как отразить в 6 ндфл возврат излишне удержанного ндфл за предыдущий год
Перерасчет дохода и возмещение налога в 6-НДФЛ
Письмо Министерства финансов РФ №БС-4-11/17598@ от 03.09.2019
Отчетность по форме 6-НДФЛ требует ведения детального учета доходов по видам (зарплата, отпускные, больничные и др.), по датам выплаты и суммам удержанного НДФЛ с каждой выплаты. Только это позволит заполнить форму достоверными данными. ФНС провела очередной «ликбез»: как отразить в отчете перерасчет зарплаты, отпускных и возврат налога.
Каждый этап расчетов по НДФЛ имеет свои сроки и контрольные даты.
Дата получения дохода для удержания НДФЛ
Исчислить НДФЛ нужно на дату получения дохода (ст. 223 НК РФ).
Дата получения дохода – это дата, на которую доход признается фактически полученным, но это еще не выплата на руки. С начисленного дохода нужно посчитать НДФЛ. И только затем НДФЛ удерживают – на дату выплаты дохода. То есть исчисление и удержание НДФЛ как правило, происходит не одновременно.
Особые сроки получения дохода (то есть день, когда нужно рассчитать НДФЛ) установлены:
последний день каждого месяца в течение срока, на который выдан льготный заем, при получении дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах;
последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.
Для всех остальных доходов дата получения дохода, когда нужно рассчитать НДФЛ ― это день его выплаты.
При каждой выплате доходов у агента возникает обязанность удержать НДФЛ.
Дата фактического получения дохода определяется как день (п. 1 ст. 223 НК РФ):
зачета встречных однородных требований (предположим, у учредителя компании есть долг перед фирмой (например, полученный заем), а у фирмы, в свою очередь, есть долг перед ним (например, невыплаченные дивиденды);
прекращения заемного обязательства.
Исчисленную на дату получения дохода сумму налога необходимо удержать непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). И не позднее следующего дня перечислить в бюджет.
Форма 6-НДФЛ
Ежеквартальная отчетность по НДФЛ по форме 6-НДФЛ установлена для налоговых агентов с 2016 года Федеральным законом от 02.05.2015 № 113-ФЗ.
В расчете по форме 6-НДФЛ налоговый агент предоставляет общую информацию по всем физическим лицам, которые получили от него доход. Это суммы выплаченных доходов, предоставленных налоговых вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ и сроки перечисления его в бюджет (п. 1 ст. 80 НК РФ).
Расчет состоит из разделов, каждый из которых нужно заполнять обязательно:
Раздел 1 «Обобщенные показатели»;
Раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».
Форму № 6-НДФЛ нужно представлять:
за первый квартал – не позднее 30 апреля;
за полугодие – не позднее 31 июля;
за девять месяцев – не позднее 31 октября;
за год – не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным.
Датой представления расчета считается:
дата его отправки, зафиксированная в подтверждении даты отправки в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи оператора электронного документооборота.
Что учесть при заполнении формы 6-НДФЛ
Налоговики напомнили, что форма расчета 6-НДФЛ и порядок ее заполнения утверждены приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ (далее – Порядок).
Расчет 6-НДФЛ составляют нарастающим итогом за первый квартал, за полугодие, за девять месяцев и за год. Данные берутся из регистров налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ, п. 1.1 Порядка).
Расчет состоит из разделов, каждый из которых обязателен для заполнения:
В разделе 1 указывают суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога по соответствующей налоговой ставке.
В разделе 2 указывают даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания налога, предельные сроки перечисления налога и обобщенные показатели сумм фактически полученного дохода и удержанного налога по всем физическим лицам.
Для этого в разделе 2 заполняют строки:
130, где показывают обобщенную сумму фактически полученных доходов (без вычета НДФЛ) в указанную в строке 100 дату. В эту сумму входит и выплаченный в середине месяца аванс;
140 для указания обобщенной суммы удержанного НДФЛ в указанную в строке 110 дату.
Дата фактического получения доходов указывается по строке 100 раздела 2 расчета.
Уточненный расчет
Уточненный расчет нужно представить (п. 6 ст. 81 НК РФ):
если выявлен факт неотражения или неполноты отражения сведений;
если выявлены ошибки, приводящие к занижению или завышению суммы налога, подлежащей перечислению.
На титульном листе налоговый агент должен проставить:
при представлении первичного расчета – значение «000»;
при представлении уточненного расчета – номер корректировки (значение «001», «002» и т. д.)
Таким образом, «уточненка» подается в том случае, если налоговый агент обнаружит, что в первоначальном расчете не отразил какие-либо сведения или допустил ошибку, которая привела к занижению или завышению суммы налога (на это указано, например, в письме ФНС РФ от 15.12.2016 № БС-4-11/24065@).
Например, если вы пересчитали отпускные, выплаченные работнику в предыдущем отчетном периоде, это еще не означает, что за прошлый период придется сдать уточненный расчет по форме 6-НДФЛ. Все зависит от того, в какую сторону изменилась сумма отпускного дохода.
Если в результате перерасчета отпускных нужна доплата, то уточненку сдавать не потребуется. Сумма доплаты попадет в отчет 6-НДФЛ за тот период, в котором она была произведена. А поскольку раздел 1 расчета заполняется нарастающим итогом, то в нем будет отражена полная сумма отпускных с учетом перерасчета.
Если же после перерасчета сумма отпускных уменьшилась, то придется сдать уточненный расчет за период, в котором были начислены первоначальные отпускные. В разделе 1 уточненного 6-НДФЛ нужно будет указать новую, уменьшенную сумму.
Об этом писали московские налоговики в письме от 12.03.2018 № 20-15/049940.
Перерасчет зарплаты
Если болезнь работника не была учтена при заполнении табеля учета рабочего времени, то бухгалтер не мог корректно начислить ему зарплату. Поэтому ее нужно пересчитать, а перерасчет отразить в форме 6-НДФЛ.
Раздел 1 формы 6-НДФЛ заполняют нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. В разделе 2 за отчетный период отражают операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода.
Если в расчете были допущены ошибки, приводящие к занижению или завышению НДФЛ, нужно представить «уточненку».
Если работник принес больничный, к примеру, за март 2019 года в апреле 2019 года, придется пересчитать зарплату за март 2019 года.
Итоговые суммы с учетом перерасчета отражают в разделе 1 «уточненки» по 6-НДФЛ за I квартал 2019 года по строкам:
020 «Сумма начисленного дохода»;
040 «Сумма исчисленного налога»;
070 «Сумма удержанного налога».
А зарплату за март и НДФЛ с учетом перерасчета нужно показать по строкам 100 – 140 раздела 2 за полугодие 2019 года.
Если работник принес больничный за декабрь 2019 года в январе 2020, то бухгалтеру придется пересчитать зарплату за декабрь 2019 года.
Итоговые суммы с учетом перерасчета нужно отразить в разделе 1 «уточненки» по 6-НДФЛ за 2019 год в строках:
020 «Сумма начисленного дохода»;
040 «Сумма исчисленного налога»;
070 «Сумма удержанного налога».
Перерасчет отпускных
В комментируемом письме также рассмотрена ситуация, когда налоговый агент вернул работнику переплату по НДФЛ, возникшую в результате пересчета отпускных. Как отразить эту операцию в расчете 6-НДФЛ? Рассмотрим пример.
Пример. Заполняем 6-НДФЛ
Доход работника за июль, август и сентябрь 2019 года составил 200 000 руб. НДФЛ, исчисленный с зарплаты за третий квартал, равен 26 000 руб. (200 000 руб. х 13%). В бюджет фактически было уплачено 25 000 руб., так как 1000 рублей была возращена работнику как излишне удержанная в прошлом периоде.
В такой ситуации раздел 2 расчета 6-НДФЛ за девять месяцев заполняется следующим образом:
— по строкам 100-120 указываются соответствующие даты;
— по строке 130 «Сумма фактически полученного дохода» — 200 000;
— по строке 140 «Сумма удержанного налога» — 26 000.
Сумма налога, возвращенная работнику в размере 1000 рублей, отражается по строке 090 раздела 1 расчета за этот же период.
Если же нужно пересчитать отпускные, которые были выплачены в прошлом квартале, подход другой.
Например, работнику были выплачены отпускные, с которых бухгалтер удержал и перечислил в бюджет НДФЛ. В следующем отчетном периоде бухгалтер сделал перерасчет отпускных. Нужно ли в такой ситуации подавать уточненный расчет по форме 6-НДФЛ за прошлый период?
Это, напомним, зависит от того, уменьшилась или увеличилась сумма отпускных. Такой вывод также был сделан в письме УФНС по г. Москве от 12.03.2018 № 20-15/049940.
Вы помните, что раздел 1 формы 6-НДФЛ заполняют нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. В разделе 2 расчета за отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода.
Если в результате перерасчета отпускных производится доплата, то «уточненку» подавать не нужно. В таком случае в разделе 1 расчета того отчетного периода, в котором произведена доплата, отражаются итоговые суммы с учетом доплаты отпускных.
Если же в результате перерасчета сумма отпускных уменьшается, то за период, в котором отпускные были начислены, нужно подать уточненный расчет. В разделе 1 «уточненки» необходимо отразить итоговые суммы с учетом уменьшения отпускных.
Возвращенная же налоговым агентом сумма излишне удержанного налога отражается по строке 090 раздела 1 расчета 6-НДФЛ в том периоде, в котором произведен возврат.
Поделиться
Распечатать
НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА
Электронная версия популярного журнала
Новые документы с комментариями экспертов. Журнал помогает бухгалтерам разбираться в значениях и смыслах новых документов по учету и налогам.
УФНС разъяснило, как в 6-НДФЛ отразить возврат налога физлицу за прошлые годы
В письме от 17.07.17 № БС-4-11/13832@ УФНС по Москве ответило на вопрос о возврате (зачете) излишне удержанного НДФЛ и отражении таких сумм в 6-НДФЛ.
Возвращает налог налоговый агент на основании письменного заявления налогоплательщика за счет сумм этого налога, подлежащих перечислению в бюджет в счет предстоящих платежей как по указанному налогоплательщику, так и по иным физлицам, с доходов которых налоговый агент удерживает налог, в течение трех месяцев со дня получения заявления налоговым агентом.
Если суммы налога, подлежащей перечислению налоговым агентом в бюджет, недостаточно для возврата в срок, то налоговый агент запрашивает возврат налога из бюджета. До получения налога из бюджета налоговый агент вправе вернуть физлицу деньги за счет собственных средств.
Порядком заполнения 6-НДФЛ предусмотрено, что по строке 090 указывается общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам, нарастающим итогом с начала налогового периода.
Если налоговый агент производит в 2017 году возврат налогоплательщику излишне удержанной суммы налога из дохода, полученного им в предыдущих налоговых периодах, то данная сумма подлежит отражению по строке 090 раздела 1 расчета 6-НДФЛ за соответствующий период. В разделе 2 расчета 6-НДФЛ данная операция не отражается. При этом уточненный расчет 6-НДФЛ за соответствующий налоговый период не представляется.
Кроме того, налоговый агент должен представить в налоговый орган уточненные сведения о доходах физлиц по форме 2-НДФЛ за соответствующий налоговый период.
Сумму НДФЛ, подлежащую уплате в бюджет, следует уменьшить на сумму произведенного возврата. Если налоговый агент перечислил сумму удержанного налога без учета сумм возврата, то возникает излишне уплаченная сумма налога, подлежащая возврату из бюджета.
ФНС России разъяснила особенности заполнения 6-НДФЛ при перерасчете и возврате налога
 |
| pressmaster / Depositphotos.com |
Согласно пункту 3.3 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ по строке 090 раздела 1 указывается нарастающим итогом с начала года общая сумма налога, возвращенная налогоплательщикам в соответствии со ст. 231 Налогового кодекса РФ (Письмо Федеральной налоговой службы от 2 октября 2019 г. № БС-4-11/20039). При перерасчете сумм дохода и НДФЛ в разделе 1 расчета отражаются итоговые суммы с учетом произведенного перерасчета, раздел 2 расчета не заполняется.
Например, если налоговый агент в январе 2020 года возвращает налогоплательщику излишне удержанную сумму налога из дохода, полученного в 2019 году, то данная сумма подлежит отражению по строке 090 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2020 года.
Налоговый агент обязан представить в налоговый орган уточненный расчет по форме 6-НДФЛ за соответствующий период 2019 года (при этом в нем раздел 2 не корректируется), а также уточненные справки о доходах и суммах НДФЛ по форме 2-НДФЛ за 2019 год.
Переплата по НДФЛ: откуда она берется и как ее вернуть
НДФЛ особенный налог — он перечисляется в бюджет из суммы доходов физического лица. Это означает, что работодатель должен перечислить в бюджет ровно столько НДФЛ, сколько он удержал из доходов работника. Организация, выступающая в роли налогового агента, не имеет права уплачивать налог за счет своих средств. Что делать, если вы неверно рассчитали налог и удержали больше? Или ошиблись в платежке и вместо 1000 рублей, перевели 10 тысяч, можно их вернуть или зачесть?
Прямой запрет на оплату НДФЛ за счет агента указан в п. 9 ст. 226 НК РФ: «Уплата налога за счет средств налоговых агентов не допускается, за исключением случаев доначисления (взыскания) налога по итогам налоговой проверки в соответствии с настоящим Кодексом при неправомерном неудержании (неполном удержании) налога налоговым агентом».
Иначе говоря, НДФЛ — это не тот налог, который можно заплатить авансом на год вперед. Он перечисляется в бюджет каждый раз при выплате дохода физическому лицу. Почему же переплата все-таки возникает?
Когда может возникнуть переплата по НДФЛ
Переплата по НДФЛ в бюджет может образоваться в случае, когда организация — налоговый агент излишне удержала и перечислила в бюджет НДФЛ с сумм дохода, выплаченного физическому лицу.
Когда ошибка в исчислении НДФЛ установлена и доходы налогоплательщика откорректированы, то излишне удержанная и перечисленная сумма НДФЛ должна быть возвращена физлицу. А так как налоговый агент эту сумму уже перечислил в бюджет, то, соответственно, организация должна обратиться в налоговый орган за возвратом излишне уплаченных сумм НДФЛ.
Ситуации, при которых может быть излишне удержан налог, следующие:
Как вернуть работнику излишне удержанный налог
Порядок возврата НДФЛ работнику указан в ст. 231 НК РФ.
После того как бухгалтер пересчитает налог и определит излишне удержанную сумму, он должен в течение 10 рабочих дней сообщить о ней работнику. Установленной формы сообщения нет. Поэтому его можно составить в произвольной форме с указанием периода излишнего удержания налога, размера НДФЛ к возврату и просьбы предоставить банковские реквизиты для перечисления суммы налога.
После получения от работника заявления на возврат НДФЛ с указанием реквизитов расчетного счета для перечисления денег у работодателя есть 3 месяца на возврат суммы НДФЛ.
В случае нарушения срока возврата налога его нужно будет вернуть с процентами, которые начисляются за каждый календарный день просрочки исходя из ставки рефинансирования Банка России, действующей в эти дни.
Вернуть налог необходимо только в безналичном порядке и только тому физическому лицу, из доходов которого он был излишне удержан.
Налог возвращается за счет текущих и будущих платежей по НДФЛ за этого и других работников. То есть вместо перечисления НДФЛ в бюджет нужно перечислить сумму излишне удержанного налога конкретному работнику.
Может случиться так, что сумма возврата НДФЛ работнику составит больше 3-х месячной суммы исчисленного и удержанного НДФЛ по всей организации. То есть, в ближайшие три месяца просто может не хватить суммы налога, которая подлежит уплате в бюджет, для возврата налога работнику. В таком случае следует обратиться в налоговую инспекцию за возвратом. Сделать это нужно в течение 10 рабочих дней со дня получения заявления от работника.
Для этого необходимо составить и отправить в налоговый орган следующие документы:
В течение месяца налоговый орган должен перечислить деньги на расчетный счет организации. И затем уже можно будет эти деньги перечислить работнику в обычном порядке.
Также работодатель вправе перечислить деньги работнику в счет возврата НДФЛ за счет собственных средств, не дожидаясь возврата НДФЛ из бюджета. А затем уже обратиться в налоговую инспекцию.
Если работник, у которого выявлена излишне удержанная сумма налога, уже не работает в организации, то все равно ему нужно вернуть налог. Процедура такая же: надо уведомить бывшего работника об излишнем удержании, получить от него заявление на возврат и перечислить сумму налога в общем порядке.
Техническая ошибка
Переплата по НДФЛ может возникнуть и в результате технической ошибки — когда бухгалтер указал в платежном поручении на уплату НДФЛ больше, чем было удержано из доходов работников. То есть, в учете все исчислено верно, но по каким- то причинам при перечислении в бюджет допущена ошибка в сумме.
В такой ситуации, согласно разъяснениями контролирующих органов, сумма переплаты должна быть возвращена организации по ее заявлению, как ошибочно перечисленная.
Порядок возврата таких сумм также регулируется ст. 78 НК РФ, так как ничего иного в НК РФ не установлено, и налоговые агенты также имеют право на своевременный зачет или возврат сумм излишне уплаченного налога, а правила, указанные в ст. 78 НК РФ, распространяются в том числе и на налоговых агентов.
Для возврата переплаты по НДФЛ нужно в налоговую инспекцию предоставить:
То есть, налоговому агенту необходимо предоставить такие документы, из которых будет понятно, что данная переплата не является суммами налога, удержанными из доходов налогоплательщиков — физических лиц, а является именно денежным средствами организации, ошибочно перечисленными в бюджет. Рекомендуется перед написанием заявления подписать с налоговой инспекцией акт сверки по НДФЛ. Тогда налоговики удостоверятся, что все начисления по лицевому счету (которые были отражены на основании расчета 6-НДФЛ) оплачены и имеющаяся переплата действительно уплачена за счет средств компании и подлежит возврату.
Исправления в отчетности и в учете
В расчете 6-НДФЛ суммы налога, возвращенного сотрудникам, отражаются в том налоговом (отчетном) периоде, в котором осуществлен его возврат. Такие суммы следует отразить по строке 090 раздела 1.
Если по физическому лицу, из доходов которого излишне удержали НДФЛ, уже предоставлена справка 2-НДФЛ за налоговый период, то тогда нужно будет предоставить корректирующую справку 2-НДФЛ за тот же период.
В бухгалтерском учете сумма налога, подлежащая возврату физическому лицу, отражается записью сторно:
Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам».
Перечисление налога на расчетный счет физического лица отражается записью:
Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и Кт 51 «Расчетные счета».
Уточненка по 6 НДФЛ и 2 НДФЛ: как отразить возврат налога
Если бухгалтерия удержит с работника лишний НДФЛ, его придется вернуть. А бухгалтеру нужно составить и сдать уточненки расчета 6-НДФЛ и 2-НДФЛ.
Излишне удержанный НДФЛ должен быть возвращен работнику на основании его письменного заявления в соответствии со статьей 231 НК РФ.
Сроки возврата излишне удержанного НДФЛ
Если бухгалтер компании выявит переплату НДФЛ, он обязан сообщить об этом работнику, с которого удержали лишние деньги, в течение 10 дней со дня обнаружения этого факта.
Возврат излишне удержанной суммы НДФЛ производится за счет предстоящих платежей этого налога, в течение 3 месяцев со дня подачи заявления работником.
Компания не заинтересована, затягивать с возвратом. На сумму излишне удержанного и не возвращенного в установленный срок налога, начисляются проценты за каждый календарный день просрочки.
Отражаем в 6-НДФЛ и 2-НДФЛ переплату в 2019 году, а возврат в 2020 году
Если лишний налог удержан с работника в 2019 году, а бухгалтерия возвращает эту переплату в 2020 году, необходимо сдать в налоговую инспекцию:
Сумма налога, возвращенная организацией работнику, отражается нарастающим итогом с начала налогового периода по строке 090 расчета 6-НДФЛ. Пункт 3.3 раздела 1 Порядка заполнения расчета, утв. приказом ФНС от 14.10.15 № ММВ-7-11/450@.
При перерасчете суммы дохода и НДФЛ в разделе 1 формы 6-НДФЛ отражаются итоговые суммы с учетом перерасчета. Раздел 2 формы 6-НДФЛ не заполняется.
Аналогичные рекомендации читайте в письме ФНС России от 02.10.19 № БС-4-11/20039.
электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ
Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
Свежий выпуск издания доступен подписчикам бератора бесплатно.