как автоматизировать выставление счетов
Автовыставление счетов
Автовыставление и отправка по электронной почте
Счета создаются автоматически по заданному расписанию и отправляются по электронной почте клиенту.
Настройка автовыставления счетов в многопользовательском режиме. Чтобы пользователи имели возможность настраивать автовыставление счетов, им необходимо назначить соотвествующие права доступа.
Как настроить автовыставление
Меню в панели управления:
Создание и редактирование шаблона для автовыставления
Форма ничем не отличается от обычной формы создания Счета, за исключением отсутствия полей с Датой и Номером Счета. Номер и дата присваиваются автоматически в момент автовыставления Счета.
Настройка расписания автовыставления Счета и отправка по e-mail
Укажите необходимый месяц, число и время выставления Счета. Чтобы счета выставлялись в последний день месяца, необходимо указать число «31», в зависимости от количества дней счет будет выставлен 28, 29, 30 или 31-го числа.
Чтобы выставленный счет автоматически отправился по электронной почте, достаточно указать хотя бы один адрес электронной почты. Укажите свой адрес, если хотите получить копию. Каждому адресату отправляется отдельно письмо без каких-либо скрытых копий.
Дополнительно можно настроить «Подпись и печать», формат вложенного счета, отправлять ли со Счетом Квитанцию Сбербанка или только Квитанцию, а также изменить Тему и Текст письма.
Обратите внимание! Для отправки автосозданного счета по e-mail дополнительно требуется:
Выполнить сейчас
Любое задание можно выполнить немедленно, нажав на кнопку Выполнить.
Обратите внимание! Кнопка эмулирует создание Документа той датой, которая указана в столбце «Следующий запуск». Если необходимо создать Документ текущей датой, просто снимите галочку в столбце «Вкл.» и нажмите Выполнить, затем обратно включите галочку.
Сервисы для счетов, актов и накладных
Семь сервисов, которые помогут разобраться с документами для бизнеса
В этой подборке собрали сервисы, с помощью которых можно создавать любые бухгалтерские документы — бесплатно или за небольшую ежемесячную плату. Мы не включали известные онлайн-бухгалтерии, а взяли сервисы с простыми, но нужными функциями.
Сервис «Куб» помогает создавать счета, а затем на их основе — акты, накладные, счета-фактуры и универсальные передаточные документы.
Все реквизиты подтягиваются автоматически: банка — по БИКу, компании — по ИНН. Сервис считает НДС, автоматически ведет нумерацию документов и пишет итоговые суммы прописью. А еще документы можно отправить на емейл партнеру.
Начать пользоваться можно бесплатно, а дальше платить по шестьсот рублей в месяц.
Бизнес-пак
Программу «Бизнес-пак» нужно скачивать на компьютер, это что-то вроде 1C, но поменьше и попроще.
С Бизнес-паком можно создавать, хранить и печатать разные документы: договоры, платежные поручения, счета на оплату, накладные, акты выполненных работ, товарные чеки и кассовые ордеры. Как и Куб, программа умеет подтягивать нужные реквизиты и следит за нумерацией документов.
Бизнес-пак — полностью бесплатная программа.
Транзаптор
В сервисе «Транзаптор» можно создавать счета, отслеживать их статус и отправлять клиентам.
Сервис присваивает счету номер и следит за тем, чтобы номера не повторялись; считает НДС, пишет сумму прописью и запоминает товары и услуги. Можно создать расписание, чтобы каждый месяц нужные счета формировались автоматически.
А еще за Транзаптор не нужно платить.
Формз
Формз — простой, но понятный сервис для работы с документами. Можно создать счета, накладные, разные акты, счета-фактуры, платежные поручения, авансовые отчеты, приказы, договоры.
У Формза есть бесплатная стартовая версия, но на ней можно создавать не больше пятидесяти документов. На платной версии ограничений нет, стоит 300 рублей в месяц или 2880 рублей в год.
Супербух
Сервис «Супербух» ориентирован для бизнеса на упрощенке. С ним можно формировать счета, акты, коммерческие предложения, контролировать оплату счетов и отправлять документы на емейл.
Eще сервис позволяет размещать на бланках подпись, логотип и печать и автоматически подтягивает реквизиты в документы.
Тестовая версия Супербуха бесплатная, дальше — 180 рублей в месяц или 2040 рублей в год.
Финолог
У сервиса учета «Финолог» есть бесплатный функционал по выставлению счетов. Пользователь вводит реквизиты, добавляет логотип, печать и подпись — и получает готовый счет на почту или по ссылке.
Если Финолог понравится, можно попробовать сервис полностью: две недели пользоваться бесплатно, дальше — за 2990 рублей в месяц.
Биливинг
Биливинг — это сервис, который помогает создавать заявки, сметы и счета за несколько минут. Еще там можно массово выставлять счета-фактуры, добавлять логотип компании и принимать платежи.
У сервиса есть бесплатные и платные тарифы, а на бесплатном нет ограничений по количеству документов.
«Раньше на выставление всех счетов у меня уходило два дня, теперь — два часа»
Раньше директор «СДО ПРОФ» вручную выставлял счета клиентам и тратил на это два рабочих дня. После того, как компания подключила Open API от Тинькофф, время сократилось до двух часов
Николай Эсауленко
У компании «СДО ПРОФ» более 100 постоянных клиентов. Каждый месяц директор вручную выставлял счета каждому в личном кабинете своего банка. Всё это занимало два рабочих дня. Чтобы его автоматизировать, компания подключила Open API через Тинькофф. Дальше рассказывает Николай Эсауленко — директор «СДО ПРОФ».
Вручную выставляли счета 100 клиентам
Мы продаем CRM-систему для учебных центров, которую разработали сами. В ней объединили документооборот, онлайн-обучение и бухгалтерию, чтобы сотрудники учебных центров формировали личные дела и документы автоматически. Клиенты берут сервис в аренду и платят раз в месяц.
Это единственный продукт на рынке с небольшой стоимостью, поэтому уже в первые месяцы работы нужно было выставлять много счетов.
На первых порах бухгалтера не нанимали — дорого. Я взял все обязанности на себя: заходил в личный кабинет своего банка, искал каждого контрагента по ИНН, формировал счет и акт вручную.
Но на этом работа не заканчивалась. Документы еще нужно было распечатать, подписать, разложить по конвертам. А на электронные версии — наложить печать и отправить каждому клиенту на почту. Сейчас у нас более 100 клиентов, и выставление счетов стало занимать два рабочих дня.
Начали искать, как автоматизировать процесс
Через три года после начала работы у нас появились ресурсы, чтобы упростить процесс.
Наши программисты разработали личный кабинет для работы с клиентами. Но без интеграции с банком работать все равно было неудобно: нужно смотреть статистику, отслеживать денежные поступления. Да и проблему долгого выставления счетов личный кабинет не решил.
Интегрироваться с банком невозможно в одностороннем порядке. Банк должен предоставить Open API, то есть доступ к своему функционалу. Получив доступ, клиент использует его под свои нужды: автоматизирует оплаты, выставление счетов или установку лимитов по корпоративным картам.
Сначала я позвонил в банк, в котором мы тогда обслуживались. Мою просьбу поместили в список пожеланий, но конкретных действий не предпринимали полгода. Оказалось, что предоставление Open API на потоке у них не реализовано: не хватает сотрудников и в приоритете другие задачи.
Через полгода мы так и не дождались внятного ответа и обратились в другой банк. История повторилась. На звонки отвечали менеджеры, у которых не было специальных знаний. Поговорить с разработчиком банка оказалось сложной задачей, а у меня были чисто технические вопросы. «Идите на сайт и там читайте», — все сводилось к этому. А на сайте было описано само наличие Open API, но что туда входит — непонятно.
«Идите на сайт и там читайте», — все сводилось к этому.
Подключение в Тинькофф заняло всего неделю
После двух банков я решил попробовать обратиться в Тинькофф, так как нашел их лендинг про API. Менеджер сразу переадресовал нас к техническому специалисту. Специалист перезвонил и объяснил, как они могут помочь автоматизировать выставление счетов. Для этого надо было открыть счет в Тинькофф. Это не было для нас проблемой: резервный счет всегда пригодится.
Представитель Тинькофф приехал с договором уже на следующий день. Мне понравилась работа с банком: все вопросы решались за пару часов. Со временем мы полностью «переехали» туда, а счет в старом банке закрыл
Пока мы искали решение в других банках, потеряли полгода. В Тинькофф от заявки на подключение API до начала работы прошло четыре дня, а само подключение заняло неделю. Для этого понадобился один программист с нашей стороны и два часа его времени в день.
От заявки на подключение API до начала работы прошло четыре дня, а само подключение заняло неделю.
Думаю, что получилось так быстро, потому что в Тинькофф по узкоспециализированным вопросам мы напрямую общались с техническими специалистами, а менеджеры помогали в решении вопросов по обслуживанию счета. Когда общаешься с разработчиками напрямую, работа идет быстрее.
У нас был собственный разработчик в штате, но теоретически можно нанять и фрилансера. Главное, чтобы он знал язык той программы, которую нужно интегрировать с банком. Наш разработчик отметил, что в Тинькофф грамотная документация по API и ему было легко с ней работать.
Теперь формирование счетов полностью автоматизированно
Теперь мне достаточно открыть список контрагентов в своем личном кабинете, нажать одну кнопку «Выставить счета всем» и уйти пить кофе. Формирование актов через Open API в Тинькофф пока не реализовано, но мы автоматизировали это на своей стороне.
Система формирует электронные счета и акты с уже нанесенной печатью и автоматически отправляет клиентам на почту. Параллельно формируются два архива для печати.
Мне все еще приходится рассылать бумажные документы, так как не все учебные центры готовы к электронному документообороту. Но, несмотря на это, процесс теперь занимает два часа вместо двух дней.
Интеграция с банком упростила не только выставление счетов. В личном кабинете видно, кто оплатил, а кто нет, и отображается общая сумма прихода денег.
Где еще можно применить API
Интеграция с функционалом банка с помощью Open API будет полезна любому бизнесу, где много ручного труда или оплат.
Оптовым компаниям. Система отправляет счета клиентам в личный кабинет Тинькофф. После оплаты счета менеджеру приходит уведомление — можно разрешить отгрузку товаров.
Маркет-площадкам. B2B-клиенты размещают объявления, а площадка верифицирует их через личный кабинет Тинькофф.
Службам доставки. Лимиты по корпоративным картам настраиваются автоматически: для каждого курьера и каждой покупки.
Сейчас читают
Храм и французские круассаны: как спасти пекарню и вырасти до сети из трех точек
В феврале 2020 года Андрей с партнером готовились открыть пекарню: закупали оборудование, делали ремонт. А в марте все поставили на паузу из-за локдауна. Андрей рассказывает, как удалось вытащить бизнес из кризиса в пандемию и открыть еще несколько точек
Статус самозанятого и дебетовая карта за 20 минут: как Профрезерв ускорил оформление исполнителей
Профрезерв помогает бизнесу закрывать вакансии разнорабочих. Компания рассказывает, как сэкономила на оформление кандидатов
Как продавать в рассрочку онлайн, если нельзя разместить кнопку на сайте: опыт ZeroCoder
Онлайн-университет запустил рассрочку, чтобы привлечь больше учеников. Но появились проблемы, которые могли бы обойтись в 500 тыс. ₽ в месяц. Рассказываем, что за проблемы и как их удалось решить
Рассылка для бизнеса
Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее
© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта
Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.
Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе
После подписки вам откроется страница для скачивания
Регулярное выставление, печать и отправка по электронной почте счетов на оплату и актов, накладных (Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0)
Часто сотрудники организаций сталкиваются с тем, что им приходится выставлять покупателям одни и те же счета на оплату с определённой периодичностью, например, каждый месяц. Казалось бы, нет ничего проще, чем скопировать документ, изменить его дату, провести, распечатать и отправить клиенту по электронной почте. Однако, на текущий момент программа позволяет копировать только один документ за раз, что не всегда удобно, и в случае, если у предприятия более сотни таких покупателей, процесс выставления счетов может занять не один час. К тому же, создать счёт на оплату – это всего лишь полдела. В конце месяца потребуется ещё и выставить акт выполненных работ. Придётся зайти в каждый счёт, создать на его основании реализацию товаров и услуг, распечатать, отправить клиенту. Всё это также является рутинной операцией и отнимает драгоценное время у пользователя, хотя подобные действия спокойно может выполнить и программа.
Предлагаемая обработка позволяет создавать, печатать и отправлять клиентам по электронной почте счета на оплату и акты выполненных работ не по одному, а сразу группой. Указываете дату выставления счетов – и программа находит все счета, которые необходимо выставить на эту дату. Нажимаете кнопку «Создать – Счета на оплату» – и программа создаёт по настроенным ранее шаблонам счета всем клиентам за один раз. Хотите сразу же распечатать созданные счета по всем клиентам – нажимаете кнопку «Печать – Счета на оплату». Нужны формы с печатью и подписью – укажите соответствующую настройку перед тем, как выполнить печать. Если в карточках клиентов указан верный e-mail, можно сразу же отправить печатную форму счёта им по электронной почте, выбрав соответствующий пункт в меню обработки. Подходит время выставлять акты выполненных работ – указываете дату их выставления, нажимаете «Создать – Акты, накладные» – и программа создаёт документы «Реализация товаров и услуг» на основании ранее созданных счетов. В случае необходимости создания счетов-фактур – укажите соответствующую настройку. Требуется распечатать помимо акта об оказании услуг ещё и счёт-фактуру или УПД – отметьте флажками желаемые формы в окне печати обработки. При этом возможно указать и количество экземпляров. Хотите сразу отправить клиентам акты на e-mail – нажмите «Отправить по электронной почте – Акты, накладные», укажите формы, которые нужно отправить, их количество – и программа отправит электронные письма самостоятельно. Причём отправить можно как простые формы, так и с печатью и подписью, если перед отправкой выбрать соответствующую настройку.
Обработка написана для конфигурации «Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0» и является внешней, т.е. не требует внесения изменений в конфигурацию. Скачиваете, устанавливаете в информационную базу с помощью механизма дополнительных отчётов и обработок или же просто открываете с помощью «Файл – Открыть» – и она уже готова к использованию.
Обработка протестирована на конфигурации «Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0», начиная с релиза 3.0.77.52. С выходом каждого нового релиза обработка адаптируется под него, файл в публикации обновляется.
Обновления:
Гарантия возврата денег
ООО «Инфостарт» гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.
Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.
Для возврата оплаты просто свяжитесь с нами.
10 лучших программ и сервисов для выставления счетов
Пишу и редактирую тексты.
Упростить работу бухгалтера помогут специальные программы — особенно это актуально для небольших компаний и фрилансеров, которые берут на себя все задачи сразу.
Ранее мы составили подборку программ для ведения бухгалтерского учета полного цикла, а в эту статью включили сервисы с простыми, но нужными функциями, с помощью которых можно создавать любые бухгалтерские документы. Они работают бесплатно или за небольшую плату.
Рекомендуем: Click.ru – маркетплейс рекламных платформ:
1. Финолог
У сервиса «Финолог» есть простые и красивые функции по выставлению счетов. Достаточно ввести ввести реквизиты, добавить логотип, печать и подпись, чтобы получить готовый счет на почту или по ссылке.
2. Seeneco
У онлайн-сервиса Seeneco есть довольно полезный сервис бизнес-расчетов и выставления счетов, это поможет каждому справиться с ежедневными задачами: создавать документы, выставлять счета-фактуры, добавлять печать и подпись компании, а также автоматически рассчитывать итоговую сумму.
3. Бизнес-пак
С программой «Бизнес-пак» можно создавать, хранить и печатать разные документы: счета на оплату, договоры, доверенности, накладные, счета-фактуры, товарные и кассовые чеки, акты выполненных работ и прайс-листы, вплоть до книги доходов и расходов и объявления на взнос наличными.
«Бизнес-пак» запоминает все ваши платежные реквизиты, а также реквизиты обслуживающего банка. Программа запоминает и подтягивает нужные реквизиты, позволяет импортировать и экспортировать файлы в PDF, MS Excel, Open Office, BMP, JPEG, TIFF, GIF.
«Бизнес-пак» нужно скачивать и устанавливать на компьютер. Он прекрасно подходит для малого бизнеса и фрилансеров, имеющих небольшой объем производства. Это как 1С, но только поменьше и проще.
4. Транзаптор
«Транзаптор» — легкий сервис с приятным дизайном, который не нужно устанавливать на компьютер. С помощью него можно выставлять счета, отслеживать их статус и отправлять клиентам.
Сервис самостоятельно присваивает уникальный номер для каждого счета, рассчитывает сумму с учетом НДС, запоминает цены товаров и услуг, а также позволяет создать расписание, чтобы каждый месяц нужные счета формировались автоматически и отправлялись клиентам.
Особенное внимание разработчики уделили коммуникации — письма со счетом не попадут в Спам, а в шаблонах можно настроить тему и подпись. «Транзаптор» интегрируется с интернет-банками и хранит подробную историю каждого счета: кто и когда его выставил, кому отправлено письмо, и когда он был оплачен.
5. Формз
Формз — довольно простой, но понятный сервис для работы с документами. Он поможет заполнить, напечатать и отправить счета, накладные, товарные чеки, платежные поручения и требования, авансовые отчеты, акты сверки расчетов и списания товаров, приказы и договоры.
У Формз есть бесплатная стартовая версия с возможностью ведения журнала документов, упрощенного заполнения документов и отправки документов по электронной почте, однако стоит ограничение.
6. Куб-24
Онлайн-сервис «Куб-24» умеет создавать, печатать и отправлять счета, акты, товарные накладные, счета-фактуры, договоры и договоренности. Он автоматически запоминает и подтягивает реквизиты покупателя, данные банка, рассчитывает с учетом НДС и формирует суммы прописью по итоговым цифрам счета, присваивает каждому счету уникальный номер и загружает банковские выписки с разнесением оплат по счетам.
Особенность этого сервиса — возможность контроля должников. В случае необходимости можно настроить автоотправку напоминаний с просьбой оплатить счета.
ТОП-10 сервисов онлайн-бухгалтерии для ИП и ООО — выбор редакции
Современный российский предприниматель может вести бухгалтерию несколькими способами: самостоятельно, нанять в штат специалиста-бухгалтера или воспользоваться аутсорсингом. К сожалению, профильное экономическое образование есть не у всех бизнесменов, штатный бухгалтер – дорогое удовольствие (особенно на начальном этапе бизнеса), а аутсорс-специалисты – это лишние риски (плохое качество, утечка информации).
7. Naoplatu
С простым и незатейливым сервисом Naoplatu можно создавать, распечатывать и отправлять по почте счета, отслеживать оплату, копировать печать и подпись на все документы, а также настраивать автоматические платежи раз в год или раз в месяц.
8. Супербух
Онлайн-сервис «Супербух» ориентирован на компании и предпринимателей, использующих упрощенную систему бухгалтерии. Он прекрасно поможет справиться с первичной документацией и управлять счетами, актами, коммерческими предложениями, контролировать оплату счетов и отправлять документы по почте, добавлять свои логотипы, печати и подписи и хранить данные контрагентов в алфавитном порядке. Также «Супербух» умеет автоматически подтягивать необходимые реквизиты для автозаполнения.
9. Zoho Invoice
Технологичный сервис Zoho Invoice прекрасно открывается с любого устройства и может помочь выставить счет, составить шаблон, настроить повторную отправку писем, просмотреть историю операций и учесть все расходы. Сервис содержит 12 типовых шаблонов, а свой можно создать в специальном редакторе. Не поддерживает русский язык, однако имеет интуитивно понятный интерфейс.
10. Harvest
Harvest — специальный сервис для фрилансеров с учетом рабочего времени, создания расписания и быстрого выставления онлайн-счетов. Он позволяет управлять счетами и платежными извещениями, просматривать историю счетов, импортировать и экспортировать данные, контролировать должников и напоминать им об оплате. Сервис англоязычный, но поддерживает несколько валют.
