как правильно написать в письме вышлите или пришлите акт сверки

Сопроводительное письмо к документам

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

Исх. №112
12.12.2019 г.

Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

Итого: 4 экз. на 9 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Источник

Сопроводительное письмо к акту сверки

Образец сопроводительного письма к акту сверки, который можно скачать ниже, является значительным подспорьем в налаживании взаимопонимания между контрагентами. Нет нужды придумывать собственные формулировки. Наличие готового варианта экономит время и силы.

Документ можно назвать скорее сопроводительной запиской. Он является приложением к акту сверки и служит для прояснения ряда важных нюансов.

Унифицированной формы для подобных бумаг просто нет, так как для каждой организации необходимо будет выяснить собственные нюансы взаимодействия. Более того, при регулярном обмене актами сверки взаиморасчетов и налаженном механизме этого процесса необходимость в сопроводительных письмах может попросту отпасть.

Требования к оформлению

Во всех деловых письмах стоит придерживаться правил, отраженных в ГОСТ Р 6.30-2003 от 03 марта 2003 года. Именно в этих стандартах наиболее полно описано, что должно содержаться в деловой переписке, а чего необходимо избегать. Например:

Для иллюстрации требований ГОСТ содержит ряд приложений в виде примеров бланков, в которых соблюдаются все изложенные в документе пункты.

Отправитель

Так как непосредственно акт сверки формируется в бухгалтерии организации, то и сопроводительное письмо к нему может составляться там же, бухгалтером. Помимо этого работника, составление сопроводительных писем в компании может быть возложено на секретаря, делопроизводителя или другого ответственного сотрудника.

Важно, чтобы работник понимал все тонкости взаимоотношения с конкретным деловым партнером и придерживался существующих правил деловой этики. Ведь несколькими неуместными фразами в сопроводительном письме можно испортить имидж организации в глазах сотрудников тех компаний, с которыми только налаживается взаимодействие.

Исправления

Если сопроводительное письмо к акту сверки уже распечатано и подписано, но в последний момент была замечена ошибка, то не возбраняется ее исправление. Корректировка выполняется по общим правилам: неверная информация зачеркивается одной чертой, после этого рядом записываются верные данные, а потом исправление заверяется подписями всех лиц, которые подписывали документ. Иначе письмо потеряет юридическую силу.

На практике сопроводительное письмо с какими-либо ошибками и недочетами просто распечатывают заново и снабжают необходимыми подписями.

Составные части

Сопроводительное письмо к акту сверки подчиняется общим правилам деловой переписки. Варьироваться в нем может только текст основной части, да и то незначительно. Все будет зависеть от того, к каким условиям сотрудничества будет склонять организация своего контрагента – получателя документации.

Рекомендуется начинать оформление с печати документа на фирменном бланке компании. Если такового не имеется, то нужно выходить из положения. Для этого берется обычный лист А4 и в верхней его части прописываются основные реквизиты компании отправителя. Это называется формированием «единого» бланка. Он обычно содержит эмблему организации и полное ее название.

В сопроводительном письме к акту сверки последовательно сверху вниз должна располагаться следующая информация:

Причем просьба может быть сформулирована любым удобным для отправителя способом. В ней может быть указано, что данные будут считаться достоверными, если контрагент в течение определенного времени не направит информации о расхождении и пр.

Заключение

В конце письма делается отметка о приложениях. Как минимум это должен быть акт сверки взаиморасчетов взаимодействующих организаций. Если прилагается также подтверждающая документация, то должны быть перечислены все приложенные копии. Если их количество больше трех, то в конце списка приложения делается пометка «Итого». После нее арабскими цифрами записывается количество прикладываемых бумаг в комплексе.

Также в конце сопроводительного письма к акту сверки должны красоваться подписи руководителя и бухгалтера организации. При необходимости ставятся пометки с контактными данными ответственного за доставку, оформление исходящей корреспонденции компании.

Регистрируется бумага в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Что же касается срока хранения, то он един для подобного рода деловой переписки и составляет 5 лет.

Источник

Образец акта сверки с контрагентом для госзакупок

Акт сверки взаиморасчетов — это документ, который показывает исполненные обязательства между поставщиком или подрядчиком. Его составляют в рамках конкретного договора или контракта.

Когда оформляют

Проверка расчетов между заказчиком и поставщиком — это обязательная процедура при ведении закупочной деятельности. Заказчик и исполнитель в рамках контракта обязаны контролировать правильность и своевременность внесения оплаты, выполнения работ (услуг), отгрузки товаров. Бухгалтерские акты сверки взаиморасчетов с контрагентами отражают всю необходимую информацию.

Остались вопросы? Эксперты КонсультантПлюс разобрали базовые определения акта сверки расчетов и поводы для использования. Используйте эти инструкции бесплатно.

Для осуществления выверки запросите напрямую акт сверки у контрагента. Например, направив в адрес поставщика письмо с запросом на предоставление информации для бухгалтерской поверки.

Пример размещения в ЕИС:

Как правильно оформить для госзакупок

Унифицированной формы письма к контрагенту в текущем законодательстве не предусмотрено, обращение составляют в произвольном порядке. Порядок, как запросить акт сверки с контрагентом для закупок, установлен требованиями делового документооборота. При оформлении включите в документ обязательную информацию:

Готовый запрос необходимо заверить подписью руководителя. Печать ставится только при ее наличии.

Вот примерный шаблон:

Письмо-запрос о предоставлении информации

Мы, ___________ (наименование заказчика), просим предоставить акт сверки взаимных расчетов по государственному контракту №______________________________________________от____________________________на___________________________________________________(указать предмет договора),

за период с «___»________________ 20____ года по «___» ______________ 20____ года для__________________________________________________________ (указать причину).

А так выглядит образец письма в 2021 году:

Иной вариант проверки

Возможен и другой вариант проверки расчетов с контрагентом. Например, заказчик самостоятельно формирует бухгалтерские сведения для проверки исполнения контракта. В документе отражают все операции по оплате и начислению по имеющимся у него документам. Составляется сопроводительное письмо, в котором организация просит провести поверку по предоставленной информации и незамедлительно сообщить о выявленных расхождениях.

Источник

Сверка с налоговой

Зачем проводить сверку с налоговой

Все налогоплательщики обязаны своевременно и в полном размере уплачивать налоги. За неуплату грозят санкции — от заморозки счета до приостановления деятельности компании. Даже если бухгалтер платит все вовремя, одна ошибка в платежке может привести к тому, что налоговая не засчитает вам уплату, так как не увидит деньги вовремя.

Сверка — лучший способ убедиться, что компания ничего не должна налоговой, и не бояться внезапной блокировки счета.

Кто проводит сверку

Проведение сверок регулируется разделом 3 Приказа ФНС РФ от 09.09.2005 № САЭ-3-01/444. Начать сверку может налоговая или плательщик. Обычно сверку делают добровольно, но есть ситуации, когда она обязательна:

Налоговая может самостоятельно запросить сверку, если у плательщика есть переплата по налогам и взносам.

При организации сверки ФНС направляет налогоплательщикам уведомление о дате проверки. Если представитель компании в налоговую для сверки не явится, то ФНС вышлет две копии акта по почте. Их нужно подписать и один экземпляр отправить почтой.

Плательщик может запросить сверку в любой момент. Обычно бухгалтерия делает это перед закрытием периода или при подаче заявки на кредит, так как банки часто запрашивают справку о состоянии расчетов с бюджетом.

Как запросить сверку с налоговой

У налогоплательщика есть несколько вариантов для запроса акта сверки с ФНС.

1. Личное обращение

Для этого нужно подготовить заявление на акт сверки с налоговой. Пишите его в свободной форме на бланке организации, обязательно укажите:

Заявление может подать сотрудник ИП или ООО, если на него оформлена доверенность.

Срок изготовления бумажного акта — 5 рабочих дней. Вы можете забрать акт лично в течение 3 рабочих дней, иначе его отправят почтой.

2. Электронный запрос через личный кабинет налогоплательщика

Получить сверку можно через Личный кабинет налогоплательщика — юридического лица. Достаточно заполнить все необходимые поля.

Срок составления акта сверки — 5 рабочих дней. Потом в течение 3 дней инспекция направит акты налогоплательщику почтой на адрес, указанный в заявлении. Если адрес для корреспонденции не указали, то ждите акт по юридическому адресу.

3. Электронный запрос через систему сдачи отчетности

Сформировать, подписать и направить заявление в инспекцию можно через сервис сдачи отчетности, например, Контур.Бухгалтерию. Пара кликов — и налоговая получит ваш запрос. Обычно сервисы проводят проверку заявления, чтобы вы ничего не упустили.

Как подписать акт сверки с налоговой

В результате запроса вы получите акт сверки с налоговой по форме КНД 1160070, который утвержден Приказом ФНС РФ от 16.12.2016 № ММВ-7-17/685@. В первую очередь нас интересует табличная часть раздела 1.

Если вы согласны с налоговой, можно просто подписать акт и указать “Согласовано без разногласий”. После чего отправить один экземпляр акта в налоговую.

В случае расхождений нужно заполнить графу 4 раздела 1 акта, где вы укажете данные по своему налоговому учету. Потом в разделе 1 нужно поставить свою подпись и указать “Согласовано с разногласиями”. Один экземпляр передайте в ИФНС.

После получения акта разногласий налоговая начнет проверку. От вас попросят предоставить документы, подтверждающие достоверность внесенных вами исправлений, например, копии платежек.

Далее возможно два сценария. Первый — ошиблась налоговая. При выявлении ошибки инспектор в тот же день пишет служебную записку в отдел, который совершил ошибку. Срок исправления — 5 рабочих дней (п. 3.1.5 раздела 3 Приказом ФНС РФ от 09.09.2005 № САЭ-3-01/444). После этого налогоплательщику отправят отрывную часть служебной записки.

Второй вариант — ошибся налогоплательщик. В таком случае ИФНС известит вас об ошибке по специальной форме (приложение 2 Приказом ФНС РФ от 09.09.2005 № САЭ-3-01/444). Если ошибка была по вашей вине, ее нужно быстро устранить, например, подать уточненную налоговую декларацию.

После проверки и устранения нарушений ФНС отправит вам новый акт сверки (п. 3.1.6 и п. 3.1.7 раздела 3 Приказом ФНС РФ от 09.09.2005 № САЭ-3-01/444). Тут опять же может быть два сценария: “Согласовано с расхождениями” или “Согласовано без расхождений”. При наличии расхождений вам нужно подписать и заполнить раздел 2.

По закону на сверку есть 15 дней, но при необходимости срок продлевается, что чаще всего и происходит в случае разногласий.

В соответствии с Письмом ФНС от 16.04.2020 № АБ-4-19/6371@ сверка прекращается в следующих случаях:

Количество экземпляров акта сверки

Обычно составляют и подписывают два акта сверки. Один для налогоплательщика, второй — для налоговой.

Три экземпляра акта составляют, когда налогоплательщик переходит в другую инспекцию. Один экземпляр — компании, один — прошлой налоговой и один — новой.

Справка о состоянии расчетов с налоговой

У ФНС можно запросить справку о состоянии расчетов с бюджетом. В отличие от акта сверки, этот документ вам согласовывать не нужно. В справке указаны налоги, штрафы и пени по ним. Если вы видите значение со знаком “+”, значит у вас переплата, “-” — вы должны доплатить в бюджет.

Чаще всего такую справку просят банки и контрагенты, чтобы убедиться в платежеспособности компании.

Отказать в выдаче справки могут только в двух случаях:

Рекомендуем вам облачный сервис Контур.Бухгалтерия. В нашей программе можно не только вести бухгалтерский и налоговый учет, но и запрашивать сверку с налоговой за пару кликов мышкой.

Источник

Как запросить акт сверки у контрагента: пошаговая инструкция

Запрос акта сверки с контрагентом — это письмо с просьбой составить результирующий документ о состоянии взаиморасчетов между заказчиком и поставщиком.

Когда потребуется

Акт необходим для проверки текущего состояния взаиморасчетов. Он показывает, сколько товаров, работ и услуг поставил исполнитель и сколько заказчик заплатил за реализованную продукцию. Таким образом стороны проверяют объем исполнения по госконтракту.

Для получения расчетной информации заказчик запрашивает у поставщика поверку. Подписанный документ публикуется в ЕИС как доказательство того, что контракт исполнен в полном объеме, стороны не имеют претензий друг к другу.

Что такое акт сверки взаимных расчетов с контрагентом и как его использовать

Это документ, который отражает движение товаров, работ, услуг и денежных средств между двумя контрагентами.

С его помощью можно, например, подтвердить наличие или отсутствие долга. Но только если есть первичные документы или другие косвенные доказательства, так как акт сверки сам по себе не порождает и не прекращает обязательств.

Грамотно составленный акт сверки вы можете использовать и во многих других целях, даже если на момент составления их не было. Например, он может повлиять на исковую давность для взыскания долга. Если должник подписал акт сверки, где признал долг, срок исковой давности по этому требованию, как правило, начинает течь заново.

Как запросить

Запрос делается в устной или в официальной письменной форме. Унифицированного бланка для такого письма не предусмотрено. Но есть определенные правила:

Письмо подписывает руководитель. Исполнитель указывает контакты для связи.

Вот для примера образец запроса на предоставление акта сверки — текстовый шаблон:

Просим вас прислать акт сверки взаиморасчетов по государственному контракту №_______ от___________ на____________________ (указать предмет договора),

за период с «____»________________ 20____ года по «____» ______________ 20____ года для____________________________ (указать причину).

А вот как выглядит такой документ на практике.

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Источник