как напроситься на собеседование к работодателю в письменной форме
Сопроводительное письмо: полезные советы и нюансы
Сопроводительное письмо при отклике на вакансию желательно писать всегда, но в некоторых случаях это просто необходимо.
В каких случаях наличие сопроводительного письма обязательно?
— Если в требованиях к вакансии работодатель пишет о необходимости сопроводительного письма при отклике на вакансию. Некоторые рекрутеры идут на различные ухищрения. Например, иногда они хотят убедиться, что соискатель внимательно прочитал требования к вакансии. В этом случае они могут попросить написать в сопроводительном письме определенное кодовое слово или фразу.
Сопроводительное письмо должно отражать:
Размер сопроводительного письма
Четких рекомендаций, касающихся размера сопроводительного письма, не существует. Оно может быть как коротким, так и длинным. Главное, чтобы оно содержало конкретную информацию, совпадающую с требованиями к вакансии.
Стиль сопроводительного письма
В подавляющем большинстве случаев сопроводительное письмо должно быть написано в официально-деловом стиле. Отступления от правил возможны, если вы претендуете на творческую работу. В этом случае юмор и креатив будут вполне уместны. Но и здесь необходимо чувство меры.
Структура и содержание сопроводительного письма
Перво-наперво нужно запомнить, что универсального шаблона для написания сопроводительного письма не существует. Любое сопроводительное письмо требует индивидуального подхода. Поэтому его создание отчасти можно назвать творческим процессом.
Перед написанием сопроводительного письма внимательно прочитайте текст вакансии и попытайтесь представить идеального кандидата для работы на данной позиции. Сопоставьте требования вакансии со своим опытом и сделайте акцент на релевантных компетенциях в письме.
Чтобы облегчить восприятие текста, сопроводительное письмо должно иметь четкую структуру.
Структура сопроводительного письма может быть следующей:
Если релевантный опыт отсутствует, подумайте, какие навыки и личностные качества могут показать вас с максимально выигрышной стороны и убедить рекрутера в том, что вы подходите для работы на этой должности.
Пример:
«Надеюсь, что мои творческие навыки, умение налаживать контакты и ответственность позволят принести значительную пользу вашей компании».
Или:
«Здравствуйте! Очень хотел бы пройти стажировку в вашем интернет-издании. Я студент 5-го курса факультета Рекламы и связей с общественностью такого-то университета. Обладаю аналитическим складом ума и креативным мышлением. Участвовал в организации студенческого фестиваля, занимался подготовкой рекламных материалов. Также проходил летнюю практику в газете.
Связаться со мной можно по телефону.
С уважением, Илья».
Итак, мы разобрались с необходимыми составляющими сопроводительного письма. Теперь рассмотрим другие важные моменты.
Рекомендации по улучшению сопроводительного письма
* Здесь и далее: все примеры и имена в примерах вымышлены, любое сходство с реальными ситуациями случайно.
Как написать сопроводительное письмо к резюме
Без лишней информации и по делу
Каждый раз при отклике на вакансию я прикладываю к резюме сопроводительное письмо.
Кажется, именно оно однажды помогло мне получить приглашение на собеседование. Хотя опыта работы в той должности, на которую я претендовала, у меня не было. Расскажу, что обычно пишут в таких письмах и какие рекомендации по составлению таких писем дают рекрутеры.
Что такое сопроводительное письмо
Сопроводительное, или мотивационное, письмо — это письмо, которое можно приложить к резюме, чтобы объяснить, почему вы подходите на вакантную должность, какую пользу можете принести компании и почему должны выбрать именно вас. Можно сказать, что это рассказ кандидата о себе как о специалисте, но с прицелом на будущее. Если кандидатов на должность много, мотивационное письмо может решить, кого пригласят на собеседование в первую очередь, а кого — во вторую.
В большинстве случаев сопроводительное письмо — это не обязательное условие отклика. Но именно этим оно и ценно — с ним можно выделиться на фоне других кандидатов. Иногда в вакансии прямо указано, что от кандидата ждут такое письмо. Например, есть фраза: «Без сопроводительного письма резюме не рассматриваем». Еще без сопроводительного письма часто невозможно откликнуться на вакансию на специализированном портале. Например, так устроен сайт поиска работы hh.ru. Чтобы откликнуться на вакансию, нужно написать хотя бы пару предложений.
Сопроводительное письмо — это не гарантия, что ваше резюме откроют и прочитают. Но хорошее письмо может заставить потенциального работодателя обратить на вас внимание. Особенно если в вашей сфере высокая конкуренция.
Но есть исключения. Так, писать сопроводительное письмо часто не имеет смысла, если вы претендуете на должность линейного персонала, например продавца или кассира. Как правило, поток откликов на подобные вакансии большой, и рекрутер может не успевать читать письма всех кандидатов. Писать в таком случае письмо или нет — решать вам. Если опыт работы продавцом или кассиром большой, лучше отразить его в резюме. В таком случае можно обойтись формальным коротким письмом.
Цель составления
Основная задача сопроводительного письма — привлечь внимание рекрутера к резюме. Хорошее письмо поможет кандидату выделиться на фоне остальных, особенно если претендентов на одну позицию много и опыт их работы похож. Или наоборот: если все кандидаты без опыта, письмо может сыграть решающую роль.
Сопроводительное письмо позволяет продемонстрировать навыки писательства и то, как человек умеет формулировать мысли. Это важно, если кандидат претендует на должность, для которой нужны навыки работы с текстом. Например, писать сопроводительное письмо всегда стоит копирайтерам, маркетологам и дизайнерам.
Сопроводительное письмо пригодится, если информацию из резюме нужно пояснить. Например, вы решили сменить профессию и не имеете подходящего опыта работы. Тогда в сопроводительном письме нужно объяснить, почему вы решились на перемены и как видите себя в новой сфере.
Плюсы для резюме от сопроводительного письма в том, что таким образом вы показываете работодателю свою заинтересованность в вакансии и рассказываете о себе больше, чем позволяет это сделать резюме.
Требования к письму
Размер. Оптимальный размер сопроводительного письма — это 3—5 небольших абзацев. Письмо не должно занимать больше одной страницы. Лучше — примерно половину. Но письмо должно выглядеть цельным и законченным.
Стиль сопроводительного письма должен быть деловым, но не слишком формальным. Лучше не использовать шаблоны и канцеляризмы — сложные речевые обороты. Например, самое распространенное вводное предложение звучит так: «Прошу вас рассмотреть мое резюме на позицию…» — это шаблон, который уже приелся. Лучше заменить его чем-то похожим. Например, можно написать так: «Хочу работать в компании „Электроник“», или «Меня заинтересовала вакансия менеджера по продажам в вашей компании», или «Хочу стать частью команды „Электроник“, а именно — занять должность юриста».
Структура и содержание
Сопроводительное письмо должно быть построено вокруг преимуществ для работодателя. То есть в нем важно рассказать, что получит компания, если наймет именно этого кандидата.
С чего начать. Поприветствуйте потенциального работодателя и представьтесь. Напишите, на какую вакансию откликаетесь и откуда о ней узнали. Укажите название компании и должность, на которую откликаетесь, так, как они написаны в вакансии. Это покажет то, что вы пишете адресно, то есть в определенную компанию, а не массово рассылаете письма всем работодателям.
Если в вакансии указано имя рекрутера, в сопроводительном письме обратитесь к нему по имени. Рекрутер оценит вашу внимательность. Если отправляете резюме и сопроводительное письмо на специализированном портале, например hh.ru или superjob.ru, писать, откуда узнали о вакансии, не нужно, потому что это и так понятно.
Основная часть. Объясните, почему хотите работать в этой компании и что именно вас привлекает в вакансии. Далее расскажите о своих профессиональных качествах, которые будут полезны компании.
Как соотнести основные требования работодателя и ваш опыт или знания
| В вакансии | В сопроводительном письме |
|---|---|
| Высшее юридическое образование | Хорошо разбираюсь в праве, поскольку окончил юрфак и работал помощником адвоката три года |
| Английский язык | Свободно общаюсь на английском и веду деловую переписку, поскольку знаю английский язык на уровне Advanced |
| Отличное знание гражданского законодательства РФ | Отлично разбираюсь в гражданском законодательстве — работал помощником юриста по гражданским вопросам пять лет |
Если соответствуете не всем требованиям вакансии, лучше написать об этом прямо и добавить, что планируете с этим делать.
Как писать сопроводительное письмо, если соответствуете не всем требованиям вакансии
| В вакансии | В сопроводительном письме |
|---|---|
| Опыт работы юристом в рекламном агентстве | У меня нет опыта работы юристом в рекламном агентстве, но я знаком с законом о рекламе в теории и готов использовать эти знания в деле |
| Опыт разработки юридических документов | Никогда не разрабатывал юридические документы, но хорошо ориентируюсь в законодательстве и знаком с требованиями к делопроизводству |
Объем основной части сопроводительного письма зависит в том числе и от объема вакансии. Например, если требований много, постарайтесь уделить внимание каждому из них и описать, подходите ли вы под них. Если вакансия описана коротко и банально, общими словами, приводите примеры. Например, такое требование, как внимательность, можно подкрепить тем, что за год работы с базой данных вы ни разу не ошиблись при вводе информации. Вашу внимательность может подтвердить рекомендательное письмо от прошлого руководителя.
Заключительная часть. Поблагодарите потенциального работодателя за то, что прочитал ваше письмо до конца. Напишите, что готовы приехать на собеседование, если вы, как кандидат, понравитесь и можете подойти на должность. В конце оставьте свои контакты — имя, телефон и почтовый адрес, по которым работодатель может с вами связаться.
В маркетинге есть понятие «кол ту экшен», или призыв к действию. Это когда в конце рекламного текста пишут, что делать с полученной информацией дальше. Такой прием можно использовать и в сопроводительном письме. Например, в конце призвать потенциального работодателя позвонить вам или пригласить на встречу. Например, написать так: «Звоните — буду рад пообщаться по телефону или на личной встрече».
Ошибки при составлении
Повторение резюме. Сопроводительное письмо не должно дублировать информацию из резюме. Правильно, если оно будет его дополнять. Например, если в резюме указан небольшой опыт работы или есть перерывы в несколько месяцев, в сопроводительном письме можно объяснить, почему так случилось. Например, при недостатке опыта рассказать больше о знаниях и навыках и как они помогут справляться с задачами на новом месте. Если в работе был перерыв, объяснить, чем занимались в это время. Например, повышали квалификацию или получали новую профессию.
Лучше быть честным с работодателем. Если причина длительного перерыва кроется в семейных обстоятельствах или в чем-то личном, напишите пару слов об этом. Изливать душу не нужно, просто коротко объясните, почему вы не работали последнее время. Например, если переехали в новый город — что не работали в последний год из-за переезда, так как обустраивались на новом месте. Или что путешествовали и работали на временном проекте.
Длинный текст о себе. Читать длинные сопроводительные письма сложно, и никто не хочет этим заниматься. Как правило, рекрутеры сканируют письма по диагонали и смотрят отдельные части, на основе которых решают, работать с кандидатом дальше или нет. Более того, у рекрутера может не быть времени вчитываться в длинные письма кандидатов.
Если письмо больше страницы, часть придется удалить, чтобы в итоге остались 3—5 стройных абзацев. Разделяйте сопроводительное письмо на небольшие части, чтобы работодателю было легко быстро по нему пробежаться. В одном абзаце одна мысль. Например, в первом — приветствие и вводная информация по вакансии. Во втором — преимущества кандидата для компании. В третьем — благодарность и контакты.
Личная жизнь. В сопроводительном письме нет места информации о личном. Например, сколько у вас детей или собак, как вы любите проводить выходные или где отдыхали прошлым летом. Текст должен быть посвящен тому, чем вы, как специалист, будете полезны компании.
Опечатки и грамматические ошибки. Меньшее из всех зол, но тем не менее старайтесь их избегать. Прогоните сопроводительное письмо через специальные сервисы проверки на ошибки. Например, через «Текст-ру» или «Орфограммку». Еще можно проверить письмо через сервис «Главред» на чистоту и читаемость.
Не забывайте про оформление сопроводительного письма. Если пишете письмо на специальном сайте поиска работы, достаточно отбить абзацы друг от друга пустой строкой и убедиться, что в тексте нет двойных пробелов. Если оформляете письмо в отдельном документе, используйте выравнивание текста по левому краю, поля и заголовки.
Сопроводительное письмо должно быть аккуратным и приятным на глаз. Таким, чтобы его хотелось прочитать. Советую вычитывать письмо несколько раз, прежде чем отправить потенциальному работодателю, чтобы убедиться, что мысли в нем изложены логично и последовательно, а в тексте нет ошибок.
Я пишу сопроводительное письмо в отдельном гугл-документе. Сначала копирую туда текст вакансии, затем выбираю требования к кандидату и пишу под каждым из них то, как мои навыки и опыт соотносятся с требованиями работодателя. Затем несколько раз читаю письмо вслух, чтобы убедиться, что оно написано простым языком, исправляю ошибки и опечатки. Затем копирую письмо куда нужно, например в специальное поле на hh.ru, и отправляю работодателю.
Почему нужно писать сопроводительное письмо
Хотя примерно половина работодателей не читает сопроводительные письма, писать их все-таки стоит.
Сопроводительное письмо — это шанс отстроиться от других кандидатов с похожими на ваше резюме. Основная цель сопроводительного письма — убедить рекрутера открыть и прочитать ваше резюме. То, что вы потратили время и написали такое письмо, говорит о ваших серьезных намерениях в качестве кандидата.
Если вы отправляете резюме по собственной инициативе, например потому, что давно хотите работать в этой компании, без сопроводительного письма этого точно делать не стоит.
В каких случаях еще необходимо писать сопроводительные письма:
Объем сопроводительного письма не должен превышать половины страницы А4. Исключение для тех, кто претендует на высокие позиции. В таких случаях допустим и даже необходим объем на страницу А4.
Резюме фокусируется на прошлом и настоящем. Сопроводительное письмо направлено на будущее. Расскажите специалисту по подбору персонала, какую пользу вы можете принести компании в будущем и почему они должны выбрать именно вас.
Рекомендации по улучшению
Сопроводительное письмо должно быть адресным, то есть обращаться к конкретному работодателю. Например, при отклике на вакансию юриста в письме стоит написать, в какой именно компании хотите работать. У работодателя не должно создаться ощущение, что вы рассылаете одно и то же письмо всем компаниям, в которых есть похожие должности.
Не оценивайте результаты своей работы, а приводите конкретные доказательства и результаты. Например, конкретные цифры, если это возможно.
13 способов произвести хорошее впечатление на собеседовании
Что значит — произвести хорошее впечатление?
Оговоримся сразу: задача профессионального рекрутера (если он действительно профи) не в том, чтобы оценить вас чисто субъективно «нравится — не нравится» на уровне эмоций, без рационального обоснования. Его задача оценить:
Поэтому на собеседовании важно не допустить досадных ошибок в общении, которые могут быть превратно истолкованы не в вашу пользу. Сделайте всё возможное, чтобы случайности не помешали вам произвести приятное впечатление. В этом помогут простые правила хорошего тона. Если вы отлично знакомы с деловым этикетом, то знаете их и так. Правда, знать и соблюдать — не одно и то же. Перед собеседованием не будет лишним вспомнить о них снова.
1. Подготовиться к встрече
Поищите больше информации о компании перед встречей. Если изучали ее еще перед тем, как отправить отклик, освежите информацию в памяти. Без этого вполне можно обойтись, если вы претендуете на массовую линейную позицию (например, продавца). Но если вы устраиваетесь менеджером или специалистом, то для вас станет плюсом возможность упомянуть на собеседовании что-то, что вы знаете о компании, ее проектах и достижениях. Это показывает вашу заинтересованность в работе именно здесь. Работодатели это ценят. А некоторых случаях такая подготовка — совершенно необходимое условие. Например, очень странно, если вы маркетолог и ничего не разузнали о продуктах компании перед встречей. Для руководителей предварительно почитать о компании тоже обязательно.
2. Прийти вовремя
Опаздывать на собеседование нельзя. Это относится и к традиционному очному интервью, и к уже ставшему для нас привычному онлайн-формату. Об этом правиле знают все и всё равно часто его нарушают из-за обидных случайностей. Можно привести тысячу причин, объясняя, что вообще-то вы очень пунктуальны, просто в этот раз вам не повезло, но увы — первое впечатление о себе вы уже испортите и получите минус в оценке. Вы должны быть готовы к пробкам на дорогах, поломке транспорта, тому, что не сумеете сразу найти нужный адрес, что засбоит домашний интернет или компьютер. Подключайтесь к видеовстрече заранее, рассчитывайте время на дорогу с запасом: ничего страшного, если вы появитесь на связи / на месте раньше, чем нужно, зато успеете еще раз собраться с мыслями и исключите эффект «взмыленности» и взволнованности из-за спешки.
3. Предупредить заранее об изменении планов
Тоже элементарное правило, которое, тем не менее, очень часто нарушают. Всё бывает, в том числе обстоятельства, которые невозможно предвидеть. Чувствуете, что можете не успеть на собеседование — постарайтесь позвонить заранее и честно объясните ситуацию, попросите назначить другую дату. Это воспринимается гораздо лучше, чем если вы просто не придете или не подключитесь, но позвоните потом. При втором варианте уже будут сделаны выводы о вашей необязательности.
4. Одеться соответственно обстановке
Конечно, внешность не главное, но встречать на собеседовании все равно будут по манерам и по одежке. Чтобы последняя не подвела, позаботьтесь о своем внешнем виде (даже если ваше интервью проходит в онлайн-формате!). Как это сделать, мы уже рассказывали. Общий совет для всех, независимо от того, предполагает ли ваша работа присутствие в офисе: главное — выглядеть аккуратно и невызывающе. Что касается стиля одежды, то постарайтесь узнать заранее, есть ли в компании дресс-код (разумеется, это касается случаев, когда предполагается работа в офисе). Ничего зазорного, если вы спросите про дресс-код, когда договариваетесь о встрече. Если строгого дресс-кода нет, то допустимо одеться в сдержанном стиле кэжуал.
5. Взять с собой только нужное
Возможно, зарядившись кофеином, вы лучше соображаете. Но это не значит, что нужно брать с собой на собеседование недопитый стаканчик капучино или ставить рядом с компьютером чашку с американо. Минимум вещей — минимум проблем. И уж точно не стоит приезжать на очное собеседование с пакетами из магазина — так вы продемонстрируете, что не очень-то заинтересованы в этой работе, раз зашли сюда просто «по пути».
Возможно, рекрутер попросит распечатанную копию вашего резюме или портфолио. Всё это должно быть наготове, чтобы не пришлось рыться в сумке, копаясь в груде лишних бумажек и отнимая драгоценные минуты интервью. Разумеется, ваш собеседник может всё это распечатать и сам, раз вы эти документы уже ему направляли. Но почему бы вам не использовать простую возможность показать свою собранность и деловой настрой?
6. Отложить телефон и выключить звук
Это правило хорошего тона для любых деловых встреч. Человек, который уткнулся в телефон, показывает тем самым свою незаинтересованность в том, что происходит вокруг, и в цели своего визита. Да и вам в ожидании встречи полезнее еще раз пробежаться глазами по своему резюме и подготовить основные тезисы устного рассказа о себе, чем листать ленту соцсетей.
7. Быть вежливым со всеми
Вас начинают оценивать еще до того, как вы войдете в кабинет и начнете беседу. Многие рекрутеры и непосредственные руководители, которые подбирают сотрудника себе в команду, внимательно наблюдают за тем, как кандидат ведет себя, появившись в офисе. Будьте вежливы с секретарем на ресепшен, а если вас поведут в переговорную комнату через рабочие помещения, при входе поздоровайтесь с сотрудниками, которые там сидят. На такие мелочи обращают внимание, и у вас есть шанс показать себя как человека, с которым приятно иметь дело.
8. Установить контакт
Не бойтесь сделать первый шаг при общении с рекрутером (или вашим потенциальным начальником) — начните беседу сами. Старайтесь изначально задать позитивный тон общению: «растопить лед» легкой уместной шуткой (только не переборщите!) или замечанием о погоде. Будьте открыты и приветливы, но в то же время постарайтесь держаться в рамках деловой беседы. Например, если заметили грамоты или дипломы в кабинете собеседника или что-то знаете о его успешных рабочих проектах, спросите об этом — ему будет приятно. Возможно, у вас найдутся общие темы и даже общие знакомые в деловом мире. Это поможет наладить неформальный контакт, который так важен для возникновения неподдельной человеческой симпатии. Одновременно вы продемонстрируете свои коммуникативные навыки, которые, возможно, важны для этой вакансии.
9. Не переходить личные границы
Стараясь установить контакт с собеседником, важно держаться золотой середины. Переход на приятельский стиль общения, неловкие попытки польстить неуместными комплиментами, посулить личные выгоды, если рекрутер посодействует вам в устройстве на эту работу, излишне подробный рассказ о вашей жизни с целью вызвать восхищение или, наоборот, жалость — всё это за гранью приличий и сыграет против вас.
10. Не перебивать интервьюера
Такое же простое и очевидное правило, как «прийти вовремя», но и о нем часто забывают. У рекрутера обычно есть сценарий беседы и стандартный набор информации, которую он должен рассказать кандидатам о компании и условиях работы. Не сбивайте его, чтобы он ничего не упустил. Если в процессе возникнет уточняющий вопрос, запомните его или запишите и задайте потом: рекрутер обязательно даст такую возможность.
11. Избегать лишней эмоциональности
Даже если вас очень сильно воодушевляет вакансия, это компания вашей мечты, не нужно пытаться поразить собеседника напором эмоций и тем более давить на него («Поверьте, я тот, кто вам нужен!», «Пожалуйста, пожалуйста, дайте мне шанс, эта работа нужна мне как воздух! Обещаю, вы не пожалеете, если возьмете меня!»). Излишняя экспрессия может вызвать впечатление о вашей неуравновешенности. Постарайтесь проявить свою заинтересованность в спокойном тоне. Просто расскажите, чем вас привлекает эта компания и эта вакансия, задавайте больше вопросов по существу работы — тем самым вы дадите понять, что она вам действительно интересна.
12. Быть честным, но избегать негатива
Редкое собеседование обходится без неудобных вопросов. Причины поиска работы, конфликты с руководителем, профессиональные неудачи — работодателю важно составить полную картину вашего опыта.
Будьте откровенны, но не уходите в негатив: будьте осторожны в высказываниях о предыдущих руководителях и компаниях,в которых вы работали. И уж точно не стоит пытаться обмануть собеседника: кадровый рынок меньше, чем кажется, ваш интервьюер может оказаться приятелем вашего бывшего начальника, а рекрутеры разных компаний зачастую хорошо знакомы друг с другом — им не составит труда навести о вас справки и проверить ваши рекомендации. О типичных ошибках в рассказе о себе мы писали здесь. А как отвечать на неудобные вопросы — здесь.
13. Постараться реагировать спокойно
Бывает, что поведение интервьюера на собеседовании вызывает раздражение. Возможно, это стресс-интервью — один из способов проверки ваших коммуникативных навыков. Например, задавая много вопросов подряд, проверяют вашу внимательность и умение сосредоточиться. Ничего удивительного, если работа предполагает большой поток устной информации в режиме многозадачности (вы устраиваетесь личным помощником руководителя, администратором в офисе, менеджером по работе с клиентами). Часто и резко перебивают, пытаются сбить с толку? Возможно, проверяют стрессоустойчивость. Сможете реагировать сдержанно и доброжелательно — получите плюсик к своей кандидатуре. Другой вопрос, сможете ли вы потом работать в таком же режиме постоянно, привычен ли вам такой формат. Если нет — это не та работа, которая вам нужна. Поэтому не стесняйтесь прямо спросить интервьюера, правильно ли вы понимаете, что вакансия предполагает много общения в стрессовом режиме.