за что отвечает отдел сбыта
Отдел сбыта: задачи, структура, работники и организация
Из этого материала вы узнаете:
Отдел сбыта – подразделение, в котором нуждаются все предприятия, выпускающие свою продукцию. Сбытовая система существенно отличается от продаж и маркетинга, но тесно с ними взаимодействует. Сбыт – это про договоренность и отгрузку большой партии, а не продвижение и разовую покупку.
Существуют разные структуры отдела сбыта, в основном они зависят от масштабов выпуска продукции и территории расположения предприятия. Ниже мы подробно их описали, приведя плюсы и минусы каждого типа. Там же вы найдете этапы организации этого подразделения и требования к его сотрудникам. Ознакомившись с информацией, вам будет проще разобраться в теме.
Отличия отдела сбыта от отдела продаж
На дворе уже подходит к концу первая четверть XX века, но предприниматели и бизнесмены, которые ведут свои дела на территории бывшего СССР, все еще не различают отдел сбыта и отдел продаж. На первый взгляд, ответ кроется в самих названиях, из которых понятно, чем занимается отдел: сбыта – сбытом, продаж – продажами. Тем не менее в терминах есть небольшой подвох.
Слово «сбыт» пришло, как ни странно, из Уголовного кодекса, но удачно «внедрилось» в обычную жизнь. Определение этому термину можно найти в словарях. Оно может немного варьироваться и включать пространные разъяснения, но если говорить кратко, то под сбытом подразумевается продажа готовой продукции. Кажется, что все прояснилось, и можно с уверенностью сказать, что эти два термина равнозначны! Но стоит углубиться в вопрос, чтобы понять, почему же эти слова не являются синонимами, как на него приходит ответ. И заключается он в значении термина «отгрузка», который и отличает сбыт от продажи.
Отгрузкой называется процесс, при котором изготовленная продукция передается перевозчику или покупателю и который оформляется соответствующими расчетными документами.
Рекомендуемые статьи по данной теме:
Может показаться, что отгрузка является одинаковой целью как для продажи, так и для сбыта, то есть разницы по-прежнему нет. Выглядит логично, потому что этот этап – один из последних для обоих процессов. Но вот является ли он целью продаж? Именно здесь и понятно, в чем разница между отделом сбыта и отделом продаж.
Потому что цель продаж – довольный покупатель!
Вычленим главное, чтобы понять суть.
Сбыт – это отгрузка в принципе, любыми способами, которые позволят отгрузить максимальное количество товаров или услуг. Соответствующим образом выстраиваются процессы, сервис, коммуникация с покупателем и ценности компании. В качестве примера можно привести Почту России. Здесь главные цели отдела сбыта – совершить как можно больше отгрузок услуги доставки (например, писем или посылок). В часы пик каждый клиент может ощутить на себе «заботу» отделения связи.
Продажа – это любыми способами сделать счастливым покупателя. Отгрузка происходит, когда есть уверенность в том, что клиент будет доволен. Либо ее не будет, если вы знаете, что счастливым он станет именно в этом случае. Такой компанией является, например, Starbucks. Он нацелен сделать вас максимально счастливым, даже если при этом ему удастся произвести вам в течение года отгрузку пары сотен чашек кофе среднего качества.
Отличия отдела сбыта от отдела маркетинга
Поскольку сбыт и продажи имеют разные цели, то и задачи по увеличению конкурентоспособности и прибыли, которые решают соответствующие разделы, отличаются друг от друга.
Основная характеристика отдела сбыта на предприятии – значимая роль в подготовке решений руководства. Он выполняет следующие задачи:
Обязанности отдела сбыта иные:
Из различия задач можно сделать вывод, что функции отделов различаются точно так же. При этом на каждого сотрудника этих отделов возложены конкретные обязанности.
Но успешно решить поставленные задачи можно только при совместной работе как отделов маркетинга и сбыта продукции, так и остальных подразделений компании. Они не должны быть изолированными друг от друга и действовать самостоятельно, наоборот, им нужно оказывать всестороннюю поддержку, выполняя при этом свои функции.
Если компания переориентируется на спрос и предпочтения покупателей, то ей нужно пересмотреть эти функции – большинство из них далеко не новые, а те, которые планируется внедрять, должны базироваться на позитивном опыте рынка. Оценивать каждую из них следует не только по отдельности, но и в комплексе.
Задачи и функции отдела сбыта более подробно
На отдел сбыта на предприятии возлагаются следующие задачи:
Работа отдела сбыта заключается в следующем:
Структура отдела сбыта
Все процессы на предприятии, связанные с управлением сбытом, основаны на маркетинговых исследованиях. В мировой практике обычно служба сбыта входит в службу маркетинга или наоборот. Однако в России это не прижилось, и эти отделы существуют независимо друг от друга, хотя это зачастую вредит деятельности предприятия.
От стратегии маркетинга зависит, какой будет структура отдела сбыта производства. Также на нее влияют масштаб и специализация компании, особенности выпускаемой ей продукции, в том числе производственного и индивидуального потребления и срока использования, локализация производства, характер и условия его работы, степень хозяйственной самостоятельности филиалов и подразделений.
В отделы службы сбыта входят управленческие и производственные подразделения.
Управленческие – это отделы, группы, секторы либо бюро сбыта. К ним относятся структурные единицы, которые занимаются заказами, изучением спроса, планированием, договорами и претензиями, экспортом, рекламой, техобслуживанием поставляемой продукции, ее монтажом и пр.
Производственные – склады готовой продукции, участки либо цеха комплектации, консервации, упаковки, производства тары, экспедиции, отгрузки.
Служба сбыта может быть централизованной и децентрализованной. В первом случае ее руководителю подчиняются склады готовой продукции, во втором они обособлены.
Каждое предприятие само должно решить, какая форма сбыта для него более рациональна, а также определить принципы взаимоотношений службы и остальных подразделений, разграничить функции внутри нее, убрать дублирующие.
На структуру сбытовой службы влияет много факторов, вследствие чего появляется большое число разнообразных организационных схем:
В этом случае все подразделения отдела формируются на основе ответственности за выполнение конкретных функций по сбыту. Чаще всего встречается организация, при которой включаются склады готовой продукции. Но если предприятие выпускают большую номенклатуру товаров, то складское хозяйство с производственными функциями лучше обособить от отдела сбыта готовой продукции.
Малономенклатурные производства могут создавать финансово-сбытовые отделы.
Структура может быть разной, но основа – сформированные по принципу работы и ответственности за сбыт подразделения отдела, которые занимаются определенными группами и видами продукции (например, ТПН и ТНП, продовольственными и непродовольственными товарами, черными металлами, пило- или стройматериалами и пр.) или товарных марок.
За счет такой структуры можно заметно улучшить политику в отношении ассортимента, гибко формировать его с учетом региона и нужд потребителей, проводить более эффективную товарно-кредитную политику, усовершенствовать взаимоотношения сбыта и производства.
Среди других преимуществ – появляется больше возможностей, чтобы качественно подобрать торговых посредников, в результате хорошего изучения выпускаемой продукции и внимания к ее качеству растет сбыт, увеличивается прибыль (особенно если качество превалирует над ценой), соответственно, запросы потребителей по всем группам товаров удовлетворены в большем объеме, и обратная связь с ними улучшается.
Но есть и минусы этой структуры. Обучение работников отдела сбыта становится более дорогим, число заказов снижается, приходится повышать стоимость продукции. Вместе с этим клиенты начинают относиться негативно к предприятию, потому что им приходится работать по разным товарам с разными подразделениями.
К достоинствам структуры можно отнести ее традиционность, эффективную в России простоту в обслуживании, территориальную близость к покупателям, за счет чего сокращаются транспортные расходы, легче оценить потенциал рынка, проще подобрать торговых представителей. Локализованность помогает работать с учетом особенностей региона, а также устанавливать связи с местными органами управления.
Неудачной можно назвать такую структуру отдела сбыта, когда техническая сложность у продукции увеличивается, менеджеры сами не понимают ее характеристики и, соответственно, не могут оценить преимущества, либо производственных запасов становится слишком много. Такая же ситуация складывается, когда некоторым клиентам требуются услуги, которые не может удовлетворить территориальный сбыт, или когда падает качество отраслевой информации, из-за чего у сотрудников отдела появляются пробелы в знаниях.
Подразделения отдела формируются по принципу работы и ответственности за сбыт на определенных рынках или его сегментах.
Плюсы структуры: ориентация клиентов повышается, вследствие чего сбыт увеличивается, растет лояльность покупателей, они предоставляют лучшую информацию.
Есть и минусы: структура предполагает высокие издержки, в том числе на обучение, увеличиваются расходы на рыночную поддержку (поощрения, бесплатные услуги и т. п.), сбытовые подразделения могут быть уязвимы, если продукция будет с дефектами. Кроме того, сотрудники должны досконально знать товар в каждом рыночном сегменте, только в этом случае продажи будут успешными.
Другое название – структура по масштабности счета клиентов. Подразделения формируются, исходя из сбыта определенным группам клиентов, среди которых выделяют, например, особо важных покупателей, бизнес-партнеров, массовых потребителей.
Клиентская структура позволяет гибко приспосабливать свои товары и услуги под потребности аудитории, уделяя максимум внимания самым важным клиентам, соответственно, все структуры предприятия должны давать оценку важности покупателя, получать о нем точную информацию, на основе которой прогнозировать и учитывать перспективу клиентского развития. Эта схема работы отдела сбыта делает результативнее работу с дебиторской задолженностью, проще принимать решения, связанные с обслуживанием мелких счетов.
С другой стороны, роль менеджеров становится слишком серьезной, они, покидая предприятие, могут увести с собой крупных покупателей. Может снижаться качество работы с небольшими, но потенциально важными счетами. Отделы начинают уделять больше внимания на крупные заказы, которых не так много, тратят слишком много, чтобы получить информацию о клиентах. Есть риск того, что персонал теряет мотивацию по отношению к менее интересным покупателям. Обычно это сопровождается очень высокой стоимостью обслуживания, в первую очередь вип-клиентов.
Здесь используется принцип, при котором отдел работает и отвечает за один из этапов сбыта (продажи) конкретной группе покупателей. Процесс обычно разделяется на несколько стадий: сбор информации о клиентах, составление базы данных для первичных контактов, подготовка документации, демонстрация товара.
За счет такого распределения этапов каждый из них проходит на более профессиональном уровне. При этом если какая-то операция не требует высокой квалификации, ее может провести менее квалифицированный или временный сотрудник. Скорость работы с потребителями растет.
Но все это требует увеличения числа персонала, следовательно, и затрат. Помимо этого, есть сложность в определении объективных критериев, по которым можно понять, что этап завершен, и результаты следует оплатить. Зачастую персонал, который действует на начальных этапах, не заинтересован в конечных результатах. Требуется координировать работы всех групп исполнителей.
В этом случае комбинируется два или несколько способов формирования структур сбыта, например, территориальный и товарный.
Сказать, какой способ лучше других, однозначно невозможно. У всех есть свои преимущества, причем такие, которые дают возможность соответствовать структуре условиям рынка и выпускаемого продукта. При выборе нужно учесть количество, квалификацию, мотивацию персонала по сбыту, организационную схему предприятия и взаимодействие с другими отделами. Также важно понимать, насколько четко распределены полномочия и ответственность среди сотрудников, может ли каждый из них достичь своих целей исходя из своих полномочий, как распределится ответственность, если работы по какому-то из направлений будет неэффективной.
Взаимоотношения отдела сбыта с другими подразделениями предприятия
Отдел сбыта завода или другого предприятия может контактировать со следующими структурами по определенной схеме:
Отдел сбыта получает от службы следующие документы: заказы-наряды на экспортные поставки, где указаны отгрузочные реквизиты и последующие изменения, перечни заказов-нарядов, принятых к исполнению на планируемый период с указанием маршрутов, чтобы заказывать транспорт.
Передает этой службе копии отчетов о поставке продукции на экспорт, данные по комплектации и отгрузке продукции на экспорт согласно заданиям и условиям заказов-нарядов.
В отдел сбыта отсюда приходит информация о состоянии и прогнозе спроса на поставляемый товар на внутреннем и внешнем рынках, а также о различных мероприятиях – выставках, ярмарках и пр. Взамен предоставляются данные о заключенных договорах на поставку продукции, отказах от продукции, поквартальном количестве поставляемой продукции по номенклатуре согласно договорам.
В отдел сбыта предоставляется информацию о внесенных в планы выпуска продукции изменения, спецификации, планы производства, ежемесячные планы-графики передачи товара на склады готовой продукции.
В свою очередь отдел передает справки об отгрузке товара за сутки, в том числе на экспорт, сообщает о продукции, сдача которой идет не по графику, составляет заявки на изготовление конкретного товара, сообщает данные по количеству продукции, поставляемой по номенклатуре, определенной договорами.
Отдел отправляет лимитно-заборные карты на получение материалов, графики завоза материалов на предприятие, сбытовая служба получает заявки на требуемые материалы с указанием сроков их завоза.
Служба сбыта передает месячные, декадные и суточные планы отгрузки, планы-графики завоза запчастей, комплектующих изделий и пр. на склады готовой продукции
Получает от отдела годовой, квартальный и месячный номенклатурный план отгрузки, предполагаемые изменения планов отгрузки, заявки на подачу железнодорожного, автотранспорта и контейнеров.
Получает извещения банков об аккредитивах, которые были выставлены заказчиками, утвержденные нормативы оборотных средств по готовой продукции.
Представляет на согласование договоры на поставку готовой продукции, планы отгрузки, данные о запасах готовой продукции и ее соответствии нормативам, документацию на отгруженную продукцию.
От отдела сбытовики получают планы производства и технико-экономические нормативы, утвержденные цены на продукцию. Обратно отправляются данные об отгрузке, остатках готовой продукции на складах, недопоставке продукции по договорам, отчет о выполнении поставок.
Этот отдел передает документы, которые удостоверяют качество продукции, данные о поступивших рекламациях, документацию, которую требуется отправить заказчику вместе с готовой продукцией.
Сбыт отправляет заполненные упаковочные листы.
Взаимодействие отдела сбыта и бухгалтерии происходит следующим образом. Бухгалтерия предоставляет квартальные данные о движении готовой продукции, итоги ее инвентаризации и данные о ее наличии на складе и получает (обычно от экономиста отдела сбыта) товарно-транспортные накладные и документы на отгрузку готовой продукции, которые к ним прилагаются, ведомости на железнодорожный тариф, а также инвентаризационные ведомости готовой продукции.
От него получают завизированные проекты приказов, распоряжений и других документов правового характера, договоров, заключения или ответы на заявленные претензии и иски.
Ему передают проекты приказов, распоряжений и других документов правового характера для проверки их соответствия требованиям законодательства и визирования, проекты договоров, материалы для заявления претензий и исков.
Предоставляют данные о выполнении планов поставки по номенклатуре в разрезе заключенных договоров, ежемесячные отчеты о выполнении плана изготовления, отгрузки и остатках продукции.
Сбыт получает планы поставок готовой продукции, указания об очередности поставок готовой продукции, графики поставки продукции в соответствии с заключенными договорами.
Требования к специалистам отдела сбыта
Переоценить значение подготовки специалистов в сфере сбыта невозможно, ее качество играет сегодня важную роль. Функции персонала этого отдела зависят от специфики деятельности предприятия. Но есть общие задачи для практически всех сотрудников отдела снабжения и сбыта, включая агентов по продажам промышленной продукции.
Чтобы успешно выполнять свои профессиональные обязанности, сотрудник отдела сбыта должен обладать рядом качеств, навыков и умений:
Обучение сотрудников отдела сбыта и закупок проводится в соответствии с условиями и возможностями предприятиями и значимостью этой службы для фирмы. Исходя из этого выбирается форма и вид подготовки. В целом она сводится к ряду операций, которые выполняют специалисты в разных отделах и службах с целью получения информации:
Помимо этого, персонал должен научиться обрабатывать заказы, вести деловую переписку, понимать, как подписываются договора и контракты на поставки и отгрузку продукции и другим полезным навыкам.
Также значимое условие для сотрудника отдела сбыта – понимание принципов психологии поведения человека, в частности партнеров на рынке. Основные из них:
Кроме того, он должен проявлять и другие качества:
Конечно, они не прописаны в должностных инструкциях отдела сбыта. Тем не менее есть и квалификационные требования, согласно которым у торгового агента должны быть следующие знания:
В число умений специалиста должны входить:
Навыки начальника отдела сбыта
Сбыт продукции поставщикам и потребителям – основная цель ее производителей, поэтому процесс должен быть грамотно выстроен. Задачу по организации возлагают на начальника отдела сбыта – должность самостоятельную, которая введена Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утверждённым Постановлением Министерством труда России № 37 от 21 августа 1998 года.
Однако на местах эту должность могут называть иначе: начальник управления отделом сбыта, начальник отдела маркетинга и сбыта, руководитель службы сбыта, директор отдела снабжения и сбыта и пр.
В число навыков руководителя отдела сбыта входят:
Квалификация директора отдела сбыта в соответствии с законодательством должна включать:
Организация отдела сбыта
Любая компания, которая производит и реализует продукцию или услуги, стратегической задачей ставит создание отдела сбыта и реализации. Если канал для сбытовой системы будет выбран неправильно, то приток денег на предприятие будет сокращаться, в результате его ждет банкротство. Перед разработкой системы сбыта необходимо изучить рынок сбыта и на основании этих данных организовать свои каналы в определённой последовательности. Для каждой компании алгоритм создания будет иметь свои особенности, но есть общие принципы.
Каждая система сбыта должна иметь основные функциональные части, взаимодействующие друг с другом:
Слова «маркетинговый канал» более уместны, чем «канал сбыта», при большом объеме коммуникаций между участниками канала. Это характерно для реализации технологий, информационных услуг, сложной техники. Соответственно, и роль канала получает большее значение, чем обычный канал дистрибуции. Его основные признаки:
Организация сбыта требует реализации следующих стратегических решений:
Каналом сбыта называют путь, который проходит товар от производителя до конечного покупателя. Он подразделяется на коммерческие потоки:
Краткая характеристика всех типов каналов представлена в таблице.
Как организовать отдел продаж: типы структур и функции
Организация отдела продаж обычно зависит от специфики деятельности и размера компании. Но есть и другие факторы, которые влияют на это: клиенты, каналы сбыта, сам продукт, уровень конкуренции, навыки персонала и многое другое.
Продажи имеют огромное значение для бизнеса. Не зря этим направлением занимается отдельная группа специалистов. Они вкладывают совместные усилия для достижения качественных и количественных целей, которые связаны с объемом продаж, прибыльностью и долей компании на рынке.
В этой статье разберемся в следующих вопросах:
Базовые принципы отдела продаж
Некоторые эксперты не зря сравнивают отдел продаж с электростанцией. Он тоже вырабатывает энергию, которая затем тратится на рекламу и продажи определенных продуктов. До того момента, пока товар не найдет своего покупателя, происходит огромная потеря энергии. Поэтому постоянно возникает острая необходимость в планировании, организации и контроле всех этапов процесса сбыта.
Любой отдел продаж строится на нескольких принципах:
Чтобы процесс сбыта был эффективным, сначала нужно определить ожидания от отдела продаж. Для этого придется сформулировать корпоративные цели — качественные и количественные, а затем решить, как их достичь и с помощью каких ресурсов.
Не менее важно классифицировать продажи по направлениям и разобраться кто кому подчиняется. Затем назначить на должности подходящих специалистов. Структура отдела продаж, которая получится в итоге, должна быть сбалансированной и гибкой.
Считается, что в хорошо отрегулированной системе продаж:
Критерии эффективного отдела продаж
Таких критериев не менее семи.
1. Диапазон контроля
Под контролем понимается количество подчиненных, которых менеджер по продажам может контролировать.
2. Единообразие распоряжений
Принцип единоначалия гласит, что сотрудник должен взаимодействовать не более чем с одним руководителем. Хотя для современного бизнеса этот принцип слишком жесткий: горизонтальные коммуникации сейчас играют важную роль, особенно в многопрофильных организациях.
3. Стабильность и преемственность
Менеджеры должны распределять должностные обязанности в соответствии со специализацией продавцов, если у них есть знания и навыки для выполнения определенных задач. Это важно для поддержания стабильности и роста бизнеса.
4. Централизация и децентрализация
Этот критерий имеет отношение к степени контроля и полномочиям, которыми обладает высшее руководство.
Централизация означает, что полномочия и контроль сосредоточены на вершине организации, а децентрализация предполагает распределение контроля между высшим и другими уровнями.
Абсолютной централизации и децентрализации нет ни в одной компании. Обычно централизуются одни виды деятельности и децентрализуются другие.
5. Линейные и функциональные составляющие
В линейной организации продаж менеджеры контролируют ряд сотрудников и подчиняются руководителям более высокого уровня.
Функциональные организации лишены прямого подчинения. Людям доверяют управление определенными функциями, такими как набор и отбор персонала, обучение, продвижение продаж, обслуживание и т.д.
И линейные, и функциональные элементы могут сосуществовать в одной организации.
6. Координация и интеграция
Традиционно в компаниях принято общение с покупателями напрямую — через отдел продаж, который в таких случаях выступает в роли фронт-офиса. И тогда коммуникация становится однонаправленной, никакой координации между функциональными направлениями нет.
Большинство современных организаций прописывают разные роли для разных отделов. Например, отдел продаж отвечает за решение проблем клиентов. Коммуникации в таких компаниях — это двусторонний процесс между отделом продаж, который изучает потребности клиентов, и другими отделами.
Также важна интеграция всех направлений бизнеса для разработки предложения, отвечающего ожиданиям клиентов.
Умный поиск клиентов для бизнеса. Подберите организации, которым подходит ваш товар или услуга. Исключите неплатежеспособных.
7. Специализация
Отдел продаж представляет собой комбинацию различных видов деятельности, связанных с продажами и маркетингом. А потому требует наличия менеджеров и торгового персонала со специализацией в соответствующих областях.
Считается, что менеджер по продажам должен уметь составлять планы звонков и графики работы для продавцов. А продавцы должны эффективно общаться с клиентами и решать их проблемы.
Если взять, например, финансовую компанию, то ей нужны продавцы со знаниями в области бухгалтерского учета и финансов. А компании, связанной с технологиями, потребуются люди с технической квалификацией.
Суть специализации заключается в использовании опыта и знаний менеджеров по продажам. Это позволяет компании лучше понимать потребности и ожидания клиентов, профессионально решать их проблемы и обеспечить качественное постпродажное обслуживание.
Какой бывает структура у отдела продаж
Чтобы продажи были эффективными, в рамках отдела продаж нередко создаются разные направления. Это разделение происходит в зависимости от продукта, клиентов, географии, функций или комбинации нескольких факторов.
Структура на основе продукта
Когда на рынок выводят несколько продуктов, отдел делится на подразделения с учетом специфики продуктов. Каждый продукт закрепляется за конкретным подразделением под руководством менеджера. Для общего контроля и координации ситуации назначается ведущий менеджер по продажам.
В целом такая структура отдела продаж на основе продукта подходит для компаний, у которых:
На основе продукта могут быть сформированы два типа отделов:
В этом случае есть линейное управление и система подчиненности. Ведущий менеджер по продажам подчиняется руководителю отдела маркетинга. Сотрудники подчиняются ведущему менеджеру по продажам. Административные полномочия в отношении всех продуктов остаются за одним человеком. Но на каждый продукт распространяется линейное управление. А именно есть менеджер по продажам продукта А и менеджер по продажам продукта В.
Специалисты назначаются исходя из возлагаемых на них функций.
Сотрудники назначаются отдельно для каждого продукта, так как продукт отличается сложностью и техническими особенностями.
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| Каждый продукт одинаково важен | Сложности в координации деятельности различных продуктов / отделов |
| Специализация и разделение работы | Затраты на продажи обычно выше, если показатели не достигают предполагаемого уровня |
| Отсутствие ненужных вмешательств в различные функции | Операционные расходы выше из-за большего числа сотрудников |
| Сравнительная оценка эффективности отделов | |
| Высокая удовлетворенность клиентов |
Структура отдела продаж с учетом потребителя
Такая структура встречается в компаниях, которые работают с разными типами клиентов. Так, например, для продажи промышленных и потребительских товаров могут создаваться разные отделы.
В такой структуре полномочия специалистов для всех типов клиентов схожи.
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| Каждой категории клиентов уделяется достаточно внимания | Затраты на создание отдела продаж слишком высокие |
| Клиентам предоставляется максимум услуг для удовлетворения их потребностей | Контроль и координация процессов создают проблемы |
| Продажи планируются с учетом каждой категории клиентов | Структура основана на рыночных принципах |
| Продавцы назначаются с учетом особенностей клиентов в каждой категории |
Увеличьте прибыль с помощью интуитивно понятной CRM для управления продажами
Структура отдела продаж на основе рынка
География сбыта делится на сегменты, и для каждого подразделения создается свой отдел продаж. Ответственность за каждый отдел возложена на менеджера. Для координации и контроля деятельности подразделений назначается ведущий менеджер по продажам.
Такая структура подходит в случаях, когда компания работает на больших рынках и у каждого рынка есть своя специфика. В этом случае продукты могут быть дифференцированы по качеству в зависимости от рынка, и это будет положительно влиять на объем продаж.
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| Более качественные услуги могут быть доступны для клиентов отдельного рынка сбыта | Затраты на создание отдела продаж слишком высокие |
| Требования к новым продуктам определяются для каждой области | Трудно координировать деятельность разных рынков |
| Транспортные расходы можно минимизировать | Возможны конфликты из-за распределения ресурсов и других инструментов |
| Продукция может иметь модификации в соответствии с требованиями конкретного рынка | |
| Для каждого рынка формулируются свои маркетинговые стратегии | |
| Возможен сравнительный анализ продаж на различных рынках |
Структура отдела продаж на основе функций
Направления отличаются в зависимости от выполняемых функций: планирование продаж, управление персоналом, продажи и продвижение, реклама и стимулирование продаж, анализ продаж, маркетинговые исследования и т.д.
При создании подразделений особое внимание уделяется каждому аспекту торговой деятельности, поэтому прибыль может увеличиваться.
Такая структура подходит для небольших компаний с ограниченным количеством продуктов.
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| Решения принимаются максимально быстро | Нельзя уделять больше внимания конкретному продукту |
| Количество отделов может быть уменьшено или увеличено в зависимости от потребностей | Из-за повышенной ответственности ведущего менеджера могут возникнуть проблемы с координацией деятельности |
| Простота координации функций | Между отделами могут возникать разногласия |
| Более экономный вариант по сравнению с другими типами структур | Неправильное функционирование отдела может повлиять на эффективность организации в целом |
Комбинированная структура
Крупный бизнес, производящий диверсифицированные продукты и работающий на обширных рынках, использует отдел продаж комбинированного типа. Это позволяет специализировать подход на каждом этапе маркетинговой деятельности. Для этой цели обычно объединяются продукты, рынки и т.д.
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| Пристальное внимание ко всем потребностям в процессе продаж | Более высокие операционные расходы из-за чрезмерной специализации |
| Преимущество специализации | Проблемы контроля за сотрудниками различных подразделений |
| Высокий уровень координации между продуктами, географией продаж и отделом сбыта | Проблема с коммуникациями |
Основные типы организации продаж
Формальные организации отличаются четкими структурами и подчинением, что часто приводит к медленному обмену информацией.
Неформальные организации не имеют жесткой иерархической структуры, регламентированных каналов связи или четкой подчиненности.
Вертикальная организационная структура — это традиционная структура управления, в основе которой лежат полномочия. Она предполагает больше иерархических уровней.
Горизонтальная организация — это такая организация, в которой значительно сокращены как уровни управления, так и границы отделов.
Децентрализованная организация — это организация, в которой каждое подразделение имеет собственный отдел продаж.
Линейный тип
Это самая простая форма организации продаж. Как правило, она характерна для небольших компаний, чья деятельность ограничена территориально либо менеджеры по продажам имеют дело с узкой линейкой продуктов.
Такая структура широко используется в компаниях, где весь персонал, связанный с продажами, подчиняется непосредственно менеджеру по продажам. В таких компаниях руководство занимается активным контролем и имеет мало времени на работу в тандеме с другими руководителями.
Простота линейного типа — это основная причина, почему он становится интересен для многих компаний. Поскольку здесь каждый специалист подчиняется непосредственно одному начальнику, проблемы с дисциплиной и контролем практически исключены. Кроме того, порядок подчинения настолько ясен и логичен, что не возникает никаких проблем при внесении необходимых изменений в политику продаж.
Но есть и недостатки: линейные руководители, как правило, не получают достаточной поддержки со стороны подчиненных, обладающих специальными знаниями, и у них остается мало времени на планирование или анализ. Многое зависит от начальника отдела — он должен хорошо разбираться во всех аспектах управления продажами, чтобы обеспечить бесперебойную работу.
Для крупных компаний линейная структура неприемлема, поскольку лишь незначительная часть менеджеров действительно способна управлять крупными организациями в одиночку.
Линейно-функциональный тип
Подобные структуры обычно наблюдаются в крупных и средних компаниях, где работает много менеджеров по продажам, и они, как правило, продают диверсифицированные продуктовые линейки на обширных территориях.
Разница между линейным и линейно-функциональным типами заключается в том, что в рамках последнего руководитель высшего звена взаимодействует с группой специалистов, которые являются экспертами в различных областях продаж и маркетинга, таких как отношения с дилерами и дистрибьюторами, анализ продаж, планирование продаж, стимулирование продаж и т.п.
Именно эти эксперты помогают высшему руководству сосредоточиться на различных стратегических вопросах, а не только на повседневных задачах и контроле. При этом сотрудники отдела продаж не имеют права давать указания и распоряжения. Необходимые рекомендации, озвученные ими, после одобрения высшего руководства реализуются по принципу линейного подчинения.
Некоторые из преимуществ такого типа организации — эффективные маркетинговые решения и хорошие показатели продаж. Группа экспертов предоставляет помощь в различных узких областях, деятельность по планированию распределяется между сотрудниками, принимаемые таким образом решения более обдуманные.
Есть и недостатки: возможные проблемы в совместной работе, медленное принятие решений и рабочие конфликты, высокие расходы на привлечение специалистов.
Функциональный тип
Такие организации основаны на принципе, что каждый человек в организации должен иметь как можно меньше обязанностей. Важна специализация.
Распределение обязанностей и делегирование полномочий осуществляется в соответствии с функциями. Каждый узкий специалист несет линейную ответственность за отдел продаж.
Функциональный тип организации можно наблюдать в крупных компаниях, имеющих дело с разными продуктами или сегментами рынка. В данном случае продавцы получают задачи от нескольких руководителей, но это касается разных аспектов их работы.
Одно из преимуществ таких структур — высокая производительность. Здесь квалифицированные специалисты руководят продажами, и эти организации просты с точки зрения администрирования.
Но есть и недостатки: поскольку продавец получает задачи от нескольких источников, это нередко создает путаницу и становится причиной конфликтов. Кроме того, из-за огромного размера команд во многих крупных компаниях любые сбытовые операции становятся слишком централизованными.
Горизонтальный тип
Такой тип структуры не предполагает уровни управления и какие-то границы между департаментами. Обычно его используют компании, которые поддерживают партнерские отношения с клиентами.
Основные преимущества горизонтального типа — это минимальный контроль, сокращение ненужных задач и затрат, повышение эффективности при обработке запросов и жалоб клиентов.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.