как в трудовую вшить вкладыш в трудовую книжку образец фото
Как вшить вкладыш в трудовую книжку: особенности процедуры
Вкладыш — это неотъемлемая часть трудовой книжки. Он используется в том случае, если заполнены все страницы того или иного раздела. Вкладыш без основного документа недействителен, поэтому задача кадровика — объединить оба источника так, чтобы они были с материальной точки зрения единым документом. Это осуществляется путем вшивания вкладыша в книжку.
Вкладыш нужно именно вшивать, а не прикреплять степлером или вклеивать. При этом важно соблюсти также юридические нюансы объединения двух источников в один.
С 01.01.2023 применяются вкладыши в трудовую книжку нового образца. Что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Технологические и юридические нюансы вшивания вкладыша
Оптимальное размещение вшиваемого вкладыша — место между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. То, как именно должно осуществляться вшивание вкладыша, законодательно не регламентировано. На практике эта процедура осуществляется так:
Вкладыш следует вшивать в книжку вместе с прилагающейся к нему обложкой.
Как только вкладыш вшит в трудовую книжку, в ней необходимо зафиксировать данный факт. Для этого кадровик должен проставить штамп «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыша.
С 01.09.2021 в Правилах ведения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н) четко указано, что штамп необходимо ставить на титульном листе трудовой книжки (стр. 1). Если же на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Правил).
Ранее такой конретики в НПА по трудовым не было, но, как правило, штамп ставился на странице книжки, которая примыкает к обложке, или на титульном листе документа, но при условии, что имеющиеся на нём записи не будут искажены.
Если в распоряжении кадровика нет штампа «Выдан вкладыш», то альтернативой ему может стать вписывание соответствующего словосочетания вручную. Чуть ниже указываются серия и номер вкладыша.
Судебная практика подтверждает правомерность такого подхода. Так, в определении Мосгорсуда от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по делу № 2-4901/09 используется понятие записи о выдаче вкладыша.
Если кадровик использует альтернативу штампу, все записи должны быть осуществлены прописью. Не следует прорисовывать элементы, соответствующие структуре штампа — его контур и линии — вручную. Также не стоит вписывать печатными буквами словосочетание «Выдан вкладыш», слова «серия» и «номер».
Образец рукописной записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Далее нужно зарегистрировать сведения о начале использования вкладыша в специальной книге учета, форму которой с 01.09.2021 работодатель может разработать самостоятельно.
Как с 1 сентября быть с книгой учета по старой форме, если она еще не закончилась? На этот вопрос ответил Роструд. Ответ ведомства смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Где можно скачать образец вкладыша?
Наши специалисты подготовили для вас заполненные формы вшиваемого в трудовую книжку вкладыша.
Итоги
Трудовое законодательство РФ требует от кадровых служб российских фирм-работодателей использования в определенных случаях вкладышей в трудовых книжках. При этом вкладыши и основной документ должны быть объединены физически — путем сшивания, а также юридически — посредством проставления необходимых реквизитов на книжке и регистрации данных о вкладыше в специальной книге учета.
Ознакомиться с прочими нюансами кадрового документооборота вы можете в статьях:
Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку?
На протяжении трудовой деятельности гражданин может несколько раз сменить работу. Факты о приеме в компанию, переводе на другую должность, увольнениях, награждениях вносят в трудовую книжку. Если записей много, чистые листы заканчиваются. Поэтому возникает необходимость вшить вкладыш.
Кадровому работнику следует внимательно отнестись к этому моменту. Иначе в процессе вшивания будут допущены ошибки. Если по неосторожности документ будет поврежден, пенсионный фонд не примет его при оформлении бумаг на выплату пенсии.
Когда выдают вкладыш?
Трудовая книжка – главный документ, подтверждающий стаж гражданина. Он заполняется нанимателем по основному месту трудоустройства. Если сотрудник работает по совместительству у другого работодателя, вторая трудовая книжка не заводится. Эти сведения могут быть внесены основным нанимателем по просьбе гражданина.
После заполнения всех страниц необходимо вшить вкладыш. Такое требование установлено пунктом 38 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 года № 225. Он ведется в том же порядке, что и основной документ (Постановление Правительства РФ от 10.10.2003 года № 69).
Как выглядит вкладыш?
Форма документа утверждена Постановлением Правительства РФ № 225.
Образец вкладыша
Бланк документа печатают организациями Госзнака. Он содержит серию, номер. Меры защиты позволяют идентифицировать бумагу, выявить подделки.
Вкладыш в трудовую книжку
Вкладыш без трудовой книжки признается недействительным.
Важно! Нельзя скачивать бланки из интернета и распечатывать на принтере. Изготовление документов осуществляется объединением «ГОСЗНАК». Наниматель приобретает бланки у изготовителя или распространителя на основании договора.
Правила заполнения
Прежде, чем вшивать бланк, его нужно заполнить.
На первом листе должна содержаться следующая информация:
В левом нижнем углу ставится печать нанимателя. Страницы необходимо пронумеровать, продолжая нумерацию трудовой книжки. Сведения о деятельности вносятся так же, как в основной документ.
Как правильно вшить вкладыш: пошаговая инструкция
Законодатель не установил четких требований к процессу вшивания вкладыша. Рассмотрим применяемую на практике пошаговую инструкцию оформления документа.
Заполнение бланка (шаг 1)
В трудовой книжке ставят штамп «Выдан вкладыш». Обычно отметку делают на внутренней стороне титульного листа.
Образец записи «Выдан вкладыш»
Ответственный сотрудник вносит серию, номер документа. Далее заполняется первая страница.
Рекомендация! Если штамп не изготовлен, допускается вписывать информацию о документе шариковой ручкой с чернилами синего или черного цвета. Сотрудник пишет «вкладыш выдан», проставляет дату, подпись. Почерк должен быть разборчивый.
Подготовка инструментов и документов (шаг 2)
Затем кадровый работник готовит шило, ножницы, иголку, нитки черного или белого цвета. Бланк разворачивают посередине, трудовую книжку – на последнем развороте.
Процесс подготовки к вшитию вкладыша
Сотрудник отдела кадров накладывает один документ на другой, делает проколы шилом вдоль сгибов.
Проколы в трудовой книжке и вкладыше
Обычно делают 4-5 дырочек.
Вшивание вкладыша (шаг 3)
В завершение необходимо аккуратно вшить бланк. Нитку пропускают через дырочки несколько раз.
Вшитие вкладыша в трудовую книжку
Нитки выводят посередине, крепко завязывают на несколько узлов, срезают концы.
Нужно знать! Закон не ограничивает предельное количество вкладышей. Бланков может быть несколько. Они вшиваются один за другим после заполнения предыдущего. Каждый раз проставляется отметка «Выдан вкладыш» с реквизитами.
Внесение записи в учетные журналы (шаг 4)
После завершения работы специалист по кадрам вносит запись в приходно-расходную книгу, журнал учета движения. Журналы нумеруют, прошивают, проклеивают нитки, ставят сургучную печать или опломбируют. Руководитель фирмы заверяет печать своей подписью.
Ошибки
Не разрешается прикреплять документ степлером или подклеивать к обложке трудовой книжки. Нежелательно сначала пришивать бланк, а затем его заполнять. Это может повлечь за собой ошибки при внесении данных в титульный лист. Нельзя оставлять вкладыш внутри трудовой книжки без вшивания. Документ может потеряться.
На практике часто допускают следующие ошибки:
Также нельзя вшивать бланк, если документ не заполнен до конца. В организации всегда должны быть запасные бланки, чтобы ими можно было воспользоваться при необходимости.
Как исправить ошибку?
Если сотрудник допустил ошибку при вшивании, следует аккуратно разрезать нитки, убрать документ. Он признается испорченным и утилизируется.
Специальная комиссия составляет акт о списании. В нем указывается номер, серия каждого документа, причина уничтожения. Вырезанные из бланков серии и номера вклеиваются в акт. Испорченные документы измельчают шредером или сжигают в котельной.
Кадровый работник заполняет новые документы.
Нужно ли платить за вкладыш?
Бланки приобретаются за счет нанимателя. Организация вправе удержать с сотрудника затраты на них. Если по вине работодателя документы испорчены, он берет на себя расходы по оформлению новых.
Плата взимается с сотрудника следующими способами:
Этот момент оговаривается локальными актами компании. При удержании расходов из зарплаты сотрудника потребуется взять от него письменное согласие.
Таким образом, следует ознакомиться с процедурой вшивания вкладыша в трудовую книжку. Это поможет избежать серьезных ошибок. Если бумаги испорчены из-за неправильного вшивания документа, придется оформлять дубликат.
Как вшить вкладыш в трудовую книжку
Организация приняла на работу нового сотрудника. По истечении 5-ти дней было принято решение внести соответствующую запись в его трудовую книжку. Однако оказалось, что места для новой записи нет. Как вшить вкладыш в трудовую книжку? На этот и другие вопросы, касающиеся вкладышей ответим в статье.
Зачем нужен вкладыш к трудовой книжке?
Трудовая книжка — важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. С ее помощью подтверждается страховой стаж для целей социального страхования, в том числе для оплаты больничных и назначения пенсии. Поэтому каждый работник должен иметь трудовую книжку. Причем для тех, кто устраивается на работу впервые, трудовую книжку заводит работодатель.
Если кадровику нужно внести новую запись в какой-либо раздел трудовой книжки, а он полностью заполнен, то использовать для внесения новой записи свободные непрофильные разделы трудовой нельзя. Верным решением будет подшить вкладыш в трудовую книжку (п. 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Таким образом, при отсутствии свободного места для внесения нужной записи единственным решением является использование вкладыша.
По общему правилу ведение трудовых книжек возложено на работодателей (организации и индивидуальных предпринимателей). Поэтому и вкладыш в трудовую книжку должны вшить в отделе кадров той организации, где возникла такая необходимость.
Как оформить и учитывать вкладыши
Оформление и ведение вкладышей осуществляется в том же порядке, что и ведение трудовых книжек. Вкладыш является частью трудовой книжки, поэтому сам по себе он недействителен.
Если принято решение о подшивке вкладыша, то в трудовой книжке нужно поставить штамп «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер (п. 39 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Обычно такой штамп ставят в верхней части титульного листа книжки.
После подшивки вкладыша нумерация записей продолжается, а не начинается заново (п. 38 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04. 2003 № 225). Количество подшитых вкладышей может быть неограниченным.
Движение вкладышей на предприятии, в том числе, их выдачу нужно отразить в книге учета движения трудовых книжек (п. 41 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Как вшивается вкладыш в трудовую книжку
Просто вложить вкладыш в трудовую книжку нельзя. Также не допускается вклеивание вкладыша и его присоединение с помощью степлера (п. 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Вкладыш в трудовую книжку можно только вшить.
Вкладыш вшивают так, чтобы он стал единым целым с трудовой книжкой. Обычно его вшивают внутрь трудовой книжки сразу за последней страницей. Нужно использовать качественные прочные нити, их цвет не имеет значения.
Главное — вшить вкладыш так, чтобы обеспечить плотное прилегание страниц. Сделать это можно с помощью иголки или специального оборудования.
Верное оформление и подшивка вкладыша минимизируют риск того, что вкладыш признают недействительным. Теперь вы знаете, как правильно пришить вкладыш в трудовую книжку.
Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку
Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный бланк, который нужен, если основной закончился. Поговорим о том, как оформить образец вкладыша в трудовую книжку.
Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодателей, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей. Продолжать делать записи о трудоустройстве в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении, запрещено.
Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в Правилах заполнения, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 есть раздел, который дает инструкции, как оформить вкладыш в трудовую книжку (образец иллюстрирует правила оформления). Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, и даже рассказано, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника.
Оформление вкладыша в трудовую книжку
Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.
Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).
Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2020
Если штампа в хозяйстве организации нет, утвержденными правилами разрешено сделать запись от руки: выдан вкладыш в трудовую книжку, шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.
Образец вкладыша в трудовую книжку
На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк. Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.
Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).
Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.
Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.
Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2020 году
Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи. Инструкция о том, как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку, содержится в упомянутых Правилах, утвержденных постановлением Минтруда. Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах делается под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:
Надо ли вшивать вкладыши в трудовую после 1 сентября 2021?
С 1 сентября 2021 года вступает в силу Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Документ устанавливает новые требования к ведению и хранению трудовых книжек персонала и вкладышей в трудовые. Новые регламенты работы с трудовыми нужно соблюдать в течение ближайших пяти лет — именно такой срок действия отведен новому приказу. Среди изменений — порядок крепления вкладышей к трудовой книжке. Разберемся, нужно ли вшивать вкладыши в трудовые после 1 сентября 2021.
Надо ли будет вшивать вкладыши в трудовую после 01.09.2021?
Обязанность крепить нитками вкладыш установлена п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. С вступлением в силу Приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н правила из Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225 утратят силу. На момент написания статьи документ актуален, а его требования подлежат исполнению до 31 августа 2021 включительно.
Поэтому при возникновении ситуации, требующей оформления и выдачи работнику вкладыша в трудовую книжку, до конца августа 2021 работодатель обязан соблюсти порядок крепления вкладыша, а именно — вшить.
Отсутствие обязанности вшивать вкладыш не означает, что это делать нельзя. Работодатель вправе продолжать крепить вкладыш «по старинке». Фиксация нитками позволит минимизировать ситуацию потери вкладыша. А без него трудовая книжка недействительна (п. 32 нового порядка ведения и хранения трудовых книжек).
При отсутствии свободных строк для внесения информации в одном из разделов трудовой книжки работодатель выдаст вкладыш, сделав соответствующую отметку непосредственно в книжке с указанием реквизитов приложения.
Кстати, Приказ Минтруда № 320н утвердил и новую форму вкладыша, в которой будет больше страниц для заполнения сведений о работе. Таким образом, необходимость открывать работнику новые вкладыши будет появляться реже.
Надо ли расшивать после 1 сентября ранее вшитые вкладыши?
Нет, не надо. Новый порядок этого не требует. Задача работодателя — обеспечивать сохранность и корректность заполнения трудовых книжек и вкладышей.
О всех нововведениях в работе с трудовыми и вкладышами читайте в материале «Изменения в трудовых книжках с 1 сентября 2021 года».