как в счете указать номер договора
Счет на оплату. Порядок заполнения. Формируем счет в 1с 8.3.
Начнем с понятия и значения счета.
Это документ, который продавец выставляет покупателю для оплаты последним купленного товара или для перечисления аванса (предоплаты) в счет будущих поставок. Таким образом, в счете должны быть обязательно указаны платежные реквизиты продавца, чтобы покупатель смог осуществить перевод денежных средств, а именно:
— номер и дата;
— название организации или ИП;
— ИНН/КПП;
— банковские реквизиты (наименование банка, БИК, кор/счет, номер счета компании);
— наименование товаров, (услуг), их количество, стоимость, валюта, единица измерения;
— сумма к оплате и сумма НДС.
Когда счет необходим.
А вот когда отдельный договор отсутствует, то при заключении сделки счет может выступать в качестве оферты, в которой излагаются все основные условия договора. Оплата покупателем оферты будет подтверждением принятия условий договора.
Что такое счет-договор.
Все чаще в хозяйственной деятельности встречается понятие счет-договор, который, по сути, является аналогом оферты. Счет-договор подтверждает факт осуществления сделки и предварительную договоренность о ее проведении. В нем, помимо реквизитов, необходимых для счета, прописываются условия договора: срок действия, условия оплаты и доставки, ответственность сторон и т.д. Счет-договор требует подписи обоих сторон, поэтому составляется в двух экземплярах. Кстати, многие фирмы выставляют счета-договоры в одном экземпляре с печатью и подписью только поставщика. Правда в этом случае обязательным будет пункт, что в случае оплаты заказчиком, счет-договор считается заключенным и заказчик согласен со всеми его условиями.
Нужно ли хранить счета.
Очень много вопросов возникает у бухгалтеров по поводу хранения счетов. Дело в том, что в законодательной базе этого нигде не прописано. Счет не является первичным документом, поэтому никаких требований по хранению к нему нет. Однако если это был разовый платеж и в качестве основания был указан именно счет, особенно, если это была предварительная оплата и первичные документы еще не получены, то в спорных ситуациях счет послужит основанием для урегулирования проблемы между поставщиком и покупателем. Я бы посоветовала сохранить документ до завершения всех работ по договору, в соответствии с которым он был выставлен. Что касаемо хранения счетов-договоров, то они должны оставаться в архиве компании в течение пяти лет, согласно общим правилам хранения бухгалтерских документов.
Формирование счета в 1С 8.3.
Нажимаем кнопку «Создать»
Заполняем «шапку» открытого документа.
При помощи ссылки «НДС…», расположенной в правой стороне «шапки», можно отрегулировать тип цен и способ включения НДС в цену.
Теперь приступаем к заполнению табличной части.
6. Заполненный документ сохраняем, проводим кнопкой «провести».
Так выглядит печатная форма счета…
Счет подписывается уполномоченными лицами и выставляется покупателю.
В данной статье мы показали, как правильно формировать в программе 1С только один из многих необходимых документов. Но, чтобы быть уверенными в правильности отражения и ввода в программу всех документов хозяйственной деятельности, смело решать текущие рабочие ситуации, необходимо постоянно совершенствоваться. Именно поэтому предлагаю Вам пройти тест, который покажет, насколько вы ориентируетесь в области бухгалтерского учета, и если Ваших знаний недостаточно, то курс «Бухучет и налогообложение 2019 для начинающих + 1С8.3. практикум» обязательно поможет исправить эти «пробелы».
Матасова Татьяна Валерьевна
эксперт по вопросам налогового и бухгалтерского учета
Как ставить номера документов, чтобы не запутаться
Если работать без бухгалтера, рано или поздно можно запутаться в номерах документов. Можно завести тетрадочку и вычеркивать использованные номера, а можно прочитать эту статью и сделать по-другому.
Номера счетов можно ставить как угодно
За номера счетов можно не переживать, ведь по сути счет — это не документ, а только намерение одной компании передать деньги другой компании. Номера счетов могут быть любыми: сегодня №1, а завтра №114.
Если так получится, что номер счета повторится, ничего не произойдет: Росномернадзора у нас нет, максимум партнер подумает, что компания не очень аккуратна с документами, а то и вовсе не заметит.
За номерами остальных документов нужно следить
А вот за номерами актов, договоров, накладных, счетов-фактур нужно смотреть. Эти и другие важные документы требуют сквозной нумерации — так называют нумерацию, которая начинается каждый год сначала и идет по порядку.
Если этого не делать, налоговая проверка заметит и скажет, что вы нарушили правила ведения бухгалтерского учета, а это административное и налоговое правонарушение. Я не знаю ни одного случая, когда за это наказывали, но всё же лучше не рисковать. Да и работать легче, когда в документах порядок.
Как нумеровать документы
Самый простой способ — автоматическая нумерация. Такая есть, например, в 1С, с которой работают бухгалтеры. Если у вас небольшая компания и 1C нет, можно использовать программу «Бизнес-пак». Это бесплатная программа, которая автоматически следит за нумерацией, подтягивает ваши реквизиты и реквизиты других компаний и делает еще много чего полезного.
Если программа вам не нужна, есть старый добрый эксель. Можно завести таблицу и в нее записывать, какой документ, с каким номером, от какой даты и по какому контрагенту. Это поможет упорядочить работу с документами.
А вот если и с экселем возиться не хочется, можно завести ту самую тетрадочку, там помечать, какой последний номер использовали, и брать следующий.
А если совсем всё надоело, можно просто ставить дату вместо номера. Например, счет от 23 января 2020 года. Если таких счетов в день несколько, ставьте еще и время. Вот так: 23.01.2020-17.14. Тогда точно не запутаетесь.
Счёт на оплату. Бланк и образец заполнения
Счёт на оплату – документ, который используют в своей работе абсолютно все предприниматели, независимо от того, на каком уровне они работают и к какой сфере бизнеса относятся. Как правило, счёт на оплату выписывается после заключения между сторонами письменного договора, как дополнение к нему, но иногда он может быть выписан и как самостоятельный документ.
Именно счёт на оплату дает основание покупателю товара или потребителю услуги оплатить их. Счёт может быть выписан как на предоплату, так и на оплату постфактум.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Обязателен ли счёт?
Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.
Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.
ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.
Когда счёт безоговорочно необходим?
В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:
Итак, счёт на оплату не является обязательным документом, ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий.
Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.
Кто выписывает счёта на оплату
Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.
Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах, один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.
Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.
Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.
Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.
Как отправлять счёта на оплату
Сам счёт выставляем электронно. Один бумажный экземпляр оставляем у себя, другой можно отправить контрагенту обычным письмом.
Чаще всего счёт заполняется в электронном виде и отправляется получателю через электронную почту. Но опытные бухгалтеры всегда распечатывают документ на бумажном носителе, и один «живой» подписанный экземпляр отправляют контрагенту через обычное почтовое сообщение, а второй хранят у себя, подшивая в папку, обычно именуемую «счёта».
Инструкция по оформлению счёта на оплату
С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.
В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать
Далее посередине строки пишется название документа, его номер по внутреннему документообороту, а также дата создания.
Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.
Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.
В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.
Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.
В завершение документ должен подписать главный бухгалтер организации и руководитель.
Счёт-фактура для плательщиков НДС
Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру: ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены в полном объеме, для того, чтобы можно было удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также могут содержаться сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.
Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.
Элементы счёта
Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.
К СВЕДЕНИЮ! Печать на счёте, по последним законодательным требованиям, не обязательна.
За товар или за услугу?
Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.
Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).
При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.
СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.
Не допускайте ошибок!
Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Как без ошибок составить счет на оплату
Счет на оплату
Нередко в комплект документации прикладывается необязательный документ, выставляемый поставщиком покупателю для подтверждения платежа и его суммы за товары, работы или услуги — счет на оплату. Главная его цель — уведомление исполнителем сделки о необходимости произвести перечисления средств в зачет предстоящих работ, услуг или поставок либо о плате за уже совершенную операцию.
Утвержденной унифицированной формы для этого документа нет. Он выставляется в любой форме, на усмотрение компании.
Так как счет может быть, например, не оплачен или перевыставлен, он не является документальным подтверждением расходов в целях бухгалтерского учета. А это значит, что требования закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ в отношении «первички» к нему не применяются. Поэтому им можно в точности не следовать.
Чтобы денежные средства поступили в требуемой сумме на расчетный счет компании на основании договора, заключенного с покупателем, необходимо представить покупателю счет на оплату.
Как правильно оформить
Как уже было сказано выше, утвержденной унифицированной формы у данного документа нет и нигде не прописано, как его составлять, однако в нем все-таки лучше отразить некоторые реквизиты. Какие — указано в таблице.
Указывается название компании-продавца, включая правовую форму. Например, ООО «Альфа»; в случае, если продавец — ИП, то его наименование в полном объеме. Например, «Индивидуальный предприниматель Смирнов Александр Викторович»
Юридический и (или) фактический адрес продавца
Для организаций и индивидуальных предпринимателей
Только для организаций
Как правило, в платежных поручениях ссылка делается на эти реквизиты
Желательно, согласно документам-основаниям (договор или иная форма обязательств), отразить перечень товаров, работ или услуг, чтобы впоследствии не возникли трудности при формировании накладных
Указывается цена за единицу и (или) общая цена сделки
Зачастую встречается строка «Плательщик», в которой указывается лицо, оплачивающее документ. Этим лицом может быть и не заказчик.
В случае если организация или индвидуальный предприниматель применяет в своей деятельности общую систему налогообложения, согласно ст. 168 НК РФ налогоплательщик обязан к стоимости товаров, работ или услуг начислить НДС и предъявить его покупателю. Исходя из этого указывается отдельной строкой сумма НДС и ставка налога, подлежащая перечислению.
Например, стоимость товаров 240 000 рублей.
Сумма налога составит 240 000 × 20/120 = 40 000 рублей.
Конечная стоимость будет 240 000 рублей, поскольку налог включается в нее, но НДС будет выделен отдельной строкой.
Компании и предприниматели, которые находятся на налоговых спецрежимах и освобождены от уплаты НДС, не должны выделять налог. В таком случае делается запись: «Без НДС».
После того как основные реквизиты оформлены, документ подписывают руководитель организации и главный бухгалтер, но вместо них могут поставить подписи и те, кто уполномочен на это. В таком случае указываются реквизиты, например, приказа или доверенности, дающие право подписи, а также Ф.И.О. и должность уполномоченного сотрудника.
Индивидуальный предприниматель ставит свою подпись вместо руководителя и главного бухгалтера, при условии что он исполняет обязанности указанных лиц.
Образец счет договора или счет оферты
Счет на оплату выставляется обычно при заключении договора с покупателем и действует в течение срока, указанного в этом договоре. Однако иногда используются формы счет-договора или счета-оферты, включающие в себя специфику договора поставки товаров и (или) оказания услуг и одновременно выполняют функции стандартного счета. Согласно ст. 434 ГК РФ договор может заключаться в любой форме — устной или письменной, поэтому счет-договор — достаточно удобный способ оформления договорных отношений.
Счет-договор при получении ответа от клиента в виде непосредственного подписания данного документа, или в виде письменного согласия, или иным образом, становится подтверждением наличия договорных отношений между сторонами с вытекающими правами и обязательствами, так как является офертой и содержит в себе существенные условия договора.
Лучше использовать такой вид договорных отношений при разовых покупках, которые не подразумевают построения длительных связей и совершаются многократно, не требуя особых условий по расчетам, срокам, качеству и т.д. Образец счета договора на оказание услуг на рисунке ниже.
Порядок оформления
Согласно п. 1 ст. 432 ГК РФ договор считается заключенным, если между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Поэтому в счете-договоре рекомендуется указать номер и дату составления, которая после подписания документа или иного подтверждения согласия с ним признается датой заключения договорных отношений.
Важно учитывать, что название звучит, как счет-договор, а не договор или просто счет. Это нужно помнить при оплате или иных ссылках на документ. Он может быть подписан одной стороной сделки, т.е. исполнителем, и выступать как оферта, либо подписывается обеими сторонами, выступая как полноценный договор.
Логично, что типовой образец договор счета состоит из двух частей. В договоре отражаются основные и обязательные условия, например:
В счете отражается:
В конце указываются полные реквизиты обеих сторон сделки, ставятся подписи руководителей компаний, между которыми заключается соглашение, и печати сторон.
Настройка формы счета на оплату. Счет-договор, счет-оферта и т.д.
Для того чтобы настроить форму счета на оплату покупателю, например счет на оплату превратить в счет-оферту или счет-договор, можно воспользоваться штатными механизмами типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия.
В карточке организации (Главное — организации) в группе настроек «Логотип и печать» можно указать значение дополнительных условий для подстановке в счет по умолчанию:
Данная настройка позволяет определить какая информация «По умолчанию» будет выводиться в подвале счета под табличной части счета:
Например запись «Типовые условия» содержит классические стандартные требования к оплате счета:
Выглядит счет на оплату покупателю стандартно и привычно:
В форме счета на оплату можно выбрать условия для подстановки в печатную форму из справочника через гиперссылку «Реквизиты продавца и покупателя»:
Таким образом, если заполнить свой справочник дополнительных условий, например создать вариант заполнения «Счет-Оферта» и в текст подвала счета заполнить соответствующие значения, то можно предоставить возможность менеджеру выбирать в той или иной ситуации для каждого счета индивидуально определять — что должно быть выведено в печатную форму — простой счет или счет-договор/счет-оферта.
Заполняется справочник весьма просто, просто текстом с форматированием:
Соответственно при выборе данного варианта дополнительных условий при выводе на печать формы счета на оплату формируется счет-оферта:
Использование справочника дополнительных условий позволяет реализовать несколько различных вариантов заполнения счета-оферты а так же позволяет реализовать заполнение документа автоматически — по умолчанию.
Если необходимо поменять заголовок документа и вместо фразы «Счет на оплату» выводить «Счет-оферта» то можно воспользоваться редактированием макета документа через стандартный механизм изменения макетов печатных форм.