как оформляется книга жалоб и предложений образец
Книга жалоб и предложений
Книга отзывов и предложений – документ, который регистрирует мнение посетителей различного рода заведений об уровне обслуживания, качестве товара, соблюдении норм порядка и чистоты и прочих параметрах деятельности организации.
Кто должен иметь книгу отзывов (жалоб) и предложений
Данный документ должен быть у всех предприятий, занимающихся торговлей и обслуживанием людей, независимо от их направления деятельности (магазины, места общепита, в том числе кафе, бары, и рестораны, банки, развлекательные заведения), поскольку во многом именно он является самым наглядным источником информации для надзорных органов.
Правила распоряжения книгой отзывов (жалоб) и предложений
Правила по составлению книги отзывов (жалоб) и предложений
Единого, унифицированного образца книги нет, так что предприятия и организации могут составлять ее в свободной форме, хотя бы даже в виде тетради. Тем не менее, есть стандартный перечень данных, который должен обязательно в ней содержаться.
Книга относится к перечню документов строгой отчетности, поэтому к ней необходимо относиться очень внимательно. Списывать ее можно только после того, как все листы в ней будут заполнены, а до этого, каждый год необходимо продлевать ее действие путем внесения соответствующей записи.
Правила по оформлению
Составляется книга в одном экземпляре, все ее страницы скрепляются при помощи толстой нити и пронумеровываются, во избежание удаления негативных мнений. Еще один вариант: заказать книгу отзывов и предложений в типографии по индивидуальному образцу.
Образец книги отзывов (жалоб) и предложений
Оформление титульного листа
На первой странице документа (титульном листе) вписывается полное наименование предприятия-держателя книги. Строку «Зарегистрирована» заполнять не надо, поскольку процедура регистрации данных книг до сих пор не определена. Далее указываются
Оформление оборотной стороны титульного листа
Вторая часть документа (оборотная сторона титульной страницы) включает в себя
Оформление первого листа книги
Здесь приводится пример заполнения книги посетителем. На лицевой стороне листа пишется собственно отзыв/предложение, с обязательным указанием его даты.
Если мнение касается кого-то из работников предприятия, необходимо указать его должность, фамилию, имя, отчество, а также конкретные причины, побудившие к написанию заявления.
Оформление оборотной стороны листа книги
На оборотной стороне листа посетитель должен внести свои контактные данные: фамилию, имя, отчество, адрес и телефон.
Ниже администрация организации в установленные сроки описывает меры, принятые по результатам записи. Здесь же должна стоять подпись начальника заведения и дата ответа.
В завершение ставится дата отправления ответа заявителю и отметка со стороны руководителя организации.
Действия в ответ на мнение посетителя
Администрация торговой точки, заведения общепита и др. организаций, занимающихся продажей товаров или предоставлением услуг, обязана своевременно отреагировать на поступившее мнение, независимо от того, благодарность это, хвалебный отзыв, претензия или предложение по улучшению работы.
Если это критика действий кого-либо из сотрудников предприятия, то она должна быть проверена и только при наличии доказательств вины сотрудника, к нему могут быть применены дисциплинарные меры воздействия.
О новых правилах предоставления продавцом (исполнителем) книги отзывов и предложений
С 1 января 2021 года действуют новые Правила продажи товаров по договору розничной купли-продажи (далее – Правила), утв. постановлением Правительства от 31.12.2020 № 2463.
В новых Правилах исключена обязанность продавцов вести книгу отзывов и предложений. Ранее ее нужно было предоставить по требованию потребителя (согласно п. 8 Правил продажи отдельных видов товаров, утв. постановлением Правительства РФ от 19.01.1998 № 55, которые утратили свою силу с 1 января 2021 года).
Однако, несмотря на это, обязанность иметь книгу отзывов и предложений и предоставлять ее по первому требования клиента сохранилась за некоторыми исполнителями, выполняющих работы или оказывающих услуги потребителям по возмездному договору (исполнители услуг общественного питания, бытового обслуживания населения, туристских услуг, услуг (работ) по техническому обслуживанию и ремонту автомототранспортных средств).
Эти положения закреплены в п. 6 Правил оказания услуг общественного питания, утв. постановлением Правительства РФ от 21.09.2020 № 1515, п. 3 Правил бытового обслуживания населения, утв. постановлением Правительства РФ от 21.09.2020 № 1514, п. 7 Правил оказания услуг по реализации туристского продукта, утв. постановлением Правительства РФ от 18.11.2020 № 1852, п. 11 Правил оказания услуг (выполнения работ) по техническому обслуживанию и ремонту автомототранспортных средств, утв. постановлением Правительства РФ от 11.04.2001 № 290.
Книгу жалоб отменили. Как теперь работать с претензиями клиентов?
С 1 января 2021 года действуют новые правила розничной торговли. Одно из новшеств, на первый взгляд, упростило жизнь продавцов: магазины больше не должны держать в уголке потребителя книгу отзывов и предложений. Предъявлять ее по требованию потребителя они тоже не обязаны. Но никакого нового формата вместо привычной для всех книги законодатель не предложил.
В то же время новые правила торговли (утверждены Постановлением Правительства РФ от 31.12.2020 № 2463) с 2021 года ввели обязанность, в случае поступления претензии потребителя, направить ему ответ в отношении заявленных требований.
В этой статье попробуем разобраться, как теперь принимать и обрабатывать претензии клиентов, какие есть альтернативы книге жалоб и в какие сроки нужно отвечать покупателям. Например, если они оставили претензии в соцсетях.
Для кого отменили книгу жалоб
Стоит отметить, что новые правила торговли избавили от обязанности иметь книгу жалоб (или книгу отзывов и предложений) только организации розничной торговли, то есть интернет-магазины,флайн-магазины.
Если у вас ресторан, парикмахерская, химчистка, турагентство или другой бизнес, связанный с оказанием услуг, книга отзывов и предложений по-прежнему должна быть. Книга отзывов и предложений обязательна для организаций, которые работают с потребителями.
Каких-то особых инструкций к ведению книги жалоб нет — главное, чтобы она была в наличии и выдавалась потребителю по первому требованию. Пожеланий к форме тоже нет — книгу жалоб можно купить в канцелярском магазине или использовать простую тетрадь. Обычно книгу размещают в уголке потребителя.
Если книги жалоб не будет, бизнес могут оштрафовать по ст. 14.4 КоАП:
Реагировать на записи в книге жалоб нужно в зависимости от фактического содержимого. Если это просто отзыв о работе, благодарность или предложение по развитию бизнеса, можно не отвечать. Для перестраховки от возможных претензий и разбирательств проверяющих органов компании ежедневно просматривают книгу и оставляют там небольшой ответ. Что-нибудь вроде «Спасибо, принято, рассмотрим и учтем».
Сложнее, если в книгу попала жалоба с требованиями потребителя — такую запись проверяющие органы или суд могут признать претензией. Например, это может быть требование вернуть деньги за испорченный товар или отремонтировать технику. Такая запись — юридически значимое заявление потребителя. Если не отреагировать в установленный законом срок, компанию могут оштрафовать.
Что такое претензия и как на нее реагировать
Претензия может называться как угодно — например, заявление, требование, жалоба. Главное — суть: потребитель требует от вас что-то и считает это требование законным. Например, это может быть заявление на возврат денег за проданный некачественный товар. Или требование заменить товар, потому что он не работает.
Если потребитель допустит в жалобе ошибку в оформлении, например, обратится к конкретному сотруднику или не оформит «шапку» с названием компании, суд все равно может признать такой документ претензией. Главное, чтобы в нем содержалось требование. Аргументировать его ссылками на нормативные акты потребитель не обязан.
Пользуйтесь системой лояльности в Контур.Маркете. Мотивируйте клиентов покупать чаще и больше, при минимальных расходах на персональные скидки или бонусы.
С доводами, изложенными в претензии, нужно разбираться. Если клиент прав, нужно удовлетворить требования. Если не прав — написать ответ, лучше с юридическим обоснованием отказа. За игнорирование или неправомерный отказ клиенту суд может оштрафовать бизнес — по ст. 13 «Закона о защите прав потребителей» это половина от требуемой им суммы. То есть, если клиент просил 100 000 руб., а бизнес неправомерно отказал, придется заплатить эти 100 000 руб. и еще 50 000 руб. штрафа.
Обращение по почте или в соцсетях — претензия или нет?
Досудебная претензия входит в так называемые юридически значимые сообщения, которые компания должна принимать во внимание в своей деятельности.
В п. 65 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25 есть разъяснение: если иное не установлено законом или прямым запретом в договоре между сторонами, то юридически значимое сообщение может быть отправлено в том числе электронной почтой или другим видом связи, когда можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано.
Проще говоря, если в договоре нет прямого запрета использовать электронную почту, смс-сервисы или мессенджеры, а такие контакты у компании есть, и они открыто опубликованы, например, на официальном сайте, потребитель может направить на них досудебную претензию. За отсутствие ответа на нее могут оштрафовать.
Мы не планируем убирать книгу жалоб из уголка потребителей. Правда, сами клиенты очень редко оставляют в ней свои предложения. Они активно пользуются другими инструментами: заполняют форму обратной связи на сайте в личном кабинете, заходят в онлайн-чат или звонят в контакт-центр компании.
Еще мы анализируем поступающую информацию из внешних источников: социальные сети, сайты с отзывами, мнения пользователей сервисов с картами в Яндексе и Гугле.
Татьяна Бельская
заместитель директора департамента клиентского сервиса ООО «Байкал-Сервис ТК»
Как отвечать на претензии в книге жалоб
Главное правило ответа на претензии, поступившие в компанию в любой форме, — разобраться в ситуации с точки зрения закона. Ведь когда потребитель оставляет претензию, он считает, что его права ущемили, значит, есть какая-то статья закона, которая регулирует проблему.
Оставляйте себе доказательство того, что клиент получил ответ. Например, если претензия оставлена в книге жалоб, дайте ответ клиенту в ней же и продублируйте его заказным письмом с описью вложения. Если дело дойдет до суда, сможете доказать свою добросовестность.
Срок, за который необходимо дать ответ, зависит от сути претензии. Обычно он указан в соответствующей статье «Закона о защите прав потребителей». Вот наиболее распространенные ситуации.
Все обращения со всех источников, а не только из книги жалоб, в компании обязательно регистрируются, анализируются и прорабатываются.
Мы обрабатываем их в два этапа. На первом анализируем проблему и предлагаем клиенту решение его вопроса. Ответ направляем в день регистрации обращения или максимум на следующий день. На втором этапе определяем причины, почему появилось это обращение. Проводим разбор ситуации с сотрудниками, если имел место человеческий фактор, или устанавливаем причины сбоя в процессе и устраняем его.
Татьяна Бельская
заместитель директора департамента клиентского сервиса ООО «Байкал-Сервис ТК»
Коротко о том, как работать с претензиями клиентов после отмены книги жалоб
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Роспотребнадзор
Роспотребнадзор
Разъяснения о требованиях к оформлению книги отзывов и обращений в магазинах и кафе
Разъяснения о требованиях к оформлению книги отзывов и обращений в магазинах и кафе
В связи с поступающими обращениями граждан о нарушении требований к оформлению книги отзывов и обращений в магазинах и кафе Управление Роспотребнадзора по Пермскому краю разъясняет.
В части требований к оформлению книги отзывов и предложений фактически действующее законодательство РФ никаких обязательных требований не содержит. В соответствии с пунктом 8 «Правил продажи отдельных видов товаров», утверждённых Постановлением Правительства РФ от 19.01.1998 N 55, продавец обязан иметь книгу отзывов и предложений, которая предоставляется покупателю по его требованию.
Обязательных требований к форме книги отзывов и предложений и порядку ее ведения Правительством РФ не установлено.
В настоящий момент формально сохраняет свою силу Приказ Минторга РСФСР от 28.09.1973 N 346 «Об утверждении Инструкции о Книге жалоб и предложений в предприятиях розничной торговли и общественного питания», содержащий некоторые требования к оформлению книги отзывов и предложений, но возможность для исполнения данного нормативно-правового акта у хозяйствующих субъектов отсутствует, поскольку изготовление данных книг было возложено на ныне упразднённый Главснаб Министерства торговли РСФСР, причём с упразднением последнего, данные функции другим организациям, предприятиям, учреждениям либо органам не передавались.
Административная ответственность наступает не в зависимости от того, как была оформлена книга отзывов и предложений, а от того, было ли надлежащим образом рассмотрено обращение потребителя к продавцу (исполнителю услуг), и наступил ли предусмотренный законом результат вследствие рассмотрения обращения.
© Управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Пермскому краю, 2006-2017 г.
При полном или частичном использовании материалов ссылка на пресс-службу Управления Роспотребнадзора по Пермскому краю (www.59.rospotrebnadzor.ru) обязательна.
Если Вы не нашли необходимую информацию, попробуйте зайти на старую версию сайта
Кто обязан иметь книгу отзывов и предложений?
В адрес Управления Роспотребнадзора по Тюменской области поступают обращения граждан с вопросами об обязанности хозяйствующих субъектов иметь в наличии и вести книгу отзывов и предложений.
В этой связи Управление разъясняет.
В законодательстве Российской Федерации о защите прав потребителей существуют отдельные отраслевые правила, которые регулируют обязанность иметь книгу отзывов и предложений.
Согласно статье 26.2. Закона Российской Федерации от 07.02.1992г. № 2300-1 «О защите прав потребителей», Правила продажи отдельных видов товаров устанавливаются Правительством Российской Федерации.
Так, пунктом 8 Правил продажи отдельных видов товаров, утв. Постановлением Правительства РФ от 19.01.1998 № 55, продавец обязан иметь книгу отзывов и предложений, которая предоставляется покупателю по его требованию.
Аналогичное требование содержится и в следующих правилах:
— п. 3 Правил бытового обслуживания населения в Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.08.1997 № 1025.
— п. 57 Правил оказания телематических услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 10.09.2007 № 575, согласно которого Оператор связи обязан иметь книгу жалоб и предложений и выдавать ее по первому требованию абонента и (или) пользователя.
— п. 6 Правил оказания услуг по реализации туристского продукта, утв. Постановлением Правительства РФ от 18.07.2007 № 452
— п. 43 Правил оказания услуг по перевозке пассажиров, багажа, грузов для личных (бытовых) нужд на внутреннем водном транспорте, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.02.2003 № 72;
— п. 11 Правил оказания услуг (выполнения работ) по техническому обслуживанию и ремонту автомототранспортных средств, утв. Постановлением Правительства РФ от 11.04.2001 № 290
— 8 Правил оказания услуг общественного питания, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.08.1997 № 1036.
При этом обязательных требований к форме книги отзывов и предложений и порядку ее ведения Правительством РФ на сегодняшний день не установлено.
Порядок оформления, ведения, проверки книги отзывов и предложений может быть установлен локальным актом хозяйствующего субъекта.
С учетом положений вышеуказанных Правил наличие книги жалоб и предложений при оказании тех или иных услуг или продажи товаров хозяйствующими субъектами обязательно и потребителю предоставляется лишь по требованию.
В случае ее не предоставления по требованию потребителя Управление рекомендует в целях урегулирования возникшей ситуации предъявить хозяйствующему субъекту претензию (требование), экземпляр которой с его подписью направить по почте заказным письмом с уведомлением по адресу хозяйствующего субъекта, либо вручить его непосредственно по месту фактического осуществления деятельности, зафиксировав при этом факт получения указанного заявления посредством проставления на своем экземпляре организацией соответствующей отметки.