как вести совещание речь образец

Как начать выступление на конференции: пять приемов с примерами

Тренеры бюро подготовки публичных выступлений «Глагол» делятся инструментами, как сделать вступление и быстро собрать внимание аудитории.

Большинство спикеров не любят вступления. Часто в начале выступающий чувствует себя неловко и не знает, как подвести к теме. Появляется фраза по умолчанию: «Добрый день, меня зовут… последние 15 лет я занимаюсь … и сегодня я расскажу, как …».

Для слушателя вступление — это обещание, что дальше будет что-то интересное. Поэтому задача первых минут речи — заинтересовать и вызвать доверие. Заход «Здравствуйте, меня зовут…» повторяется обычно от спикера к спикеру и от этого не помогает захватить внимание.

Вот еще некоторые штампы для вступлений:

Все эти приемы нейтральны сами по себе, но из-за частых повторов превратились в информационный шум. Аудитория пропускает их мимо ушей, а вы теряете важные минуты первого впечатления.

Теперь представьте, что после нескольких одинаковых вступлений спикер неожиданно начинает речь с личной истории или кейса, который слушателям будет интересно рассказать своим приятелями. Придумать такие ходы непросто, поэтому тренеры бюро «Глагол» сделали подборку инструментов для вступлений.

Прием, когда речь начинается с главной мысли выступления, редко встречается в России. Попробуйте вместо приветствия сразу начать с сути — емкого утверждения, которое вы дальше раскроете.

Например, Михаил Казиник начал свое выступление на TED c фразы «Послушайте, школа умерла. И если новая школа не возродится, то можете готовиться к третьей мировой войне». Параллельно тут работают два приема: спикер погружает слушателей в контекст и отстраивается от других выступающих.

Брайан Стивенсон привлек 1,3 млн долларов за одну речь на TED. То же выступление стало рекордсменом по длительности аплодисментов. Тема Стивенсона сложная — недостатки судебной американской системы и дискриминация.

Особенность этого выступления в том, что четверть выступления спикер потратил на установление контакта с аудиторией. Первые пять минут Брайан рассказывал личную историю про свою бабушку, которая видела в каждом внуке индивидуальность. История вызвала интерес и доверие — только после этого спикер начал говорить о несправедливости суда в США.

История необязательно должна быть личной. Начните с кейса, рабочей ситуации. Так Марк Робер в начале выступления рассказывает о результатах A/B теста, когда он попросил своих подписчиков сыграть в простую игру и запрограммировать движение машинки. По факту игры было две: в одной ты после неудачной попытки просто пробуешь снова, а в другой — в случае проигрыша снижались баллы.

Обратите внимание: Робер не стал показывать экспертность и рассказывать про А/В тест, который он раскатал на репрезентативной выборке. Спикер адаптировал контент под аудиторию неспециалистов.

Суть приема в том, чтобы разбить рамку, которую задали предыдущие спикеры. Если это деловая конференция и все обычно начинают с официальных приветствий, расскажите что-то личное. Если все начинают с рассказа, покажите видео. Рисуйте на доске, если до этого спикеры иллюстрировали речь слайдами. Спуститесь в зал, поменяйте локацию на сцене, говорите без микрофона. Отстройка может быть и по содержанию, и по подаче.

Вот пример разрыва шаблона с российской конференции Epic Growth Summit. Антон Бондарев, основатель «Кухни на районе» в начале выступления говорит: «Сегодня вы будете слушать истории о том, как растут компании, какой опыт вы можете вынести для своего бизнеса. Но я хотел бы подойти с другой стороны. И расскажу про вас, про конкретно каждого из вас». Такое вступление отличает Антона от других спикеров, а еще включает личный интерес: что это такое будут говорить обо мне?

Еще один пример: юрист Дмитрий Гриц на форуме «Будь больше, чем юрист» выступал с темой «Новые тренды отбора молодых сотрудников. Как увидеть “звезду”?» Он начал свое выступление сразу с ответа на поставленный вопрос. Во весь слайд было написано слово «Никак». И дальше черный экран, конец презентации.

Обычно когда речь об идет о цитате, вспоминаются школьные травмы. Но источником цитирования может быть не только Аристотель или Сократ. Возьмите высказывание Дудя, Варламова, Лебедева. Процитируйте известного в вашей сфере специалиста или участника вашей команды, если это локальная встреча.

По-честному, этот прием встречается настолько редко, что даже хорошего примера мы не нашли. Поэтому рекомендуем брать в работу как можно скорее. А если попалось видео, где спикер все-таки начинает с цитаты, поделитесь в комментариях.

Формат задания тоже может показаться буллшитным — сразу представляется, что вы просите слушателей встать и начать обмениваться визитками или объятиями. На деле задание бывает мягким и не требующим активного действия от слушателей. Например, показать картинку и попросить предположить, что это. Или предложить выбор между двумя вариантами.

Чемпион по запоминанию Джошуа Фор начал свое выступление с простого задания: закрыть глаза и представлять все то, что он говорит. Фор предлагал неожиданные и абсурдные картинки: например, танцующую на вашем журнальном столике Бритни Спирс. В середине выступления спикер вернулся к этому упражнению — странные образы зрители помнили так же ярко спустя 15 минут.

Источник

Приветственная речь на открытие мероприятия

Ни одно мероприятие, будь то открытие долгожданного образовательного центра либо юбилей родственника, не обходится без приветственной речи. Хоть раз произнести приветственную речь приходится практически каждому, поэтому стоит изучить несколько советов по тому, как выстроить свое приветствие.

Правильная приветственная речь – один из залогов успешного проведения мероприятия. Именно на первых минутах своего выступления оратор имеет шанс расположить публику к себе и обратить ее внимание на торжество, в рамках которого происходит чтение приветственной речи. Уже по первым словам аудитория формирует свое мнение относительно оратора и всего происходящего. Чтобы не дать слушателям повода для скуки и перешептываний, стоит обратить свое внимание на правила построения приветственной речи, которые включают в себя 5 пунктов.

Само приветствие

Начинающему оратору достаточно приветливо поздороваться со всеми собравшимися, используя такие клише, как:

На конференции: «Добрый вечер, уважаемые коллеги! Я рад приветствовать вас на сегодняшней научной конференции, посвященной вопросам нейролингвистики».

Приветственная речь на открытии стадиона: «Здравствуйте, дорогие гости! Я рад объявить о торжественном открытии долгожданного городского стадиона».

Несколько слов о месте выступления

После приветствия в большинстве случаев дается лаконичный, но яркий комментарий об объекте, на котором проводится мероприятие. В зависимости от повода выступления, о месте организации мероприятия говорится лишь несколько красивых слов или, напротив, делается целое отступление для описания места проведения встречи. Последнее часто происходит, когда читается приветственная речь на открытии того или иного значимого объекта.

Для описания места проведения встречи можно использовать следующие выражения:

Приветственная речь на открытии детского сада: «Сегодня мы наблюдаем открытие детского сада №36, которого так долго ждали все жители нового микрорайона. Это современное здание яркое и жизнерадостное не только снаружи, но и внутри. Над интерьером работали специально приглашенные дизайнеры. Мы учли все пожелания родителей, поэтому в этом детском саду имеются специальные детские тренажеры и бассейн для активных игр, а также музыкальные инструменты для занятий музыкой».

Торжественная речь на день рождения компании: «Мы собрались в этом замечательном ресторане, чтобы отметить первый год со дня основания нашей компании».

О самом мероприятии

Центральной частью приветственной речи, будь то речь директора школы или речь на юбилей компании, является небольшой рассказ о сути происходящего. Так, речь ведущего на свадьбе основывается на представлении пары, истории знакомства, описании самого торжества и т.д. Необходимо представить аудитории повод для мероприятия, его цели, значимость, а также программу в отдельных случаях.

Для описания происходящего на мероприятии можно применить такие выражения, как:

Речь руководителя на корпоративе: «Мы собрались здесь, чтобы вместе отметить наступающие праздники. Все мы не просто коллеги, а, скорее, одна большая семья. Праздничная атмосфера сплотит нас еще больше, что позволит нам и дальше эффективно работать плечом к плечу на благо нашего общего дела».

Торжественная речь на открытии спортивного комплекса: «Это замечательное мероприятие посвящено открытию важнейшего объекта жизни горожан, а именно спортивного комплекса. Мы все долго ждали этого и верили, что в ближайшем будущем и в нашем городе появится современный центр для занятий спортом. Невозможно переоценить значение сегодняшнего мероприятия для жизни всего города. Давайте наслаждаться выступлениями юных спортсменов, которые уже завтра начнут посещать занятия в нашем новом спорткомплексе».

Благодарность пришедшим

Ближе к завершению торжественная речь на том или ином мероприятии должна перейти к объявлению благодарности тем, кто собрался и в особенности тем, кто внес свой вклад в то, что стало поводом для торжества. Слова благодарности должны звучать уместно и естественно, то есть без намека на лесть.

Выразить свое почтение можно при помощи следующих клише:

Как пример может послужить речь директора компании, произнесенная на мероприятии в честь юбилея организации:
«Компания похожа на часовой механизм. Если не достает какой-то маленькой, казалось бы, детали, часы стоят. Так же и в компании: важен каждый сотрудник. Именно поэтому в этот торжественный день я хочу, в первую очередь, поблагодарить каждого из своих коллег за проделанную работу. Мы пришли к этой круглой дате вместе. Только благодаря всем вам наша компания процветает. Спасибо, друзья!».

Пожелания

В завершение своей речи необходимо выразить надежды на будущее и пожелания собравшимся относительно мероприятия. Так, речь на юбилей обычно заканчивают поздравлением юбиляра или пожеланием хорошего времяпрепровождения в течение праздника.

Наглядный образец завершения выступления пожеланием – неизменное выражение ведущего Дмитрия Нагиева: «Удачи вам, любви и терпения. Ну все, пока, пока».

Любая речь, какого бы характера она ни была, должна заканчиваться на светлой ноте. Создать такое впечатление помогут следующие выражения:

В качестве примера завершения речи используется торжественная речь на официальном закрытии фестиваля:
«В конце я хочу пожелать вам никогда не сходить со своего жизненного пути. Я верю, что наши дороги однажды снова сойдутся в одну, и мы проведем вместе незабываемые дни, как на этом музыкальном фестивале. Любите себя и будьте верны себе. До свидания, дорогие друзья!».

Торжественная речь на любое мероприятие имеет один и тот же каркас, который может использовать начинающий оратор для подготовки хорошего приветственного выступления по любому поводу. Главное – быть искренним и оставаться собой.

Источник

Как проводить эффективные совещания

Рекомендуем прочесть всем, кому приходится организовывать планерки, пятиминутки и прочие собрания. Их проводят многие, но мало кто делает это хорошо. В статье описаны этапы подготовки совещания, его структура, оценка эффективности и фиксация результатов — все, что нужно знать, чтобы провести действительно полезное собрание.

Все мы участвуем в совещаниях. А кому-то даже приходится готовить и проводить их. Или планерки. Или групповые обсуждения. Признайтесь, многие из нас крайне не любят подобные «говорилки».

Почему? Потому что в кровь любого нашего человека впиталась установка: совещание — это когда долго, официально и нудно говорят не по делу, а после — все равно ничего не делается. Ну разве не пустая трата времени?

Этот чудесный формат работы

Обидно мне за этот чудесный формат работы. Вот почему в сегодняшней статье мы обсудим, чем он хорош, что делает групповое обсуждение незаменимым, научимся проводить его эффективно.

Для начала — зачем нам все это надо? Для чего собирать вместе множество занятых людей, отрывать их от работы?

Качественное совещание позволяет задействовать ключевые механизмы, повышающие производительность труда, о чем далее.

Принцип синергии. Эффект синергии давно известен психологам. Помните? — Эффективность целого выше суммарной эффективности отдельных его частей. Или даже проще: одна голова хорошо, а две лучше. И это правда. Именно вместе мы способны сгенерировать больше идей, найти множество решений проблемы и выбрать из этого разнообразия оптимальное. В режиме группового обсуждения люди начинают работать как единое целое, взаимодополняя друг друга. Множится и эффективность — проверьте. Вот почему, если вам необходимо решить ряд рабочих вопросов, то качественным обсуждением, этим огромным ресурсом, не стоит пренебрегать.

Принцип сплоченности. Команда, то есть люди, одинаково видящие цель, доверяющие друг другу и умеющие работать вместе, эффективнее одного человека. Согласны? А как ваши сотрудники станут командой? Внезапно? Сами собой? Может быть, сразу высокоэффективной? А за счет чего? Ключ к формированию команды — совместное движение к цели, деятельное и организованное. И всеми этими условиями живет режим совещания. Совещания и планерки — мощный инструмент сплочения, формирования уважения к коллегам и руководителю, прекрасный обучающий инструмент. Поэтому, если вам важно, чтобы сотрудники работали слаженно, а не просто значились в одном отделе или компании — проводите еженедельные планерки качественно.

Принцип понятности. Многие люди боятся неизвестности. Нормальный человек — вольно или невольно, осознанно или нет — сопротивляется непонятному и незнакомому, и это абсолютно естественно. А если в разряд непонятного вдруг попадают цели компании, показатели ее эффективности, задачи на ближайший месяц и т. д.? Что чувствует человек, у которого требуют выкопать яму, но не говорят зачем, какой глубины и где? Конечно сопротивление и демотивацию.

Совещания — это площадка для разъяснения «курса партии», повышения его понятности, принятия его сотрудниками, а следовательно — инструмент снижения их сопротивления неизвестности. Поэтому, если вы внедряете изменения — проводите их через ряд планерок и совещаний.

Опытный руководитель знает, что совещания создают организацию. С их помощью можно поддерживать связи внутри компании и проводить в жизнь принятые решения, сверять то, как сотрудники видят цели, и разрушать барьеры между отделами. Если вы не проводите совещания, то в вашей организации рождаются слухи и домыслы. Это проблема, которая приводит к разобщенности и неуверенности сотрудников в завтрашнем дне, а тут недалеко и до потери управляемости.

Хорошо проведенные совещания способны творить чудеса. Ключевое слово здесь —хорошо. Что же необходимо учесть при проведении совещаний?

Принципы эффективных совещаний

Соответствие задачам

Конкретность

Кратковременность

Тайминг

Адекватность участников

Право на слово

Закрепление результатов

Плановость совещания

Чтобы оценить эффективность ваших совещаний, пройдите тест:

Этапы подготовки и проведения эффективного совещания

Типовая структура планерки:

Вступительное слово / разминка.

Цели. Регламент. Формат.

Общие результаты работы. Выполнение поставленных задач.

Частные результаты / отчеты участников.

Анализ результатов. Постановка задач. Подведение итогов.

Обозначение проблемы, цели. Важность темы. Планы.

Цели. Регламент. Формат.

Анализ результатов. Постановка задач.

Вступительное слово / цели собрания / регламент.

Разделите все вопросы на три группы.

Ответьте себе на следующие вопросы:

Актуальны ли вопросы к совещанию? Сегодня нужно говорить именно об этом?

Форма подачи материала соответствует цели, аудитории, содержанию?

Что должно произойти/остаться в голове у сотрудников после совещания?

Можно ли не проводить совещание и добиться того же результата?

Если вы ответили «Да» на вопросы 1, 2 и «Нет» на вопрос 4 — смело проводите совещание!

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».

Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь

Источник

Правила проведения эффективных совещаний

Как часто ты сидел на совещаниях, которые, перевалив по длительности за 2 часа, пытались решить одновременно все проблемы на свете? Когда люди, красные от духоты, теряя самообладание от усталости, начинают пытаться перекричать друг друга в попытке найти правильное решение? Когда каждое совещание кончается ничем, а все участники клянутся себе, что больше никогда снова не соберутся на эти бессмысленные встречи?

Оригинал статьи: tvoyplan.com/2013/04/28/effective-meeting-rules

Из чего складывается эффективность совещания?

Эффективность совещания = ценность принятых решений / (время совещания * количество участников * средняя зарплата участника)

Очевидно, что увеличивая ценность принятых решений (числитель) и уменьшая время совещания и количество участников, а также стараясь по минимуму задействовать время высокооплачиваемых людей (знаменатель), можно максимизировать отдачу от него. Не смотря то, что стараясь оптимизировать каждый из этих параметров, вы уже добьетесь немалых успехов, между ними существует взаимосвязь и умелое балансирование ими — непростая задача, которая получается не у многих руководителей.

Поэтому совещание — достаточно затратная штука, чем справедливо заслужило себе страх и ненависть среди офисных служащих. Те же самые эмоции распространяются и на организаторов этих совещаний, включая тебя. Если ты хочешь заслужить уважение своей команды, ты должен уметь проводить эффективные собрания.

Эта статья посвящена тому, чтобы научить тебя извлекать максимум из совещаний при минимальных временных и эмоциональных потерях участников.

Подготовка к совещанию

А нужно ли именно совещание?

«Совещания — это симптом плохой организации. Чем меньше совещаний, тем лучше.» — Петер Друкер, «Эффективный руководитель».

Четко обозначь цель и повестку

Как и любое другое начинание, без четко выраженной цели совещание обречено на провал.

Цель любого совещания — план действий. Не «обсудить возможности», не «решить вопрос», а «поручить такому-то сделать то-то к такому-то числу». Любая другая постановка цели может привести к тому, что совещание не будет иметь никаких последствий.

Поэтому при назначении встречи четко перечисли участникам, план действий по решению какой проблемы или проблем ты хочешь получить и разошли им получившуюся повестку. Письменная повестка позволит людям удостовериться, что они не потратят время в бесцельном обсуждении, а обсуждаемые вопросы будут относиться к их сфере интересов.

На случай, если для совещания не хватит отведенного времени, вопросы в повестке должны быть отсортированы по убыванию важности (тогда вы успеете обсудить самое важное) или по возрастанию сложности (тогда вы успеете закрыть максимум вопросов).

Не приглашай лишних участников

Каждый человек на совещании неизбежно будет тратить общее время своими выступлениями и вопросами, будь-то из искреннего интереса к проблеме или чтобы просто оправдать свое присутствие. При этом вероятность того, что дополнительный человек будет знать что-то, чего не знают другие, уменьшается с ростом числа участников. То есть, в добавок к очевидному росту временных затрат группы, увеличение числа участников уменьшает эффективность обсуждения.

Проведение совещания

Источник

Как вести совещание

Для начала внесем ясность в один вопрос. Вас как руководителя оценивают по достигнутым результатам. Результат — это следствие действий или решений, которые являются продуктом эффективных совещаний. Иными словами, от эффективности проводимых совещаний зависят результаты вашей деятельности и, следовательно, ваша репутация.

Как ни крути, а успех или провал совещания целиком определяется мастерством того, кто его ведет. В этом есть, конечно, своя прелесть — когда совещание проходит успешно, все знают, что это ваша заслуга (спасибо, правда, за это никто не скажет). Если совещания приносят плоды, да притом еще и быстро, ваша репутация повышается чрезвычайно.

Подготовительная работа, которую вы проделали (подробнее: формирование повестки дня, кого приглашать на совещание), уже приблизила вас к успеху.

В данный момент перед вами:

Вам остается провести совещание по возможности быстро, но не срезая углов и не упуская важных моментов.

СТРУКТУРА

Первое, на что нужно обратить внимание, это как подойти к представлению вопросов повестки. Не стоит открывать вопрос без вступительного слова, вызывая у людей недоумение по поводу того, откуда он взялся или куда ведет. Переход к вопросу должен быть логичным, чтобы всем присутствующим было ясно, о чем идет речь. Одни могут очень хорошо знать суть дела, другие, возможно, не вникали в вопрос до настоящего момента, а третьи вообще могли в нем ничего не слышать.

Каждый вопрос необходимо представить. Вы можете сделать это сами или попросить выступить человека, который отвечает за вопрос.

В любом случае, во вступительном слове должны быть кратко раскрыты следующие моменты:

Вступительное слово не должно занимать более одной-двух минут, это следует довести до участников совещания и продемонстрировать на примере, предположим, что вопрос касается новой рекламной брошюры.

Ее можно представить следующим образом:

До того как в сентябре наша компания выпустит на рынок новый продукт, мы должны подготовить рекламную брошюру. Сегодня нам предстоит решить, как лучше распределить средства, и какими ресурсами мы можем воспользоваться.

Прежняя брошюра устарела настолько, что мы стали получать жалобы на ее содержание. Нам нужно подумать, как в принципе распорядиться выделенными средствами. Можно, например, сделать ее толстой и всеобъемлющей, но с простым дизайном, или краткой, но с цветными иллюстрациями и приложить к ней черно-белый каталог с техническими характеристиками изделий.

Таким образом, перед нами дилемма — всеобъемлющая простая брошюра или две брошюры, одна из которых цветная, а другая, относительно дешевая, черно-белая. Особое внимание нужно уделить дизайну и содержанию, а также графику подготовки, с тем чтобы уложиться в сроки, отведенные на проект.

Очевидно, что подобное представление не занимает много времени, но позволяет избежать лишних вопросов относительно содержания дискуссии и т.п.

После вступительного слова переходите к обсуждению вопроса, придерживаясь следующего порядка:

Выявление фактов. Необходимо тщательно обдумать доводы, которые подкрепляют варианты. Вся более или менее существенная информация должна быть разослана заранее, чтобы не тратить время на совещании. Здесь же вы должны привести цифры, калькуляцию, образцы стилей брошюры, результаты исследований и т.п. — все, что требует обсуждения.

Анализ значимости фактов. Это уже реальные прения. После предъявления фактов наступает время высказывания мнений и аргументов.

Формирование общего взгляда. Когда высказаны все мнения, люди начинают повторяться, если им дать такую возможность. Как только вы почувствуете, что все значимое уже озвучено, переходите к выработке общего взгляда на наиболее приемлемый вариант.

Принятие решения. Подведите итог и закрепите его в письменной форме, включая все вытекающие из него действия (о ведении протокола заседания мы поговорим позже).

Во время совещания именно вы должны следить за тем, чтобы присутствующие соблюдали данный порядок при обсуждении всех вопросов. Когда участники начинают отклоняться от него, не стесняйтесь напоминать, на каком этапе обсуждения вы находитесь. Например: «Стоп! Мы еще не выслушали до конца доводы за и против, поэтому не можем переходить к формированию общего взгляда» или: «Нам ни к чему снова перечислять факты — они прекрасно всем известны. Мы должны двигаться вперед и определить их значимость».

Вы должны жестко контролировать ход совещания. Стоит лишь раз дать послабление — закрыть глаза на запугивание или пустую трату времени, — как от желающих встать на этот путь не будет отбоя. Не позволяйте присутствующим отвлекаться от основной цели совещания.

Действуйте непреклонно, но мягко!

Иногда нужно вмешаться, чтобы дать возможность высказаться более тихому участнику или тому, чье мнение вы считаете ценным. В некоторых случаях полезно подвести промежуточный итог, особенно когда обсуждается сложный вопрос или участники теряют нить рассуждений.

Можно не сомневаться в том, что вы не хотите тратить время впустую. Продуманная повестка дня и хорошее владение ситуацией позволят вам уложиться в график, не вызывая у окружающих ощущения гонки и не заставляя их принимать решение до того, как оно назреет.

ВСТУПИТЕЛЬНОЕ СЛОВО

Попросите представить вопрос того, кто за него отвечает. Если он не умеет изъясняться кратко, вы всегда можете сформулировать вопрос сами, но только постарайтесь не обидеть сотрудника. Представление спорных вопросов требует нейтрального отношения, поэтому вам лучше взять его на себя. Поручая это одной из противоборствующих сторон, вы невольно отдаете ей свое предпочтение.

ЗАПИСЫВАЙТЕ ОСНОВНЫЕ МОМЕНТЫ

Было бы неплохо сделать плакаты с основными вопросами или написать эти вопросы на доске. Например: «Какое значение для нас имеют эти факты?» Такой прием поможет людям сосредоточиться на обсуждаемой теме.

СОБЛЮДЕНИЕ РЕГЛАМЕНТА

Это еще одна из ваших ключевых задач. Вам, конечно, не хотелось бы погонять людей, но и транжирить время тоже не особенно хочется. Нужно показать, что вопросы требуют срочного решения, но не допустить спешки.

Прежде всего, позаботьтесь, чтобы совещание началось вовремя. Кому хочется терять свое время в ожидании, когда подтянутся другие? Выход предельно прост: начать совещание вовремя независимо ни от чего. Если кого-то нет, ему же хуже — он не сможет отстоять свою позицию. И ни в коем случае не возвращайтесь к решенным вопросам, когда он наконец появится, пусть читает протокол, если захочет узнать. Это быстро научит приходить на ваши совещания вовремя.

Другой распространенной формой бесплодной траты времени являются слишком пространные разъяснения или попытки раздать документ прямо на заседании под тем предлогом, что его не успели разослать вместе с повесткой дня. Не допускайте этого. Если нет веского основания, без колебания переносите вопрос на следующее совещание.

В целом же существует целый ряд способов заставить людей придерживаться регламента:

Вам необходимо следить за тем, чтобы по каждому пункту повестки было сформировано общее мнение; если этого не удается сделать по каким-либо причинам, снимайте вопрос с обсуждения и переходите к следующему пункту.

О том, что вопрос лучше снять с обсуждения, свидетельствует целый ряд признаков:

При наличии любого из перечисленных признаков обсуждение вопроса следует закрыть и перейти к следующему пункту повестки. Вместе с тем позаботьтесь о том, чтобы дело не остановилось: договоритесь, какую информацию нужно подготовить и разослать до следующего совещания, установите его дату и т.п.

ВПЕРЕД, ВПЕРЕД, ВПЕРЕД

Сложнее всего, когда вам нужна краткость, совладать со словоохотливым человеком. Если вы хотите остановить словоизвержение, встаньте у руля; не пытайтесь бежать впереди паровоза. Перехватите инициативу и продолжайте обсуждение. Например: Это очень хорошая идея, Джим, над нею стоит подумать. К какому выводу ты пришла, Бренда? У нас хватит персонала для обслуживания трехдневной выставки?»

ОПОЗДАВШИЕ

Ведите протокол совещания так, чтобы было видно, кто опоздал или ушел раньше времени. Формально вы просто показываете, кто участвовал в решении того или иного вопроса, а на деле — приучаете людей приходить вовремя.

КАК БОРОТЬСЯ С ПУСТОЙ ТРАТОЙ ВРЕМЕНИ

Если вы опасаетесь, что на совещании вам будут досаждать любители поболтать, назначьте начало мероприятия за час до обеденного перерыва или конца рабочего дня. Вряд ли кто-то будет затягивать обсуждение за счет своего личного времени.

ПУСТЬ РАБОТАЕТ КОМИТЕТ

Пустой тратой времени на совещании следует считать обсуждение документов, которое заканчивается их отправкой на доработку. Если такое происходит, постарайтесь сообща определить, в чем состоит недостаток документа, и поручите кому-нибудь подготовить новый вариант, а затем распространить его для ознакомления.

ПРОТОКОЛ

Совещание окажется пустой тратой времени, если все разойдутся так, словно ничего не произошло. Кто-то решит, что принимать меры должны другие, до кого-то может не дойти, что решение было окончательным. Принципиально важно зафиксировать все, что произошло на совещании и что намечено на следующий раз. Именно для этого нужен протокол.

Кто бы ни делал записи во время совещания, ответственность за ведение протокола лежит на вас. Он должен быть не очень длинным, но предельно ясным.

В протоколе обычно отмечаются следующие моменты:

БЕЗ ВСЯКИХ СОМНЕНИЙ

Чтобы не оставалось никаких сомнений или недопонимания, вы можете зачитывать записи из протокола в конце обсуждения соответствующих пунктов повестки.

НАЗНАЧЕНИЕ ДАТЫ

Намного проще взять календарь и установить дату следующего заседания в конце совещания (особенно в случае регулярных совещаний), а не согласовывать ее по телефону спустя некоторое время.

Очевидно, что более быстрая и продуктивная работа в процессе совещания отнимает меньше времени, чем непродуктивная. У вас есть все возможности провести совещание должным образом сейчас, вы сумеете сделать это и в последующем.

Придерживайтесь основных правил, и в следующий раз ваше совещание пройдет быстрее и эффективнее. Увидев ваш стиль, люди естественным образом приспособятся к нему. Чем более последовательно вы будете действовать, тем скорее они поймут, что к чему.

Чтобы совещания проходили без проволочек, вам необходимо:

Источник