как в табеле отмечается отгул за свой счет
Отпуск за свой счет в табеле рабочего времени
otpusk_za_svoy_schet_v_tabele_rabochego_vremeni.jpg
Похожие публикации
Трудовой Кодекс обязывает работодателей вести учет рабочего времени. Статья 91 ТК РФ поясняет, что к рабочему времени относится время исполнения трудовых обязанностей по правилам внутреннего распорядка, а также иные периоды времени. Отпуск за свой счет в продолжительность рабочего времени не включается, однако для целей кадрового учета он должен правильно оформляться. Поясним, как отразить отпуск за свой счет в табеле.
Форма табеля
С 2013 года обязательное применение унифицированных форм отменено, кроме случаев, прямо указанных в законе. Табель учета рабочего времени был включен в альбом унифицированных форм, однако с принятием закона о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011 для компаний и ИП, использующих наемных работников по трудовому договору, ранее утвержденная Госкомстатом форма стала необязательной. Работодатели могут вести учет рабочего времени, в том числе отражать отпуск за свой счет в табеле, по следующим формам:
унифицированным, Т-12 или Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004);
по своей форме, разработанной самостоятельно.
Что нужно учесть при разработке своего табеля
При создании собственной табельной формы необходимо учитывать требования законодательства об обязательных реквизитах для документов (ст. 9 закона № 402-ФЗ):
наименование компании либо фамилия, имя, отчество ИП-работодателя;
содержание фиксируемого события (дни работы, отдыха, болезни, прогулы и т.д.);
должность составителя, расшифровка фамилии и инициалов ответственного лица, подпись лица, заполнившего документ.
Принятая форма табеля утверждается руководителем, закрепляется в учетной политике.
Обозначение в табеле отпуска за свой счет
При заполнении документа полностью наименование отпуска (как и других дней работы или отдыха) не пишется, а применяется сокращенный вариант обозначения.
Для унифицированных форм
Сначала рассмотрим, как предписывает Госкомстат шифровать отпуск без сохранения содержания в унифицированных формах (Т-12 и Т-13). Для сокращенного обозначения отпуска за свой счет используются коды двух видов:
Первый рекомендуется применять при составлении бумажного документа вручную; второй – для автоматического заполнения, в том числе кадровыми, бухгалтерскими программами. Расшифровка кодов приводится либо на титульном листе бланка, либо отдельным приложением.
Отпуск за свой счет в табеле учета обозначается по-разному, в зависимости от вида, причины отсутствия (коды приводятся в буквенном/цифровом варианте):
ДО/16 – неоплачиваемый отпуск с разрешения работодателя;
В конце каждого периода подсчитывается общее количество дней неявки работника по причине отпуска за свой счет.
Для бланка, разработанного предприятием
Так как обязанности применять коды, утвержденные постановлением Госкомстата, нет, то работодатель может ввести свои собственные обозначения разных видов отпусков, закрепив это в локальном документе (например, в приложении к учетной политике). Данная расшифровка может запрашиваться контролирующими организациями:
Пенсионным фондом – при проверке стажа для персонифицированного учета;
Какой именно бланк будет использоваться, выбирает ответственное лицо – обычно руководитель кадровой службы. Какой бы вариант не выбрал представитель работодателя, придерживаться его придется минимум в течение года.
Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.
Отпуск в табеле учета рабочего времени
Отражать отпускные дни в табеле учета рабочего времени нужно независимо от вида отдыха — будь он основным ежегодным, декретным или иным. Табель должен показывать период и причину отсутствия сотрудника на рабочем месте не только для расчета заработной платы и стажа, но и в целях контроля за дисциплиной труда.
Как отмечать отпуск в табеле
Все дни отдыха работников (в том числе отпуск) отражаются в табеле наряду с явками и прогулами. Для этого используют специальные коды, приведенные в приложении к типовой форме Т-12, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1:
Буквенный код имеет цифровой аналог: например, основной отпуск обозначается как ОТ или 09. Закон разрешает использовать любой из них. Однако буквы нагляднее отражают тип отпуска.
Организация вправе разработать свои значения, но они могут внести путаницу в учет, поэтому рекомендуется использовать типовые коды из унифицированной формы Т-12.
Пример 1
Сотрудник Петров А. А. находился в основном ежегодном отпуске с 22 по 30 мая 2020 года. Кадровик отметит этот период, поставив ему код ОТ без указания отработанных часов. Выходные (субботы и воскресенья), выпавшие на отдых, также отмечаются значением ОТ, поскольку они включаются в календарный отпуск. Отмечать их буквой В неправильно.
Часто на отпускной период выпадают и праздники.
Пример 2
Работник собирается в основной отпуск со 2 по 8 ноября 2020 года. В этот период 4 числа будет праздник — День народного единства. Кадровик в табеле учета эту дату обозначит буквой В — выходные и нерабочие дни. Такие праздники не включаются в календарные дни отпусков (ст. 120 ТК РФ), поэтому в отличие от обычных выходных их не отмечают кодом ОТ.
Отпуск за свой счет в табеле рабочего времени
Если работник взял дни без сохранения заработка, то кадровик должен выяснить — по какой причине. От этого зависит код, которым следует отметить дни.
Когда организация предоставляет отдых в связи со свадьбой или рождением ребенка, в табеле ставят значение ОЗ (17). По иным уважительным причинам или семейным обстоятельствам при согласовании с руководителем ставят буквы ДО.
Если сотрудник заболел во время отпуска
Работник, заболевший в период отпуска, имеет право на продление отдыха и выплату пособия по временной нетрудоспособности. Для этого он получит больничный лист в медицинском учреждении и напишет заявление в кадровый отдел.
Если сотрудник не может доехать до организации, то сообщает о болезни по телефону. Тогда кадровик, начиная с первого дня и до даты закрытия больничного листа, может ставить букву Б (19) — временная нетрудоспособность. После выздоровления он продолжает указывать код ОТ до явки сотрудника на работу.
Иногда человек не в силах сообщить о болезни даже по телефону. В этом случае кадровик продолжит отмечать дни кодом ОТ, но если болезнь выйдет за пределы отпуска, то разрешается до определения обстоятельств проставлять НН — неявка по невыясненным причинам.
После выздоровления работник принесет больничный лист, а кадровик поправит табель — поставит напротив дней болезни букву Б, а дней отдыха — ОТ. Если документ ведется в электронном виде и распечатывается по итогам месяца, то внести исправления будет несложно.
Если декретница вышла на работу
Еще один распространенный случай — сотрудница выходит из декрета раньше срока. Закон позволяет ей работать на дому или неполный день (ст. 256 ТК РФ). При этом женщина сохраняет право на получение пособий до 1,5 лет и будет получать зарплату.
В отношении такой сотрудницы кадровик ведет табель по-особому. Он дополняет документ еще одной строкой. В первой отмечается декрет женщины с кодом ОЖ — уход за детьми до 3 лет, а во второй ее служебная активность — явки и часы (Я) либо выходные (В).
Как отмечать отпуск в табеле, выпавший на нерабочий период
В связи с пандемией коронавируса Президент РФ объявил нерабочие дни с 30 марта по 30 апреля и с 6 по 8 мая 2020 года. При этом зарплата работникам сохраняется.
Чтобы не платить за нерабочие дни, некоторые организации просили работников уйти в отпуск без содержания. В таком случае в табеле ставится значение ДО (16).
Если работник в нерабочие дни находился в ежегодном оплачиваемом отпуске, то следует использовать код ОТ или 09. Причем отпуск на дни карантина не продлевается.
Документы Коды обозначения отпуска за свой счет
Если работник не находится на рабочем месте на законных основаниях, и при этом зарплата ему не начисляется, то такие моменты должны быть правильно отображены в табеле учёта. Сложность заключается в том, что существует несколько вариантов предоставления сотруднику отдыха без совершения денежных выплат работодателем. Обо всех нюансах ухода в отпуск без сохранения зарплаты будет подробно рассказано далее.
Отпуск без сохранения заработной платы
Отпуск без содержания в табеле обязательно должен быть отображён. Чтобы правильно его заполнить, необходимо вначале ознакомиться с нормативно-правовыми документами.
Нормативные документы
В части 4 статьи 91ТК РФ отображаются правила отпуска без выплаты денег, когда руководство организации обязано заполнить табель. В этом случае в специальном бланке вписывается буквенный или цифровой код, поэтому лицам, выполняющим учёт времени, важно знать эти обозначения. Работодателю также следует ознакомиться со следующими нормативно-правовыми документами:
Важно знать! В большей части перечисленных документов указываются лица, которые имеют возможность покинуть рабочее место.
Общие правила предоставления
Прежде всего, директору необходимо знать о том, кому предоставляется законный отгул. К лицам, которым положен незапланированный выходной, относятся:
Кроме этого, взять отгул могут работники, исполняющие свои трудовые обязанности с переработкой. Граждане берут неоплачиваемые дни на отдых вместо начисления денег, чтобы лучше восстановиться за этот период или отдохнуть в кругу семьи. Имея представление о том, кто может взять отгул без выплаты денег, важно правильно отразить такое отсутствие работника в документах.
Общие правила отражения отпуска без сохранения в табеле
Обозначение в табеле отпуска за свой счёт должно осуществляться по всем правилам. Если прокуратурой будут выявлены нарушения в заполнении этого документа, то организация может быть оштрафована.
Основные коды обозначений
Заполнение любых документов строго регламентировано. Отпуск без сохранения заработной платы в табеле отображается следующим образом:
Дополнительные шифры
Если ситуация, при которой руководство компании предоставило отпуск, отличается от стандартной, то в табеле учёта рабочего времени отображаются следующие значения:
В последнем случае для получения права законно отсутствовать на рабочем месте потребуется согласие руководства организации.
Учёт отдельных неоплачиваемых периодов
Кроме перечисленных кодов может потребоваться отметить редкие случаи предоставления отгула без содержания, например:
Важно знать! Если в табеле учёта обозначается отпуск без содержания, то у контролирующих организаций не будет оснований для наложения штрафа. Работодателю необходимо знать о том, что кроме трудовой инспекции проверку этого документа могут осуществлять прокуратура и налоговая служба.
Особенности заполнения табеля
Кроме правильного указания кодов необходимо соблюдать и остальные правила заполнения табеля учёта рабочего времени. Этот документ позволяет точно отобразить не только дни нахождения работника в отпуске или на больничном, но и рассчитать реальное время труда за определённый период времени.
При нахождении работника в отпуске за свой счёт в учётном табеле информация должна отображаться ежедневно, то есть проставлять соответствующие буквенные или цифровые коды нужно на постоянной основе. В этом документе следует указать и общее точное время законного отгула. Если человек отсутствует всего несколько часов в рамках одного рабочего дня, то такая ситуация также должна быть отображена в табеле.
Работодателю необходимо также знать о законных сроках отпуска без содержания. Сотрудникам могут быть предоставлены отгулы в связи со смертью близкого родственника или при рождении ребёнка. Такое отсутствие на рабочем месте может быть сроком до 5 дней. Работающие инвалиды имеют право на отдых в общей сложности до 2 месяцев каждый год. Если сотрудник имеет законное право на отгул, то он не может просто уйти, не согласовав подобные действия с руководством организации. Директор, в свою очередь, обязан издать приказ о предоставлении отпуска, а весь период отсутствия работника необходимо правильно отобразить в регистрационных документах.
Процедура предоставления административного отпуска с обозначением в табеле оформляется следующим образом:
Важно знать! Только при правильном оформлении отсутствия человека на рабочем месте такие действия не будут расцениваться как прогул, поэтому необходимо заранее позаботиться о составлении заявления на получение законного отгула без содержания. Для фирмы нарушение правил оформления учётных документов также может закончиться плачевно.
Штрафные санкции могут быть наложены как на руководство, так и на ответственных сотрудников, занимающихся заполнением табеля. По этой причине важно знать обо всех нюансах и помнить буквенные и цифровые обозначения, которые проставляются в зависимости от ситуации. Обозначение административного отпуска в учётном табеле позволяет избежать многих неприятностей, а также осуществить правильные денежные выплаты.
Каких-либо затруднений с оформлением документов этого типа возникать не должно, достаточно корректно подобрать код обозначения отсутствия сотрудника на рабочем месте и указывать его в точности за период предоставления законного отгула. При отказе получить внеочередной отпуск, когда работодатель не обязан подтверждать такую просьбу, можно повторно подать заявления спустя какое-то время.
Код отпуска за свой счет в табеле учета рабочего времени
Как обозначить отпуск за свой счет в табеле в 2020 году
Прохождение сотрудником неоплачиваемого отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет) следует отмечать в табеле учета рабочего времени. В данной статье представлены определения цифровых и буквенных обозначений, которыми нужно указывать перерывы в работе за свой счет.
Табель учета рабочего времени – это учётная документация, которая оформляется в соответствии со стандартными формами Т-12 и Т-13, в то же время отметка о неоплачиваемом отпускного периоде в табеле независимо от бланка имеет одинаковое обозначение. Причем на данный показатель влияет основание для получения отпуска за свой счет – положен ли он по ТК РФ или по взаимному согласованию сотрудника и руководства.
Как обозначается отпуск за свой счет в табеле
Определения кодовых обозначений, используемых в табеле рабочего времени:
Необходимо производить обозначение каждого отпускного дня вышеуказанными кодами. Допустимо выбрать либо цифровой, либо буквенный код.
Образец обозначения выходных без сохранения заработной платы в табеле Т-12:
Образец обозначения отгулов за свой счет в табеле форма Т-13:
 ★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг |
Обозначение отпуска в табеле при больничном
Если сотрудник, будучи в отпуске за свой счет, заболел, что делать? Какие обозначения нужно проставить в табеле учета?
Заболевание работника во время отпуска за свой счет, не считается причиной для его продления и дальнейшей оплаты, в том числе, если он предоставляется по ТК РФ. Также нет необходимости в оформлении листа, подтверждающего нетрудоспособность работника, так как оплаты по нему трудящийся все равно не получит. Оформление больничного имеет смысл только после завершения отпуска без сохранения заработной платы, если до его окончания работник не выздоровел. В этом случае больничные дни будут оплачены.
Обратите внимание: Если больничный наступил в оплачиваемом ежегодном отпуске, период отдыха либо продляется автоматически, либо переносится по запросу заболевшего отпускника.
Если больничный работника, который взял отпуск за свой счет, наступила во время нахождения в нем, обозначение в табеле учёта рабочего времени не меняется.
Отпускные дни, в которые болел сотрудник, необходимо обозначать точно также, как и неоплачиваемые: буквами «ДО» и «ОЗ» либо цифрами «16» и «17».
Обратите внимание: Когда сотрудник пребывает в запланированном отпуске, больничные, которые попали на время отдыха, обозначаются в табеле учёта следующими кодами:
Обозначение отпуска без сохранения заработной платы в часах
Для того, чтобы отметить продолжительность необходимого периода отдыха за свой счет, согласно части 2-ой статьи 128 ТК, применяются календарные дни. В каждый день отсутствия работника проставляется соответствующее кодовое обозначение в виде цифр или букв.
Однако, по статье 128-ой, части 1-ой ТК РФ отпускной период за счет сотрудника, предоставленный по согласованию с руководством, может иметь любые временные рамки. Длительность отдыха может составлять несколько часов. Как в этом случае заполнить табель учета рабочего времени, как обозначить предоставленные часы отдыха за свой счет?
Табель нужно заполнить правильно, в противном случае возможны проблемы во время пересчёта отпускных часов в календарные дни.
Необходимо обозначить 2 пункта в столбце определённого дня:
Вопросы и ответы по теме
Вопрос 1: Какое обозначение использовать для обозначения отгула за свой счет, предоставленного в бюджетной организации?
Ответ: Бюджетные организации заполняют табель учета рабочего времени по форме 0504421. При этом в день, когда работник взял отгул без сохранения заработной платы, но поставить обозначение “А”, что означает факт неявки служащего с разрешения руководства. Можно использовать свое обозначение, для этого его нужно закрепить в учетном политике.
Вопрос 2: Работником пенсионного возраста оформлен отпуск за свой счет на 5 дней. На второй день отдыха наступила болезнь, в связи с чем оформлен больничный лист на 10 дней. Оплатит ли работодатель больничный?
Ответ: Оплачена будет только часть больничного. 4 дня болезни, попавшие на отпуск без заработной платы, не оплачиваются. За остальные 6 дней работодатель обязан посчитать больничное пособие.
Вопрос 3: Работник чернобылец за первый рабочий год отдохнул 28 дней и просит предоставить ему еще 3 дня отдыха. Как их обозначить в табеле учета рабочего времени?
Ответ: Существует закон РФ №1244-1 от 15.05.1991, который обязывает работодателей предоставлять работникам, имевших в прошлом воздействие радиацией на Чернобыльской АЭС, дополнительный отпуск с оплатой в количестве 14 дней. Поэтому в данном случае нужно уточнить у работника, какой вид отпуска ему необходим – за свой счет или оплачиваемый дополнительный. Если оформляется оплачиваемый дополнительный отпуск, то в табеле учета проставляется буквенный код “ОД” или цифровой код “10”.
Задайте свой вопрос в комментариях и получите на него ответ бесплатно!
Отпуск за свой счет в табеле рабочего времени
otpusk_za_svoy_schet_v_tabele_rabochego_vremeni.jpg
Похожие публикации
Трудовой Кодекс обязывает работодателей вести учет рабочего времени. Статья 91 ТК РФ поясняет, что к рабочему времени относится время исполнения трудовых обязанностей по правилам внутреннего распорядка, а также иные периоды времени. Отпуск за свой счет в продолжительность рабочего времени не включается, однако для целей кадрового учета он должен правильно оформляться. Поясним, как отразить отпуск за свой счет в табеле.
Форма табеля
С 2013 года обязательное применение унифицированных форм отменено, кроме случаев, прямо указанных в законе. Табель учета рабочего времени был включен в альбом унифицированных форм, однако с принятием закона о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011 для компаний и ИП, использующих наемных работников по трудовому договору, ранее утвержденная Госкомстатом форма стала необязательной. Работодатели могут вести учет рабочего времени, в том числе отражать отпуск за свой счет в табеле, по следующим формам:
унифицированным, Т-12 или Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004);
по своей форме, разработанной самостоятельно.
Что нужно учесть при разработке своего табеля
При создании собственной табельной формы необходимо учитывать требования законодательства об обязательных реквизитах для документов (ст. 9 закона № 402-ФЗ):
наименование компании либо фамилия, имя, отчество ИП-работодателя;
содержание фиксируемого события (дни работы, отдыха, болезни, прогулы и т.д.);
должность составителя, расшифровка фамилии и инициалов ответственного лица, подпись лица, заполнившего документ.
Принятая форма табеля утверждается руководителем, закрепляется в учетной политике.
Обозначение в табеле отпуска за свой счет
При заполнении документа полностью наименование отпуска (как и других дней работы или отдыха) не пишется, а применяется сокращенный вариант обозначения.
Для унифицированных форм
Сначала рассмотрим, как предписывает Госкомстат шифровать отпуск без сохранения содержания в унифицированных формах (Т-12 и Т-13). Для сокращенного обозначения отпуска за свой счет используются коды двух видов:
Первый рекомендуется применять при составлении бумажного документа вручную; второй – для автоматического заполнения, в том числе кадровыми, бухгалтерскими программами. Расшифровка кодов приводится либо на титульном листе бланка, либо отдельным приложением.
Отпуск за свой счет в табеле учета обозначается по-разному, в зависимости от вида, причины отсутствия (коды приводятся в буквенном/цифровом варианте):
ДО/16 – неоплачиваемый отпуск с разрешения работодателя;
УД/13 – дополнительный отпуск без сохранения заработной платы учащимся (ст. 173, 174 ТК РФ);
ОЗ/17 – отпуск за свой счет, предусмотренный условиями, изложенными действующим законодательством (до 5 дней при рождении ребенка, в связи со свадьбой, смертью родственника – ст. 128 ТК РФ);
ДБ/18 – ежегодный дополнительный отпуск без сохранения содержания (например, работникам-пенсионерам полагается до 14 неоплачиваемых дней в год, инвалидам до 60 дней ежегодно – ст. 128 ТК РФ).
В конце каждого периода подсчитывается общее количество дней неявки работника по причине отпуска за свой счет.
Для бланка, разработанного предприятием
Так как обязанности применять коды, утвержденные постановлением Госкомстата, нет, то работодатель может ввести свои собственные обозначения разных видов отпусков, закрепив это в локальном документе (например, в приложении к учетной политике). Данная расшифровка может запрашиваться контролирующими организациями:
Фондом социального страхования – к примеру, для проверки правильности начислений по больничным листам, связанным с болезнями и материнством;
Пенсионным фондом – при проверке стажа для персонифицированного учета;
Какой именно бланк будет использоваться, выбирает ответственное лицо – обычно руководитель кадровой службы. Какой бы вариант не выбрал представитель работодателя, придерживаться его придется минимум в течение года.
Условные обозначения, применяемые при заполнении табеля учета рабочего времени
Наименование затрат времени
Открыть в формате Word 
а как обозначить отпуск по уходу за реб. до 1,5 лет? так же как и до 3 – ОЖ?
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни
Примеры обозначения отпуска без сохранения заработной платы в табеле учета рабочего времени
Российское законодательство предполагает несколько видов отпуска, каждый из которого бухгалтер должен правильно обозначить в табеле. К одному из этих видов относится освобождение работника от труда без начисления заработка, но с сохранением за ним рабочего места.
Отпуск без сохранения содержания следует обозначить в табеле правильными кодовыми обозначениями, это позволит бухгалтеру правильно начислить заработную плату.
Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:
Как ведется учет рабочего времени?
Для подтверждения обстоятельств работник предоставляет вместе с заявлением необходимые бумаги, являющиеся основанием для отражения данного факта в документации.
После издания приказа об отпуске без заработной платы, с содержанием которого обязательно знакомят сотрудника, кадровой службой отмечаются изменения в личной карточке, в табеле учета личного времени проставляются соответствующие кодовые обозначения.
Информация в документ вносится каждый день, по окончании месяца подводятся итоги по каждому работнику (отработанные дни и даты отсутствия на работе) и начисляется заработная плата.
Следует знать, что не весь отпускной период без сохранения содержания отражается в табеле одинаково (в зависимости от оснований).
Обозначение отпуска без содержания
Все отлучки трудящегося с рабочего места отражаются в табеле в виде буквенного или цифрового обозначения. Учетные документы не обязывают неукоснительного заполнения того или иного символа или кода. Кадровой службой самостоятельно определяется порядок ведения учета рабочего времени.
В табеле отгул работника без содержания обозначается следующим образом:
Существует еще несколько обозначений, отображающие в табеле отпускное время без оплаты:
Последний не надо путать с отпусками, прописанными в ст.128 ТК (часть 2). Этот отдых предоставляется добровольным пожарным, героям труда, кавалерам орденов Славы, по уходу за детьми, если это зафиксировано в коллективном договоре.
Какой код отметить, если в отдых за свой счет попал больничный?
Возникают моменты, когда находясь в отпуске без содержания, сотрудник чувствует недомогание и обращается к врачу. Но больничный лист ему могут оформить только после окончания неоплачиваемого отпуска. Оплачивается ли больничный в отпуска за свой счет?
Отдых за свой счет не предполагает переноса из-за внезапного возникновения заболевания.
Если сотрудник заболел в отпускной период без сохранения заработной платы, то в табеле все равно отмечаются обозначения ЗО (ДО) или их буквенные коды в период, согласованный с руководством.
Только после завершения отдыха, в табеле проставляется «Б» — временная нетрудоспособность.
В подобных ситуациях больничный необходимо оформлять лишь по окончании отпуска, тогда и будет рассчитано пособие по временной нетрудоспособности (ст. 183 ТК РФ).
Выводы
Учет неоплачиваемых дней отпуска без сохранения заработной платы также важен для расчета возникновения права сотрудника на ежегодный отпуск.
Более 14 календарных дней подобного отдыха не берутся в расчет для определения отпускного стажа.
Табель учета необходимо вести на любом предприятии независимо от его организационно-правовой формы. Его оформление контролируется налоговой службой и комиссией по труду. Заполнения документа верными символами позволяет получить более полную информацию о причинах отсутствия сотрудника на рабочем месте, а также правильно рассчитать заработную плату.
Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:
+7 (499) 938-43-28 – Москва – ПОЗВОНИТЬ
+7 (812) 467-43-31 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ
+7 (800) 511-52-74 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ
Как обозначается в табеле учета рабочего времени отпуск без сохранения заработной платы?
Трудовой кодекс обязывает работодателей вести учет рабочего времени. К рабочему времени относится то время, когда сотрудник исполнял свои должностные обязанности по правилам внутреннего распорядка, а также в прочие временные промежутки.
Для чего и кем ведется учет рабочего времени
Согласно ст. 91 Трудового кодекса, необходимость учета рабочего времени возложена на каждого работодателя. Отпуск за свой счет или административный отпуск не входит в продолжительность рабочего времени, но для кадрового учета, который ведется на предприятии, он должен быть оформлен должным образом. Работодатель должен понимать, как правильно отразить отпуск за свой счет в табеле.
С 2013 года было прямо отменено обязательное применение унифицированных форм, кроме тех, на которые прямо указано в законодательстве. Ранее табель учета рабочего времени по формам Т-12 и Т-13 входил в число обязательных унифицированных форм, но после принятия закона №402-ФЗ о бухучете он стал необязательным к применению.
Теперь работодатель может выбирать форму для заполнения табеля: это могут быть как унифицированные формы Т-12 и Т-13 (они были утверждены Постановлением Госкомстата №1 от 2004 года), так и свои формы, разработанные самостоятельно.
При создании собственной формы табеля должны учитываться положения ст. 9 402-ФЗ об обязательных составляющих указанного документа. Табель учета рабочего времени в обязательном порядке содержит:
Разработанная форма табеля подлежит утверждению в учетной политике.
Отпуск без сохранения заработной платы в табеле
В процессе заполнения табеля работодателю не следует прописывать полное наименование отпуска без оплаты (как и иных дней отдыха работодателя), а нужно использовать сокращения.
Буквенные коды применяются при ручном заполнении табеля, цифровые – при автоматизированном заполнении специальными кадровыми и бухгалтерскими программами.
Коды обозначений отпусков за свой счет и дополнительные шифры
Для обозначения административного отпуска за свой счет могут применяться разные коды в зависимости от основания предоставления отпуска:
Шифр ДБ/18 используется и для ежегодных неоплачиваемых отпусков на основании ст. 263 ТК (для работников, у которых ни иждивении находятся несовершеннолетние дети, если такой отпуск предусмотрен по положениям коллективного договора, который действует на предприятии); на основании ч. 7 ст. 18 закона «О добровольной пожарной охране» №100-ФЗ от 2011 года; для героев труда, кавалеров ордена славы и пр. по Закону №4301-1 или 5-ФЗ.
В конце каждого периода определяется общая продолжительность неявки работника из-за отпуска за свой счет.
Если работодатель использует в своей работе собственный вариант табеля, то он не обязан применять коды, которые были утверждены постановлением Госкомстата. Работодатель может ввести собственные цифровые или буквенные обозначения для отпусков и зафиксировать их в локальной документации (например, в приложении к учетной политике).
Наличие локального документа с утвержденными кодами является достаточно важным, так его могут запросить в ходе проверки сотрудники ФСС (например, для контроля правильности начисления больничных по беременности и родам), Пенсионного фонда, трудовой инспекцией и прочими государственными инстанциями.
Особенности заполнения табеля
При заполнении табеля учета рабочего времени нужно учитывать особенности и требования к его заполнению. Данный документ на предприятии ведет уполномоченный сотрудник. Это обычно специалист кадровой службы или работник бухгалтерии.
Работника включают в табель на основании приказа о приеме на работу, исключают на основании приказа об увольнении.
В верхней части табеля нужно указать наименование компании и структурного подразделения (например, отдел продаж или закупок и пр.). В дальнейшем надо прописать код ОКПО, номер и дату документа, а также отчетный период.
По каждому работнику в табеле прописывают информацию: его порядковый номер, ФИО и табельный номер, сведения о предоставленных сотрудникам отпускам без оплаты, цифровое или буквенное обозначение отпуска.
При указании продолжительности отпуска в табеле работодателю нужно учитывать такие требования:
Таким образом, Трудовой кодекс закрепляет за каждым работодателем обязанность по ведению табеля учета рабочего времени. Работодатель вправе пользоваться в работе унифицированными формами Т-12 и Т-13, а также собственным форматом документа. При работе с унифицированной формой работодатель должен пользоваться сокращениями, утвержденными Госкомстатом, либо утвердить собственные. Конкретные буквенные и цифровые значения зависят от основания предоставления отпуска без оплаты.
Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени
Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2020 году
В табеле могут использоваться буквенные или цифровые коды для обозначения того или иного события, например, явка на работу имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, прогул — ПР или 24, дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы — НВ или 28.
Вы можете найти нужный код при помощи сервиса, который мы подготовили, или воспользоваться таблицей. В сервисе потребуется сначала выбрать вид (форму) табеля, которым вы пользуетесь, а затем формулировку события, для которого необходимо ввести кодовое обозначение – система сразу покажет вам нужный буквенно-цифровой код.
Коды для табеля учета рабочего времени (2020 г.) — полный список буквенных и цифровых символов — содержатся на первой странице формы Т-12.
Продолжительность работы в дневное время
Продолжительность работы в ночное время
Повышение квалификации с отрывом от работы
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия, согласно законодательству
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными, с восстановлением на прежней работе
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)
Время простоя по вине работодателя
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника
Время простоя по вине работника
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы
Унифицированная форма Т-12
Необходимо отметить, что унифицированная форма Т-12 может использоваться в любых организациях независимо от формы собственности, кроме бюджетных учреждений.
В бюджетных учреждениях применяется форма учета, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, в которой используются другие цифровые и буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени.
1. В каких случаях ставится код НН?
Код НН, или отсутствие работника по невыясненным причинам, проставляется всякий раз и до тех пор, пока работника нет на работе, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже в случае, если руководитель отсутствующего лица клянется, что работник в прогуле (код ПР), не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета, дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий свое отсутствие, а то может случиться так, что табель с неверным кодом будет предоставлен в бухгалтерию, а в последующем окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине, и тогда придется вносить изменения в документы первичного учета.
2. Как обозначаются выходные дни в командировках?
По вопросу кодового обозначения выходных дней при командировании существуют две точки зрения: одни считают, что ставить надо код К (командировка), вторые утверждают, что ставить надо код В (выходной день). У тех и других есть свои разумные и обоснованные законодательством аргументы, но единого подхода не существует, поэтому исходите из собственной сложившейся практики.
3. Отмечаются ли выходные дни в табеле, когда работник болеет?
При нахождении работника на больничном код Б (временная нетрудоспособность) проставляется за весь период временной нетрудоспособности, в том числе выходные и праздничные дни.
Аналогичная сплошная регистрация производится при нахождении работников в отпуске по беременности и родам (Р), в отпуске по уходу за ребенком по достижению им возраста трех лет (ОЖ) и неоплачиваемом отпуске (ДО).
4. Каким образом обозначаются выходные дни в отпуске?
Если при нахождении работника в ежегодном основном оплачиваем отпуске (ОТ) или в ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске (ОД) на период его отдыха выпадает выходной праздничный день, в табеле код ОТ или ОД подлежит замене на В (выходные дни и нерабочие праздничные дни), потому что, в соответствии со статьей 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.
5. Какие обозначения ставить в табеле: цифровые или буквенные?
Четких инструкций по этому поводу не существует, поэтому в каждой организации сведения в табель заносятся исходя из сложившейся практики и удобства в работе. Если нравится буквенное обозначение в табеле учета рабочего времени, пользуйтесь им. Если нет — ставьте цифры.
6. Какую форму табеля удобнее использовать для заполнения?
Форма табеля не имеет значения, можно выбрать форму, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (формы Т-12, форма Т-13), можно воспользоваться формой, утвержденной приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.
Форма № 52н (Ф.0504421)
Вообще, если вы трудитесь в коммерческой организации, можете самостоятельно разработать и утвердить собственную форму с собственными буквенными или цифровыми обозначениями, никто это не запрещает, главное, чтобы она была по факту.
7. Кто должен вести учет рабочего времени и кто должен за это отвечать?
Если организация небольшая, табельный учет может вести один человек.
Если структура предприятия значительная, целесообразно в каждом подразделении назначить ответственное лицо.
Все ответственные лица, вне зависимости от их количества, назначаются приказами по основной деятельности во избежание различного рода недоразумений.
Ответственность за полноту и корректность заполнения табеля несет лицо, уполномоченное приказом.
Руководитель подразделения отвечает за своевременное направление табеля в бухгалтерию.
Работодатель несет ответственность за всех.
8. Как правильно вести учет рабочего времени, если предприятие небольшое и режим работы пятидневка?
Единого подхода к ведению учета не существует, можно вести сплошной (регистрировать все факты), а можно только учет отклонений (временная нетрудоспособность, отсутствия по невыясненным причинам и т. д.). Основной критерий — это корректность фиксации фактически отработанного времени на бумажном носителе, так как этот документ является первичным для расчета оплаты труда.
В повседневной работе первый вариант более удобен при суммированном учете трудовых периодов, второй вариант предпочтительнее, когда продолжительность рабочего времени неизменна, как в случае с пятидневкой.
В любом случае фиксация рабочего времени ведется ежедневно, а предоставляется в бухгалтерию ежемесячно.