как быстро свериться по акту сверки

Что важно знать об акте сверки взаиморасчетов

Подготовке акта сверки взаиморасчетов часто не уделяется должного внимания. А зря — ведь именно правильно оформленный акт может сыграть решающую роль в суде. На что важно обратить внимание при проведении сверки взаиморасчетов и как правильно составить акт?

Когда составляется акт сверки

В нормативных документах содержится лишь кос­венное указание на то, что необходимо составлять акт сверки расчетов. Так, в п. 27 Положения по веде­нию бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, сказано, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности нужно обязательно провести инвентаризацию расчетов со всеми контра­гентами. Очевидно, речь идет о контрагентах, с которы­ми были взаимоотношения в течение последнего года, а также о тех, с кем не было операций, но есть остатки расчетов.

Если же в налоговом учете создается резерв по со­мнительным долгам, то инвентаризацию дебиторской задолженности нужно проводить на конец каждого от­четного (налогового) периода, то есть ежеквартально или даже ежемесячно (п. 4 ст. 266 НК РФ).

Кроме того, проведение инвентаризации расче­тов может быть установлено материнской компанией для своих «дочек». Сроки обязательной сверки расчетов также могут быть включены в договор с контрагентом.

Акт сверки расчетов, подписанный обеими сто­ронами, — самое достоверное подтверждение саль­до расчетов с контрагентом. Более того, если в учете и отчетности отражена существенная сумма, которая не подтверждена актом сверки, то аудитор вряд ли ее признает.

Контур.Взаиморасчеты быстро сверит операции по трем параметрам: дате, сумме и номеру счета-фактуры или договора.

Как оформляется акт

Единой утвержденной формы акта сверки расчетов нет, но можно договориться с контрагентом и исполь­зовать любую произвольную форму, в которой будут указаны реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные ст. 9 Федерального закона «О бухгал­терском учете». Эту форму можно закрепить в договоре с контрагентом или использовать произвольную форму, например, из бухгалтерской программы.

Особое внимание нужно уделить подписанию акта. Если акт от имени контрагента подписывает не руководитель, то у него должны быть на это соответствующие полномочия, подтвержденные доверенностью или иным аналогичным документом. Однако возможно исключение: полномочия на подписание акта могут явствовать из обстановки. Например, судебная практика признает акт сверки надлежаще оформленным, если он подписан главным бухгалтером, чья подпись заверена печатью организации (Определение Верховного Суда РФ от 30.11.2016 по делу № А27-13820/2015). Если же акт сверки расчетов подписан неуполномоченным лицом, то он не повлечет за собой вообще никаких последствий. В частности, не будет служить доказательством признания долга.

Смотрите шпаргалку по оформлению акта сверки с рекомендациями по отражению сведений.

Для чего нужен акт сверки

Сам по себе акт сверки взаиморасчетов не может устанавливать какие-либо права и обязанности. Суды отказываются взыскивать с контрагента задолжен­ность, которая отражена только в акте сверки и не под­тверждена подписанными первичными документами (постановления Арбитражных судов Западно-Сибир­ского округа от 22.11.2018 по делу № А45-19208/2017, Московского округа от 17.07.2018 по делу № А40-8569/2017, Восточно-Сибирского округа от 07.07.2017 по делу № А33-10710/2016). Однако если в правильно оформленном акте сверки не отражена задолжен­ность перед контрагентом, которая числится в учете организации, то она, скорее всего, будет нереальной. В этом случае акт можно расценивать как признание того, что за­долженность уже погашена — например, прощением долга. Правильнее всего будет еще раз проверить дан­ные учета и по результатам проверки списать задол­женность.

Акт сверки расчетов используется и для подтверж­дения долга. Если должник его признает, то срок иско­вой давности прерывается, и его течение начинается снова (ст. 203 ГК РФ, п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43). А это значит, что продлевается период, в течение которого этот долг можно взыскать и нельзя списать. Если акт сверки подписан уже после того, как истек срок исковой давности по долгу, возник­шему после 1 июня 2015 года, течение исковой давно­сти начинается заново (п. 2 ст. 206 ГК РФ, Федеральный закон от 08.03.2015 № 42-ФЗ).

С помощью акта сверки контрагент также может признать действия тех лиц, которые ранее выступа­ли от его имени, но не имели на это полномочий (п. 1 ст. 183 ГК РФ, п. 123 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25). Например, если от имени поку­пателя в накладной расписался сотрудник, у которого не было на это права, но акт сверки подписан тем ли­цом, у которого такие полномочия были, то товар будет считаться принятым надлежащим образом.

Когда контрагент отказывается подписывать

Сверка расчетов фиксирует уже сложившуюся ситуацию и служит для обеих сторон подтверж­дением того, что в учете все отражено верно. Если контрагент уклоняется от оформления актов сверки, то формально он ничего не нарушает (если такая обязанность не предусмотрена договором), но есть вероятность, что он хочет что-то скрыть. В этом случае мы рекомендуем тщательно проверить все операции с контрагентом, а в будущем, возможно, отказаться от взаимоотношений с ним.

Александр Лавров, аттестованный аудитор

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Сверка в Excel – легко и быстро

Нет времени читать?

В выпуске «Прогрессивного бухгалтера» № 3, апрель 2019 г., мы рассмотрели возможности отчета «Акт сверки» в «1С». Но бывают случаи, при которых акт длиной с «Войну и мир» и непрост в понимании. В этом случае на помощь придет Excel.

Почему Excel

Перевод бухгалтерского учета в специализированные программы можно сравнить с переходом из каменного века к веку железному. В современных условиях было бы невозможно вести учет обложившись кипой бумаг или же делая расчеты в различных файлах. Но есть вещи, которые не теряют свою полезность, несмотря на прогресс. Вот и в некоторых вопросах старый добрый Excel не потерял своей полезности в плане сверки данных больших актов, хотя во многих других случаях функциональность «1С» все больше оставляет его «без работы».

Несколько лет назад нам нужно было выровнять взаиморасчеты с поставщиком за три года. 52 548 строк – это были продажи и премии, курсовые разницы и возвраты, взаимозачеты… Сверяли месяц, но итог не шел. У сотрудника уже замылился глаз, тогда эту стопку бумаги передали мне, сказали – осталась неделя. Мне стало скверно, потому что поняла: я неделю его только листать буду, не то что сверять.

Но когда кажется, что выхода нет, к нам приходит вдохновение и свежие мысли. Я запросила акт сверки поквартально в формате Excel и вывела за те же периоды и в том же формате наш. Скопировала данные в один файл и приступила к сортировке и сверке.

Как подготовиться к сверке

Для сверки нам нужно получить 2 колонки – дебет и кредит. Для этого форматируем акт следующим образом: копируем данные из акта сверки – нам нужны только колонки: дата, документ, дебет, кредит – шапка и сальдо не требуются, вставляем их на другой лист книги, далее снимаем объединение ячеек – жмем правой кнопкой по выделенному фрагменту (весь наш акт) и выбираем «Формат ячеек», во вкладке «Выравнивание» убираем все из пункта «Объединение ячеек».

Удаляем пустые столбцы, если строки получились слишком широкими, их высоту можно изменить через «Автоподбор высоты строки».

Далее нам требуется установить фильтр надо всеми столбцами. Для этого выделяем нужные нам столбцы, во вкладке «Главная» в правом углу экрана кликаем «Сортировка и фильтр», выпадает список функций, выбираем «Фильтр».

После этого ставим фильтр надо всеми столбцами.

Сортировка данных в акте

Древние римляне говорили: «Разделяй и властвуй» – в нашем случае тоже можно применить этот метод. Если в вашем акте не только продажи, но и другие операции, то сделайте в фильтре текстовый отбор и разложите их на отдельные листы книги Excel. Допустим, мы хотим сверить только «Поступления товаров и услуг», корректировки сверим потом. Через настраиваемый фильтр отбираем ПТУ и копируем на отдельный лист.

После этого делаем отбор в столбцах с нашими данными, только в поле содержит вбиваем «прих».

Далее выделяем столбец с суммами и делаем сортировку по возрастанию.

Дальнейший отбор и сверка

Появляется окошко, в нем жмем «Сортировка».

Суммы выстроятся в порядке возрастания. Тоже самое делаем для данных нашей организации. В следующий столбец забиваем формулу: в пустой ячейке ставим знак равно (=), следом выбираем ячейку с суммой из первого столбца, далее ставим знак минус (-) и выбираем ячейку с суммой из второго столбца, щелкаем клавишей «Enter». Чтобы протянуть формулу для всех ячеек столбца, наводим курсор на правый нижний угол ячейки с уже рассчитанной разницей (неважно, равна она 0 или нет), у нас появляется черный крестик, мы, нажав и не отпуская левую кнопку мыши, протягиваем формулу на все последующие ячейки в столбце. Так у нас появился столбец расчета, в котором мы видим, по каким строкам у нас идет разница в суммах.

Далее ставим фильтр на столбец расчета и отбираем ячейки в которых есть расхождения.

Для удобства можно выделить их другим цветом, записать на листке номер ячейки и снять отбор.

Далее мы идем к строке, в которой пошел «минус» и смотрим, в чем причина разногласий. Сравнивая номера и даты документов, мы поймем, внесено ли у нас на неверную сумму или же просто нет документа.

На первый взгляд может показаться, что нужно сделать слишком много отборов и сортировок. Но в условиях многостраничных актов сверки, мы, потратив на это 15 минут, сэкономим несколько дней и освободимся от нудной кропотливой работы.

Автор: Надежда Игнатьева,
И.О. заместителя руководителя отдела бухгалтерского учета компании «ГЭНДАЛЬФ»

Источник

Свести дебет с кредитом: как сверяются бухгалтеры

У каждого бухгалтера собственный взгляд на организацию сверки взаиморасчётов: сегодня в России нет официально утверждённой формы акта сверки. Какие они, правила взаиморасчётов на практике, рассказали бухгалтеры разных компаний из двух высокотранзакционных отраслей — строительной и ритейла.

В каком виде проводить сверку?

Единого формата акта сверки, общего для всех компаний, нет. Чтобы провести сверку, стороны должны договориться о формате акта сверки, кото­рый будут использовать при сотрудничестве. Акты сейчас существуют в трех вариантах: бумажный до­кумент, excel- и xml-файл.

Мы спросили бухгалтеров, в каком формате они чаще всего проводят сверку.

— Если мы выступаем как поставщики для крупных сетевых магазинов, то при взаимодействии с ними вся сверка взаиморасчётов проходит в элек­тронном виде. Как правило, сверяется вторая сто­рона, запрашивая у нас информацию. Если же речь идёт о работе с нашими поставщиками, когда в каче­стве покупателя выступаем мы, то поставщик предо­ставляет нам акт сверки в любом формате.

— Мы работаем с контрагентами по всей Рос­сии, поэтому в основном используем электронную сверку взаиморасчётов — это очень удобно. Жаль, что мы не можем принимать все счета-фактуры в электронном виде. Как бухгалтер я не всегда знаю, получили клиенты поставку или нет, мне требуется подтверждение — подпись ответственного на скла­де, например. Поэтому иногда мы ждём подписан­ный бумажный документ с синей печатью.

— Мы используем разные форматы акта сверки — всё зависит от того, с каким документом может рабо­тать конкретный контрагент. Не каждое предприятие может себе позволить электронную сверку — она недешёвая. С большей частью партнёров мы прово­дим сверку взаиморасчётов на бумаге и в Excel.

— Некоторые наши контрагенты — преимущественно крупные торговые сети — хотят электронный документооборот и автоматизированную сверку взаиморасчётов, с ними мы перешли на электрон­ный формат сверки. Однако статистика показывает, что чаще мы сверяемся с контрагентами на бумаге.

— Мы работаем со всеми типами актов свер­ки. Чаще всего проводим сверку в Excel, поэтому процесс сверки для нас весьма трудоёмкий. На­пример, для одной из торговых сетей мы разрабо­тали специальный отчёт «Сравнение акта сверки с покупателем», поскольку сверки с ней проводим ежеквартально при большом количестве докумен­тов — реализации, оплат, взаимозачётов. Есть ещё две торговые сети, которые отправляют акт сверки через Диадок в формате xml. И только один крупный контрагент автоматизировал процесс сверки взаи­морасчётов — это самый удобный и быстрый способ.

Как часто нужно сверяться?

Законодательно регулярность проведения сверки взаиморасчётов не зафиксирована, акт свер­ки может быть составлен за месяц, квартал, год или даже за весь период работы. Между тем регу­лярные сверки помогают избегать ошибок в отчет­ности и делают отношения между контрагентами прозрачнее. О том, как часто стоит сверяться, рас­сказали бухгалтеры.

— На каждом предприятии должен существовать регламент как часть внутреннего документооборота, где указано, с какой периодичностью необходимо проводить сверку. Каждая компания сама для себя определяет, как часто следует сверять взаи­морасчёты, и указывает это во внутреннем докумен­те или в договоре поставки. Обычно именно дого­вор поставки и служит регламентом: в нём указано, что каждая сторона по истечении определённого срока, например, месяца или квартала, предостав­ляет акт сверки.

— С крупными торговыми сетями и оптовыми покупателями мы проводим сверку ежемесячно. Частота в этом случае обусловлена большим обо­ротом документов. Ежемесячная сверка помогает нам устранять ошибки, своевременно учитывать «вычерки», «недовозы» и возвраты продукции. С небольшими торговыми сетями и розничными контрагентами мы проводим сверки ежеквартально.

Какие параметры у акта сверки?

В акте сверки есть три классических параметра: дата, номер документа и сумма. Бывает, что у предприятия есть потребность добавить дополнитель­ное поле, убрать или изменить один из параметров. У бухгалтеров разные точки зрения на этот вопрос.

— Мы используем три основных параметра. Кроме того, дополнительно формируем сверку по параметру «договор». Когда работаем с крупными федеральны­ми покупателями, используем параметр «регион».

— Стандартно мы сверяемся по четырём параметрам: дате, номеру документа, наименованию документа и сумме. По требованию контрагента мы добавляем в акт сверки ещё одно поле — адрес.

Сверяться с контрагентами можно быстрее! Обычно сверка 400 операций занимает 18 часов. Контур.Взаиморасчёты помогут свериться за 4 часа.

Что делать с расхождениями?

Когда одна из сторон не согласна с данными акта сверки, она может выразить своё несогласие, офор­мив акт сверки с расхождениями. Причины могут быть разными: неверные сведения, ошибки в рас­чётах, расхождения в периоде отражения. Мы узна­ли у бухгалтеров, стоит ли подписывать акты сверки с расхождениями.

— Если есть расхождения, мы подписываем акт сверки и указываем их причину со ссылкой на те документы, по которым у нас с контрагентом разногласия.

— Мы никогда не подписываем акт сверки с расхождениями. У нас всё должно быть копейка к копей­ке: нам выписали счёт, мы его оприходовали, оплати­ли, сумма есть. Какие могут быть расхождения?

— Иногда мы подписываем акты сверки с расхождениями, но редко. В этом случае мы добавляем запись: «Расхождения на такую-то сумму». Но в основ­ном ситуация иная: например, мы провели операцию 30 июня, в последний день месяца, а покупатель про­вёл её 1 июля, когда документы фактически поступили.

— Электронные акты сверки мы подписываем без расхождений. А когда проводим сверку на бумаге и видим несоответствия, то мы можем подписать акт с расхождениями — с корректировкой в следующем периоде.

Как минимизировать риски?

Бизнесу необходимо идентифицировать риски перед тем, как сдавать отчётность, чтобы в итоге све­сти к минимуму ошибки, зафиксировать задолжен­ности контрагентов и избежать штрафов и проблем с поставками. Предприятия используют разные ин­струменты, и мы узнали у бухгалтеров, какие именно.

— Мы запрашиваем у поставщиков оригиналы документов, чтобы в случае камеральных проверок мы могли предоставить их ФНС.

Бывает, что свериться нужно до копеечки. Если продукция в штуках — сверяться проще, поскольку цена в таком случае просто умножается на количество штук. Если продукция в килограммах, то при свер­ке в итоге появляется разница в копейках. Если эта разница больше копейки, она влияет на расчёт НДС. Поэтому акт сверки обязателен, мы прописываем это в договорах с контрагентами.

— Мы используем сверку взаиморасчётов для ми­нимизации рисков перед сдачей отчётности. Благода­ря сверке мы понимаем, каких документов у нас нет.

— Чтобы минимизировать риски, сторонам не­обходимо подписать договор купли-продажи, за­фиксировать санкции за несоблюдение условий договора и назначить ответственного менедже­ра и бухгалтера. Ещё компания должна проводить проверку отчётных и логистических документов, фиксировать поступление денежных средств за от­груженную продукцию и проводить сверки взаи­морасчётов, чтобы контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженность.

Контур.Взаиморасчеты быстро сверит операции по трем параметрам: дате, сумме и номеру счета-фактуры или договора.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Под контролем: сверка взаиморасчетов и акт сверки в 2021 году

Почему так важна сверка взаиморасчетов, какие она дает возможности кроме инвентаризации платежей, как составить акт сверки взаимных расчетов. Почему все нюансы взаимного контроля нужно обговорить заранее и отразить в договоре о взаимодействии сторон. Когда сверку будут делать роботы и как уже сейчас облегчить рутинную процедуру сверки взаимных расчетов? Подробности в нашей статье.

Заманчивая перспектива

Сверка уже сейчас автоматизируется, ее будут делать роботы – такова перспектива. Недавно своим опытом роботизации бухгалтерии поделился один из крупнейших игроков телекоммуникационного рынка. По словам главбуха компании, машина автоматически и практически без ошибок выполняла все операции, которые ранее сотрудники делали вручную. Робот обрабатывает более 100 тыс. платежей ежемесячно, распознает около 95% данных. О неточностях и невозможности считать информацию сообщает специалисту.

Что уже делает робот в компании: самостоятельно закрывает периоды, обрабатывает запросы на справки 2 НДФЛ, формирует акты сверок с контрагентами. Сверку доверили роботу. Вывод: эта процедура хоть и рутинная, однако важная и требующая предельной точности.

Подключитесь прямо сейчас со скидкой в 50%.

Сверка – это инвентаризация активов и обязательств

Согласно 27 пункту Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, подготовка годовой бухгалтерской финансовой отчетности предполагает проведение инвентаризации активов и обязательств организации. Правила инвентаризации регулируются Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Цель проведения инвентаризации – установить, соответствуют ли данные бухгалтерского учета действительному положению дел, то есть наличию имущества и обязательств.

Инвентаризация или ревизия расчетов с поставщиками, покупателями, кредиторами и т.п. проводится с помощью сверки расчетов.

Что уточняем во время сверки:

Однако к сверке бухгалтера прибегают гораздо чаще, чем один раз в год. Обычно ее делают тогда, когда партнерам нужно удостовериться в перечислении денежных средств и понять финансовую ситуацию по конкретной сделке или отрезку времени, отчетному периоду. Проведение сверок является жизненно необходимым в ситуации взаимозачетов.

Для чего нужна сверка:

Важно: по итогам сверки составляется документ – акт сверки взаимных расчетов. Этот документ является двусторонним, каждая из сторон договора должна подписать его.

Какие расчеты являются основанием для составления акта:

Детали процедуры сверки нужно закрепить документально

Сверка взаиморасчетов проводится абсолютным большинством компаний. Однако сверка не является обязательной процедурой и в этой ситуации одна из сторон договора может отказаться от ее проведения. Чтобы избежать этого, необходимо все моменты, касающиеся сверки расчетов, отразить в договоре. Например, ограничить срок подписания акта сверки контрагентом, чтобы процесс ознакомления и подписания не растянулся до «бесконечности». Закрепить сроки обязательной инвентаризации расчетов, прописать периодичность проведения сверки и т.п. В крупных компаниях проведение сверки расчетов с контрагентами один раз в месяц считается нормальной практикой и дает возможность контролировать соблюдение условий договоров поставки и взаиморасчетов.

Форму акта сверки расчетов с контрагентами лучше закрепить в Учетной политике компании в виде приложения. Унифицированной и утвержденной государством формы акта сверки расчетов не существует, поэтому организациям нужно разработать свой акт сверки или же использовать один из существующих шаблонов акта сверки.

Что отразить в акте сверки расчетов

Акт сверки представляет собой документ, состоящий из 3 информационных блоков: «шапки», таблицы по каждому участнику сделки и блока с подписями сторон и датой подписания.

Прежде чем заполнить «шапку», не поленитесь проверить актуальность данных контрагента. Если компания не поддерживает с контрагентом регулярного контакта, не отслеживает его жизнедеятельность, то рекомендуется проверить точность его исходных данных – названия, правового статуса, статуса руководителя и других реквизитов.

Акт сверки «обнуляет» срок исковой давности

Почему еще так важен факт подписания акта сверки стороной должника? Почему важно зафиксировать дату этого подписания? Дело в том, что подписание акта сверки должником является фактом признания им долга и «обнуляет» срок исковой давности по долговым обязательствам, который составляет 3 года. Срок исковой давности после подписания должником акта сверки начинает идти заново. Для взыскания долга в суде, повторимся, требуется подтверждение первичными документами. Подписанный акт пролонгирует долг, но не является финальной аргументацией для возврата долга.

Важно: если кредитор хочет списать долг с истекшим сроком давности в убыток и учесть его при налогообложении прибыли, то подписание акта сверки передвинет дату признания долга.

Как передается акт сверки контрагенту

Подготовленный стороной-инициатором сверки акт отправляется для подписания контрагенту.

Бумажный вариант акта сверки расчетов создается в двух экземплярах – для каждой из сторон договора. Контрагенту отправляются два экземпляра, так как документ является двусторонним. Контрагент сверяет данные в акте с данными собственного учета и подписывает оба экземпляра акта. Один оставляет себе, второй возвращает партнеру. Так происходит в случае отсутствия расхождений, если же расхождения обнаруживаются, партнер составляет акт разногласий.

Варианты подписания акта сверки второй стороной:

Если же между компаниями установлен СБИС Электронный документооборот, то ваш акт партнер получит по электронным каналам связи мгновенно. В СБИС можно настроить автоматическую сверку книги покупок и продаж с контрагентами. При обнаружении расхождений система предоставит отчет по ним. Кроме того, система проверит правильность указанных данных о контрагенте и оценит его надежность.

Сервис СБИС Сверка проверит данные по ЕГРЮЛ/ЕГРИП, правильность корректность реквизитов, соотношения сумм счетов-фактур у вас и контрагента. Каждую сделку СБИС подтвердит или покажет возможные доначисления.

Воспользуйтесь услугой по сдаче отчетности, наши специалисты готовы взять ваши задачи по подготовке и сдаче отчетности «под ключ».

Подробнее о том, как подключиться к СБИС вам готовы рассказать наши специалисты.

Источник