как правильно перечислять приложения в письме
Приложения к документам
Оформление реквизита «Отметка о наличии приложения»
При оформлении приложений к документам используется реквизит «Отметка о наличии приложения». Требования, предъявляемые к оформлению этого реквизита, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
к приказу Росархива
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
к приказу Минздрава России
Отдельные вопросы оформления приложений
В государственном стандарте даны требования по оформлению приложений в сопроводительных письмах и в распорядительных документах, но приложения оформляются и в других документах, кроме того, при оформлении документов нередко возникают вопросы, которые в стандарте никак не отражены. Рассмотрим некоторые из них.
При оформлении распорядительных документов в соответствующем пункте распорядительной части документа необходимо делать ссылку на приложение. Оформляется она следующим образом:
— если приложение одно:
В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 21.01.2003 № 18-ПП «О структуре органов исполнительной власти города Москвы» Правительство Москвы постановляет:
1. Утвердить Положение о Комитете по связям с религиозными организациями города Москвы (приложение).
— если приложений несколько:
В связи с формированием Аппарата Правительства Москвы в соответствии с Законом города Москвы от 21 ноября 2001 года № 63 «О внесении изменений и дополнений в Закон города Москвы от 26 февраля 1997 года № 5 «О Правительстве Москвы»» Правительство Москвы постановляет:
1. Утвердить Положения:
— об Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1);
— о Правовом управлении Правительства Москвы (приложение 2);
— об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3);
— о Протокольном отделе Правительства Москвы (приложение 4);
На каждом приложении оформляется отметка о приложении по установленной форме:
к постановлению Правительства
от 3 декабря 2005 г. № 982-ПП
Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении:
к договору купли-продажи
от 5 июля 2005 г. № 38/93
При оформлении отметки о наличии приложения в сопроводительных письмах слово «Приложение» печатается непосредственно под текстом, без красной строки, дополнительным межстрочным интервалом от текста не отделяется:
Высылаем на рассмотрение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.
Приложение: 1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз.
2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.
При оформлении приложений справочного характера к распорядительным, плановым, отчетным и другим документам приложения должны быть оформлены как полноценные документы, то есть должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.), заголовок к тексту документа, например:
Справка о суммах налоговых отчислений
Справка о сумме задолженности предприятия
Список членов комиссии по оценке собственности предприятия
График выполнения работ по договору
План мероприятий по реализации постановления Правительства Российской Федерации от … № … «О…» и др.
Приложения визируются должностными лицами, ответственными за их подготовку.
Как правильно перечислять приложения в письме
2.2.13. Оформление приложений к документу
Приложение дополняет, разъясняет отдельные вопросы документа или документ в целом.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 2 экз.
Если приложения в тексте не названы, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Например:
1. Заключение на проект. на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке. на 2 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
письмо Росархива от 14.06.97 N 02-4/156 и приложения к нему, всего на 30 л.
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.
Если приложение отправляется не во все указанные в документе адреса, то это оговаривается в отметке о приложении.
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации и количество штук:
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие конфиденциальную информацию (ДСП), отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:
Справка о платежеспособности. для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.
В этом случае сопроводительное письмо тоже будет иметь пометку «для служебного пользования».
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а отметка о наличии приложений оформляется следующим образом: Приложение: согласно описи на 5 л.
При направлении копий прилагаемых документов об этом указывается в приложении.
Приложение: копия приказа ФАС России от 22.10.2012 N 650 на 3 л. в 1 экз.
к приказу ФАС России
от __________ N _____
Первую и последнюю строки при этом центрируют относительно второй строки.
Если приложение одно, оно не нумеруется.
приказом ФАС России
от __________ N _____
Наличие приложений к организационно-распорядительным документам указывается только в тексте.
Шпаргалка делопроизводителя
Ваш персональный гид в мире документов
Страницы
10 октября, 2018
Как правильно оформить приложения к документам
Правильно оформить приложение к документу помогает реквизит «Отметка о приложении».
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» отметка о приложении содержит сведения о документе (документах) прилагаемом к основному документу.
Отметка о приложении может располагаться:
Отметка после текста оформляется под текстом от границы левого поля (то есть без пробелов).
Правила оформления приложений
Если приложение названо в тексте документа, то отметка выглядит следующим образом:
Приложение: на 2л. в 1 экз.
Если не названо, то указываем полностью:
Приложение: 1. Договор об указании услуг на 5 л. в 1 экз.
2. Акт приема-передачи на 2 л. в 1 экз.
Если приложением является электронный носитель, то отметка оформляется так:
Приложение: файл «Проект соглашения.doc» на usb-флеш-накопителе.
Если документ, являющийся приложением, имеет свои приложения, он оформляется следующим образом:
Приложение: письмо ООО «Раза ветров» от 17.06.2018 N 03-10/45 и приложения к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 2л. в 1 экз. только в первый адрес.
Так оформляются отметки о приложении только в сопроводительных и информационно-справочных документах.
На что обратить внимание
Слово «Приложение» пишется в единственном числе, несмотря на то, что приложений может быть несколько.
Как оформляется отметка о наличии приложений в приказе или других распорядительных документах (постановлениях, решениях, распоряжениях)
В соответствии с Постановлением Правительства Волгоградской области от 12.09.2018 N 536 (приложение 1).
Также допускается ставить знак N перед приложением.
То есть отметка о приложении в распорядительных документах, а также в договорах, положениях, правилах, инструкциях под текстом не оформляется, а указывается только в тексте документа.
Как оформляются приложения к распорядительным документам
На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:
Приложение N
к приказу ООО «Звезда»
от 21.08.2018 N 156
Реквизит выравнивается по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки.
Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.
УТВЕРЖДЕНО
приказом ООО «Мечта»
от 18.06.2018 N 118
Надеюсь, что с оформлением приложением все стало понятно. Вопросы пишите в комментариях
С уважением, Инна.
документовед, специалист по ДОУ и делопроизводству
26 комментариев:
Что купить диплом http://diplom-site.com/ Дает вам окончить институт? Конечно, профессиональные навыки бывших студентов институтов российской федерации находятся на самом приемлемом уровне, и ни о каких прикладных навыках не может быть и речи. Однако окончание учебного заведения всегда сопровождается выдачей корочки, что, в то же время, открывает перед молодым специалистом множество возможностей. Есть интерес: нужно ли мне тратить на учебу более двух лет, много денег и нервов, или лучше не соответствовать требованиям дизайна и спокойно приобрести документ о высшем образовании в чите по низкой цене? Когда вы хотите изучить необходимые науки своими руками, но не представляете себе смысла обучения, приходите по адресу, и вы накопите заветную корочку почти за пару дней. Почему покупка сертификата является лучшим решением? Вы сами можете принять решение, какой путь выбрать, и в целом мы абсолютно уверены. Покупка корочки по либеральной цене является очень привлекательным вариантом для большого числа, так как: 1. Вы экономите от пяти до семи лет, а также сможете сразу же заработать хорошие деньги. 2. Вы получаете финансовую экономию во время учебы, а значит, сможете распорядиться ими предельно рационально (например, раскошелиться на стартап или развитие собственного предприятия). 3. В определенных ситуациях обучение вообще не рекомендуется, особенно если вы обсуждаете тех людей, которые имеют многолетний опыт работы. 4. Готовый лист бумаги предоставит вам те же возможности, что и диплом, выданный во время реализации, но это обойдется намного дешевле. Где я могу купить медицинскую справку? Независимо от того, какой сертификат вам нужен для работы или другого места жительства (документ о высшем образовании или подтверждение ученой степени аспиранта), мы всегда будем рады помочь посетителям с приемом. Отдайте предпочтение любому вузу, определитесь со специальностью, и наши сотрудники сделают это, чтобы оформить медицинскую справку. Они обращаются сюда, потому что мы производим специальные дипломы, а не низкосортные подделки, поэтому с такой девушкой очень легко без страха устроиться на работу в любую компанию, поехать в европейский союз с целью регистрации и по другим направлениям. Но здесь мы всегда придерживаемся строгой политики конфиденциальности. Конфиденциальность клиента является гарантией всего того, что никто не узнает о вашей покупке приобретенного документа.
Вы можете заказать университетский документ в зернограде, неотличимый от оригинала, Купить диплом ВУЗа http://diploms-webs.com/diplom-vuza.html В realdiplom. Сотрудничая с местной организацией, у вас есть возможность не сомневаться в том, что вы получите сертификат, выданный на государственном бланке. Самые опытные и знающие мастера будут работать над изготовлением документа для вашей компании. Чтобы сделать заказ, заполните предлагаемую заявку здесь, на сайте, с проверенной и полностью актуальной информацией о собственном здоровье (полное имя, дата рождения, номер телефона), укажите название университета, диплом, который вы хотите получить, специальность, форму обучения, время выезда. Если вы сомневаетесь в том, какую информацию следует указывать в полях нашей онлайн-формы, наши менеджеры с вами и вы можете позвонить им по номеру телефона или в интернете, они подадут советы, это зависит от действующего года рождения и всего, зачем вам нужен диплом.
Как обычно, требуется приобрести сертификат о неполном образовании для всех, кто по ряду причин не смог получить степень бакалавра. В конце концов, обучение на степень магистра или специалиста в настоящее время стало чрезвычайно дорогим, многие игроки не могут себе этого позволить. Однако следует отметить, что иногда для работы достаточно корочки специалиста, и поэтому именно такой протокол будет пользоваться сегодня солидной популярностью. Когда вы решите заказать эту опцию, чтобы подтвердить работодателю профессиональные навыки и умения, которые приобрел клиент, мы обязательно опубликуем такую возможность. Приобретите сертификат о неполном образовании Большинство предпринимателей нанимают сотрудников с дипломом о незаконченном высшем образовании, вам нужно только подтвердить, что у вас есть опыт работы. И когда ежедневная работа над давней целью жизни, которая может повысить финансовое благополучие и гарантировать достойную жизнь в дальнейшем, не требует наличия сертификата бакалавра, а также эксперта, тогда у вас есть шанс купить документ о неполном образовании здесь. Кроме того, мы сотрудничаем с другими городами россии, Дипломы о высшем образованиив Украине купить недорого! http://ukr-diplom.com/ И поэтому мы можем отправить заказ по почте или автомобильными компаниями.
Заполните короткую форму на веб-ресурсе, Продажа оригинальных дипломов http://diplom-vuza.com/ Указав вашу конфиденциальную информацию и требования. 2. Дождитесь ответа или обратной связи от администратора, который выяснит все нюансы. Он предлагает клиентам другую версию университета и 12 месяцев выдачи, чтобы итоговый документ выглядел как можно более законным. Например, проще выписывать документацию по конкретным специальностям в городах нашей страны, но не в столице. 3. Наша компания может отправить версию диплома на электронную почту, затем, чтобы вы могли видеть до ста процентов печати. Этот период совершенно бесплатный. 4. Как только диплом будет готов, мы предложим час на транспортировку. Если город вашего проживания-хабаровск, то нет необходимости ждать форму. В российской федерации срок перевозки определяется выбранным способом отправки-по почте или курьерской работой. Мы обслуживаем при отсутствии предоплаты и оказываем помощь в выписывании бланков различных документов здесь. Если при этом у вас нет возможности носить с собой сертификат института в хабаровске, то вы можете купить его подобие по доступной цене, но выданное в вузе российской федерации. В этом случае стоимость ниже, так как с реестром это несложно. Наша компания также рада помочь восстановить аттестат за 9-й или 11-й класс.
Часто в ее сфере консалтинговых услуг есть услуга «готовый допуск сро», «компания с окончательным допуском сро», которая угрожает вам наличием корпорации с уже оформленным допуском, и цены на такую услугу примерно вдвое превышают цену за получение допуска сро для разработки, строительства, инженерных исследований обычным способом. Допуск сро на строительство, проектирование, инженерные изыскания теперь можно оформить за два-четыре дня. Таким образом, вы оплачиваете все необходимые депозиты в сро и получаете диплом о приеме в сро в течение 2 дней с того момента, как сумма денег будет переведена на банковский счет сро. В магазине готовой компании вам также придется оплатить все депозиты в сро и дождаться поступления материалов в рс саморегулируемой организации. И только потом вам выдадут «готовый допуск сро», т.Е. Такой момент тоже занимает определенное время, точнее полдня, так как крупные сро проверяют поступление денег один день. Поэтому экономия времени, если она выйдет, слишком незначительна. При лицензировании покупка «готового разрешения на строительство, проектирование, инженерные изыскания была важна, так как согласно регламенту, экспертиза документов, тестирование и процесс получения документов заняли 45- пару месяцев. Сейчас конкуренция в этой сфере услуг сро достаточно высока, саморегулируемые производители стараются привлечь как можно больше членов, поэтому допуск сро выдается от одного до 4 дней, т.Е. Сроки значительно сокращены. Следовательно, услуга «готовый допуск сро» сегодня утратила собственную актуальность. Для того чтобы получить допуск в сро, необходимо внести депозиты в сро и предоставить регистрационные документы. Мы готовы предоставить вам разрешение сро на первые три дня, при этом разрешение может быть выдано в любую дату, сро организации строителей Что вам нужно. Точную информацию можно уточнить по телефону 7 343 287-11-90, отправив запрос на ресурс альянс-2011@mail.Ru или заполните заявку на допуск в сро на этом ресурсе, тоже действительно можно получить консультацию на дому: екатеринбург, ул. Шейнкмана, д..
Вы можете заказать сертификат о неполном образовании на сайте корпорации или Купить диплом о высшем образовании http://diploms-webs.com/ По указанным телефонам. 2017 год принес много обновлений в нашу систему образования. Вышесказанное относится к средним и высшим учебным заведениям. Все нововведения коснулись тех людей, которые собирались поступить на службу с пониженным образованием. Поэтому им нужно внимательно посмотреть, как решаются спорные вопросы, когда такие люди приходят на помощь. Ценным аспектом является тот факт, что каждый человек с ограниченным образованием должен продолжать проходить курс в любом университете определенной им страны. Как оформить государственный аттестат о неполном образовании в санкт-петербурге Может быть, поэтому задача заказать справку о неполном образовании в санкт-петербурге является одной из самых ответственных. В магазине вы сможете узнать больше о лечебном креме этой услуги, позвонив менеджеру по указанному номеру телефона. Кроме того, любой желающий приобрести корочку о неполном образовании сможет отправить ее в фирмы, но при звонке он обязан указать следующую информацию: 1. Текущий номер мобильного телефона. 2. Полное имя. 3. Рассказать «легенду», согласно которой к нему здесь обращаются. 4. А затем дождитесь звонка оператора. Оператор позвонит человеку, который подал заявку, и установит первый контакт с этой разработкой. Это одна из наиболее важных процедур, при которой для каждого из нас может быть установлено доверие между обеими сторонами. И так, чтобы в будущей должности не было различных упущений. Предложение, которое предоставляет возможность заказать данный документ о высшем образовании для лиц с неполным образованием, становится популярным у клиентов, имеющих более пожилой возраст. Такой шаг упомянет все, что такие личности часто теряют свое место и также не могут найти новое. В современном мире многие компании доверяют вакантные места не слишком опытным специалистам, а мамы и папы остаются с транспортом, который либо занимает должности, с небольшой зарплатой, либо не по профилю. Здесь все выиграют от диплома о неполном образовании. Поэтому вам нужно будет приобрести сертификат, подтверждающий наличие неполного образования в области связи, просто по телефону, который указан выше. Также можно сделать эту документацию с полезной проводкой по любым базам данных, с проводкой. Оператор все подробно объяснит. Мы принимаем заявки круглосуточно по телефону +7 (812) 606-77-11.
Отметка о приложении на документе: обновление правил оформления и сложные случаи
Зачем оформляют отметку о приложении
Д окументы и приложения к ним в современных условиях должны оформляться, исполняться, храниться и использоваться как связанные документы. Такой подход предполагает, что:
За счет правильности оформления ссылок обеспечивается взаимосвязь и взаимозависимость, защита документов (в т.ч. от фальсификации и подмены структурных частей комплекта). Это особенно ярко проявляется при оформлении сопроводительных писем и приложений к ним.
Механизм связанных документов (основной документ + приложения) применяется как один из приемов при издании нормативных правовых актов, он актуален при проведении экспертизы ценности документов, необходим в системах электронного документооборота, используется для поддержки версионности документов, обеспечивает контекстный и полнотекстовый поиск. Этот механизм используется в процессе официального опубликования нормативных правовых актов в справочно-правовых системах и периодических изданиях, а также при трансляции документов организации на ее внутренних сайтах.
При этом приложение также является логически завершенным документом, это самостоятельный информационный объект.
Как можно фиксировать версию локального нормативного акта (ЛНА) в его заголовочной части? Как ЛНА можно идентифицировать (не только по реквизитам утверждающего документа)? Ответы – в статье «Регистрация и формирование дел с ЛНА: развитие технологии» журнала № 12′ 2017
Правила оформления отметки о приложении – комментарий к новому ГОСТ Р 7.0.97-2016
В п. 5.19 нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 подробно рассматриваются правила оформления отметки о приложении в 2 управленческих ситуациях:
1. Когда приложения оформляются к информационно-справочным документам (сопроводительным письмам, актам, справкам, служебным запискам и др.), отметка о приложении обеспечивает прежде всего целостность (полноту) комплекта документов.
Основные правила ее оформления новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не изменил. Мы по-прежнему должны обращать внимание на то, названо или нет приложение в тексте основного документа (см. отметку «1» во фрагменте ГОСТ Р 7.0.97-2016):
Следует обратить внимание на приведенный в ГОСТ пример оформления отметки о сброшюрованном приложении (см. «2» во фрагменте ГОСТ Р 7.0.97-2016). Его можно взять за образец и не указывать количество листов (как это показано в ГОСТ), но оформлять наименование вида документа и идентификационные реквизиты совершенно необходимо! Тогда вместо короткого «отчет о НИР в 2 экз.» после двоеточия у нас получится:
Новым является также правило оформления отметки в случае, если приложением является обособленный электронный носитель: компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др. (см. «3» там же). Его мы далее подробно прокомментируем в ответе на один из вопросов читателей.
2. Когда издаются распорядительные документы (прежде всего, постановления, приказы, распоряжения), которыми утверждаются и вводятся в действие документы-приложения (локальные нормативные акты (ЛНА) организации: положения, правила, регламенты, инструкции и т.п. – это организационные документы, имеющие самостоятельное значение).
На данных ЛНА оформляется отметка о приложении (см. «5» там же), а в тексте основного распорядительного документа обозначается наличие приложения после его первого упоминания (см. «4» там же). Причем новый ГОСТ предусматривает написание в тексте слова «приложение» в скобках и со строчной (маленькой) буквы. А если приложений несколько, то они нумеруются, при этом допускается использование знака «№» перед цифрами. В этом случае рекомендуем придерживаться единообразия в оформлении: если в тексте основного документа приложения нумеруются со знаком номера (приложение № 3), то и на каждом документе-приложении необходимо его использовать (Приложение № 3), см. Примеры 2 и 3 далее.
Сделайте практический вывод из этих требований стандарта и запомните простое правило, что отметка о приложении как отдельный реквизит в распорядительных документах не оформляется, все наименования документов-приложений и ссылки на их наличие делаются только в тексте постановлений, решений, протоколов, приказов, распоряжений, поручений и указаний.
Если нормативный документ (например, правила или инструкция) утвержден распорядительным (приказом или др.), то на нормативном документе:
Таким образом, данные распорядительного документа не задваиваются в отметке о приложении и грифе утверждения. Это новое правило зафиксировано в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (см. «6» во фрагменте документа выше), однако ранее оно уже встречалось на практике.
К сожалению, ГОСТ Р 7.0.97-2016 подробно не рассматривает распространенную ситуацию, когда необходимо оформлять приложения к договорам 1 (соглашения о тарифах, о конфиденциальности, о защите и обработке персональных данных, о ведении переписки по исполнению договора в электронном виде и т.п.). На практике принято делать перечисление приложений не в отметке о приложениях, а в тексте договора. Например, его можно указать отдельным пунктом внутри раздела «Прочие условия» или даже самостоятельным разделом, который следует за «Адресами и реквизитами сторон», причем:
На первом листе каждого приложения в правом верхнем углу должна быть отметка со ссылкой на договор как основной документ (по правилам п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016, см. Пример 5).
10.1. Приложения к настоящему Договору являются его неотъемлемыми частями и составлены в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон:
10.1.1. Соглашение о тарифах на 2 полугодие 2018 года на 5 л.
10.1.2. Инструкция по эксплуатации Объекта на 29 л.
10.1.3. Соглашение о защите персональных данных представителей Сторон на 2 л.
Не рассматривается в новом стандарте и ситуация, когда утвержденный многостраничный организационный документ-приложение имеет собственные приложения.
На практике подобные многостраничные документы (например, инструкция по делопроизводству) оформляются с титульным листом, после которого на следующем отдельном листе располагается оглавление (содержание), в нем фиксируется перечень дополнительных приложений с указанием их номеров. Страницы таких приложений в этом случае могут включаться в общую нумерацию страниц основного утвержденного приложения (Пример 7).
А на самих дополнительных приложениях в составе основного утвержденного приложения уточняют, к какому разделу, пункту и подпункту они относятся:
Если дополнительные приложения имеют самостоятельную нумерацию, то в содержании основного приложения они перечисляются в той же последовательности, в которой упоминаются в его тексте, с указанием (или без указания) количества листов (Пример 8).
На самих дополнительных приложениях возможны 2 варианта оформления отметки о приложении, которые формально будут соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016: показаны в Примерах 9 и 10.
Ответы на вопросы читателей
Теперь перейдем к ответам на конкретные вопросы читателей.
Организация разрабатывает Положение. Получилось так, что к нему составлено одно большое приложение, состоящее из нескольких частей. Можно ли приложение обозначить № 1, а его части назвать Приложение 1.1 и 1.2 и т.п.?
Не нужно этого делать. Приложение ведь тоже является целостным документом, его необходимо оформлять по общим правилам. У вас 2 выхода.
1. К основному приложению (Положению) можно оформить несколько дополнительных приложений, которые нужно пронумеровать в том порядке, в каком они упоминаются в Положении. Тогда у вас появятся приложения № 1, № 2, № 3 к Положению (см. Примеры 8, 9 и 10).
На самостоятельные приложения удобно делать ссылки в тексте документов (особенно если их необходимо повторять несколько раз), публиковать их и направлять на исполнение в соответствии с правами доступа исполнителей, контролировать исполнение и, наконец, актуализировать и поддерживать версионность как основного документа, так и его приложений.
2. Можно текст многостраничного документа-приложения большого объема разделить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, а также оформить содержание (оглавление) к нему. Уровней рубрикации (деления текста на составные части) должно быть не более 4 (п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016):
На конкретные пункты и подпункты единственного приложения также удобно делать ссылки, но труднее будет поддерживать его версионность и вносить изменения. Исходите из разумной практичности при выборе конкретного варианта оформления из возможных.
В старом ГОСТ Р 6.30-2003 были примеры, когда в отметке о наличии приложения писалось слово «Приложение:» в единственном числе, а далее шел список из нескольких приложений. Это выглядело нелогично. В новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 – то же самое:
Приложение: 1. Положение об Управлении кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Справка о кадровом составе Управления кредитования на 2 л. в 1 экз.
Неужели так правильно? Или это описка, которая перекочевала в новый ГОСТ? Если мы будем писать слово «Приложения:» во множественном числе, когда надо оформить перечень из нескольких приложений, будет ли это принципиальной ошибкой?
Целью разработки требований к оформлению организационно-распорядительных документов было достижение их единообразия. В процессе унификации документов и ориентации их на автоматизированную обработку составные части (реквизиты) всегда упрощаются и формализуются для простоты и удобства оформления, а также для однозначной идентификации как документа в целом, так и каждого отдельного реквизита. И сейчас мы имеем дело с условным «языком реквизитов», в котором отсутствуют обычные грамматические связи.
Таким образом, на основном документе под его текстом (4 интервала ниже последней строки текста) и от границы левого поля оформляется отметка со словом «Приложение» в единственном числе, даже если документов-приложений будет несколько и потребуется их перечисление.
А действительно принципиальными вопросами в примере, который приводится со ссылкой на стандарт, являются следующие:
Поэтому данный пример оформления из стандарта подлежит корректировке, но совсем «в других местах»:
Обратите внимание также и на то, что под словом «Приложение:» никакой текст не оформляется, а если документов-приложений несколько, то они нумеруются, и их номера располагаются «знак под знаком».
У нас в организации издан приказ, в котором присутствуют приложения о заполнении форм отчетности в виде таблиц. Руководство дало задание подготовить поручение по службе по исполнению приказа.
Первый вопрос: стоит ли задваивать требования приказа? Зачем писать поручение по службе, если все требования изложены в приказе, а сам приказ подписан вышестоящим руководством? И распространяется он, естественно, на все подразделения организации.
В данной управленческой ситуации первый вопрос вам необходимо было задать руководителю. Вы, как и любой исполнитель, вполне имеете право уточнять суть поручения, его конкретные сроки, фамилии ответственных и другие особенности работы с документом именно в вашей службе. Потому что все эти особенности и конкретные мероприятия по исполнению приказа организации имеет право устанавливать руководитель вашего подразделения в своем поручении (это – новый вид распорядительного документа) или распоряжении (если по положению о подразделении и должностному положению он имеет право их издавать). Описанная в вопросе задача имеет смысл и вполне может быть поставлена руководителем территориально обособленного подразделения (службы).
Если копии приказа организации вы ранее не рассылали исполнителям в своей службе (конечно же, с резолюцией руководителя вашей службы), то не рекомендуем в поручении руководителя вашей службы ограничиваться простой ссылкой на приложения к тому приказу, которого эти исполнители еще не видели (это ответ на второй вопрос).
А если таблица сложная, комбинированная, то ее необходимо оформить как приложение еще и к поручению вашего руководителя. Только проконтролируйте, чтобы утвержденная форма обязательно соблюдалась, т.к. потом на основании собранных отчетов подразделений по утвержденным показателям будет формироваться консолидированная отчетность всей организации.
Желаем успехов во взаимодействии с руководством и взаимопонимания!
Новый стандарт на оформление организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 7.0.97-2016 в п. 5.19 предусматривает оформление отметки о наличии приложений в электронном виде, причем на обособленном электронном носителе (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.). В стандарте для этой ситуации предлагается такой пример оформления отметки:
Приложение: CD в 1 экз.
Но в этом же п. 5.19 стандарта содержится следующее уточнение: «на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов». А опыт лучших практик показывает, что обособленный внешний носитель должен быть идентифицирован прежде всего по наименованию автора документа, имени файла с указанием его расширения и объема, поскольку полное наименование документа-приложения уже должно быть указано в основном (положение, договор, пояснительная записка к плану или отчету) или сопроводительном документе (сопроводительное письмо).
Поэтому отметку об электронном приложении рекомендуем делать следующим образом (указание носителя может быть как в начале, так и в конце отметки):
. Направляем отчет об исполнении основных финансовых показателей развития Кировского филиала за 1-е полугодие 2018 года по разделу 3 целевого проекта «Корпоративные цифровые технологии (2017–2020 гг.)».
Приложение: CD в 1 экз., Кировский филиал, файл «КЦТ_3_otchet_1_2018.xls», 10 Мб
Приложение: Кировский филиал, файл «КЦТ_3_otchet_1_2018.xls», 10 Мб, CD в 1 экз.
Если же электронное приложение не названо в тексте основного (сопроводительного) документа, то отметку о приложении рекомендуем оформлять с наименованием документа-приложения:
Основной документ (например, сопроводительное письмо) и обособленный электронный носитель-приложение помещаются в один конверт для почтовых отправлений, причем CD-диск предварительно вкладывается в отдельный конверт или пакет небольшого формата, на котором оформляются его идентификаторы (Пример 17 или 18). Все реквизиты располагаются в центре на лицевой стороне конверта-вкладыша. Заклеивать этот вспомогательный конверт не обязательно.
CD-диски с документами, имеющими оперативное значение и временный срок хранения, могут пересылаться и в одном почтовом конверте с сопроводительными письмами без конвертов-вкладышей. В этом случае в центре носителя черными чернилами или шариковой ручкой пишется только имя файла документа-приложения: «КЦТ_3_otchet_1_2018.xls».
А usb-флеш-накопители необходимо пересылать в отдельных заклеиваемых конвертах-вкладышах, которые помещаются с сопроводительным письмом в один почтовый конверт.
При работе с электронными документами-приложениями необходимо особое внимание обращать не столько на оформление конвертов и вкладышей, сколько на систему именования файлов электронных документов, в которой следует предусматривать единообразие имен файлов однородных документов, возможность их консолидации при составлении сводных документов, а также системное обеспечение идентификации документов и их файлов.
При обмене сообщениями по электронной почте рекомендуем придерживаться практики оформления электронных приложений-файлов, показанной в Примерах 14–16.