как вести учет расходных материалов
Методика учёта расходных материалов на предприятии
Введение
Единая методика отслеживания движений расходных материалов (РМ) предоставляет явные преимущества организации. Для облегчения работы сотрудникам, ведущим контроль за РМ, целесообразно пользоваться компьютерными программами, а также утверждёнными методическими рекомендациями или технологическими картами на предприятии. При этом, очевидно, компьютерная программа обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным документооборотом. Рассмотрим возможные алгоритмы действий по ключевым направлениям контроля за РМ, оформив их в виде UML диаграмм деятельности.
Служебные обозначения
Диаграммы деятельности – это один из пяти типов диаграмм, применяемых в UML для моделирования динамических аспектов систем. По сути, диаграмма деятельности представляет собой блок-схему, которая показывает, как поток управления переходит от одной деятельности к другой. В отличии от традиционной блок-схемы диаграмма деятельности показывает параллелизм также хорошо, как и ветвление потока управления [Гради Буч. Язык UML. Руководство пользователя. 2006: ДМК Пресс. 496 с.: ил. p.].
Диаграммы деятельности обычно содержат действия, узлы деятельности, потоки и значения объектов. Как и прочие диаграммы, могут содержать примечания и ограничения. Действие изображается в виде овала, внутри которого можно написать выражение. Когда некоторое действие или узел деятельности завершает выполнение, поток управления немедленно переходит к следующему действию. Этот поток изображается при помощи стрелочек, показывающих его путь от одного действия к другому.
В реальных системах, поток управления где-то должен начинаться и завершаться, если только он не бесконечен. Поэтому в спецификации UML инициализацию последовательности действий изображают в виде закрашенного круга, а завершение в виде закрашенного круга, заключённого в окружность.
Простые последовательные потоки встречаются чаще всего, но это не единственное средство моделирования потока управления. Также как, в блок схеме, можно включать в диаграмму ветви, которые специфицируют альтернативные пути, выбираемые на основе булевых выражений. На диаграммах ветвление изображается ромбиком. Ветвление может иметь один входной поток и несколько исходящих.
Когда два пути управления вновь сходятся вместе, можно задействовать специальный символ – ромбик с двумя входящими стрелочками и одной исходящей. Для объедения потоков никаких условий не требуется.
Добавление нового или исчерпанного РМ
Одним из основных и точных методов идентификации объектов является его уникальный номер. Уникальный номер может быть определён фирмой производителем РМ, либо назначен оператором программы в автоматическом режиме. Также нужно заметить, что номер должен быть уникален в пределах всей организации, иначе возможен конфликт и сбой в работе статистики. Любые действия производимые действия с РМ будут связаны с его уникальным номером.
Работа начинается с ввоза РМ на территорию предприятия. Далее лицо ответственное за учёт производит запуск программы на странице добавления новых или пустых объектов. При этом есть два возможных ответвлений параллельных потоков пользовательской деятельности. Первый – пользователь предоставляет возможность программе самой назначить порядковый номер РМ в БД программы, далее выбирает из списка предопределенных наименований выбор имени РМ, например, HP Q2612A. Далее выбирает предопределённый склад в который производится хранение РМ, например, Склад № 5. Затем выбрав контракт, в рамках которого производится поставка РМ в организации, после всех подготовительных действий пользователь вводит количество регистрируемых объектов. Второй, альтернативный поток последовательности действий начинается с считывания номера РМ с корпуса нанесённого фирмой производителем сканером штрих кодов. Далее производится выбор наименования РМ и склад, где он будет временного находится. Затем производится выбор контракта, являющейся основой поставки расходников, эта возможность опциональна.
Независимо от того, по какой ветви последовательности выполняемых действий будет двигаться пользователь, в конечном итоге производится регистрация нумерованных объектов в БД программы. Далее в производится маркировка, в случае если её нет, на корпусе РМ. Маркировка может производиться либо контрастным перманентным маркером, либо наклейкой, сформированной самой же программой, содержащей номер и рисунок штрих код. Последним действием будет рациональное размещение РМ в складских помещениях организации.
Добавление пустых и исчерпанных РМ аналогично данной диаграмме последовательности. Данная возможность должна быть также реализована, потому что на момент внедрения программы предприятие уже обладает достаточно большим количеством исчерпанных и новых РМ.
Передача РМ пользователю
Последовательность действий по передаче РМ пользователю начинается с получения оператором программы устного или письменного обращения по замене исчерпанного РМ новым.
После того как заявка будет принята и одобрена, производится подбор необходимого РМ на складе среди новых или регенерированных, совместимых с моделью соответствующего организационного оборудования заказчика. Далее производится оформление передачи РМ в программе, для этого осуществляется поиск найденного на складе объекта РМ, следующим действием которого будет выбор заказчика в перечне штатных сотрудников. Затем происходит связка объекта РМ и объекта класса пользователь в БД. После того как произведутся необходимые манипуляции по передаче РМ заказчику в программе, происходит фактическая передача запрашиваемого объекта заказчику. При этом производится возвращение обратно б/у РМ на склад с фиксацией исчерпанного объекта в перечне пустых. Затем производится печать тестового листа, если заказчик удовлетворён качеством распечатываемого документа, то алгоритм прекращает свою работу, иначе происходит фиксация неисправности свежеустановленного РМ через механизм комментирования с последующей фактическим и программным перемещением на особое место на складе, для пустых или сломанных расходников. Далее алгоритм повторяет итерацию по поиску пригодных к использованию объектов и передачу их заказчику. Данный алгоритм будет повторяться до тех пор, пока заказчик не получит РМ надлежащего качества.
Передача РМ на обслуживание
Поток выполнения начинается с отбора б/у или сломанных РМ на складе фирме контрагенту. Далее заполняется перечень передаваемых объектов в программе, с указанием ссылки на документ в рамках которого контрагент выполняет свои обязательства. Затем происходит фиксация перемещения РМ в программе с автоматической генерацией и печатью акта передачи на обслуживание. Следующим действием производится вывоз расходников с территории предприятия. Опционально вывоз может быть документально подкреплён разрешением на вывоз или материальным пропуском. Заключительным шагом является непосредственная передача РМ фирме с подписанием актов приёмки-передачи. На этом алгоритм завершает своё выполнение.
Возвращение РМ с обслуживания
Действия начинаются с проверки напечатанных тест листов с восстановленных картриджей на стороне контрагента. Далее производится ввоз РМ на территорию предприятия. Затем формируются перечень принимаемых объектов в программе с помощью клавиатуры и мыши, либо сканера штрих кодов. После того как будет сформирован перечень принимаемых объектов, оператор программы на производит ввод информации о выполненных работах и стоимости работ в соответствии с Счётом на оплату. Далее в программе производится перемещение прибывших с обслуживания РМ в списки пригодных к повторному использованию и физическое расположение соответствующих объектов в складских помещениях. В процессе перемещения программа автоматически генерирует акт приёмки, с таблицей принятых объектов и работами, производимыми над ними. Следующим действием оператор программы производит сверку актов передачи и приёмки, если перечни идентичны, то выполнение алгоритма завершается, если различаются, то производится запрос недостающих объектов, с последующим повтором итерации алгоритма.
Списание РМ
В процессе работы с программой оператор формирует перечни изношенных РМ на основе политики учёта и списании РМ на предприятии, в которой описаны критерии позволяющие оценить объект как не подлежащий повторному использованию и восстановлению. Далее производится группировка РМ для последующей утилизации сформированием и печатью акта с перечнем объектов на списание. Затем производится вывоз утилизируемых объектов с территории предприятия в фирму занимающейся утилизацией. Заключительным шагом производится пометка объектов в корзине программы как утилизированных. На этом поток выполнения алгоритма завершает свою работу.
Выводы
Ведение документооборота по складскому учету материалов
Поступление материалов
ФСБУ 5/2019 «Запасы» не содержит понятия «материалы». Как правило, к материалам относятся:
Материалы относятся к запасам предприятия. Исключением являются случаи, когда материалы:
В организации, имеющей склады, приказом руководителя утверждается перечень материально ответственных лиц (МОЛ), отвечающих за сохранность и ведение складского учета материалов по каждому из складов.
ТМЦ, поступающие от поставщиков, имеют комплект товаросопроводительной документации, представленный накладной (формы ТОРГ-12, М-15 или иной, принятой у поставщика), счетом-фактурой, товарно-транспортной накладной, спецификацией. Из них основанием для оприходования служит накладная. При отсутствии товаросопроводительных документов материалы тоже могут быть оприходованы.
О правилах такого оприходования читайте в статье «Как оприходовать товар без сопроводительных документов».
Материалы при приемке должны быть проверены на соответствие фактического количества, качества и ассортимента заявленным в сопроводительных документах поставщика данным.
Если расхождений в процессе проверки выявлено не было, МОЛ составляет приходный ордер по форме М-4. Допускается вместо приходных ордеров ставить штамп на документах поставщика. В штампе должны быть отражены все реквизиты М-4.
Если по факту проверки все же были выявлены несоответствия, необходимо оформить акт расхождений по форме ТОРГ-2.
Бланк и образец заполнения этой формы смотрите в материале «Унифицированная форма ТОРГ-2 — бланк и образец».
Еще одним способом поступления материалов является их закупка подотчетными лицами в розничных точках. В данном случае первичкой служат товарные накладные или товарные чеки, приложенные к авансовому отчету.
«КонсультантПлюс» обращает ваше внимание на то, что с 2021 года учитывать материалы нужно строго в соответствии с новым ФСБУ 5/2019 «Запасы». Новые правила подробно разъяснили эксперты правовой системы. Чтобы посмотреть рекомендации, получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в готовое решение.
Организация складского учета материалов
Учет ТМЦ в бухгалтерии и на складе может вестись количественно-суммовым и сальдовым методом.
При использовании первого варианта и на складах, и в бухгалтерии учет ТМЦ ведется по количеству и сумме одновременно.
Если же учетной политикой был утвержден сальдовый метод, то на складе ТМЦ учитываются по количеству, а в бухгалтерии — в суммовом выражении.
Ведение складского учета материалов возможно двумя способами: партионным и сортовым.
В данном случае каждая партия ТМЦ хранится отдельно. Партия — однородный материал, поступивший по одному документу. На каждую партию МОЛ оформляет партионную карту в двух экземплярах: 1-й — для склада, 2-й — для бухгалтерии. Форма утверждается фирмой самостоятельно в зависимости от вида ТМЦ.
В приходную часть документа вносятся данные согласно первичке, поступившей от поставщика, в расходную — данные по факту списания материалов. После полного отпуска всей партии ТМЦ партионная карта закрывается, МОЛ составляет акт об израсходовании ТМЦ и передает весь пакет документов в бухгалтерию на проверку.
Складской учет материалов таким способом ведется по наименованиям и сортам ТМЦ вне зависимости от даты поступления и цены. На каждое наименование материала заводится карточка учета материалов (форма М-17), которая регистрируется в специальном бухгалтерском реестре. Ведется такая карточка в течение года.
При ведении складского учета сортовым методом экономично используется пространство склада, легко осуществляется управление остатками материалов. Однако отследить цену поступления ТМЦ не представляется возможным, и материал списывается по средней стоимости методом ФИФО или по цене единицы (п. 73 приказа № 119н).
Внутрискладское движение ТМЦ
У некоторых бухгалтеров или товароведов может возникнуть вопрос «Что называется перемещением?». В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает необходимость в перемещении материалов между складами или структурными подразделениями. Первичным документом в данном случае выступает требование-накладная (форма М-11). Выписывается она МОЛ отправляющей стороны в 2 экземплярах: 1-й остается у передающей стороны и служит основанием для списания материалов с учета, 2-й передается МОЛ принимающей стороны и является основанием для принятия ТМЦ на учет.
Об оформлении требования-накладной читайте в материале «Порядок заполнения формы М-11 требование-накладная».
Инвентаризация
С целью выявления фактического наличия ТМЦ, числящихся в бухгалтерском учете, в организации проводится инвентаризация склада. Проводиться она может по мере необходимости по приказу руководителя, а также в обязательном порядке в следующих случаях (п. 22 приказа № 119н):
Периодичность проведения ревизии также может быть отражена в учетной политике предприятия.
Процедура проведения ревизии регламентирована методическими указаниями по инвентаризации имущества, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.
Прежде всего на предприятии издается приказ о проведении инвентаризации с указанием лиц — членов комиссии (не менее 3 человек) и визируется у руководителя (форма ИНВ-22). Такая комиссия имеет право проводить ревизию только в полном составе в присутствии МОЛ. Перед проведением проверки МОЛ пишет расписку в произвольной форме о том, что все ТМЦ учтены, а документы переданы в бухгалтерию.
Проверяющие сверяют фактическое наличие материалов со списком, который именуется инвентаризационной описью (форма ИНВ-3).
О применяемой при проверке наличия материалов инвентаризационной описи читайте в статье «Унифицированная форма ИНВ-3 — бланк и образец».
Такой документ содержит графу с данными по количеству материалов, учтенных в бухучете, и пустую графу, в которой проверяющие смогут отразить фактическое наличие ТМЦ. После полного пересчета ценностей комиссия подписывает данную ведомость. МОЛ на последней странице делает запись, что проверка проведена в его присутствии и что претензий к комиссии не имеется.
Если в результате были выявлены расхождения между учетным и фактическим количеством, составляется документ — сличительная ведомость, в которой фиксируются все подобные расхождения (форма ИНВ-18).
Об особенностях заполнения этой ведомости читайте в материале «Унифицированная форма ИНВ-18 — бланк и образец».
В случае выявления излишка его необходимо принять к учету. Он считается доходом предприятия и фиксируется по кредиту 91-го счета.
В случае выявления пересортицы ТМЦ результат может быть взаимно зачтен. Такой зачет возможен только у 1 МОЛ за 1 проверяемый период и только по аналогичным видам продукции в одинаковых количествах (п. 32 приказа № 119н).
В случае выявления недостачи прежде всего необходимо выяснить, не было ли естественной убыли (например, усушки, утруски). Недостача в пределах лимита считается расходами предприятия и списывается в дебет 26-го (44-го) счета, сверхлимит и фактическую недостачу обязано возместить МОЛ. Для отражения выявленных расхождений может использоваться форма ИНВ-26.
О нюансах проведения инвентаризации детально рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Изучите материал, получив пробный доступ к справочно-правовой системе К+ бесплатно.
Выбытие материалов
Списание материалов со склада должно сопровождаться одним из документов: лимитно-заборной картой (форма М-8), накладной об отпуске материалов на сторону (форма М-15), требованием-накладной (форма М-11) или товарной накладной (форма ТОРГ-12).
Хранение
Организация может создать склад, предназначенный для хранения материалов сторонних организаций и получать за услуги хранения определенное вознаграждение. Данная деятельность регламентирована ст. 909 ГК РФ.
В таком случае между контрагентами заключается публичный договор. То есть сдать на хранение свои ТМЦ имеет право любой желающий. Приемка материалов по качеству, количеству и ассортименту проводится МОЛ склада-хранителя. Поклажедатель имеет возможность осмотреть или проверить, а также забрать свои ценности в любой момент в присутствии МОЛ.
Вся процедура хранения оформляется первичными документами. Рассмотрим основные из них.
Прием ТМЦ на хранение сопровождается актом приема-передачи ТМЦ (форма МХ-1), который выписывается в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон. МОЛ фиксирует поступление ТМЦ на хранение в специальном журнале (форма МХ-2).
По истечении срока хранения, а также при желании поклажедателя, оформленном в письменном виде, склад-хранитель возвращает материалы. Данная процедура сопровождается актом о возврате товаров (форма МХ-3).
Бланки по форме МХ-1 и МХ-3 и порядок их заполнения можно найти в материалах:
Итоги
Для эффективной и бесперебойной работы фирмы необходимо грамотно организовать работу складов. Чтобы отследить движение ТМЦ на складах, очень важно своевременно выписывать сопроводительные и первичные документы, оборот которых следует зафиксировать графиком документооборота в учетной политике предприятия.
Учет материалов в бухгалтерском учете по ФСБУ 5/2019 «Запасы»
С 2021 года компании должны вести учет запасов по новым правилам. Утвержден федеральный стандарт бухучета ФСБУ 5/2019 «Запасы», который заменит ПБУ 5/01 и Методические рекомендации по учету МПЗ. Его нужно применять с бухгалтерской отчетности за 2021 год. Организации имеют право использовать его раньше.
Новые правила отличаются от текущих. Расскажем, как теперь принимать материалы к учету, как списывать их в производство и что особенного в учете подарков.
Что относится к материалам
Материалы — это один из видов запасов, которые нужны для производства продукции, выполнения работ или оказания услуг (пп. «а» п. 3 ФСБУ 5/2019). К ним относятся: сырье, полуфабрикаты, комплектующие, основные и вспомогательные материалы, тары, топливо, запчасти и пр. (п. 42 указаний).
По какой стоимости принимать материалы к учету
Чтобы принять материалы к учету, оцените их по фактической себестоимости (п. 9 ФСБУ 5/2019).
Ее расчет зависит от способа получения материалов. Возможны следующие варианты:
Покупка за плату. Фактическую себестоимость формируйте в стандартном порядке — учитывайте все затраты на приобретение, доставку и подготовку к эксплуатации. Не забудьте исключить из стоимости НДС, который потом примете к вычету.
Безвозмездное получение, полная или частичная оплата неденежными средствами. Оцените материалы по справедливой стоимости. Правила её расчёта утверждены в МСФО от 28.12.2015 № 13. Не забудьте увеличить ее на сумму дополнительных затрат по приобретению, доставке и подготовке к использованию.
Вклад в уставный капитал. Принимайте к учету по фактической стоимости с учетом дополнительных затрат.
Выбытие, ремонт, модернизация или реконструкция внеоборотных активов. Оцените стоимость материалов по меньшей из двух величин:
Важно! Не включайте в себестоимость запасов:
Как отражать операции с материалами в бухучете
В бухгалтерском учете материалов участвует три основных счета: 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материалов», 16 «Отклонение в стоимости».
Основной счет для учета материалов — 10. По его дебету отражается поступление, по кредиту — списание в производство и выбытие по другим причинам.
К счету 10 можно открыть субсчета, чтобы сделать учет более простым и понятным. Например, отдельно выделить сырье и материалы, топливо, запчасти, тару, спецодежду и пр.
Оприходуем материалы на склад
Каждое поступление материалов надо подтверждать первичными документами. Часть из них вы получите от поставщика, а часть надо будет оформить самостоятельно. Полный список документов зависит от того, каким способом вы получили материалы, например, по договору поставки или изготовив самостоятельно.
Поступление материалов на склад оформляет кладовщик или другой сотрудник с материальной ответственностью. Для этого в день приемки составляют приходный ордер по форме, которая утверждена руководителем. Это может быть:
Важно! Чтобы сократить документооборот, приходный ордер можно заменить штампом со всеми необходимыми реквизитами. Его проставляют на документе поставщика, например на накладной. Это решение нужно отразить в учетной политике.
Бухгалтерские записи для отражения получения материалов зависят от того, как их получили и того, какие счета использует организация.
1. Покупка материалов
У вас на руках должны быть счета, счета-фактуры, накладные и сопроводительные документы. Оприходуйте материалы по фактической себестоимости. Если вы формируете стоимость именно на счете 10 (это должно быть прописано в учетной политике), проводки следующие:
Дебет
Кредит
Операция
Продавец предъявил НДС
Дополнительные затраты на приобретение материалов
НДС с суммы дополнительных затрат
НДС со стоимости материалов и дополнительных затрат принят к вычету
Оплачены материалы и услуги иных контрагентов
2. Безвозмездное получение
Тот, кто подарил вам материалы, должен предоставить те же документы, что продавец. Фактическую себестоимость определяйте по справедливой стоимости. В бухучете сформируйте следующие проводки:
Дебет
Кредит
Операция
Получены в дар материалы
Дополнительные затраты на приобретение материалов
НДС с суммы дополнительных затрат
НДС с дополнительных затрат принят к вычету
Оплачены дополнительные затраты
3. Вклад в уставный капитал
Вклад материалов в уставный или складочный капитал оформляется актом приема-передачи, его можно составить в произвольной форме, но с обязательными реквизитами (п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Дебет
Кредит
Операция
Материалы внесли в счет оплаты уставного капитала
Признан эмиссионный доход в случае, если стоимость полученных материалов больше номинальной стоимости акций (номинального размера доли)
Отражен НДС со стоимости материалов, восстановленный передающей стороной
Дополнительные затраты по получению материалов
НДС с суммы дополнительных затрат
НДС со стоимости материалов и дополнительных затрат принят к вычету
Оплачены дополнительные затраты
4. Поступление при ликвидации основных средств
Оформите поступление требованием-накладной. Если ликвидируете недвижимость, составьте акт об оприходовании МЦ. Для этого подходят формы № М-11 или № М-35 соответственно. Сформируйте следующие проводки:
Дебет
Кредит
Операция
Оприходованы материалы от ликвидации основного средства
Дополнительные затраты по получению и подготовке материалов
НДС с суммы дополнительных затрат
НДС с дополнительных затрат принят к вычету
Оплачены дополнительные затраты
Если вы применяете счет 15, поступление материалов и дополнительные затраты сначала учитывайте на счете 15, а затем оприходуйте по учетной цене проводкой Дт 10 Кт 15.
Для тех, кто применяет и 15, и 16 счет, отклонения между учетной ценой и фактической себестоимостью отражаются проводками:
Как списать материалы при использовании
Материалы, которые вы списываете с 10 счета, можно оценить тремя способами (п. 36 ФСБУ 5/2019):
ФСБУ 5/2019 устанавливает, что по материалам, у которых схожи свойства и характер использования, нужно каждый раз применять один и тот же способ расчета себестоимости. Выбранный метод закрепите в учетной политике.
Для бухгалтерского учета расходования материалов выберите один из двух способов:
1. Списание материалов
Списание материалов всегда должно подтверждаться первичными документами. Когда вы передаете материалы внутри организации для дальнейшего использования, формируйте требования-накладные или лимитно-заборные карты. При продаже или передаче материалов другой организации, нужна накладная, при недостаче — понадобится инвентаризационная опись.
Проводки для списания материалов могут быть следующие:
Дебет
Кредит
Операция
Списана стоимость материалов, переданных или использованных для хозяйственных, управленческих или коммерческих нужд
Списана стоимость материалов, переданных или использованных в производстве
Списана стоимость материалов, переданных для создания внеоборотных активов
Списана стоимость материалов в прочие расходы (при продаже)
Если вы продаете материалы, списывайте их одновременно с признанием выручки от продажи, во всех иных случаях — в момент выбытия.
2. Списание отклонений от фактической себестоимости
Тем, кто применяет учетные цены и счет 16, при списании материалов нужно также списать отклонения.
Накопленную на счете 16 разницу, спишите на счета учета затрат:
3. Возврат неиспользованных материалов
Если вы списали материалы, но их так и не использовали для производства и иных нужд, отразите возврат тем же способом, которым отражаете передачу материалов подразделениям.
Если при передаче вы отразили отпуск в производство и списали материалы со счета 10, отразите возврат материалов проводкой: Дт 10 Кт 20 (23, 25, 26, 29, 44, 97 и др.).
Если вы отражали передачу материалов, как внутреннее перемещение (только в аналитическом учете по счету 10), отразите возврат тоже только в аналитическом учете.
Контур.Бухгалтерия поможет наладить учет материалов в компании. Создайте номенклатуру материалов, заводите документы по поступлению и продаже, оформляйте списание ТМЦ на затраты, недостачи и потери. Отслеживайте остатки ТМЦ на предприятии и анализируйте 10 счет. Все задачи автоматизированы. Попробуйте учет материалов в Бухгалтерии. Новые пользователи получают 14 дней работы в подарок.