускает несанкционированного доступа к базе данных, а так же изменения и удаления документов.

Источник

Электронный архив что это такое

В девяностые годы прошлого века созрела необходимость автоматизации бухгалтерского учета. И тут же появились аппаратные и программные средства, которые с успехом решили эту задачу.

В наше время автоматизация на предприятиях различных отраслей является не только возможностью, но и необходимостью для тех организаций, которые хотят быть первыми в конкурентной борьбе и знают, как этого достичь. Внедрение системы электронного документооборота – это тот базис, на котором будет строиться вся автоматизация бизнес процессов предприятия, и от того, насколько этот базис будет компетентным, гибким, доступным необходимым изменениям и дополнениям, будет зависеть очень многое.

Когда необходимо внедрять систему электронного документооборота на предприятии

Правильный ответ – вчера. Если на предприятии еще нет СЭД, значит, Вы уже отстаете. Информационные потоки по значимости сравнимы с материальными, а в некоторых случаях и превосходят их по важности. Следовательно, информацию необходимо оперативно собирать, надежно хранить, анализировать по большому количеству аргументов и т. д. Эффективная работа при этом возможна, только когда документы представлены в электронном виде, то есть в СЭД.

Система электронного документооборота – как правильно выбрать

Не стоит основывать свой выбор только на рекламных презентациях фирм-разработчиков.

Выбор конкретной СЭД системы – дело очень ответственное. Вот несколько рекомендаций, которые помогут сделать осознанный выбор:

1. Первый шаг – необходимо определить, какие задачи нужно автоматизировать в первую очередь.

2. Исходя из этого, изучите максимальное количество предложений разработчиков. Причем надо учитывать, что со временем придется добавлять новые модули с дополнительным функционалом. Ориентиром здесь может служить линейка продуктов IRM Doc – системы электронного документооборота.

3. Обратитесь к независимому специалисту, чтобы он проинспектировал выбранную Вами СЭД и выдал заключение об ее соответствии Вашим требованиям.

4. Перед покупкой установите СЭД в своей организации и протестируйте ее. Серьезные и ответственные организации, такие, например, как АО «НТЦ ИРМ», оказывают своим клиентам такую услугу.

Внедрение СЭД: определяем сроки и стоимость

Срок внедрения зависит от нескольких факторов:

Согласитесь, что установить АРМ секретаря можно за одну неделю. Внедрение системы ERPс множеством АРМ, расположенных в разных концах предприятия может занять время до года.

Чем больше количество серверов и АРМ, задействованных в электронном документообороте, тем больше времени потребуется на внедрение и отладку оборудования, а также на обучение персонала. Электронное хранилище документов, его установка, отладка и наполнение контентом, также внесет свою лепту в увеличение сроков внедрения.

3. Кастомизация (настройка) СЭД.

Чем гибче система (адаптация под требования заказчика производится настройкой программного обеспечения), тем меньше времени понадобится для внедрения системы.

Стоимость СЭД также зависит от ряда факторов:

СЭД одного класса имеют примерно одинаковую стоимость. Поэтому, если поступило предложение о приобретении СЭД, а цена у нее сильно отличается от аналогов в ту или иную сторону, лучше отказаться от такой системы.

Самый важный этап при установке СЭД – это ее внедрение. Не стоит экономить на этом шаге. Именно внедрение главным образом влияет на эффективность работы системы электронного документооборота. Некоторые фирмы делают скидку на этап внедрения, при условии, что в дальнейшем им поручат работы по техническому обслуживанию и сопровождению системы. Такой подход к клиентам практикует, в частности, АО «НТЦ ИРМ».

Электронный архив – это файловая система, предназначенная для хранения электронных документов.

Основные функции электронного архива:

Как правило, электронные архивы и хранилища данных построены по следующему принципу: документы в них находятся в неструктурированном виде (текстовые файлы, графические файлы, электронные таблицы и т. д.), которые, в свою очередь, сопровождаются карточкой документа со структурированным описанием.

Подходы к организации хранилищ данных

До недавнего времени существовало два основных подхода к организации хранилищ электронных документов:

Сейчас разработан и применяется комбинированный вариант, который сочетает в себе преимущества этих методов: высокую рабочую производительность и простоту управления SQL-сервера и неограниченный объем хранимых данных, многопользовательский доступ к данным и невысокую стоимость хранения в современных файловых хранилищах.

Схемы построения единого архива документов

Применение той или иной типовой схемы зависит от объема хранимых данных, количества пользователей и требуемой скорости работы с документами.

Наибольшее применение нашли четыре схемы организации электронного архива:

1. Базовая

Данная схема рекомендуется на начальной стадии построения архива. При необходимости, электронное хранилище может быть увеличено до требуемого объема и снабжено дополнительными рабочими функциями.

Главное преимущество – простота хранения и управления.

2. Классическая

При таком построении система состоит из двух составляющих, между которыми организован двухсторонний обмен данными: SQL-сервер выступает как оперативное хранилище, а файловое хранилище как архивное.

Данное решение обеспечивает работу с файлами до 100 МБ с высокой скоростью обработки документов на стороне оперативного хранилища. При этом стоимость хранения получается достаточно низкая, а объем архива практически неограниченный.

3. Мультимедийная

При работе с файлами большого объема, такими как графика, видео, подкасты, карты и пр., требования к организации хранилища документов повышаются. Одно из главных при такой схеме – организация потокового доступа к файлам (считывание не всего документа в целом, а лишь его требуемую часть).

Здесь ставят четыре хранилища: первая пара – оперативный SQL-сервер и файловый архив для документов объемом до 100 МБ, и вторая пара – оперативное хранилище медиа-данных с архивным хранилищем медиа-данных для файлов объемом больше 100 МБ.

Данная схема позволяет организовать оперативную работу с файлами практически любого объема, хранить документы в архиве сколь угодно долго и иметь быстрый доступ к ним.

4. Распределенная

Мощность одного сервера может оказаться недостаточной при обработке большого объема данных и одновременной работе большого количества пользователей. В такой ситуации применяют распределенную схему хранилища данных, при которой задействуют несколько файл-серверов и сервер базы данных. При этом нагрузка перераспределяется между ними.

При такой схеме электронные документы распределяются по имеющимся хранилищам, что позволяет сбалансировать нагрузку, как по всей сети в целом, так и на отдельном сервере. Помимо этого, увеличивается максимальный объем хранения, повышается отказоустойчивость системы и снижается стоимость хранения.

Основные аспекты, составляющие эффективность электронного архива IRM archiveDoc

Применение IRM archiveDoc позволит выстроить такой алгоритм управления электронными документами предприятия, при котором каждому типу документов будет соответствовать определенное хранилище. Более того, можно настроить требуемую схему миграции документов между хранилищами.

После создания и сохранения документа он помещается по умолчанию в хранилище для определенного типа документа (например, аудио- и видеофайлы в хранилище медиа данных, отчеты – в файловое хранилище и т. д.). Для документов можно настроить и время нахождения в оперативном доступе. По истечении заданного времени, если документ не был востребован, он перекладывается в электронный архив предприятия.

Преимущества IRM archiveDoc

Использование IRM archiveDoc позволяет управлять различными электронными документами из единой системы. За счет этого не нужно использовать дополнительные средства для организации архивного хранения, организации хранения файлов большого объема и т. д.

За счет увеличения количества оперативной памяти и сокращения времени восстановления после сбоя повышается масштабируемость системы, т. е. скорость работы не будет снижаться при увеличении объема данных в СЭД.

В целом, уменьшается совокупная стоимость сопровождения системы IRM archiveDoc, что положительно сказывается на финансовых показателях предприятия.

Эффективность IRM archiveDoc

Эффективность IRM archiveDoc, как системы в целом, складывается из эффективной работы всех электронных составляющих производственного цикла предприятия.

За счет чего повышается эффективность работы при использовании IRM archiveDoc предприятиями:

1. Крупные предприятия:

2. Средние предприятия:

3. Малые предприятия:

Преимущества использования IRM archiveDoc для сотрудников предприятия

1. Пользователи

Возможность работы в единой корпоративной среде с различными видами контента:

2. Администраторы

Администрирование нескольких хранилищ гораздо эффективнее, чем одного большого хранилища:

3. Руководители

4. Сотрудники отделов компьютерной безопасности

Надежная защита данных:

5. Разработчики прикладных программ

Автоматизация бизнес задач:

Каждое предприятие с годами обрастает невероятным количеством всевозможной документации. И привычные для нас папки с документами раньше хранили в специально отведенных помещениях. На современном этапе такая потребность уже отпадает: организации создают электронный архив документов, который является частью комплексной СЭД.

С его помощью легче и быстрее находить необходимые документы и отслеживать их движение в документообороте, т.е. происходит систематизация информации. Все это делает управление делопроизводством более эффективным.

Организация электронного архива особенно важна, если требуется централизованное или распределенное хранение документов, созданных и обрабатываемых в электронном виде.

Каким предприятиям нужен электронный архив?

Крупные компании и холдинги, через которые ежедневно идет многотысячный поток деловых бумаг, просто не смогут нормально работать без их упорядочивания и правильного хранения. Для них электронные архивы – это неотъемлемая часть IT-инфраструктуры, которая помогает экономить рабочее время сотрудников.

Начинающим компаниям не требуется комплексный контроль над документооборотом, но, тем не менее, и им важно, чтобы их документация была в полном порядке. И особенно актуально это будет в случае развития и укрупнения бизнеса.

Электронный архив организации: функции и требования

Документы на предприятиях могут появляться как итог структурированных корпоративных процессов обработки, так и как результат персональной работы сотрудников в свободном режиме или в рабочих группах. Задачи электронного архива заключаются в хранении всех этих видов документов. То есть он должен стать единственным местом хранения файлов электронных документов. В нем должен присутствовать ряд сервисов для приложений информационной системы и для конечных пользователей. Обычно его функции осуществляет электронный документооборот.

Реализация требований к такому архиву на примере IRM archiveDoc

Создание электронного архива документов должно соответствовать некоторым условиям (на примере вышеуказанной системы):

Сравнительно недавно при слове «архив» возникали устойчивые ассоциации с помещением, содержащим большое количество шкафов и полок, на которых плотными рядами теснятся толстые, массивные, пыльные папки. Деятельность любого предприятия подразумевает скопление документации различного характера. Рабочий процесс требует периодического обращения к созданным ранее документам. Цели могут быть разными:

Для эффективности управления делопроизводством предприятия важно, чтобы вся документация надежно сохранялась в четко структурированном виде, который бы позволил быстро отыскать необходимые документальные данные.

Чем выгодно внедрение программы автоматизированного электронного архива? Эта система способна оперативно выполнять целый ряд функциональных требований, которые ранее были возложены на сотрудников предприятия и осуществлялись при значительных временных затратах. Она позволяет:

Наличие электронного хранилища данных дает предприятию неоспоримые преимущества для быстрой организации работы по обработке и сохранению всех информационных сведений. Руководитель получает возможность быстрого получения всех архивных данных, которые могут потребоваться для решения управленческих задач.

Каждый, кому приходилось бывать хотя бы раз в ведомственном архиве, знает, какой это нелегкий труд – поиск необходимого документа на полках, от пола до самого потолка забитых огромным количеством бумаг, пакетами, коробками с идентификационными номерами. На это уходит очень много времени и нервов. Но сегодня есть решение проблемы. Это электронный архив.

Для чего он нужен?

Создание электронного архива стало непременным условием высокой эффективности работы как частных, так и государственных организаций, деятельность которых связана с необходимостью обработки и хранения большого количества информации.

Ведение электронной версии архива позволяет:

Необходимость автоматизации документооборота

В настоящее время автоматизация документооборота стала необходимостью на любом предприятии. Она открывает новые возможности по оптимизации работы, позволяет получить преимущество перед конкурентами при принятии стратегических и оперативных решений.

Почему это необходимо?

Когда это необходимо?

Потребность в автоматизации документооборота назрела, если:

Автоматизация документооборота позволяет:

Любая современная компания, каким бы видом деятельности она не занималась, прежде всего – это море документов, которые нужно оформлять и обрабатывать:

И все это сегодня в основном переведено в электронную форму и хранится и обрабатывается с помощью компьютеров. Количество файлов, вмещающих все необходимые данные, может исчисляться сотнями тысяч. И с каждым днем их общая численность увеличивается, поскольку компания растет, ее деятельность активизируется, происходят изменения и усовершенствования в методах и стилях ее работы. Все это сопровождается усилением потока документов, в которых отображаются даже самые мелкие и незаметные шаги и принятые решения.

Чтобы упростить и облегчить процесс работы с документами, их учет и обработку, а также перемещение и надежное хранение, целесообразно ввести в использование электронный документооборот. Эта система позволяет взять под контроль и управление абсолютно всю массу документации, находящейся в ведении компании. Благодаря внедрению электронной системы управления документами можно сделать значительный рывок в модернизации деятельности предприятия, вывести его на совершенно новый уровень работы и сделать компанию еще более эффективной и способной составить конкуренцию многим представителям своей сферы деятельности.

В чем преимущество использования СЭД?

Прежде всего – это создание единого фирменного информационного пространства, охватывающего все подразделения компании, даже если она имеет удаленные филиалы, отделенные от головного офиса территориально. Общая база документации может стать доступна любому сотруднику, обладающему необходимыми полномочиями, для совершения множества действий:

Используемая в работе система электронного документооборота позволяет сотрудникам всех уровней не тратить рабочее время на оформление и передачу файлов вручную. Сложная логистика и автоматизация процессов дают возможность не задумываться о путях перемещения информации, позволяя любому сотруднику работать только со своим пакетом документов для решения узко определенной задачи. А используемая программа «электронный архив» помогает сохранить в памяти компьютерных систем каждый, даже самый незначительный, документ.

СЭД – это не только очень удобно, но и выгодно

Мало того, что электронная документация значительно сокращает трудозатраты на делопроизводство, она дает уникальную возможность вести дела на расстоянии. Имея доступ к интернету, каждый из допущенных может войти в СЭД, находясь в любой точке планеты и ознакомиться с новыми документами, внести коррективы в работу или отдать распоряжение. Удобный и простой вариант управления документооборотом позволяет пользоваться системой даже с помощью телефона.

Удаленное управление является гарантом непрерывности всех процессов руководства и функционирования компании. Это непременно положительно отразится на темпе и интенсивности ведения дел, а соответственно и на конечном результате.

В связи с тем, что разработки всех современных производств и предприятий ведутся сегодня в электронном виде, то рано или поздно встает вопрос о создании архива документов без распечатки, то есть непосредственно в виде файлов. Электронный архив конструкторской документации становится той мерой, которая позволит обеспечить сохранность всех рабочих документов и получить быстрый доступ к каждому из них при необходимости.

Возможные проблемы при хранении

Постоянный прогресс ведет к тому, что программное обеспечение и техническая оснащенность постоянно модернизируется. Но что же тогда делать с файлами, написанными еще при старых версиях ПО и хранящимися на носителях, которые уже не используются (например, на дискетах)? Для сохранения всей документации в читабельном виде она должна периодически перезаписываться на актуальные носители информации.

При этом каждый файл должен оснащаться уникальным идентификатором, который позволит быстро сгруппировать и отсортировать всю электронную базу данных. Кроме идентификации должна быть проведена связь между ссылающимися друг на друга электронными документами. При отсутствии такой связи некоторая информация может быть неполной. Например, обращаясь к определенному договору, требуется доступ ко всем его приложениям, которые могут храниться в отдельных файлах.

Выборка нужной информации

Цель создания любого архива, электронного в том числе, заключается в сохранности информации, к которой можно обратиться в случае возникновения каких-либо вопросов. Правильная организация электронного архива позволяет в любое время получить доступ к нужному файлу и связанным с ним документам.

Под правильной организацией в данном случае понимается такая организация, при которой каждый отдельный электронный документ конвертируется в формат zip-архива вместе с метаданными и получает уникальный номер.

При выдаче документ копируется из архива с фиксированием данного действия в специальном журнале (дата, ФИО запросившего документ, структурное подразделение, заголовок, учетный номер документа). Документ может быть передан как по локальной сети, так и при помощи переносного носителя. Архив должен предусматривать различные уровни конфиденциальности и доступа к сохраненным файлам.

Управление архивом

В архив должны передаваться документы, срок хранения которых в информационной системе предприятия достиг 10 лет. Раз в три года или при перемещении архива в другое место должна проводиться проверка состояния документа в рабочем состоянии. Сверка также должна осуществляться при переносе документов на иные носители информации, при смене руководителя отдела архива или при передаче всей информации в госархив.

Для фиксирования правил работы с электронным архивом в каждой организации должен быть разработаны специальные нормативные документы. Они должны быть составлены таким образом, чтобы в открытом доступе были все рекомендации по правильной работе с архивом.

Хранение вне архива

Так как файлы попадают в архив только по достижении 10-летнего срока хранения, а до этого находятся в разрозненном состоянии по отделам предприятия, то нужно следить за их правильной систематизацией и идентификацией. Данные требования также должны быть прописаны в нормативных документах предприятия.

Источник